Konflikthåndtering gennem effektiv kommunikation

Som administrator og advokat for både store og små andels- og ejerforeninger samt haveforeninger og gårdlaug, ser vi mange forskellige sammensætninger. Afgørende, og ens for alle er, at man bor side om side og i fællesskab har en juridisk forening. Dette tætte samvær kan give anledning til udfordringer, da der ofte opstår små konflikter og uenigheder.

---

Der er utallige problemstillinger og små konflikter rundt om i de boligforeninger, der findes i Danmark. I ældre bygninger kan der ofte være særlig lydt mellem lejlighederne eller måske ’klikker’ betongulvet i de nyere byggerier. Kunsten er at få dem håndteret og løst på en ordentlig og god måde, hvilket kan være rigtig svært, men når det lykkes, så kommer det ofte tifoldigt igen. 

Frygt for konflikten

Noget af det sværeste ved konflikter er, at mange mennesker slet ikke har det godt med dem og foretrækker at undgå dem. Folk er måske trætte af en given situation, men utrygge ved at skulle konfrontere ’modparten’, som ofte er en nabo eller en anden, som man bor tæt på.  

Denne frygt kan føre til søvnløse nætter og spekulationer om konsekvenserne ved at konfrontere en anden person med sine tanker og følelser. Det er derfor ikke uden grund at mange bestyrelser også ser dette som et emne, hvor man helst ønsker, at man ikke er til stede og kan gemme sig væk. 

“Noget af det sværeste ved konflikter er, at mange mennesker slet ikke har det godt med dem og foretrækker at undgå dem.
”

Vigtigheden af reel kontakt og kommunikation

Men dette er selvfølgelig ikke en gangbar vej - hverken for bestyrelsen eller de implicerede parter. Midlet til at komme rundt om alt dette er kontakt. Kontakt kan defineres på forskellige måder, men det handler om mere end blot at eksistere side om side. Den reelle kontakt forudsætter, at man også er mentalt nærværende. Det indebærer, at man kan fornemme stemninger, se hinanden, lytte til hinanden og derigennem komme nærmere hinandens synspunkter.

Men en konflikt, der er eskaleret og måske har stået på igennem flere år, løses ikke bare ved at skabe 'reel kontakt’ mellem de implicerede parter – der skal mere til. Her bliver det vigtigt at tage fat i nogle af de fagfolk, der er dygtige til at håndtere konfliktsituationer, da det indledende arbejde ofte er det, der skaber det gode resultat. Det er derfor vigtigt at få skabt en accept hos begge parter til, at kontakt kan blive en mulighed for at løse konflikten.

Få sat de rette rammer

En afgørende faktor er at etablere rammerne for den nødvendige kommunikation. Dette indebærer at gøre parterne bevidste om, at deres ord bliver fortolket af den anden part. Hvordan fortolkes det, den ene part siger i konflikten? Er parterne tilbøjelige til at opfatte hinandens ord som 'optrappende' eller 'afspændende'? Det lyder simpelt at benytte en afspændt kommunikationsstil, hvor man taler for sig selv og tager ansvar uden at anklage den anden, men det kan være udfordrende.

Involvering af en tredjepart

I fastlåste konflikter kan en tredjepart fungere som en mægler i konflikten og hjælpe begge parter til at 'åbne konflikten' og dermed anerkende dens eksistens. Det bryder den første barriere og forbereder parterne på at tage fat på problemet, søge en løsning, og forsøge at forblive på deres egne banehalvdele. Dog sker det ofte, at parterne flygter fra dialogen eller angriber hinanden. Hvis et møde bevæger sig i denne retning, er det vigtigt at få fokus tilbage på dialog og åbenhed. 

“Det er almindeligt, at der opstår konflikter, hvor mennesker kommer i berøring med hinanden.”

At komme ud af en konflikt eller forhindre, at den eskalerer, kræver ofte mange mentale kræfter, og dette gælder typisk for begge parter i konflikten. Da vi mennesker ofte er tilbageholdende med at gå ind i en konflikt, anbefaler vi drøfte sådanne sager med sin administrator. Alternativt kan man søge professionel hjælp fra konfliktmæglere, hvilket ofte resulterer i hurtigere og mere effektive løsninger. 

Det er almindeligt, at der opstår konflikter, hvor mennesker kommer i berøring med hinanden. Men det er også helt almindeligt, at mange konflikter kan blive løst med reel kontakt og effektiv kommunikation. 

