bestyrelsesarbejde

Ønsker I at udvikle jeres kompetencer indenfor konflikthåndtering og styrke samarbejdet i bestyrelsen?

Så er i inviteret til vores næste CaféAften tirsdag den 23. april 2024, hvor vi vil udforske vigtigheden af effektiv konfliktløsning og styrkelse af samarbejdet i bestyrelsen.

At drive en boligforening er en kompleks opgave, og bestyrelsen spiller en afgørende rolle i at sikre, at fællesskabet fungerer optimalt. Konflikter kan opstå, når mennesker bor tæt sammen, men med de rette værktøjer og et stærkt samarbejde kan bestyrelsen være med til at forebygge og løse disse udfordringer.

Om CaféAften

CaféAften er en del af vores initiativ til at styrke bestyrelsesarbejdet i boligforeninger. Med disse arrangementer ønsker vi at tilbyde en genvej til en stærkere bestyrelse ved at fokusere på relevante emner og give deltagerne mulighed for at lære og netværke sammen med ligesindede fra andre boligforeninger.

Hvad kan I forvente?

På den kommende CaféAften vil vi dykke ned i den afgørende betydning af konfliktløsning og samarbejde i bestyrelsen. Ved hjælp af værdifulde indsigter og praktiske værktøjer vil advokat Marie Louise Pind fra Pind & Partnere holde et oplæg og gøre jer klogere på, hvordan I kan håndtere konflikter effektivt. Det bliver en eftermiddag fyldt med læring og praktisk anvendelige strategier, som vil styrke jeres bestyrelsesarbejde.

Tilmelding

CaféAftenen afholdes tirsdag d. 23. april kl. 17:00 til 18:30

Hos Arbejdernes Landsbank (AL2), Nørre Voldgade 17, 1358 København K.

Det er gratis at deltage for boligforeninger.

I kan allerede tilmelde jer nu og læse mere arrangementet her.

Vi glæder os til at byde jer velkommen til vores CaféAften, hvor bestyrelsesarbejdet er i fokus!

En tradition for at kere sig om fællesskabet

Anne Glad, der er kendt som livsstilsekspert i DR-programmet ‘Kender du typen?’, har personlig erfaring med dilemmaer knyttet til bestyrelsesarbejdet i en boligforening. Den glæder hun sig til at trække på, når hun som konferencier Til Boligforeningernes Dag vil hjælpe publikum godt igennem dagens program.

“Jeg har virkelig stor respekt for bestyrelsesmedlemmerne!” Sådan siger Anne Glad, der til Boligforeningernes Dag for anden gang varetager rollen som konferencier på Hovedscenen. Hun har erfaring i rollen som bestyrelsesmedlem i en boligforening og er derfor klar over, hvilket vigtigt og ofte krævende stykke arbejde, medlemmerne påtager sig. 

Den ivrige hånd er en dansk ting

Anne Glad er konferencier på Hovedscenen til Boligforeningernes Dag

“Jeg er jo selv sådan en, der altid rækker hånden op i forældrebestyrelser, og som gerne vil tage min del af tørnen for fællesskabet,” fortæller hun om sig selv, og med et smil på læben fortsætter hun: “Af samme grund kender jeg også til det der øjeblik, hvor man tænker, hvad var det lige, der skete? Hvorfor sidder jeg endnu en gang med min hånd i vejret?”

Bestyrelsesmedlemmers deltagelse i bestyrelsesarbejdet bunder ofte i et ønske om og behov for at deltage i fællesskabet. Som livsstilsekspert med erfaring fra bl.a. TV-programmet ‘Kender du typen?’ på DR kommer dette behov ikke bag på Anne Glad:  “Det her med at have behov for at deltage er en meget fin ting - og egentlig også en meget dansk ting. Vi er jo opdraget til at dele og at kere os om fællesskabet. På den måde er det en smuk og vigtig brik i vores måde at bo sammen på,” fortæller hun. 

At forene modstridende holdninger

Anne Glads beundring af bestyrelsesmedlemmernes arbejde opstod, da hun selv stiftede bekendtskab med jobbet. Hendes behov for at engagere sig og tendens til en hånd i vejret til generalforsamlingerne i den ejerboligforening, hun tidligere boede i, førte nemlig til, at hun pludselig befandt sig midt i bestyrelsen. 

“Bestyrelsen foreslog, at jeg skulle være med, og det følte jeg ikke, jeg kunne sige nej til. Min lejlighed skulle samtidig gennemgå en større renovering, og derfor synes jeg, det var meget fint at være tæt på bestyrelsen og beslutningerne.” 

Men der gik ikke længe, før Anne Glad forstod, hvor omfattende et arbejde hun havde meldt sig ind i. 

“Det var en fredet ejendom i det indre København fra 1700-tallet. Vores bestyrelse bestod både af én med stærke holdninger til arkitektoniske forhold, nogle med forstand på finans, som udelukkende havde fokus på foreningens økonomiske udvikling og så dem, der mest af alt ville fællesskabet. Det føltes som en knivsæg at vandre på, når vi skulle få de meget forskellige interesser til at mødes.”

“Der er så meget følelsesmæssigt gods knyttet til det sted, man bor.”



Når arbejdet og hjemmet smelter sammen

For Anne Glad skiller bestyrelsesarbejdet i en boligforening sig væsentligt ud fra andre typer bestyrelsesarbejde. Det gør det ved, at bestyrelsesarbejdet i en boligforening centrerer sig om ens eget hjem.

“Det kan selvfølgelig også være svært at sidde i bestyrelsen i den lokale fodboldklub. Men når man går fra bestyrelsesmødet og lukker døren til klubhuset, så er man videre og kan gå hjem til sig selv. Det kan man ikke på samme måde, hvis bestyrelsesarbejdet foregår i samme kulisser, som udgør ens hjem,” fortæller Anne Glad, der i sin periode i bestyrelsen i ejerforeningen erfarede, hvor vigtigt det er, at bestyrelsesarbejdet er så konfliktfrit som overhovedet muligt. 

