Ventelister

Gør bestyrelsesarbejdet nemmere med en digital venteliste

Hverdagen kan blive nemmere for både bestyrelsesmedlemmer og boligsøgende, hvis håndtering af ventelister gøres digitalt.

Manuel håndtering af ventelister resulterer ofte i alt for meget arbejde for bestyrelser og uigennemskuelige ventelister for boligsøgende. Men de udfordringer kan imødekommes ved at indføre en digital venteliste.

“Før, når der skulle udbydes en lejlighed, så skulle der sendes omkring 70 mails ud.

”

Netop det har bestyrelsen i A/B Gl. Skovlundevej 29-109 gjort. Inden da havde de manuelle ventelister, som blev håndteret i Excel, hvilket affødte et stort arbejde for bestyrelsen. 

“Vi håndterede ventelister i et Excel-ark, og vi havde flere forskellige lister til de forskellige typer af boliger. Vi er en relativt stor forening på 70 andele, så det var nogle ret lange lister,” fortæller bestyrelsesmedlem Laura Christensen og fortsætter: “Hvis man gerne vil gøre bestyrelsesarbejdet lidt nemmere for sig selv og spare en masse tid, så er Waitly en rigtig god løsning.”

Foreningen A/B Gl. Skovlundevej 29-109.

Mindre arbejde, mere synlighed

En af de arbejdsbyrder, en digital venteliste blandt andet har lettet for bestyrelsen i A/B Gl. Skovlundevej 29-109, er arbejdet med at udbyde boliger.

Derfor er digitale ventelister en god idé:

  • Det skaber gennemsigtighed i forbindelse med salg.

  • Det sparer foreningen for en masse tid.

  • Det sikrer overholdelse af GDPR.

  • Med en venteliste er det stort set umuligt at sælge med ”penge under bordet”.

  • Det gør det nemmere for boligsøgende at komme ind på andelsboligmarkedet.

“Når man gør ting manuelt, kan der nemt opstå menneskelige fejl. Før, når der skulle udbydes en lejlighed, skulle der sendes omkring 70 mails ud. Og så skulle man holde styr på, hvem der svarede, hvem der stod øverst og så videre. Det var faktisk et ret stort arbejde. Men det er meget nemmere nu,” fortæller Laura Christensen.

Med en digital venteliste kan den opskrevne få mulighed for at filtrere efter, hvilke ønsker vedkommende har til sin bolig. På den måde slipper foreningen for at have forskellige typer lister til for eksempel to- eller treværelses lejligheder.

Samtidig bliver foreningens lejligheder mere tilgængelige for boligsøgende.

“Ens andelsboligforening bliver mere synlig, fordi man får en side på Waitly. Så hvis man søger på Google på vores forening, eller hvis man søger på vores postnummer på Waitlys hjemmeside, kommer vi frem,” fortæller Laura Christensen og tilføjer, at foreningen ligeledes er glade for, at gebyret på ventelisterne kan dække prisen på ventelistesystemet.

Skrevet af Caroline Sommer, kommunikation og marketing, Waitly.

Mangler jeres forening en nem måde at håndtere ventelister på?

Hverdagen kan blive nemmere for bestyrelsesmedlemmer, hvis håndtering af venteliste i foreningen gøres simpelt, og det skaber ligeledes overblik over andelsboligmarkedet for de boligsøgende.

Lange uoverskuelige ventelister i excel-ark samt unødigt og tidskrævende administrativt arbejde - det har været hverdag for mange bestyrelsesmedlemmer. Samtidig har mange boligsøgende svært ved at komme ind på andelsboligmarkedet, fordi nogle foreninger fravælger ventelister på grund af de ressourcer, det kræver, eller fordi ventelisterne ikke har været transparente og offentlige.

Det betyder, at når en andelshaver sætter sin bolig til salg, vil den ofte gå til familie og bekendte, eller til den højstbydende, hvilket kan resultere i ulovlig overpris og i værste tilfælde penge under bordet. Det var blandt andet de frustrationer, der gjorde, at Tim Lykke Myhrvold og Morten Dalgaard gik sammen og udviklede Waitly, som er et transparent og digitalt system til venteliste håndtering i andelsboligforeninger.

Foto: Waitly

Foto: Waitly

Fra uoverskuelige ventelister i excel-ark til nem og transparent løsning

En af de foreninger, der i dag bruger løsningen, er A/B Tvegaarden i København, der har eksisteret siden 1989, og består af 160 andelshavere. A/B Tvegaarden har altid haft ventelister, fordi de synes, det er vigtigt at have overblik over, hvem der kommer ind i foreningen og for at sikre, at der ikke er penge under bordet ved salg, understreger Leif Hansen, bestyrelsesmedlem i A/B Tvegaarden. De seneste par år er interessen for andelsboliger vokset, og derfor er Leif Hansen lettet over, at de ikke længere skal sende salgsannoncer ud med posten.

“Nogle foreninger fravælger ventelister på grund af de ressourcer, det kræver
”

“Efterhånden var vores ventelister blevet så lange, at det nærmest var umuligt at følge med. Med vores gamle system, kunne vi ikke sende tilbud ud på mail. Så det var med Post Danmark, og det var totalt umuligt til sidst.”

A/B Tvegaarden har et gennemsnitligt salg på ca. 18 andele om året. Det er et stort arbejde for en frivillig bestyrelse, når alt arbejdet omkring salg skal klares manuelt. Med systemet kan salgsannoncer nu sendes automatisk ud til alle på ventelisten:

“Når vi har lavet en salgsannonce gennem Waitly, så trykker vi egentlig bare på knappen, og så er det ude til alle, som står på ventelisten. Det er meget nemt og meget enkelt. Så det kan jeg kun anbefale”

A/B Tvegaarden har nu brugt systemet i et år, og har indtil videre solgt 14 andele gennem Waitly.

“Bestyrelsen får hjælp til at overføre den eksisterende venteliste til det digitale system”

Et system, mange funktioner

Hvis en forening endnu ikke har en venteliste, hjælper Waitly med at opsætte én. Derudover får bestyrelsen også hjælp til at overføre den eksisterende venteliste til det digitale system. Der er mange funktioner, der gør arbejdet nemmere. Her er et overblik over de vigtigste funktioner:

  • Automatisk opdatering af ventelister med interesseredes data

  • Mulighed for både interne og eksterne ventelister og ventelister til fx kælderrum, loftsrum etc.

  • Mulighed for, at opskrevne kan melde sig aktiv eller passiv efter behov

  • Automatisk opkrævning af ventelistegebyr

  • Integration mellem Waitly og foreningens hjemmeside

  • Salgsmodul til annonce med felter til fx boligafgift, andelspris, løsøre mv., som sendes til den relevante venteliste.

Artiklen er skrevet af Caroline Sommer, kommunikations- og marketingansvarlig, Waitly.

Denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.