Artiklen er skrevet af Andreas Elleby, advokatfuldmægtig, Hupfeld Ejendomsadministration

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2024.

Administrators hjælp før og under en generalforsamling

---

Årets ordinære generalforsamling er ofte højdepunktet for en frivillig forening. Det er uanset, om man er boligforening, haveforening eller grundejerforening eller en helt anden type forening.

---

Ved årets ordinære generalforsamling får man gennemgået det år, der er gået, og man får sammen kigget frem mod et nyt år og måske endnu længere ud i fremtiden. Her har bestyrelsen til opgave at aflægge beretning for det år, der er gået. Bestyrelsen har desuden til opgave at fremlægge et retvisende årsregnskab for det forgangne år samt et realistisk budget for det nye år. Det er også på generalforsamlingen, at der skal vælges nye bestyrelsesmedlemmer, og derudover vil der typisk være forslag, som skal drøftes og sættes til afstemning. 

Mange foreninger gør i dagligdagen brug af en ejendomsadministrator. En professionel aktør, som kender til det årshjul, en boligforening skal igennem. Som administrator er det afgørende at være på forkant, således at det er muligt at bistå og hjælpe foreningen og særligt bestyrelsen bedst muligt. 

Før generalforsamlingen

Mange foreninger har enten årsafslutning med et kalenderår eller halvvejs igennem et kalenderår. Andre har på andre skæve datoer i løbet af et år. Her tages der udgangspunkt i årsafslutning med et kalenderår. 

For administrator er det vigtigt at sikre, at processen bliver styret med fast og kyndig hånd. Da der ofte er rigtig travlt i de første måneder efter et nyt år, er det afgørende, at den plan, man lægger, kan følges, og derfor begynder planlægningen ofte allerede i november og december måned. 

Hvad skal gøres hvornår?

Mange foreninger har i sine vedtægter stående, at de skal gennemføre den ordinære generalforsamling inden udløbet af 4. eller 5. måned efter afslutningen af årsregnskabet. Forud for den ordinære generalforsamling skal der sendes indkaldelse ud til beboerne. Denne indkaldelse skal som regel være modtaget senest 14 dage før den ordinære generalforsamling. Men forud for at materialet til generalforsamlingerne kan sendes ud, skal årsregnskabet være gennemgået med bestyrelsen, og budgettet skal være drøftet. 

“Som administrator er det afgørende at være på forkant, således at det er muligt at bistå og hjælpe foreningen og særligt bestyrelsen bedst muligt. ”

Derfor er det vigtigt, at man som administrator har en plan klar for, hvornår generalfor-samlingerne skal afholdes, således at man kan tælle bagud og få det hele planlagt ordentligt, for at sikre at man også har den fornødne tid til at gennemgå materialet med bestyrelserne. Ofte afholder administratoren et budget- eller regnskabsmøde med besty-relsen, og eventuelt revisoren, ca 3-4 uger før datoen for den ordinære generalforsamling. 

Administrators rolle

Administratoren kender til rutinerne og skal sørge for at hjælpe bestyrelserne til at huske det hele. Dette indebærer at sikre, at forslag er stillet på en måde, således at de kan komme til afstemning, herunder sikre at et forslag også indeholder en eventuel påvirkning af de økonomiske forhold for beboerne. 

En dygtig administrator har allerede forud for et regnskabsmøde været i tæt dialog med bestyrelsen og foreningens tekniske rådgivere for at undersøge, om der er større vedligeholdelsesopgaver, som er nødvendige at få indarbejdet i dagsorden, herunder om der skal undersøges omlægning af foreningens lån eller om nye lån eventuelt skal stilles i forslag til finansiering af et projekt. 

Under generalforsamlingen

Når alt forarbejdet er klaret og dagsorden med årsregnskab, forslag og bilag er sendt ud til beboerne, kan man se frem til selve dagen, hvor den ordinære generalforsamling skal finde sted. I mange foreninger er generalforsamlingen årets højdepunkt, hvor der måske serveres smørrebrød eller kaffe og kage. Det er altid godt at gøre lidt ud af denne dag, for det handler om de boliger, hvor vi bor og lever vores hverdag. Det er derfor væsentlige beslutninger, der træffes her.