“Det værste i verden er jo at have en konflikt med dem, man deler vægge og lofter med. Det skal man for alt i verden undgå. Der er så meget følelsesmæssigt gods knyttet til det sted, man bor,” fortæller hun.  

Er du ikke allerede tilmeldt Boligforeningernes Dag?


En gylden mulighed

Bestyrelsesarbejdet i en boligforening er komplekst, og bestyrelsesmedlemmerne påtager sig et stort ansvar både på egne og andres vegne. Netop derfor håber Anne Glad, at der er mange bestyrelsesmedlemmer og engagerede beboere, som kan se fordelene ved at deltage til Boligforeningernes Dag. 

“Boligforeningernes Dag er et fantastisk tiltag. Dem, som sidder i bestyrelsen i boligforeninger, og som tager sig tiden til det, har ikke mere tid end alle mulige andre. Deres døgn udgøres også af 24 timer, men alligevel har de valgt at prioritere det. Så det, at man kan komme og shoppe rundt i lige præcis de problematikker og løsningsmuligheder, der er væsentlige for ens arbejde, det er jo en gave,” fortæller hun. 


Fremtidens boligforening

Som livsstilsekspert holder Anne Glad sig hele tiden opdateret i trends, tendenser og faktorer, der påvirker samfundet og måden, vi lever på. Med dette års tema ’fremtidens boligforening’ sætter messen netop fokus på nogle af de tendenser, der peger ud i fremtiden. Her er bæredygtighed en af de faktorer, der i stigende grad påvirker de valg, vi træffer. Dette gør sig også gældende ude blandt boligforeningerne.

“Det er både den bæredygtighed, der handler om, at vi får etableret en fælles ladestander og sat solceller op på taget – og så den mere sociale bæredygtighed: At vi begynder at ruste os til en fremtid med endnu flere singler, mindre velfærd og et voksende behov for, at vi blander os i hinandens liv. Halvdelen af de 55-årige forventer ikke at få hjælp fra det offentlige, når de bliver gamle. Ensomhed er et stigende problem blandt både unge og gamle, og måske kan boligforeningen være en af de rammer, som faciliterer nye fællesskaber omkring mad, kultur eller motion. For jo bedre vores sociale relationer er, jo mere sandsynligt er det, at vi rækker ud efter hinanden”, fortæller Anne Glad. 

Anne Glad påpeger, at også biodiversitet står højt på dagsordenen for de kommende år og fortæller: “Jeg forestiller mig, at boligforeningerne prøver at bidrage på alle måder, for selvom det er omlægning af landbrug til vild natur, der for alvor batter, så har mennesker brug for at føle, at vi handler. Uanset hvor små de handlinger end er.”

“Publikum skal involveres. De skal have mulighed for at stille de spørgsmål, der brænder på.”


Deltagerne i fokus

Med stor succes i rollen som konferencier på sidste års messe ser Anne Glad atter frem til at sørge for, at publikum ved Hovedscenen får en god dag fyldt med en masse inspiration. For at dét kan lade sig gøre, er der specielt én ting, Anne Glad vil have fokus på. Hun ser det nemlig som afgørende for forløbet på Hovedscenen, at publikum oplever oplæggene som relevante og interessante for deres situation, og at de får viden og inspiration med fra dem. For at det kan lade sig gøre, kræver det inddragelse af publikum.

“Publikum skal involveres. De skal have mulighed for at stille de spørgsmål, der brænder på, men de skal også inddrages i selve oplægget, så temaet kan drejes derhen, hvor det er relevant for flest muligt,” fortæller hun. 

Netop dette ser Anne Glad frem til at sørge for på Hovedscenen til Boligforeningernes Dag. 

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforenings Messeudgave.

Administrators hjælp før og under en generalforsamling

Årets ordinære generalforsamling er ofte højdepunktet for en frivillig forening. Det er uanset, om man er boligforening, haveforening eller grundejerforening eller en helt anden type forening.

Ved årets ordinære generalforsamling får man gennemgået det år, der er gået, og man får sammen kigget frem mod et nyt år og måske endnu længere ud i fremtiden. Her har bestyrelsen til opgave at aflægge beretning for det år, der er gået. Bestyrelsen har desuden til opgave at fremlægge et retvisende årsregnskab for det forgangne år samt et realistisk budget for det nye år. Det er også på generalforsamlingen, at der skal vælges nye bestyrelsesmedlemmer, og derudover vil der typisk være forslag, som skal drøftes og sættes til afstemning. 

Mange foreninger gør i dagligdagen brug af en ejendomsadministrator. En professionel aktør, som kender til det årshjul, en boligforening skal igennem. Som administrator er det afgørende at være på forkant, således at det er muligt at bistå og hjælpe foreningen og særligt bestyrelsen bedst muligt. 

Før generalforsamlingen

Mange foreninger har enten årsafslutning med et kalenderår eller halvvejs igennem et kalenderår. Andre har på andre skæve datoer i løbet af et år. Her tages der udgangspunkt i årsafslutning med et kalenderår. 

For administrator er det vigtigt at sikre, at processen bliver styret med fast og kyndig hånd. Da der ofte er rigtig travlt i de første måneder efter et nyt år, er det afgørende, at den plan, man lægger, kan følges, og derfor begynder planlægningen ofte allerede i november og december måned. 

Hvad skal gøres hvornår?

Mange foreninger har i sine vedtægter stående, at de skal gennemføre den ordinære generalforsamling inden udløbet af 4. eller 5. måned efter afslutningen af årsregnskabet. Forud for den ordinære generalforsamling skal der sendes indkaldelse ud til beboerne. Denne indkaldelse skal som regel være modtaget senest 14 dage før den ordinære generalforsamling. Men forud for at materialet til generalforsamlingerne kan sendes ud, skal årsregnskabet være gennemgået med bestyrelsen, og budgettet skal være drøftet. 

