God forretningsorden, struktur og de rette redskaber er vigtigt for en velfungerende bestyrelse og afgørende for, at en bestyrelse ikke ender med unødigt ansvar på sine skuldre.
Hvornår et bestyrelsesmedlem ifalder ansvar er en ret udefinerbar størrelse. Det handler om en afvejning af de konkrete omstændigheder som foreningens formål, generalforsamlingsbeslutninger, hvad bestyrelsesmedlemmet ved eller bør vide, hvordan økonomien ser ud og ikke mindst: Hvad ville fornuften have dikteret?
Forberedelse til bestyrelsesmøder
Bestyrelsesmøder skal foregå med styring og struktur, så der opnås ensartethed i møderne og en bedre forståelse af bestyrelsesarbejdet. Når en bestyrelse er konstitueret, skal man straks planlægge, hvor mange møder der skal holdes og ligeledes planlægge dem. Seks årlige møder er ofte passende. Benyt en standarddagsorden med indhold og bilag - det giver overblik og sikrer, at alle bestyrelsesmedlemmer kan deltage.
Afvikling af bestyrelsesmøder
Formanden bør sikre, at dagsorden overholdes, at mødet afsluttes indenfor aftalt tid, og at alle medlemmer bliver hørt. Beslutninger i bestyrelsen træffes oftest efter flertal, medmindre vedtægterne dikterer andet. Har én et habilitetsproblem, skal medlemmet hverken deltage i drøftelser eller beslutning.
Bestyrelsesreferatet skal indeholde, hvilke emner man har været omkring, beslutninger, eventuelle protester, hvad bestyrelsen på boligforeningens vegne skal gøre eller ikke gøre, samt hvilke medlemmer der tager sig af hvad. Det er netop disse referater, der kan blive udslagsgivende i sager om bestyrelsesansvar. Hvis bestyrelsesreferater offentliggøres til foreningsmedlemmer, så vær opmærksom på persondataloven.
Det gode bestyrelsesarbejde
Gode værktøjer til det gode bestyrelsesarbejde er en forretningsorden og en beslutningsprotokol. På den måde sikrer man, at konkrete krav fra vedtægterne overholdes, men man får også på forhånd fastslået, hvem der beslutter og gør hvad.
Et eksempel på overordnet indhold i en bestyrelses forretningsorden kan være:
Boligforeningens formål, som bestyrelsen arbejder for
Frister og form for indkaldelse til møder
Krav til udformningen af dagsordenen
Antal for beslutningsdygtighed
Regler for afstemninger
Fordeling af opgaver og opfølgning
Nedsættelse af udvalg (stående/ad hoc)
Habilitetsregler - rettigheder i forhold til at træffe beslutninger
Optagelse, udsendelse og godkendelse af referat/bestyrelsesprotokol
Eventuel tavshedspligt
Økonomiopfølgning - budgetlægning og årsrapporter
Digitalt samarbejde med administrator
Administrators opgave er at gøre arbejdet lettere for bestyrelsesmedlemmerne, som ofte arbejder frivilligt. Derfor bør foreningen trække på administrators kompetencer og gøre brug af digitale løsninger som Probo.
Her kan bestyrelsen løbende følge foreningens økonomi, mens Probo også reducerer print og porto, da alt kan ske elektronisk. Probo gør det muligt for beboere og bestyrelsen at tilgå alle foreningens dokumenter og er en digital løsning, som ofte giver bedre kommunikation og åbenhed i foreningen.
“Bestyrelsesmøder skal foregå med styring og struktur, så der opnås ensartethed i møderne og en bedre forståelse af bestyrelsesarbejdet.
”
Ansvar og boligforeninger
Bestyrelsesmedlemmer handler på vegne af foreningen, mens generalforsamlingen er det besluttende organ. De daglige dag-til-dag-beslutninger for ageren og forpligtelser varetages af bestyrelsen.
Medlemmer af bestyrelsen skal være deres ansvar bevidst, men også med det for øje, at der hersker ret vide grænser for, hvad et bestyrelsesmedlem må, så længe fornuften råder. Et medlem risikerer kun erstatningsansvar, hvis handlinger eller mangel på samme resulterer i økonomisk tab.
Udfordringen er, at der ikke er nogen lovmæssigt defineret grænse udstukket for handlefriheden i forbindelse med bestyrelsesansvar.
Haltende økonomi eller store forpligtelser
Uanset om en boligforening har dårlig eller god økonomi, skal bestyrelsesmedlemmerne handle ud fra et forsigtighedsprincip. Indkøb og forpligtelser må kun ske, når man er sikker på, at boligforeningen kan opfylde aftalerne. Langt de fleste bestyrelsesansvarssager opstår, når boligforeningen ikke kan betale for modtagne varer eller ydelser.
Hvis almindelig sund fornuft indikerer, at der er risiko for, at boligforeningen ikke kan opfylde en aftale, bør man som bestyrelsesmedlem forsøge at undgå, at aftalen overhovedet indgås. På den måde kan man undgå at havne i en medansvarssag.
Men man skal aktivt protestere mod aftalen på bestyrelsesmødet, stemme imod og sørge for at få protesten noteret i bestyrelsesprotokollen. Man kan også bringe sagen op på generalforsamlingen. Insisterer bestyrelsen alligevel på at indgå aftalen, bør man trække sig. Også det skal noteres i protokollen, eller man kan selv skriftligt oplyse til bestyrelsen, at man trækker sig med henvisning til årsagen.
Uvidenhed fritager ikke for ansvar
For at man kan overholde beslutninger, vedtægter og økonomi, skal man i sagens natur have styr på, hvad det hele betyder. Nogle bestyrelsesansvarssager handler ganske enkelt om, at man ikke har været ordentligt inde i sagerne eller har undladt at undersøge sagen til bunds. Men man fraskriver sig ikke ansvar blot ved at hævde, at “det vidste jeg ikke noget om”.
Handler et bestyrelsesmedlem uforsvarligt eller retsstridigt på vegne af foreningen, kan det ligeledes medføre ansvar, ligesom det ville være tilfældet, hvis personen handler på egne vegne.
Ansætter en bestyrelse eksterne personer, er det bestyrelsens ansvar, at al lovgivning overholdes i forhold til ansættelsesret, arbejdsmiljø, skat og så videre. Det er også bestyrelsens ansvar at føre tilsyn og kontrol med, at de ansatte holder sig til de udstukne instrukser.
“Langt de fleste bestyrelsesansvarssager opstår, når boligforeningen ikke kan betale for modtagne varer eller ydelser.”
Lad fornuften råde
Summa Summarum: Bestyrelsesmedlemmer skal handle fornuftigt på vegne af boligforeningen, ligesom man ville have handlet i forhold til egen privatøkonomi.
Arbejder man aktivt på at løse problemer i foreningen, inddrager eksterne rådgivere og overholder budgetterne, vil man som hovedregel ikke ifalde bestyrelsesansvar.
Vi anbefaler dog altid også - for en ekstra sikkerheds skyld - at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring.
Artiklen er skrevet af Daniel Hesner Grøndal, direktør og partner, Ret&Råd Advokater.
Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.