Administrators rolle

Administrators opgave ved selve generalforsamlingen kan være mange. I mange foreninger er det administrator, der sørger for, at generalforsamlingen forløber, som den skal. Administrator bliver ofte valgt til at være dirigent og ofte også til at være referent. Det er dirigentens opgave at sikre, at generalforsamlingen er lovlig indkaldt, og at den er beslutningsdygtig eller om generalforsamlingen ikke kan gennemføres. 

Mange administratorer kender foreningens økonomi rigtig godt, og det er derfor ofte dem, eller måske en revisor, der gennemgår årsregnskabet og sikrer at beboerne har forstået indholdet. Dirigenten sørger for, at det hele kommer til afstemning. 

“Men indimellem er der mange, der ønsker at være en del af bestyrelsen, og så skal man sikre, at dette bliver behandlet på en ordentlig og fair måde. ”

En retfærdig generalforsamling

Valget til bestyrelsen er også en vigtig opgave, at få styret godt igennem. Det er ofte "Tordenskjolds soldater", der igen stiller op, og så er det bare et punkt, som skal overstås. Men indimellem er der mange, der ønsker at være en del af bestyrelsen, og så skal man sikre, at dette bliver behandlet på en ordentlig og fair måde. 

Det gælder generelt under hele generalforsamlingen. Administrator skal sørge for, at alle kan blive hørt og inddraget i generalforsamlingen, men samtidig sidder man også med muligheden for at bede et medlem forlade en generalforsamling, hvis vedkommende ikke vil rette sig efter ordstyreren. 

En god og vellykket ordinær generalforsamling begynder altså ved, at foreningens daglige administrator er på forkant og har arrangeret datoerne i god tid. Dette indebærer blandt andet rettidig indkaldelse og afvikling møder med bestyrelsen op til generalforsamlingen. Derudover skal administrator styre punkterne på dagsordenen på ordentlig vis, således at hovedparten af medlemmerne kan gå hjem efter generalforsamlingen med en god følelse i maven om, at det hele forløb, som det skulle.

Artiklen er skrevet af Andreas Elleby, Advokatfuldmægtig hos Hupfeld Ejendomsadministration A/S

Den fulde artikel og andre kan læses i Magasinet Min Boligforening

Årshjul for boligforeninger

---

Der er mange opgaver i en boligforening, der går igen hvert år. For at skabe det store overblik og lette bestyrelsens arbejde er det oplagt at skabe overblik over de kendte faktorer lige fra starten med et årshjul.

---

Årshjulet er et planlægningsværktøj for bestyrelsesmedlemmer i andels- og ejerboligforeninger. Med et årshjul kan bestyrelsen få et overblik over alle årets vigtige datoer og begivenheder. Årshjulet kan også hjælpe med at sikre, at sociale arrangementer i foreningen bliver planlagt og afholdt.

Hvad indeholder et årshjul?  

Der er nogle opgaver, som ligger helt fast år efter år – eksempelvis er det beskrevet i foreningens vedtægt, hvornår foreningens regnskabsår starter, og hvornår den ordinære generalforsamling skal afholdes. På samme måde kendes varmeregnskabsåret, ligesom det gælder for vandregnskaber. Disse datoer kan med fordel lægges ind som det første i årshjulet.

“Det kan være en stor fordel at inddrage foreningens administrator, når årshjulet skal udarbejdes.

”

Bestyrelsesmøder kan med fordel også lægges ind. Mange boligforeninger holder nemlig bestyrelsesmøder en bestemt dag hver måned (eksempelvis den første tirsdag i måneden), og mange vælger ikke at holde bestyrelsesmøde i juni eller juli, da foreningens aktivitetsniveau kan være lavt i disse måneder.

Hold styr på de vigtige datoer

Årshjulet kan også anvendes til at huske opgaver, såsom indsendelse af bilag til administrator i december måned og bestilling af valuarvurdering i januar måned. Julefrokost, sommerfest, fastelavnsfest og tilsvarende for bestyrelse og ejendommens beboere indgår normalt også i årshjulet. 

“Med et årshjul kan bestyrelsen få et overblik over alle årets vigtige datoer og begivenheder.

”

Udover oplysningerne om opgaver de kommende 12 måneder kan man med fordel også skrive andre vigtige datoer ind - eksempelvis hvornår ejendommens energimærke skal fornyes, eller hvornår ejendommens vedligeholdelsesplan skal opdateres. Det gør det let at holde det store overblik over de mange aktiviteter, der finder sted i en boligforeningen igennem et år.