“Som administrator er det afgørende at være på forkant, således at det er muligt at bistå og hjælpe foreningen og særligt bestyrelsen bedst muligt. ”

Derfor er det vigtigt, at man som administrator har en plan klar for, hvornår generalfor-samlingerne skal afholdes, således at man kan tælle bagud og få det hele planlagt ordentligt, for at sikre at man også har den fornødne tid til at gennemgå materialet med bestyrelserne. Ofte afholder administratoren et budget- eller regnskabsmøde med besty-relsen, og eventuelt revisoren, ca 3-4 uger før datoen for den ordinære generalforsamling. 

Administrators rolle

Administratoren kender til rutinerne og skal sørge for at hjælpe bestyrelserne til at huske det hele. Dette indebærer at sikre, at forslag er stillet på en måde, således at de kan komme til afstemning, herunder sikre at et forslag også indeholder en eventuel påvirkning af de økonomiske forhold for beboerne. 

En dygtig administrator har allerede forud for et regnskabsmøde været i tæt dialog med bestyrelsen og foreningens tekniske rådgivere for at undersøge, om der er større vedligeholdelsesopgaver, som er nødvendige at få indarbejdet i dagsorden, herunder om der skal undersøges omlægning af foreningens lån eller om nye lån eventuelt skal stilles i forslag til finansiering af et projekt. 

Under generalforsamlingen

Når alt forarbejdet er klaret og dagsorden med årsregnskab, forslag og bilag er sendt ud til beboerne, kan man se frem til selve dagen, hvor den ordinære generalforsamling skal finde sted. I mange foreninger er generalforsamlingen årets højdepunkt, hvor der måske serveres smørrebrød eller kaffe og kage. Det er altid godt at gøre lidt ud af denne dag, for det handler om de boliger, hvor vi bor og lever vores hverdag. Det er derfor væsentlige beslutninger, der træffes her.

Administrators rolle

Administrators opgave ved selve generalforsamlingen kan være mange. I mange foreninger er det administrator, der sørger for, at generalforsamlingen forløber, som den skal. Administrator bliver ofte valgt til at være dirigent og ofte også til at være referent. Det er dirigentens opgave at sikre, at generalforsamlingen er lovlig indkaldt, og at den er beslutningsdygtig eller om generalforsamlingen ikke kan gennemføres. 

Mange administratorer kender foreningens økonomi rigtig godt, og det er derfor ofte dem, eller måske en revisor, der gennemgår årsregnskabet og sikrer at beboerne har forstået indholdet. Dirigenten sørger for, at det hele kommer til afstemning. 

“Men indimellem er der mange, der ønsker at være en del af bestyrelsen, og så skal man sikre, at dette bliver behandlet på en ordentlig og fair måde. ”

En retfærdig generalforsamling

Valget til bestyrelsen er også en vigtig opgave, at få styret godt igennem. Det er ofte "Tordenskjolds soldater", der igen stiller op, og så er det bare et punkt, som skal overstås. Men indimellem er der mange, der ønsker at være en del af bestyrelsen, og så skal man sikre, at dette bliver behandlet på en ordentlig og fair måde. 

Det gælder generelt under hele generalforsamlingen. Administrator skal sørge for, at alle kan blive hørt og inddraget i generalforsamlingen, men samtidig sidder man også med muligheden for at bede et medlem forlade en generalforsamling, hvis vedkommende ikke vil rette sig efter ordstyreren. 

En god og vellykket ordinær generalforsamling begynder altså ved, at foreningens daglige administrator er på forkant og har arrangeret datoerne i god tid. Dette indebærer blandt andet rettidig indkaldelse og afvikling møder med bestyrelsen op til generalforsamlingen. Derudover skal administrator styre punkterne på dagsordenen på ordentlig vis, således at hovedparten af medlemmerne kan gå hjem efter generalforsamlingen med en god følelse i maven om, at det hele forløb, som det skulle.

Artiklen er skrevet af Andreas Elleby, Advokatfuldmægtig hos Hupfeld Ejendomsadministration A/S

Den fulde artikel og andre kan læses i Magasinet Min Boligforening

Forbered jer til generalforsamlingen på Boligforeningernes Dag

Foråret er højsæson for generalforsamlinger i mange boligforeninger.

Til Boligforeningernes Dag kan I som bestyrelse blive klar til årets generalforsamling på en dag fyldt med viden, inspiration og netværk.

Til Boligforeningernes Dag er der rig mulighed for at møde kvalificerede rådgivere, leverandører og serviceudbydere, der besidder stor faglig ekspertise og erfaring.


Mød rådgivere fra mere end 40 forskellige brancher

Måske har I brug for at udarbejde projektforslag til den kommende generalforsamling og mangler rådgivning? Uanset om det drejer sig om skybrudssikring, energioptimering eller opgradering af fællesvaskeriet, kan I finde den nødvendige viden og ekspertise på Boligforeningernes Dag. Her kan I nemlig møde mere end 100 forskellige udstillere, der repræsenterer over 40 brancher, som alle er vant til at arbejde med boligforeninger.

Netværk med andre boligforeninger

Netværksloungen kan I hele dagen igennem få en snak med andre bestyrelsesmedlemmer.

Der vil også være rig mulighed for at netværke og udveksle erfaringer med andre boligforeninger, der muligvis har stået i samme situation som jer. Det kan være, at de netop har færdiggjort et lignende projekt, som dét I nu står overfor og kan dele værdifuld viden om processen. I kan blandt andet møde andre boligforeninger i messens Netværkslounge, hvor der vil blive afholdt fire netværkssessioner med udgangspunkt i forskellige emner af stor relevans for boligforeninger.


Nye idéer og inspiration

På messens to scener vil der være spændende oplæg hele dagen, som kan inspirere jer til kommende projekter, sætte skub i nye idéer og bidrage med fornyet energi til bestyrelsesarbejdet. 