Udarbejdelse af årshjulet

Ønsker I i bestyrelsen at anvende et årshjul, så er et godt tidspunkt at udarbejde årshjulet umiddelbart efter den ordinære generalforsamling, hvor bestyrelsen for det kommende år er blevet valgt. 

Kalenderår vs. skævt regnskabsår? 

Et årshjul kan alle laves, uanset hvornår årsregnskabet slutter. Hvis en forenings regnskabsår ikke starter 1. januar, så forskydes årshjulet blot, så det passer med foreningens årsregnskab.

Det kan være en stor fordel at inddrage foreningens administrator, når årshjulet skal udarbejdes. De har styr på alle vigtige datoer, som foreningen skal være opmærksomme på i løbet af året. Administrator laver som oftest et udkast til årshjul, hvor alle vigtige datoer er med, og I kan i bestyrelsen samtidig få inspiration til, hvad andre foreninger har med i deres årshjul.

Administrator sørger for at planlægge årets ordinære generalforsamling i god tid, ligesom alle opgaver i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab roligt kan overlades til administrator.

Artiklen er skrevet af Carsten Volden, administrerende direktør og indehaver, Sjeldani.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Digitale løsninger giver mere tid til nærvær

---

Hverdagen bliver lettere med digitale løsninger - også for dig som bestyrelsesmedlem i en boligforening.

---

Den digitale udvikling går rasende stærkt for tiden – på samme måde bliver vores forventninger til, hvor lang tid en opgave skal tage at få løst mindre. Vi forventer at få selv komplicerede opgaver løst hurtigt. Samtidigt prioriterer vi den personlige nære kontakt. Og det er helt rimeligt, også i jeres samarbejde med ejendomsadministrator.

Personlig kontakt 

Som bestyrelsesmedlem skal tiden ikke bruges på at lede efter gamle dokumenter og regne på jeres forenings økonomi. I kan med rimelighed forvente, at alle foreningens dokumenter er digitalt tilgængelige for jer, og at I nemt kan danne jer et overblik over foreningens økonomi. Står foreningen overfor et kommende projekt? Så har I måske brug for en drøftelse af foreningens økonomiske muligheder og konsekvenser.

Værdien i samarbejdet med jeres administrator opstår, når der er tid til en dybdegående samtale om de ideer eller udfordringer, som jeres forening står overfor. Her kan administrator hjælpe med information om gældende regler og rådgive om, hvordan I i foreningen opnår det, som I gerne vil i fremtiden.

“ Med digitale løsninger kan vi bruge kortere tid på de ensartede, tidskrævende arbejdsopgaver, og få mere tid til nærværet.
”

Hverdagen lettes med digitale løsninger

Hos SJELDANI Boligadministration vil vi gerne gøre hverdagen lettere – både for jer som bestyrelsesmedlemmer og for os selv. Derfor har vi udviklet en hjemmesideløsning til boligforeninger, der samler alle dokumenter online. Samtidig har I altid adgang til et opdateret regnskab og alle bilag. Alt er opdateret og tilgængeligt digitalt. Det letter arbejdet for administrator, men endnu vigtigere er det, at systemet skaber en værdifuld tidsbesparelse for den frivillige bestyrelse.

“Systemet skaber en værdifuld tidsbesparelse for den frivillige bestyrelse.”

Tålmodighed

Der er en tendens til, at vores tålmodighed bliver mindre og mindre. Når administrator skal udarbejde en overdragelsesaftale i forbindelse med salg af en andelsbolig, eller en ejendomsmægler beder om oplysninger i forbindelse med at en ejerlejlighed sættes til salg, så forventer den pågældende beboer, at sådan en opgave kan løses inden for et par dage.

Alle de oplysninger, som administrator skal bruge for at løse disse opgaver, ligger allerede i it-systemet, så en robot vil kunne lave opgaven på et par minutter. Vi må derfor forvente, at beboernes tålmodighed med hensyn til, hvor lang tid sådan en opgave må tage at løse, forandre sig tilsvarende. 

Fremtiden vil altså byde på kortere sagsbehandlingstider og mere personlig kontakt.

Artiklen er skrevet af Carsten Volden, Adm. direktør, SJELDANI Boligadministration AS.

Denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.

Den gode byggesag i andels- og ejerforeninger

---

Der er mange processer at holde styr på, når man som forening står overfor en byggesag. For hvordan kan man egentlig sikre, at alt forløber som det skal?

---

Byggesager – hvor begynder man?

Alle ejendomme bør have en vedligeholdelsesplan, der løbende opdateres. I andelsboligforeninger er det et bilag til regnskabet, der skal godkendes på den årlige generalforsamling. I ejerforeninger kan det være mere frivilligt, om man vil lave en.

På generalforsamlingen bør man have et punkt, hvor bestyrelsen foreslår større opgaver som facaderenovering og tagomlægning eller vinduesudskiftning/renovering. Hvis vedtægterne ikke forlanger et kvalificeret (to tredjedeles flertal) flertal, kan punktet vedtages med simpelt flertal af de fremmødte. Det bør fremgå, hvad udgiften beløber sig til, og hvordan finansieringen skal ske - dette kan være via opsparing, grundfond, fælleslån eller endelig kontant betaling af ejerne eller andelshaverne. Man kan ofte have brug for en byggekredit undervejs. I så fald skal banken også inddrages tidligt. Hvis man allerede har et overslag over udgiften, kan dette anføres i indkaldelsen. Ellers skal der afsættes midler til, at en byggerådgiver laver et forprojekt og indhenter priser oftest i licitation.

“Alle ejendomme bør have en vedligeholdelsesplan, der løbende opdateres”

Undgå at være forpligtet af laveste bud

Ved licitation bør det anføres, at bygherrer ikke er forpligtet til at tage laveste bud. Således kan man tage den, der er bedst på visse opgaver frem for andre. Nogle gange kan man forhandle med de bydende, hvis man af priserne kan se, at én er dyrere end andre på nogle poster. Administrator og teknisk rådgiver laver herefter en rådgiver- og entrepriseaftale med den, der vandt licitationen.

Fredede ejendomme

Mange fredede bygninger har fået en handlingsplan foræret af Kulturstyrelsen, som kan bruges som vejledning i forhold til, hvilken rækkefølge vedligeholdelsesopgaverne skal tages. Er ejendommen fredet eller kræver renoveringen byggetilladelse, laver administrator eller byggerådgiver en ansøgning. Ofte kan man søge om tilskud fra Kulturstyrelsen eller Energistyrelsen samtidig.

Hvordan sikrer man en god byggeproces?

Selve byggeriet er ikke noget, man nødvendigvis skal glæde sig til. Det er støjende, larmende og oftest på umulige tidspunkter. Så er man advaret! Men med god kommunikation og hyppige byggemøder, hvor en fra bestyrelsen og rådgiver samt evt. administrator er med, får I det alle lettere. Byggemøde holdes som regel en gang ugentligt - oftest i en skurvogn tæt på ejendommen. Kaffen er ikke god, men møderne er nødvendige for at få drøftet alle problemer undervejs. Der skal også aftales, om der er ekstraarbejder, og om noget skal udgå af entreprisen (såkaldt +/- regnskab).

Regnskaber har betydning for valuarvurdering

Efter en mangelgennemgang laver administrator det endelige regnskab, der viser hvad der i alt blev forbrugt, og hvad der skal opkræves af ejerne eller optages lån for. I andelsboligforeninger skal man huske at nævne vedligeholdelser og renoveringer i året overfor en evt. valuar, så dette kan medtages i DCF-modellen, som påvirker valuarvurderingen i enten negativ eller positiv retning. Er der udlejning i ejendommen, skal der også indgives regnskab til Grundejernes Investeringsfond, hvor man kan søge midler tilbage.

“Er ejendommen fredet eller kræver renoveringen byggetilladelse, laver administrator eller byggerådgiver en ansøgning om byggetilladelsen”

Den gode byggesag

Den gode byggesag er den, hvor alle dele tilpasses, og hvor ejendommen har en større værdi ud af arbejderne, end hvad der betales. Skal taget f.eks. laves, kan man overveje at lave tagboliger. Hvis der skal laves nye vinduer, kan det overvejes at opsætte altaner.

Spørg din administrator til råds, før I beslutter, hvilken rækkefølge tingene skal tages i, da det ofte kan betale sig at bruge stillads til flere ting end blot tagudskiftning, når det alligevel er opsat.

Artiklen er skrevet af Thomas Marker, Advokat, SMEjendomme.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening.