Boligforeningernes Dag er ikke blot en messe, men en unik mulighed for at samle viden, inspiration og netværk, der kan styrke jeres forberedelser til årets generalforsamling og gøre bestyrelsesarbejdet lettere.

Opgangsrepræsentanter: Et socialt bidrag til foreningen

Opgangsrepræsentanter kan være en effektiv måde at styrke det sociale samvær blandt beboerne.

Der ligger ofte et hav af opgaver på bestyrelsens skrivebord, som er svære at nå omkring ved siden af arbejde, privatliv og andre af hverdagens forpligtelser. Det betyder, at der hos bestyrelsen sjældent er overskud til andre opgaver end de nødvendige, så der bliver ofte ikke taget initiativ til nye tiltag eller sociale arrangementer. Men hos foreningens beboere gemmer der sig en stor ressource, som sjældent bliver udnyttet, med mindre de selv aktivt stiller sig til rådighed for bestyrelsen.

Der kan være mange årsager til, at beboere fravælger at melde sig ind i bestyrelsen eller tilbyde sin hjælp på anden vis. Det kan f.eks. skyldes, at det månedlige bestyrelsesmøde ligger ubelejligt, eller at de kan frygte, at det forpligter mere, end de kan overskue. Men det behøver slet ikke at være enten eller. Der findes mange andre måder, man som beboer kan engagere sig og bidrage til foreningen helt uden at melde sig ind i bestyrelsen.

Flere foreninger får etableret beboerudvalg, der beskæftiger sig med forskellige områder. Måske er der en gruppe af beboere, som ønsker altaner og derfor opretter et altanudvalg, der kan undersøge mulighederne og indhente tilbud, som de kan fremvise for bestyrelsen. Det kan også være, at en forening ønsker at styrke det sociale fællesskab blandt beboerne og derfor nedsætter et socialudvalg, der f.eks. kan arrangere en årlig sommerfest i foreningen. Mulighederne er mange, men initiativet skal komme et sted fra.

“Hos foreningens beboere gemmer der sig en stor ressource, som sjældent bliver udnyttet.”


I den almene forening, DAB Murergården, tog de for over 10 år siden initiativ til at styrke fællesskabet i foreningen med deres tiltag opgangsrepræsentanter. Vi har talt med Sys Høimark, der selv er opgangsrepræsentant i Murergården, for at få indblik i, hvordan opgangsrepræsentanter fungerer i praksis og hvilken rolle, de spiller i foreningen.

Hvor kom ideen fra?

Ideen til opgangsrepræsentanter kom fra Murergårdens afdelingsbestyrelse, da de gerne ville vide, hvordan det gik rundt omkring i de forskellige opgange. Var der nogle udfordringer? Var der et socialt liv? Hilste man på hinanden? Her kom de på ideen med opgangsrepræsentanter for at få en bedre fornemmelse for livet i foreningen, men også for at uddelegere nogle af bestyrelsens opgaver.

Bestyrelsen udpegede dengang i samråd med ejendomsmesteren en repræsentant for hver opgang, hvor man selvfølgelig havde mulighed for at takke nej, for som Sys Høimark fortæller: “Du skal have et socialt engagement. Det er ikke noget, folk bliver tvunget til.” Men her mere end 10 år senere er det stort set de samme opgangsrepræsentanter, som blev udpeget dengang, der stadig er aktive - lige på nær et par udskiftninger.

Efter et møde blev opgangsrepræsentanterne i samråd med bestyrelsen enige om, hvilke opgaver der var vigtige, at opgangsrepræsentanten tog sig af. “Den vigtigste ting, vi blev enige om, var, at når der flyttede en ny beboer ind, så skulle opgangsrepræsentanten byde vedkommende velkommen med en blomst,” fortæller Sys Høimark og nævner, at de også sørger for at fortælle de nye beboere om foreningen og opgangen.

På den måde bliver beboeren taget godt imod, og opgangsrepræsentanterne sørger desuden også for at give en lille hilsen i anledning af mærkedage, som f.eks. en rund fødselsdag eller familieforøgelse. En gestus der er med til, at man som beboer ikke kun føler sig hjemme i egen lejlighed, men i hele foreningen.

Et tiltag, der øger trygheden

Udover at byde nye beboere velkomne er en anden vigtig opgave for repræsentanterne at være med til at opretholde en hilsekultur i opgangen. “Nogle snakker en del med hinanden, nogle hilser bare. Men det vigtigste er, at folk føler sig trygge ved, at der ligesom er en kontaktperson i opgangen,” fortæller Sys og tilføjer, at “når man ser, der er andre, der rent faktisk lægger en energi i at byde folk velkomne og hilse, så smitter det lidt af på beboerne også.”

På den måde kan opgangsrepræsentanternes engagement sprede sig til de andre beboere, så flere og flere kan være med til at bidrage til en tryg opgang. Når man hilser på hinanden og beboerne ved, at der er en kontaktperson i opgangen, er det med til at bidrage til beboernes tryghed, for som Sys fortæller: “Vi holder jo lidt øje med hinanden, kan man sige. Er der en, vi ikke har set i meget lang tid? Er der sket et eller andet?” og beskriver, at de på den måde også har en funktion og et ansvar for opgangens beboere.

En vigtig rolle i beboerdemokratiet

Mange bestyrelser rundt omkring oplever, at det kan være svært at nå ud til beboerne. Som opgangsrepræsentant fungerer man som et bindeled mellem bestyrelsen og beboerne. Beboerne kan f.eks. henvende sig til opgangsrepræsentanten, hvis der er noget, man vil have viderebragt til bestyrelsen, men man ikke selv har mod på at tage kontakt til dem. I Murergården hænger der en plakat i hver opgang, hvor der står, hvem der er opgangsrepræsentant her. Sys fortæller, at beboernes oplevelse er, at “det er mere gennemsigtigt, hvem det er, man kan henvende sig til for at få noget hjælp - uanset om det handler om noget socialt eller noget rent praktisk.”

“Det vigtigste er, at folk føler sig trygge ved, at der ligesom er en kontaktperson i opgangen.
”
— Sys Høimark

Da opgangsrepræsentanterne samarbejder med hinanden på tværs af opgangene, er de med til at styrke sammenhængskraften i hele boligforeningen. Med en styrket dialog med beboerne og et samarbejde opgangene i mellem er opgangsrepræsentanterne med til at flytte samtalen om foreningen fra bestyrelsens lokaler og ud i ejendommen blandt beboerne.

Artiklen er skrevet af Katrine Sofia Degnegaard, skribent, Min Boligforening.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Hvad gør vi, hvis vi ikke kan sammensætte en bestyrelse?

Som bestyrelsesmedlem i en andels- eller ejerboligforening lægger man typisk en del tid og energi i, at foreningen trives økonomisk såvel som socialt. Det kan være en stor opgave at løfte, fortæller Carsten Volden, der er administrerende direktør hos Sjeldani Boligadministration

“I mindre foreninger kan det være svært at finde nogen, der vil påtage sig det ansvar, fordi der ikke er så mange beboere. I større foreninger kan der være mange klagesager mellem beboerne, der skal håndteres af en bestyrelse, og det kan gøre arbejdet surt og stoppe mange i at melde sig som bestyrelsesmedlem,” fortæller Carsten Volden.

Klare retningslinjer for bestyrelsesarbejdet

“Det er en stor kvalitet, at der er demokrati i foreningen.”

Når der skal vælges en bestyrelse på generalforsamlingen, kan det være en fordel at gøre det tydeligt overfor beboere og potentielle bestyrelsesmedlemmer, hvad arbejdet egentlig består af. 

“Det bedste, man kan gøre, er at lade den siddende bestyrelse fortælle om, hvad de egentlig laver. Administrator kan så fortælle om, hvilket ansvar, der er forbundet med opgaverne,” fortæller Carsten Volden. Er det tydeligt, hvilke opgaver der er, så er det lettere for beboerne at tage stilling til, om det er noget for dem.

Ekstern hjælp

Lykkedes det ikke at få nogen til at melde sig, kan man få ekstern hjælp. Det første, man så gør, er at lave en vedtægtsændring, så det fremgår, at man kan lade en tredjepart, f.eks. administrator, varetage bestyrelses opgaver.

“Der er flere måde at gøre det på,” fortæller Carsten Volden og fortsætter: “Enten kan man lade administrator stå for at varetage klagebehandlingen, hvis det er det, som stopper beboerne fra at melde sig. Ellers kan man lade administrator varetage alle de opgaver, som ellers var bestyrelsens.” Det er naturligvis en ekstra udgift for foreningen, men det kan være en nødvendig løsning, hvis ingen ønsker at sidde i bestyrelsen.

administrators bedste råd

“Der er stor værdi i, at man som beboer har indflydelse på, hvordan tingene foregår.”

Selvom det er muligt at få en tredjepart til at varetage bestyrelsesarbejdet, er det typisk ikke noget, som Carsten Volden vil anbefale, med mindre det er højst nødvendigt. “Bestyrelsen er en vigtig del af demokratiet, og hvis man vælger ikke at have en bestyrelse bestående af beboere, så misser man en væsentlig del af essensen ved at bo i en forening.” 

Bestyrelsen træffer året igennem små som store beslutninger, der alle har betydning for de øvrige beboere og ejendommen. “Det er en stor kvalitet, at der er demokrati i foreningen, og der er stor værdi i, at man som beboer har indflydelse på, hvordan tingene foregår. Det mister man, hvis ansvaret uddelegeres fuldt ud til en administrator”, understreger Carsten Volden.

Artiklen er skrevet af Emma R. Hansson, redaktør hos Min Boligforening.
Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

Styrk det gode samarbejde - og vær opmærksom på bestyrelsesansvar

God forretningsorden, struktur og de rette redskaber er vigtigt for en velfungerende bestyrelse og afgørende for, at en bestyrelse ikke ender med unødigt ansvar på sine skuldre.

Hvornår et bestyrelsesmedlem ifalder ansvar er en ret udefinerbar størrelse. Det handler om en afvejning af de konkrete omstændigheder som foreningens formål, generalforsamlingsbeslutninger, hvad bestyrelsesmedlemmet ved eller bør vide, hvordan økonomien ser ud og ikke mindst: Hvad ville fornuften have dikteret?

Forberedelse til bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder skal foregå med styring og struktur, så der opnås ensartethed i møderne og en bedre forståelse af bestyrelsesarbejdet. Når en bestyrelse er konstitueret, skal man straks planlægge, hvor mange møder der skal holdes og ligeledes planlægge dem. Seks årlige møder er ofte passende. Benyt en standarddagsorden med indhold og bilag - det giver overblik og sikrer, at alle bestyrelsesmedlemmer kan deltage.

Afvikling af bestyrelsesmøder

Formanden bør sikre, at dagsorden overholdes, at mødet afsluttes indenfor aftalt tid, og at alle medlemmer bliver hørt. Beslutninger i bestyrelsen træffes oftest efter flertal, medmindre vedtægterne dikterer andet. Har én et habilitetsproblem, skal medlemmet hverken deltage i drøftelser eller beslutning.

Bestyrelsesreferatet skal indeholde, hvilke emner man har været omkring, beslutninger, eventuelle protester, hvad bestyrelsen på boligforeningens vegne skal gøre eller ikke gøre, samt hvilke medlemmer der tager sig af hvad. Det er netop disse referater, der kan blive udslagsgivende i sager om bestyrelsesansvar. Hvis bestyrelsesreferater offentliggøres til foreningsmedlemmer, så vær opmærksom på persondataloven.

Det gode bestyrelsesarbejde

Gode værktøjer til det gode bestyrelsesarbejde er en forretningsorden og en beslutningsprotokol. På den måde sikrer man, at konkrete krav fra vedtægterne overholdes, men man får også på forhånd fastslået, hvem der beslutter og gør hvad.

Et eksempel på overordnet indhold i en bestyrelses forretningsorden kan være:

  • Boligforeningens formål, som bestyrelsen arbejder for

  • Frister og form for indkaldelse til møder

  • Krav til udformningen af dagsordenen

  • Antal for beslutningsdygtighed

  • Regler for afstemninger

  • Fordeling af opgaver og opfølgning

  • Nedsættelse af udvalg (stående/ad hoc) 

  • Habilitetsregler - rettigheder i forhold til at træffe beslutninger

  • Optagelse, udsendelse og godkendelse af referat/bestyrelsesprotokol

  • Eventuel tavshedspligt

  • Økonomiopfølgning - budgetlægning og årsrapporter

Digitalt samarbejde med administrator

Administrators opgave er at gøre arbejdet lettere for bestyrelsesmedlemmerne, som ofte arbejder frivilligt. Derfor bør foreningen trække på administrators kompetencer og gøre brug af digitale løsninger som Probo.

Her kan bestyrelsen løbende følge foreningens økonomi, mens Probo også reducerer print og porto, da alt kan ske elektronisk. Probo gør det muligt for beboere og bestyrelsen at tilgå alle foreningens dokumenter og er en digital løsning, som ofte giver bedre kommunikation og åbenhed i foreningen.

“Bestyrelsesmøder skal foregå med styring og struktur, så der opnås ensartethed i møderne og en bedre forståelse af bestyrelsesarbejdet.
”

Ansvar og boligforeninger

Bestyrelsesmedlemmer handler på vegne af foreningen, mens generalforsamlingen er det besluttende organ. De daglige dag-til-dag-beslutninger for ageren og forpligtelser varetages af bestyrelsen.

Medlemmer af bestyrelsen skal være deres ansvar bevidst, men også med det for øje, at der hersker ret vide grænser for, hvad et bestyrelsesmedlem må, så længe fornuften råder. Et medlem risikerer kun erstatningsansvar, hvis handlinger eller mangel på samme resulterer i økonomisk tab.

Udfordringen er, at der ikke er nogen lovmæssigt defineret grænse udstukket for handlefriheden i forbindelse med bestyrelsesansvar.

Haltende økonomi eller store forpligtelser

Uanset om en boligforening har dårlig eller god økonomi, skal bestyrelsesmedlemmerne  handle ud fra et forsigtighedsprincip. Indkøb og forpligtelser må kun ske, når man er sikker på, at boligforeningen kan opfylde aftalerne. Langt de fleste bestyrelsesansvarssager opstår, når boligforeningen ikke kan betale for modtagne varer eller ydelser.

Hvis almindelig sund fornuft indikerer, at der er risiko for, at boligforeningen ikke kan opfylde en aftale, bør man som bestyrelsesmedlem forsøge at undgå, at aftalen overhovedet indgås. På den måde kan man undgå at havne i en medansvarssag.

Men man skal aktivt protestere mod aftalen på bestyrelsesmødet, stemme imod og sørge for at få protesten noteret i bestyrelsesprotokollen. Man kan også bringe sagen op på generalforsamlingen. Insisterer bestyrelsen alligevel på at indgå aftalen, bør man trække sig. Også det skal noteres i protokollen, eller man kan selv skriftligt oplyse til bestyrelsen, at man trækker sig med henvisning til årsagen.

Uvidenhed fritager ikke for ansvar

For at man kan overholde beslutninger, vedtægter og økonomi, skal man i sagens natur have styr på, hvad det hele betyder. Nogle bestyrelsesansvarssager handler ganske enkelt om, at man ikke har været ordentligt inde i sagerne eller har undladt at undersøge sagen til bunds. Men man fraskriver sig ikke ansvar blot ved at hævde, at “det vidste jeg ikke noget om”. 

Handler et bestyrelsesmedlem uforsvarligt eller retsstridigt på vegne af foreningen, kan det ligeledes medføre ansvar, ligesom det ville være tilfældet, hvis personen handler på egne vegne. 

Ansætter en bestyrelse eksterne personer, er det bestyrelsens ansvar, at al lovgivning overholdes i forhold til ansættelsesret, arbejdsmiljø, skat og så videre. Det er også bestyrelsens ansvar at føre tilsyn og kontrol med, at de ansatte holder sig til de udstukne instrukser.

“Langt de fleste bestyrelsesansvarssager opstår, når boligforeningen ikke kan betale for modtagne varer eller ydelser.”

Lad fornuften råde

Summa Summarum: Bestyrelsesmedlemmer skal handle fornuftigt på vegne af boligforeningen, ligesom man ville have handlet i forhold til egen privatøkonomi.

Arbejder man aktivt på at løse problemer i foreningen, inddrager eksterne rådgivere og overholder budgetterne, vil man som hovedregel ikke ifalde bestyrelsesansvar.

Vi anbefaler dog altid også - for en ekstra sikkerheds skyld - at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring.

Artiklen er skrevet af Daniel Hesner Grøndal, direktør og partner, Ret&Råd Advokater.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

Gør det tekniske simpelt med HyperConnect

Digitaliseringen har for alvor gjort sit indtog i Danmark. Det er en fordel i bestyrelsesarbejdet, hvor smarte løsninger som HyperConnect kan være med til at spare såvel bestyrelse som beboere både tid og besvær.

Det kan være svært at overskue ting, der er uhåndgribelige. Dét gælder for eksempel digitale løsninger, der ikke kan ses med det blotte øje. Måske ved man, hvad det er, men man ved ikke nødvendigvis, hvordan de teknisk set fungerer, hvad der skal til for, at der opstår problemer, og hvor og hvordan disse kan holdes øje med.  

I en boligforening er der mange digitale produkter og ydelser, som har afgørende betydning i hverdagen både i forhold til bekvemmelighed, funktionalitet og sikkerhed. I flæng kan nævnes WiFi, vaskeri, dørtelefoni, cts (central tilstandskontrol og styring), overvågning, klimaanlæg og meget mere.

Ved at samle boligforeningens digitale produkter og ydelser i ét system gøres hverdagen nemmere.

Saml foreningens digitale løsnigner ét sted 

Ofte er disse digitale produkter og ydelser hver især spredt ud på forskellige løsninger og platforme. Det kan gøre det uoverskueligt at holde overblikket over de forskellige løsninger. Er foreningens overvågningssystem nede, er det én leverandør, der skal tages fat i. Er der fejl på dørtelefonen, er det en anden. Og virker internettet ikke, er det en helt tredje, der skal kontaktes for at identificere problemet. 

“I en boligforening er der mange digitale produkter og ydelser, som har afgørende betydning i hverdagen.

”

Det er en gevaldig tidssluger i bestyrelsesarbejdet at skulle rette blikket et nyt sted hen hver gang, der er opstår problemer eller fejl på foreningens digitale løsninger. 

Helhedsløsningen HyperConnect samler og administrerer foreningens netværk i ét samlet bolignet og digitaliserer på den måde hele bygningen. Det giver bestyrelsen, administrator og vicevært sikker styring af ejendommens faciliteter samtidig med, at det gøres nemt at administrere og overvåge alle digitale enheder. Er der udfald som f.eks. strømsvigt, bliver I straks alarmeret. Samtidig er fejlretningen gjort nemmere, da systemet hurtigt kan spore fejlen. Det minimerer arbejdet for administrator og bestyrelsen og mindsker gener for beboerne, fordi fejlen opdages, før en beboer f.eks. må klage over manglende varme. I slipper altså for at bekymre jer om teknik og fejlfinding, og det kommer jer og beboerne til gode.

Det bæredygtige perspektiv

Ved at gøre data nemt tilgængeligt får man de absolut bedste betingelser for at kunne regulere adfærd og dermed optimere forbruget i de enkelte boliger. Indsamling af data er i det hele taget en vigtig brik i at blive klogere på, hvordan man kan drive en mere bæredygtig og energieffektiv forening. Blandt andet gør det foreningen bedre rustet til at kunne imødekomme de stigende reguleringsmæssige krav, der er på området samt hjælpe til f.eks. at dokumentere foreningens CO2-regnskab.

HyperConnect - kort fortalt 

HyperConnect er en platform, der samler alle foreningens anlæg og netværk som f.eks. WiFi, indeklimaanlæg, sikkerhedsløsninger mm. ét sted. 

Det gør livet nemmere for såvel bestyrelse som beboere, og så minimerer det risikoen for skader, fordi eventuelle fejl og problemer hurtigt og nemt lokaliseres.

Start hvor I er, udvid når det passer

HyperConnect er en skalerbar løsning. Det kan fungere som en enkel løsning baseret på én enkelt switch til et stort lukket netværk med lige så mange switches, der er behov for.  Det betyder, at I som forening kan starte med kun at have f.eks. overvågning koblet på. Får I senere lyst til og behov for at koble f.eks. internet og dørtelefoni på, kan I let tilføje disse også.

Artiklen er skrevet af Caroline Flaga Vindelev, skribent hos Min Boligforening, for DKTV.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

Er din administrator det rette match?

De fleste ejendomsadministratorer er eksperter i – ja, administration! Men hvis der opstår problemer i jeres forening, kan den langvarige relation og tillid til netop administrator være afgørende for, om I får den rigtige rådgivning.

Et byggeprojekt kan gå i hårdknude. Udfordringer med en beboer, som ikke overholder vedtægterne, kan blive svære at håndtere på en sober måde. Og den årlige generalforsamling kan synes næsten uoverskuelig med en gruppe kritiske beboere i salen.

Der er mange problemstillinger, som bestyrelser i ejer- og andelsforeninger søger hjælp til hos deres ejendomsadministrator. Men hvor de gængse problematikker med husleje, digitalt overblik over dokumenter eller salg af lejligheder kører snorlige de fleste steder, kan der være stor forskel på den rådgivning, man bliver tilbudt, når noget brænder på.

Som i mange andre situationer i livet er det altid en fordel at kende hinanden godt, når det uforudsete opstår, og det kan derfor være utrolig vigtigt, at man populært sagt har ”kemi” med sin administrator. At man gennem et stykke tid har lært hinanden at kende, så man kan tale om stort og småt.

“Som i mange andre situationer i livet er det altid en fordel at kende hinanden godt, når det uforudsete opstår.”

Selv dét at skrue på rør og omfavne de særheder, der følger med en gammel ejendom, kræver et kontinuerligt bekendtskab. Det samme gør sig gældende med de rådgivere, man benytter på andre områder. 

Hvis man eksempelvis jævnligt skifter ud blandt dem, man konsulterer, for at vurdere ejendommens stand, vil de gode råd hele tiden blæse i en ny retning – det har derfor stor værdi at beholde de samme rådgivere over en årrække. De færreste andelsboligforeninger skifter valuar hvert år, for det giver ikke mening.

Men at den samme valuar eller rådgiver følger med på sidelinjen og ser, hvordan ejendommen, vedligeholdelsesplanen og økonomien udvikler sig – dét giver mening!

Direktør Bjørn Weber, Controller Kim Frausing, teamleder Helena Højvang og personaleansvarlig Ida Gudmundsson.

Prioriter at møde hinanden

Hvordan opstår så den gode og langvarige relation mellem en bestyrelse og et administrationshus? Ja, først og fremmest kan geografisk nærhed og en personlig kontakt have stor betydning. En kop kaffe på administrators kontor eller to minutters ekstra sludder i telefonen om løst og fast, når nu man alligevel har hinanden - og vel at mærke med den samme person hver gang. 

Det er essentielt at lære sin administrator og vedkommendes personlighed at kende. Og fra den anden side af bordet er det et plus, at der bliver prioriteret tid til, at administratorerne lærer deres bestyrelser og foreninger at kende for at undgå at starte fra scratch hver gang. 

“Det giver sig selv, at en relation også er betinget af, at man ikke som forening bliver mødt af en ny administrator i tide og utide, fordi den gamle har skiftet job.

”

Det giver sig selv, at en relation også er betinget af, at man ikke som forening bliver mødt af en ny administrator i tide og utide, fordi den gamle har skiftet job. Et ejendomsadministrationsfirma, hvor de ansatte trives og er glade for deres job, er at foretrække.

Set fra bestyrelsernes side kan det være en fordel og den rigtige prioritering, at man for eksempel tager sig tid til at deltage i nogle af de arrangementer, der er målrettet bestyrelser. Ikke kun for at blive klogere på bestyrelsesarbejdet og få viden om den nyeste lovgivning på området, men også for at møde ligesindede.

Måske møder du en bestyrelses-fælle fra naboejendommen, som vil dele sin trappevasker med dig eller kan fortælle om erfaringerne fra deres tagprojekt. Måske finder du ud af, at din nabos administrator faktisk har stor erfaring med lige netop dét problem, der fylder allermest hos jer lige nu.

I de gode gamle dage havde en Ejendomsadministrator fingrene i hvert et bilag for sine foreninger og i øvrigt færre foreninger at tilgodese. Der var hyppig og personlig kontakt og god tid til at hjælpe med det fornødne. I dag er en stor del af arbejdet digitaliseret til alles fordel, og de fleste administratorer har en del foreninger i kundekartoteket. Derfor bliver den personlige kontakt og rådgivning mere betydningsfuld, for når tiden samtidig er mere knap hos bestyrelserne, stiller det større krav til, at problemer løses effektivt i et tilfredsstillende samarbejde med administrator.

Find ud af, om administrator er rigtig for jer:

  • Har I kemi med administrator? Føler I jer forstået og taget alvorligt?

  • Er der tid til andet end det mest basale?

  • Er der mulighed for rådgivning, hvis I skal i gang med en byggesag?

I den forbindelse er det et stort plus at have den samme kontaktperson gennem årene, så man som bestyrelse får tid til at beskæftige sig med det, der var årsag til, at man i sin tid blev valgt ind i bestyrelsen – nemlig at sikre en velfungerende forening, hvor majoritetens behov tilgodeses, og de relevante projekter og planer følges til dørs. 


Artiklen er skrevet af Bjørn Weber, direktør og partner, ØENS Ejendomsadministration.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Årshjul for boligforeninger

Der er mange opgaver i en boligforening, der går igen hvert år. For at skabe det store overblik og lette bestyrelsens arbejde er det oplagt at skabe overblik over de kendte faktorer lige fra starten med et årshjul.

Årshjulet er et planlægningsværktøj for bestyrelsesmedlemmer i andels- og ejerboligforeninger. Med et årshjul kan bestyrelsen få et overblik over alle årets vigtige datoer og begivenheder. Årshjulet kan også hjælpe med at sikre, at sociale arrangementer i foreningen bliver planlagt og afholdt.

Hvad indeholder et årshjul?  

Der er nogle opgaver, som ligger helt fast år efter år – eksempelvis er det beskrevet i foreningens vedtægt, hvornår foreningens regnskabsår starter, og hvornår den ordinære generalforsamling skal afholdes. På samme måde kendes varmeregnskabsåret, ligesom det gælder for vandregnskaber. Disse datoer kan med fordel lægges ind som det første i årshjulet.

“Det kan være en stor fordel at inddrage foreningens administrator, når årshjulet skal udarbejdes.

”

Bestyrelsesmøder kan med fordel også lægges ind. Mange boligforeninger holder nemlig bestyrelsesmøder en bestemt dag hver måned (eksempelvis den første tirsdag i måneden), og mange vælger ikke at holde bestyrelsesmøde i juni eller juli, da foreningens aktivitetsniveau kan være lavt i disse måneder.

Hold styr på de vigtige datoer

Årshjulet kan også anvendes til at huske opgaver, såsom indsendelse af bilag til administrator i december måned og bestilling af valuarvurdering i januar måned. Julefrokost, sommerfest, fastelavnsfest og tilsvarende for bestyrelse og ejendommens beboere indgår normalt også i årshjulet. 

“Med et årshjul kan bestyrelsen få et overblik over alle årets vigtige datoer og begivenheder.

”

Udover oplysningerne om opgaver de kommende 12 måneder kan man med fordel også skrive andre vigtige datoer ind - eksempelvis hvornår ejendommens energimærke skal fornyes, eller hvornår ejendommens vedligeholdelsesplan skal opdateres. Det gør det let at holde det store overblik over de mange aktiviteter, der finder sted i en boligforeningen igennem et år.

Udarbejdelse af årshjulet

Ønsker I i bestyrelsen at anvende et årshjul, så er et godt tidspunkt at udarbejde årshjulet umiddelbart efter den ordinære generalforsamling, hvor bestyrelsen for det kommende år er blevet valgt. 

Kalenderår vs. skævt regnskabsår? 

Et årshjul kan alle laves, uanset hvornår årsregnskabet slutter. Hvis en forenings regnskabsår ikke starter 1. januar, så forskydes årshjulet blot, så det passer med foreningens årsregnskab.

Det kan være en stor fordel at inddrage foreningens administrator, når årshjulet skal udarbejdes. De har styr på alle vigtige datoer, som foreningen skal være opmærksomme på i løbet af året. Administrator laver som oftest et udkast til årshjul, hvor alle vigtige datoer er med, og I kan i bestyrelsen samtidig få inspiration til, hvad andre foreninger har med i deres årshjul.

Administrator sørger for at planlægge årets ordinære generalforsamling i god tid, ligesom alle opgaver i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab roligt kan overlades til administrator.


Artiklen er skrevet af Carsten Volden, administrerende direktør og indehaver, Sjeldani.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.