Hvad kan man kræve af en rådgiver?

---

Hvornår skal man bruge en rådgiver? Det skal man alle de gange, hvor man ikke selv ved nok, eller har tid, til at udføre arbejdet selv.

---

At sidde i en bestyrelse er ikke noget, der bare kræver tid, det er også noget, der medfører et ansvar. Derfor er det en god idé, at få tilknyttet en rådgiver, når det er nødvendigt. Ikke blot for at spare tid og penge, men også for at sørge for at der bliver taget ansvar.

Vælg en rådgiver der passer til jeres forenings behov

I julen talte jeg med Sine, der er formand i en af vores foreninger. En forening, som Wantzin Ejendomsadvokater (tidligere Grubbe Advokater) stiftede for cirka 20 år siden. Jeg spurgte hende om, hvorfor de bliver hos os.

»Fordi I passer til os, passer på vores forening, og til en god pris«, svarede Sine. Og det er væsentligt, når man skal vælge rådgiver eller administrator. At det er en, der passer til netop jeres forenings behov - både når det kommer til service og prisniveau. 

“En god rådgiver eller administrator bidrager til en sund forening”

Foreningsarbejdet skal helst være så simpelt og gnidningsfrit som muligt, og det kan den rigtige rådgiver eller administrator bidrage til at opnå.

En god rådgiver eller administrator bidrager til en sund forening. »I er gode til at finde andre rådgivere til os. Vi havde tidligere en tekniker, som vi selv fandt, der ikke forstod os«, fortalte Sine og fortsatte, »I fandt en anden tekniker, der kunne tale, så vi forstod det, men også en som ikke anbefalede noget, som vi ikke havde brug for. Der er flere grunde til, at foreningen er sund, at økonomien er god, at ejendommen bliver holdt i god stand, og at der er en generel god stemning, og hovedårsagen ligger ofte i at have kompetente rådgivere omkring sig«.

Men hvordan finder man så den rigtige rådgiver eller administrator?

To foreninger er ikke ens, så hvad er jeres behov? Dette spørgsmål stiller jeg typisk foreninger, som kontakter mig for at få et tilbud på ejendomsadministration. Tre overordnede punkter går dog typisk igen:

1. Service. Det vil sige reaktionstid fra faste kontaktpersoner – bliver telefonen taget og kommer der svar?

2. Er de svar der kommer rigtige? Mange gange kommer rådgivning fra ansatte, der ikke er uddannet.

3. Overholdes fristerne?

Få tilknyttet en advokat til jeres forening og undgå problemer

Det siges, at to ejendomsadministrationer ikke er ens. Og nej, det er de ikke, da de ansatte er forskellige. Men i virkeligheden er der ikke så stor forskel. Bortset fra en håndfuld, så bruger alle ejendomsadministrationer administratorer, måske med en jurist/advokat i huset, som de kan spørge, såfremt det er nødvendigt, eller kunden ønsker det. Udfordringen er, at det ikke bør være kunden, der bestemmer, hvornår man skal have en advokat inde over. Kunden kan ofte ikke se, om der er et problem eller ej.

Hvis nu alle forespørgsler fra foreninger kommer igennem en advokats hænder, og forespørgsler på generalforsamlinger bliver behandlet af en advokat, så holder man nemmere en forening ude af problemer.

Foreninger, der betaler lidt mere i det årlige administrationshonorar for at have en advokat tilknyttet henvendelserne, sparer penge i det lange løb ved at holde foreningen ud af problemer. Dette har ikke kun medført en økonomisk besparelse på lang sigt, men også en tidsmæssigt besparelse samt færre konflikter i foreningen.

“Ved at bruge en advokat får man konkret, individuel rådgivning, der passer til den enkelte sag”

Hvem skal sidde med vores forening?

Mange gange er det sælgeren eller ejeren for de respektive ejendomsadministrationer, der kommer ud. Men som forening kan I godt kræve at møde jeres kontaktpersoner!

Taler vi for eksempel om byggesager, betaler mange foreninger 3-6% i byggesagsadministration for standardkontrakter uden anden rådgivning. Foreninger skal ikke være en standardvare. Ved at bruge en advokat får man konkret, individuel rådgivning, der passer til den enkelte sag, til et fast honorar eller på timebasis. Og man kan sagtens bruge en anden advokat, end den som ejendomsadministrationen måtte samarbejde med.

Artikel er skrevet af Nicholas Wantzin, Indehaver, Wantzin Ejendomsadvokater.

Både denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Airbnb – Problemer, muligheder og erfaringer

---

Airbnb og andre internetsider til korttidsudlejning er kommet for at blive – og derfor skal det reguleres på fornuftig vis og afstemmes med eksisterende lovgivning.

---

Foto: Cobblestone

Lige nu er processen drevet af Skatteministeriet ud fra en inddrivelsesmæssig dagsorden. Det er ok, for der skal betales skat, men politikerne bliver nødt til at søge branchens og fagfolks input, så løsningen bliver god. 

Korttidsudlejnings fordele og ulemper

Korttidsudlejningen er et tveægget sværd. Det bidrager og det skaber problemer. På den ene side bringer det turister, liv og en værdifuld omsætning bredere ud i byen, bl.a. i brokvartererne, og det er en kærkommen hjælp til lokale butikker, caféer og restauranter. Særligt i sommerperioden. På den anden side skaber en ubegrænset udlejning alvorlige gener for dem, der bor op og ned af de lejligheder der udlejes, og korttidsudlejning slider hårdt på ejendommen.

Tænk på hvordan et hotel er indrettet – det er ikke det samme som en almindelig boligejendom. Et hotel bygges fra grunden og i materiale, der kan holde til en helt anden slitage. At have 2-3 ind- og udflytninger ugentligt, på alle tider af døgnet og fremmede mennesker i opgangen, som ikke kender huset og dets rutiner, er utrygt og en gene. Gæsterne er i sagens natur også på ferie og har andre døgnrytmer end familien Danmark i lejligheden nedenunder.

Foto: Cobblestone

Regeringens udspil

Regeringens udspil  er, ”at man som borger har ret til at udleje sin helårsbolig 70 dage om året”, hvis den portal man bruger, indberetter til Skat. Dette er upræcist og problematisk. For det første mener vi, at de 70 dage er for meget. Vi har rådgivet mere end 100 ejendomme i dette spørgsmål, og tendensen er meget klar. De foreninger, der forholder sig til problemstillingen og laver regler, tillader oftest Airbnb - men i et begrænset omfang og under nogle specifikke regler. Typisk op til 49 dage og gerne med en begrænsning på f.eks. 10 besøg.

For det andet er den politiske aftale upræcis. Gælder denne ”ret” over en andelsboligforenings vedtægter? Må man udleje mere end 70 dage, hvis man betaler sin skat? Hvad hvis man bruger flere portaler? Gælder den også lejere (uden udlejers tilladelse)? Det sidste håber vi virkelig ikke, men det kan ikke ses ud af aftalen. Det kan vanskeligt retfærdiggøres, at en lejer af en lejereguleret bolig til 2.400 kr/måned i leje, skal have ret til at udleje den samme bolig på Airbnb til fx 1.200 kr/dag – 70 dage om året! 

Endelig er det ærgerligt, at man heller ikke har fået defineret ”erhvervsmæssig anvendelse” og dermed sat grænsen for maksimal udlejning i ejerlejligheder og klarlagt, hvem der kan håndhæve den. Det er i ejerforeningerne, vi ser nogle af de meget problematiske sager, og retsgrundlaget er pt. uklart.

Korttidsudlejning kan gavne byen

Korttidsudlejning af private hjem er, sammen med nye tendenser og produkter i hotelbranchen, en naturlig udvikling, der vil give et mere alsidigt udbud i pris, kvalitet og koncepter, og som vil gavne store dele af byen. Boligforeningernes administratorer hjælper gerne den enkelte boligforening med råd og vejledning og med at regulere korttidsudlejning via vedtægterne, men der er et behov for at politikerne udarbejder nogle klare og mere brugbare regler. Og det i samarbejde med branchens aktører som f.eks. boligforeningernes administratorer.

Foto: Cobblestone

Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Skrevet af Rasmus Juul-Nyholm, Cobblestone Administrationshuset A/S

Det er ikke hverdagskost at skifte sin administrator gennem 12 år

---

Selvom langt størstedelen af samarbejder mellem en boligforening og en administrator er langvarige, er det altid sundt at lave et tjek i markedet hver 3-4 år. Vi har spurgt bestyrelsesformanden fra A/B Avedørelejren I, hvad der fik dem til at skifte administrator efter 12 års samarbejde.

---

For de fleste bestyrelser i en andels- eller ejerboligforening bygger et samarbejde med en rådgiver på tillid og gennemsigtighed. En rådgiver, uanset om det er en administrator, en arkitekt eller en finansiel rådgiver,  “overlever” ofte bestyrelsen og er en gennemgående samarbejdspartner for flere bestyrelser gennem årene. Det betyder, at de ved mere om boligforeningen, dens stand og dens beboere end nytiltrådte bestyrelsesmedlemmer.

For en administrator er et tæt samarbejde med bestyrelsen afgørende, da man sammen forestår den daglige drift og problemløsning omkring f.eks. huslejeopkrævning, regnskab, interne konflikter, klargøring til generalforsamlinger og meget andet. En administrator bliver hurtigt en integreret del af foreningen og flettet ind i små og store opgaver. Det betyder omvendt, at det kræver grundige og seriøse overvejelser, førend man overvejer at skifte administrator, mest fordi “man ved hvad man har, og ikke hvad man får”.

Den tidligere administrator blev opkøbt af en anden og større

For A/B Avedørelejren I gik der nok lidt for lang tid, inden beslutningen om at finde en ny administrator blev taget. “Vi havde et glimrende samarbejde med vores tidligere administrator, indtil de blev opkøbt af et andet, større firma. Da utilfredsheden først meldte sig blandt beboerne og i bestyrelsen, gik der et års tid, inden vi besluttede os for at skifte administrator” udtaler Bjarne Fritzbøger, der har været foreningens bestyrelsesformand de sidste 11 år. Bjarne Fritzbøger husker, at det især var den manglende opfølgning ved lejlighedssalg og skiftende kontaktpersoner, der gav utilfredshed i bestyrelsen. Efter flere opfølgningsmøder med den tidligere administrator blev det besluttet på en ekstraordinær generalforsamling at finde en ny administrator.

Valgte 3 administratorer i “lukket udbud”

“Via blandt andet at forhøre os hos 5 andre andelsboligforeninger fik vi udvalgt 3 administratorer, som vi gerne ville møde og indbyde til at give et bud på administrationsopgaven. En af dem vi indbød kendte vi lidt til fra Min Boligforenings events”, fortæller Bjarne Fritzbøger. Han  besøgte alle 3 administratorer, og på hans anbefaling indbød de den ene af dem til et bestyrelsesmøde, hvor administrator gav en præsentation, og der var en længere dialog med dem. En enig bestyrelse indstillede efterfølgende dem som ny administrator til beslutning på en ny ekstraordinær generalforsamling.

Pris var af betydning, men ikke afgørende

For bestyrelsen i A/B Avedørelejren I var prisen ikke vigtigste parameter ved udvælgelsen. Som Bjarne Fritzbøger udtaler “Det nye administrationsfirma virkede kompetente, de havde den nødvendige volumen, honoraret virkede rimeligt, og det var samtidig ikke et “supermarked”, hvor vi blot var et nummer i rækken.” Men pris alene var ikke det afgørende. Den nye administrator ligger små 12% over den tidligere administrators honorar og blandt de 3, der var indbudt til at byde på opgaven, lå de midt i med 10% til hver side.

Den største hindring for at skifte administrator

Bjarne Fritzbøger husker, hvor uoverskueligt alting var, da alle ting pegede på, at de skulle i gang med at skifte til en ny administrator. Og det er uoverskueligt, fordi der er mange administrationsselskaber at vælge imellem, og fordi de udefra kan se meget ens ud.  For A/B Avedørelejren I tog det ca. et halvt år at skifte administrator, dvs. forberedelse, beslutning og opsigelse. Men selvom det kan virke uoverskueligt, så kan Bjarne Fritzbøger godt fortryde, at de ikke skiftede noget tidligere. Den tidligere administrator fik for mange chancer uden at samarbejdet blev bedre. “Men det er ikke hverdagskost at skifte sit administrationsselskab ud gennem 12 år” pointerer han.

Det bedste råd til andre

De bedste råd Bjarne Fritzbøger vil give videre er: Vær opsøgende og afsøg markedet af administratorer og spørg i jeres netværk af boligforeninger. Tag kontakt til flere selskaber uanset hvor godt I kan lide den første administrator, I møder og ikke mindst hav hele bestyrelsen med i forløbet.

Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening