bestyrelesarbejde

Bliv klar til generalforsamlingen

Når I mødes til den årlige generalforsamling i foreningen, er der mange ting, I skal have styr på og nå at tale om. Derfor er det en god ide at være velforberedt og have den nødvendige viden på plads, så I kan træffe de rette og mest effektive beslutninger i fællesskab.

Som andelshaver i en andelsboligforening er den årlige generalforsamling muligheden for at få indflydelse på det sted, hvor du bor. Det er på det møde, I som beboere i fællesskab stemmer ja eller nej til for eksempel foreningens regnskab, små og store renoveringsprojekter og valg af bestyrelsesmedlemmer. Generalforsamlingen er også din mulighed for at mødes med dine naboer, hvor I kan udveksle synspunkter, så I som beboere i fællesskab får taget de rigtige beslutninger for netop jeres forening. 

Det er typisk på generalforsamlingerne, I i fællesskab skal beslutte, hvilke renoveringsprojekter, I som forening vil igangsætte. Gennem de seneste 10-15 år har jeg som byggeteknisk rådgiver deltaget på et hav af generalforsamlinger i Københavns andels- og ejerboligforeninger. Når jeg er inviteret med til mødet, er det fordi jeg som foreningens rådgiver kommer med anbefalinger til vedligehold og drift af den fælles ejendom. Min erfaring er, at jo bedre beslutningsgrundlag I har, og jo bedre I har forberedt jer – jo bedre beslutninger bliver der også truffet på generalforsamlingen.

Inddrag jeres rådgiver tidligt

Typisk tager vores dialog sin start flere måneder i forvejen, hvor I som forening og bestyrelse har kontaktet jeres rådgiver eller administrator med henblik på at kaste et kærligt blik på jeres ejendom sammenholdt med foreningens økonomi. Det er meget vigtigt, at I som forening inddrager administrator og rådgiver på et meget tidligt tidspunkt, så I er klar med den nødvendige viden og overblik inden selve generalforsamlingen.

Har I en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan?

Det allerførste, vi gør som byggeteknisk rådgiver, er at kigge på ejendommens energimærke, hvori man kan finde mange brugbare oplysninger om ejendommens tilstand. Dertil tjekker vi op på jeres tilstandsrapport, vedligeholdelsesplan eller handlingsplan, hvis I allerede har fået udarbejdet den slags dokumenter for jeres ejendom. Hvis ikke, så er det der, vi begynder: At udarbejde en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan – det er de vigtigste grunddokumenter for jeres ejendom. 

 

Helt overordnet er en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan absolutte nødvendigheder for, at I som forening kan planlægge vedligehold og renoveringsprojekter og lægge et realistisk budget, som tager højde for ejendommens eventuelle skavanker, så der ikke pludseligt opstår store uforudsete udgifter. Det er med andre ord det vigtigste beslutningsgrundlag at have for jeres videre proces.

“Det er typisk på generalforsamlingerne, I i fællesskab skal beslutte, hvilke renoveringsprojekter, I som forening vil igangsætte
”

Vedligehold er vigtig for foreningens økonomi

Ligesom det er vigtigt at overholde serviceintervallerne på bilen, er det vigtig at servicere og vedligeholde ejendommen. En dårligt vedligeholdt ejendom kan resultere i, at nogle små problemer enten vokser sig meget store over tid, eller måske endnu værre – uden varsel – påfører foreningen en kæmpestor udgift. Det kan f.eks.  være stormskader på et dårligt vedligeholdt tag, fugt i konstruktioner eller oversvømmelser i kælderen. 

Al erfaring viser, at de udgifter, der benyttes på løbende vedligehold og en gennemtænkt prioritering af vedligeholdelsesbudgettet over tid, gør det væsentligt billigere for foreningen end pludselig at måtte kaste sig ud i et akut og ofte uforholdsmæssigt dyrt ”brandslukningsprojekt”. 

Hertil kommer, at der ved at lægge vedligehold og eventuelle renoveringsarbejder ind i en gennemtænkt plan og prioritering samtidig er mulighed for at udføre arbejderne på de rigtige tidspunkter af året og planlægge tingene ud fra en helhedsbetragtning. 

Endelig er det værd at notere sig, at ejendommen i sidste ende er grundlaget for en ejer- eller andelsboligforenings formue og solvens. En dårligt vedligeholdt ejendom er i længden dyrere i vedligehold og har også direkte betydning for ejendommens værdi.

Vedligeholdelsesplanen hjælper jer med at prioritere

En vedligeholdelsesplan sætter fokus på de næste 5-10 års renoverings- og vedligeholdsarbejder i ejendommen, og derfor bør den som minimum ajourføres hvert femte år. Faktisk anbefaler vi varmt, at I sørger for at ajourføre den årligt. Det skyldes, at tingene hurtigt kan ændre sig, og samtidig kan nogle områder pludselig virke mere presserende end andre – for eksempel i form af nødvendigheden for at skærpe fokus på fugtsikring af kældre og tage, hvis sommeren har budt på store vandmængder eller skærpe fokus på energioptimering på grund af stigende energipriser.

Digitalt overblik gør det nemmere

En tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan giver altså foreningens beboere og bestyrelse overblik over ejendommens sande tilstand, og hvad der skal budgetteres med af vedligehold i de næste 5-10 år.

Hos os udarbejder vi alle vores tilstandsrapporter og vedligeholdelsesplaner digitalt på platformen ejendom.com. Den sikrer jer et altid opdateret og intuitivt overblik, og at I hurtigt kan skabe et overblik over netop økonomi, kommende renoveringsprojekter og meget mere.

“En dårligt vedligeholdt ejendom er i længden dyrere i vedligehold”

Realistisk økonomi og handlingsplan

Når I sammen med jeres rådgiver først har fået overblik over ejendommens tilstand, kommer rådgiver med anbefalinger til, hvilke renoveringsprojekter, der skal prioriteres nu, og hvilke der kan vente nogle år endnu. Derefter får I et realistisk økonomisk overblik over, hvad projektet vil koste, når det skal sendes i licitation. Her lægger rådgiver så at sige ”hovedet på blokken,” fordi I her får en ide om, hvad projektet kommer til at koste. 

På de projekter, vi er rådgiver på, udarbejder vi typisk en konkret handlingsplan, der på en ”pædagogisk” måde beskriver og visualiserer præcis hvilke faser, I skal igennem, når I sætter renoveringen i gang samt den konkrete økonomi, der er forbundet hermed. Dermed har I en fuldstændig klar og transparent køreplan for hele renoveringsperioden fra start til slut.

Beboermøde først, derefter generalforsamling

Derefter er processen typisk den, at bestyrelsen indkalder til beboermøde, hvor I taler de mulige scenarier igennem for, hvilke renoveringsprojekter I har fået anbefalet, indeholdende overblik over budget og proces. På beboermødet vender I, hvad I synes skal indstilles til selve generalforsamlingen.

Derefter er I klar med hele det gode beslutningsgrundlag, I skal bruge til selve generalforsamlingen, hvor I som samlet forening stemmer de renoveringsprojekter igennem, I har aftalt på beboermødet. 

Hos os foregår det sådan, at når et renoveringsprojekt er blevet stemt igennem til generalforsamlingen, hjælper vi foreningen med at søge eventuel byfornyelsesstøtte. For at opnå støtte skal der nemlig foreligge en formel beslutning fra foreningens generalforsamling. Der findes forskellige puljer at søge, alt efter hvad projektet omhandler: Det kan være støjpuljen, byfornyelse, energitjekket med videre. 

Som foreningens rådgiver sørger vi også for at sende projektet i licitation og hjælper med at finde ud af, hvilke entreprenører og håndværkere, der skal udføre jeres projekt. Vi er som rådgivere med på sidelinjen hele vejen igennem og er jeres ”mand i marken”, der sikrer at projektet gennemføres til aftalt tid og pris.


Artiklen er skrevet af Claes Bohn-Willeberg, Bygherrerådgiver, Bang & Beenfeldt.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

Gør det nemmere at være bestyrelsesmedlem i boligforeningen

Som bestyrelsesmedlem i en boligforening har man et afgørende ansvar. Man er med til at forme fællesskabet, sikre ejendommens vedligeholdelse, overholde lovgivningen og meget mere.

Det er en kompleks opgave for både nye som erfarne bestyrelsesmedlemmer, men der er heldigvis hjælp at hente.

For at bestyrelsen kan udføre deres arbejde bedst muligt, er det nødvendigt at alliere sig med kompetente rådgivere og leverandører. Bestyrelsen hverken kan eller skal være eksperter indenfor det hele. Til Boligforeningernes Dag 2024 har vi derfor samlet en bred skare af brancher, der er relevante for arbejdet i en boligforening.

Anne Glad er konferencier på messens Hovedscene og vil tage de besøgende igennem en spændende dag fyldt med viden, inspiration og netværk.  


Fremtidens boligforening

Fremtiden byder på mange muligheder for boligforeninger. Innovation, bæredygtighed, teknologi, fællesskab og livskvalitet er nøgleord i denne nye æra. Som bestyrelsesmedlem står man med en del af ansvaret for at navigere i denne komplekse verden, men I behøver ikke gøre det alene.

Ved at samle alt viden og inspiration under ét tag er det simpelt og effektivt for en ellers travl bestyrelse at få råd og vejledning fra netop de rådgivere og leverandører, der er relevante. Samtidig kan I høre oplæg på de to scener, der kan inspirere jer til kommende projekter og tiltag i fremtiden.

“Ved at samle alt viden og inspiration under ét tag er det simpelt og effektivt for en ellers travl bestyrelse at få råd og vejledning.”


Del din erfaring, og netværk med andre bestyrelsesmedlemmer

Der er ingen tvivl om, at vi ved at dele vores erfaringer med hinanden, kan blive bedre klædt på, når det kommer til opgaverne i en boligforening. Måske har I netop fået altaner i jeres forening og kan give gode råd til en anden forening, der står overfor dette projekt. Måske skal I til at tage stilling, hvorvidt I skal etablere ladestandere og vil gerne høre erfaringer fra foreninger, der allerede har været igennem den proces.

Boligforeningernes Dag er en messe kun for bestyrelsesmedlemmer i andels- og ejerboligforeninger samt almene foreninger, og det er en oplagt mulighed for at mødes og udveksle erfaringer med andre foreninger. I Netværksloungen, der er dedikeret til netop dette, kan idéer samt gode såvel som dårlige erfaringer deles, og I kan opbygge relationer, der kan hjælpe jer med at finde frem til de bedste løsninger i jeres forening.

I Netværksloungen vil der i løbet af dagen blive afholdt fire netværkssessioner faciliteret af en ekstern facilitator.


Gratis at deltage 

Boligforeningernes Dag er en messe, der skal bidrage til at gøre bestyrelsesarbejdet lettere og mere effektivt og på den måde skabe velfungerende og sunde boligforeninger. Derfor er messen gratis at deltage i. 

Messen finder sted lørdag d. 2. marts 2024 i København, og I kan tilmelde jer her.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Mød Min Boligforening på Boligforeningernes Dag!

Som arrangør af Boligforeningernes Dag er Min Boligforening selvfølgelig også til stede på messen.

Vi inviterer dig til at komme forbi vores stand og udforske de ressourcer, vi har at tilbyde din boligforening.

Min Boligforening leverer viden og inspiration til boligforeninger gennem en lang række gratis udgivelser og events, herunder Boligforeningernes Dag. Det er vigtigt, at denne viden både er meningsfuld og relevant for boligforeningerne. Derfor er vi nysgerrige på, hvad der optager jer i jeres boligforening, og vores erfarne team vil stå klar på standen til en uformel snak med de besøgende. Uanset om du har spørgsmål til vores udgivelser og events, eller hvis du har ønsker til, hvad du gerne vil se mere af i fremtiden, er vi her for at lytte og hjælpe.

På vores stand kan du desuden få fingrene i et gratis eksemplar af vores populære "Håndbog for Min Boligforening", der er fyldt med nyttige værktøjer og råd til effektivt bestyrelsesarbejde. Håndbogen kan bruges som et opslagsværk, der således gør det mere simpelt at finde netop den viden, man har brug for i sin boligforening. På den måde hjælper Håndbogen med at klæde bestyrelserne på til de udfordringer eller kommende projekter, de måtte have. På standen finder I også vores tematiserede magasin "Magasinet Min Boligforening", hvor du kan finde inspiration og indsigt i aktuelle emner med stor relevans for boligforeninger.  

Vi tilbyder også muligheden for at tilmelde din boligforening til at modtage vores gratis udgivelser direkte i bestyrelsens postkasse. Her kan du også skrive dig op til vores populære ugentlige nyhedsbrev med invitationer til kommende events samt relevant viden og nyheder.

Så sørg for at sætte kryds i kalenderen lørdag d. 2. marts og besøg os på stand 20 til Boligforeningernes Dag.

Vi ser frem til at hilse på dig!

Er du ikke allerede tilmeldt Boligforeningernes Dag?

Nyt år, nye muligheder for at styrke bestyrelsesarbejdet!

Vi har taget hul på et nyt kalenderår, og ude i boligforeningerne byder 2024 forhåbentlig på nye, spændende projekter og initiativer.

At drive en boligforening kan være en kompleks opgave for bestyrelsen. I 2024 vil vi derfor sætte mere fokus på at styrke selve bestyrelsesarbejdet, for at I er bedst muligt klædt på til at drive sunde og velfungerende foreninger.

Nye, gratis events for bestyrelsesmedlemmer

Derfor inviterer Min Boligforening til CaféAftener - jeres genvej til en stærkere bestyrelse. Glem byggeprojekter og rådgivervalg for en stund, for til CaféAften sætter vi fokus på det vigtige bestyrelsesarbejde.

Vi byder på fire eftermiddage fyldt med indsigt og udvikling, skræddersyet til at skærpe jeres færdigheder og fremme samarbejdet.

Forberedelse til generalforsamlingen

Første arrangement finder sted d. 5. februar. Her sætter vi fokus på bestyrelsens forberedelse til generalforsamlingen med oplæg fra Newsec Property.

I kan allerede tilmelde jer nu for at sikre jer en plads til at vidensdele, kompetenceudvikle og netværke med ligesindede fra andre boligforeninger

Vi glæder os til at byde jer velkommen til CaféAftener, hvor bestyrelsesarbejdet er i fokus!

Værdifuldt samarbejde og sund mødekultur i bestyrelsen

Et vellykket samarbejde og en sund mødekultur er afgørende for at skabe et effektivt bestyrelsesarbejde og dermed en sund forening. En god mødekultur indebærer respekt, åbenhed og konstruktiv kommunikation mellem bestyrelsesmedlemmerne. Læs med i artiklen, og få konkrete råd, der kan bidrage til et godt samarbejde i bestyrelsen.

For at skabe et godt samarbejde og afholde effektive og værdifulde møder i bestyrelsen er det vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer arbejder mod samme mål. Derfor kan det være en god idé at åbne en dialog om foreningens overordnede formål og mission. Vil I gerne sætte fokus på fællesskabet eller måske arbejde med flere bæredygtige løsninger? En dialog om hvilke værdier og langsigtede mål I skal arbejde hen imod gør, at I bedre kan undgå misforståelser internt og sikre, at I udnytter tiden til bestyrelsesmøderne til at komme i mål med projekterne! 

Forberedelse før mødet

Før et bestyrelsesmøde er det vigtigt, at alle er godt forberedt. Det kan I sikre ved at udarbejde en detaljeret dagsorden, der indeholder de emner, der skal diskuteres, og de beslutninger, der skal træffes. Sørg også for, at eventuelle dokumenter og relevante informationer er tilgængelige for alle bestyrelsesmedlemmer i god tid, så de har mulighed for at forberede sig ordentligt. Endelig er det afgørende at definere mødeformålet, da det hjælper med at fokusere diskussionen og sikre, at alle er på samme side.

Skab en positiv mødekultur

En positiv mødekultur er afgørende for et godt samarbejde i bestyrelsen. Sørg for at skabe et miljø, hvor alle bestyrelsesmedlemmer respekterer hinanden og giver plads til forskellige synspunkter. Aktiv lytning spiller en vigtig rolle i at skabe en atmosfære, hvor alle føler sig hørt og værdsat. Det er også vigtigt at være åben for idéer og konstruktiv kritik. Husk, at I repræsenterer en hel boligforening, hvor alle er forskellige, så vær gerne nysgerrige på alternative synspunkter og nye tilgange.

“Et vellykket samarbejde og en sund mødekultur er afgørende for at skabe et effektivt bestyrelsesarbejde ”

Håndter konflikter konstruktivt

Konflikter kan opstå i enhver bestyrelse, og det er vigtigt at håndtere dem på en konstruktiv måde. Hvis der opstår konflikter, bør de adresseres proaktivt. Det er vigtigt at lytte til alle parter, forsøge at forstå forskellige synspunkter og søge efter kompromisser eller løsninger, der kan tilfredsstille alle. Hvis det er nødvendigt, kan det være gavnligt at inddrage en uafhængig mediator til at hjælpe med at løse konflikten, men forsøg altid at tage konflikterne, så snart de opstår, for at det ikke eskalerer.

Effektiv styring af mødet

For at sikre effektive bestyrelsesmøder er det vigtigt at overholde mødetider og respektere de aftalte tidsrammer. Det sikrer effektivitet, hvilket er vigtigt, da bestyrelsesarbejdet er frivilligt. Det er også vigtigt at holde fokus på de emner, der er på dagsordenen, og undgå at mødet løber af sporet. Har I mange punkter, kan I med fordel tildeel tid til hvert emne på dagsordenen. Hvis der er behov for yderligere diskussion, kan det være nyttigt at planlægge separate møder eller arbejdsgrupper. Separate arbejdsgrupper er også en god mulighed for at inddrage øvrige engagerede beboere, der måske har interesse for netop det specifikke emne eller projekt.

Effektiv beslutningstagning

Det er vigtigt at fremhæve beslutningspunkter og sikre, at de får tilstrækkelig opmærksomhed under mødet. Hvis der er uenighed, bør man forsøge at opnå konsensus ved at inddrage alle synspunkter. Hvis det ikke er muligt, kan afstemninger bruges til at træffe beslutninger. Husk at kommunikere beslutninger klart til alle, der er involveret - herunder beboere i ejendommen.

Opfølgning efter mødet

Efter et bestyrelsesmøde er det vigtigt at udfærdige et referat, der opsummerer diskussionen, beslutninger og handlinger, der skal følges op på. Sørg for at følge op på opgaver fra mødet, og vær sikker på at alle kender til de ansvarsområder, der eventuelt er tildelt. 

At vælge en rådgiver

For mange foreninger er deres ejendom deres hjertebarn – det er deres private hjem, og derfor ønsker man at have tryghed og vished om, at de rådgivere man omgiver sig med er de rette, forstår ens ejendoms behov og ser ”sjælen” i netop denne bygning.

Som administrator og advokat for både store og små andels- og ejerforeninger samt haveforeninger og gårdlaug er vi ofte med i processen, hvor der skal vælges en rådgiver til foreningerne. 

Administrator som første kontaktpunkt

Når man taler om rådgivere, vil det ofte være administrator, som vil være den første, man som bestyrelse drøfter eventuelle problemstillinger med. Men det er ikke altid, at administrator kan løfte alle opgaver. Måske har administratoren valgt ikke at have alle kompetencer in-house, eller måske er opgaven af en sådan karakter, at det kræver specialiseret viden inden for et emne.


Administrator har ofte et stort branchekendskab og har berøring med mange aktører og rådgivere. Det er derfor oplagt at tage en god dialog med sin daglige administrator om, hvilke rådgivere, man derudover skal og kan tilknytte til sin ejendom i forbindelse med kommende projekter og tiltag. Det gælder både i forhold til økonomi, jura, teknisk rådgivning (bygningsrådgivere), ejendomsservice m.fl. 

Rådgivere, der ønsker at bidrage til en god, sund udvikling og vedligeholdelse af ens ejendom, er helt afgørende. Der stilles i dag store krav fra købere, ejere og interessenter i forhold til energioptimering, digitaliseringer af driften og stabilitet i økonomien, og disse parametre kan en god rådgiver være med til opfylde.

Det koster penge at tjene penge 

Hvad tjener foreningen så ved at vælge de rigtige rådgivere? Foreningen køber sig en form for forsikring. For det første kan bestyrelsen ofte flytte en del af deres ansvar over på de professionelle, hvilket i sig selv er en gevinst. Derudover sikrer man, at man får en kvalitet, der lever op til nutidens lovgivningskrav samt ofte de bedste og nyeste løsninger, som kan være med til at spare på udgifterne til energi og drift. Den rette rådgivning kan desuden være med til at hæve værdien af ejendommen, og man kan derfor som andelshaver, ejer eller grundejer sikre sig en højere salgspris, hvis man ønsker at sælge sin bolig. 

“At få én eller et hold af rådgivere, som ønsker at bidrage til en god, sund udvikling og vedligeholdelse af ens ejendom, er helt afgørende.
”

En rådgiver, der passer til jer

I dag er der rigtig mange rådgivere i markedet, og det er derfor ofte muligt at finde en, som passer til den ejendom og de udfordringer, man har. Inden man vælger rådgiver, er det vigtigt, at man får spurgt i sit netværk og får flere bud til en opgave, så man ikke bare løber med den første, man ser eller hører om. Man kan med fordel tage sine betroede rådgivere og kontakter med på råd, da de ofte har kendskab til de rådgivere, som man har i spil.

Der er ikke noget forgjort i at have flere rådgivere til at hjælpe sig. Men at have en rådgiver, som har bistået foreningen gennem mange år, vil ofte være at foretrække, da denne rådgiver derved kender beboerne, kender foreningens sammensætning og fokuspunkter og ved, hvad der igennem tiden har været udført og lavet i ejendommen. At vælge rådgiver er en tillidssag, og derfor er det helt afgørende at få kontakt med de rigtige folk. 


Artiklen er skrevet af Andreas Elleby, advokatfuldmægtig, Hupfeld Ejendomsadministration

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening

Bestyrelsesarbejde A-Z

Bestyrelsesarbejde i en boligforening er afgørende for effektiv drift og trivsel for beboerne. Men der er meget at holde styr på, hvad end man er nyt eller erfarent bestyrelsesmedlem. 

Bestyrelsen har en vigtig rolle i at træffe beslutninger, overvåge økonomien og sikre, at boligforeningens vedtægter overholdes - ofte i samarbejde med en administrator. I denne artikel kan I blive klogere på en række vigtige aspekter af bestyrelsesarbejdet i en boligforening, fra roller og økonomi til kommunikation og samarbejde.

Definition og rollebeskrivelse

Bestyrelsesmedlemmerne i en boligforening er dem, der har det overordnede overblik i foreningen og er ansvarlige for beslutningstagning, budgetlægning og sikring af beboernes trivsel. Bestyrelsesarbejdet er en værdifuld og vigtigt opgave for at boligforeningen fungerer effektivt og opretholder en høj standard med sund økonomi.

Vedtægter og love

Bestyrelsesarbejdet i en boligforening skal udføres i overensstemmelse med foreningens vedtægter og gældende love. Vedtægterne fungerer som en guide for bestyrelsens handlinger og beslutninger. Det er vigtigt at forstå vedtægterne og være opmærksom på eventuelle ændringer eller opdateringer. Derudover skal bestyrelsen være bekendt med relevante love og regler, der påvirker boligforeningens drift. Ofte kan det være en fordel af rådføre sig med en administrator, som kan vejlede bestyrelsen ved spørgsmål om tvivl ift. vedtægter og love.

“Bestyrelsesarbejde i en boligforening er en betydningsfuld opgave, der kræver engagement, ansvar og god kommunikation.”

Oprettelse og struktur af bestyrelsen

Valg af bestyrelsen finder sted ved en afstemning til den årlige ordinære generalforsamling i foreningen. Det vil ofte fremgå af foreningens vedtægter, hvor mange medlemmer en bestyrelse skal bestå af samt perioden, de valgte medlemmer skal sidde. 

En bestyrelse består typisk af en formand, næstformand, en række bestyrelsesmedlemmer og en sekretær/kasserer. Dog kan det være en fordel, at de enkelte medlemmer har egne ansvarsområder for at lette den samlede mængde arbejde og for at sikre, at formanden ikke ender med alle opgaverne selv. Samtidig er det en mulighed for at udnytte hvert bestyrelsesmedlems kompetencer og interesser. 

Måske er der nogle ildsjæle, der går op i gårdmiljøet eller andre, der har kompetencer indenfor finans og jura, der kan være ansvarlige for den del af bestyrelsesarbejdet. Under alle omstændigheder bidrager en tydelig struktur til at sikre, at bestyrelsen kan arbejde effektivt. Dog er det vigtigt at pointere, at der ikke er nogle krav om bestemte kompetencer for at være en del af bestyrelsen - det absolut vigtigste er, at det er lysten, der driver værket!

Beslutningstagning og generalforsamling

Beslutningstagning er en central del af bestyrelsesarbejdet. I vedtægterne vil det som nævnt fremgå indenfor hvilket råderum, bestyrelsen alene kan træffe beslutninger. Bestyrelsen skal træffe velovervejede beslutninger, der er foreningens interesse. Det er derfor vigtigt at lytte til forskellige synspunkter og afveje fordele og ulemper, før der træffes beslutninger. 

Beslutninger om større projekter skal altid vedtages ved en generalforsamling, hvor foreningens medlemmer stemmer for eller imod forslag. Derfor er det også vigtigt, at så mange beboere som muligt deltager, hvilket ofte kan være en udfordring. Bestyrelsen kan sørge for, at der kommunikeres om generalforsamlingen i god tid til beboerne og bidrage til at skabe god stemning til selve arrangementet. Dog er det også beboernes opgave at være opsøgende og være interesseret - det er trods alt beboerdemokratiet, det handler om, og det er altså her, man kan få indflydelse på det sted, man bor.

Som et led i forberedelsen forud for generalforsamlingen, kan det være en god ide for bestyrelsen at holde et møde med administrator, der ofte også vil agere dirigent til selve generalforsamlingen. En del af forberedelsen er at gennemgå regnskab, budget, beretning og eventuelle forslag, der skal sættes til afstemning 

Kommunikation

God kommunikation er nøglen til et succesfuldt bestyrelsesarbejde. Det er vigtigt at etablere regelmæssige møder, hvor bestyrelsesmedlemmerne kan diskutere emner og drøfte relevante spørgsmål. En god mødekultur bidrager til et mere værdifuldt og effektivt bestyrelsesarbejde. At sende en overskuelig og realistisk dagsorden ud i god tid kan være fornuftigt, så alle i bestyrelsen har mulighed for at forberede sig. I møder med en eventuel administrator er det en god idé at forventningsafstemme både internt i bestyrelsen samt med administrator, hvordan og hvor ofte kommunikationen skal foregå.

“Gode samarbejdspartnere kan bidrage til at lette bestyrelsens arbejde.”

Desuden skal bestyrelsen have en åben og løbende dialog med beboerne og lytte til deres bekymringer og forslag. Hvordan den enkelte foreningen vælger at kommunikere med beboerne kan være meget forskellige og variere efter størrelse på foreningen og behov. Nogle foretrækker digitale kommunikationsplatforme, andre bruger opgangssedler eller facebookgrupper. Det vigtigste er dog, at der er en åben kommunikation og et godt samarbejde, der skaber tillid og opbygger et stærkt fællesskab i boligforeningen. Samtidig sikrer det, at beboere er oplyste i tilfælde, hvor projekter eller lignende har indflydelse på deres dagligdag i foreningen. 

Samarbejde med eksterne parter

Bestyrelsen skal ofte samarbejde med eksterne parter som administratorer, rådgivere, entreprenører og lokale myndigheder. Et godt samarbejde med disse parter er vigtigt for at sikre, at nødvendige opgaver udføres effektivt og tilfredsstillende. Klare forventninger, regelmæssig kommunikation og opretholdelse af gode relationer kan hjælpe med at opnå vellykkede samarbejdsrelationer. 

I mange tilfælde drejer bestyrelsesarbejdet sig om en halv til en hel time ugentligt. Noget, der naturligvis kan variere alt afhængig af, hvilke projekter og tiltag foreningen står overfor. Men gode samarbejdspartnere kan bidrage til at lette bestyrelsens arbejde. F.eks. er der meget få foreninger, der er selvadministrerende, da det er et stort ansvar at løfte. Meget af det driftsmæssige arbejde kan nemlig overgå til administrator, og så kan bestyrelsen bruge tiden på at udvikle foreningen.

“Bestyrelsesarbejdet er en værdifuld og vigtigt opgave for at boligforeningen fungerer effektivt.”

Hvorfor skal man melde sig ind i bestyrelsen?

Som bestyrelsesmedlem har man mulighed for at få et skattefrit vederlag, men det er ikke derfor, man skal melde sig. Bestyrelsesarbejde i en boligforening er en betydningsfuld opgave, der kræver engagement, ansvar og god kommunikation. Derfor skal man være med, fordi man synes, det er spændende, fordi man har en mening om tingene, eller simpelthen fordi man ikke kan lade være! Ved at følge principperne om åbenhed, samarbejde og ansvarlighed kan bestyrelsen bidrage til at skabe et velfungerende og harmonisk boligmiljø for alle beboere.

Artiklen er skrevet af Caja Petersen, Boligadministrator, Newsec.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Beboerdemokrati og udvalg

Som administrator og advokat for både store og små andels- og ejerforeninger samt haveforeninger og gårdlaug, er vi vidner til forskellige sammensætninger. Afgørende, og ens for alle, er, at man bor side om side og i fællesskab har en juridisk forening. 

Det er som sådan ikke unikt at være en forening, men at være en boligforening, haveforening eller et gårdlaug er på sin vis unikt og traditionen går rigtig mange år tilbage. Det handler om, at man vil skabe et fællesskab, hvor man på demokratisk vis ønsker at løse opgaver. Her får beboerne indflydelse på og er med til at beslutte, hvordan forholdene skal være i netop deres nærområde. Det er ejerne, andelshaverne og foreningerne i gårdlauget, der har det afgørende ord i den daglige drift. Og alle har indflydelse! Dét er det unikke ved et beboerdemokrati. 


Bestyrelsen  

I det daglige overlades driften til en bestyrelse. En bestyrelse, som er valgt af beboerdemokratiet ved en årlig ordinær generalforsamling. Der er som udgangspunkt ingen, der er selvskrevet til at sidde i en bestyrelse. Det er noget, man vælges til ved at opnå de nødvendige stemmer på en generalforsamling. Beboerdemokratiet afgør dermed, hvem der skal varetage den daglige drift i den pågældende forening. Foreningerne har et sæt vedtægter og måske også en husorden eller en gårdorden, som medlemmerne skal overholde. Disse dokumenter er udarbejdet i overensstemmelse med generelle standarder, men den enkelte forening kan med det kvalificerede flertal i beboerdemokratiet foretage justeringer og tilpasninger, der passer til den konkrete forening. Beboerdemokratiet kan altså skabe en ramme for ejendommen, gården eller haveområdet efter flertallets ønsker. 

Vigtigheden af beboerdemokratiet

Beboerdemokratiet er helt afgørende at værne om, da det er med til at sikre diversitet og medindflydelse i boligforeningen. Der er desværre en tendens til, at det kan være svært at finde medlemmer af foreningen, der ønsker at træde ind i bestyrelsen og påtage sig den daglige drift. Ligeledes kan der være udfordringer med overhovedet at have tilstrækkeligt fremmødte medlemmer til foreningens ordinære generalforsamling, og man derfor kan være nødt til at udsætte en generalforsamling.

“Beboerdemokratiet er helt afgørende at værne om, da det er med til at sikre diversitet og medindflydelse i boligforeningen”

Det er en rigtig ærgerlig situation for foreningen og beboerdemokratiet. Et fravalg af deltagelse i en ordinær generalforsamling og en eventuel manglende tilslutning til bestyrelsesarbejdet kan derfor medføre, at en forening må likvideres og lukkes. I stedet må foreningen blive til en udlejningsejendom, hvor de nu tidligere andelshavere eller ejere vil miste deres indflydelse på den daglige drift. 

Skyldes det et manglende engagement?

Som administrator hører vi mange grunde til, at det kan være svært at finde tid til arbejdet i bestyrelsen i foreningen, og én af de største udfordringer er medlemmers tid. Tid som muligvis skal gå fra familie, træning, arbejde eller andre sociale tiltag med videre. En fyldt kalender i hverdagen er en udfordring, mange kender til. Netop den udfordring gør, at man i langt højere grad skulle arbejde med udvalg under bestyrelsen. Det er ofte, at vi hører; ”Jeg kan godt hjælpe til vedrørende haven” eller ”jeg kan bistå i forbindelse med renoveringsprojektet” eller andre lignende udtalelser. Udtalelser, hvor medlemmet stiller sig til rådighed for nogle konkrete ting i foreningens arbejde, men ikke den overordnede drift af foreningen. 

Udvalg - en mulig løsning

Flere foreninger og bestyrelser bør nok begynde at arbejde med muligheden for at oprette nogle underliggende udvalg, hvor flere beboere kan deltage med rapportering eller orientering til bestyrelsen. Udvalg er en god og gylden mulighed for at få langt flere medlemmer aktiveret i foreningens daglige drift og daglige virke. Mange vil gerne bidrage positivt til foreningens udvikling, men en del medlemmer føler ofte, at der ikke er plads til at bidrage, med mindre man går ”all in” på det at sidde i bestyrelsen. 

“Flere foreninger og bestyrelser bør nok begynde at arbejde med muligheden for at oprette nogle underliggende udvalg”

Men ved at begynde at tænke strukturen for foreningen på en ny måde, så vil man måske få plads til flere i det udførende arbejde, hvilket vil komme alle til glæde og gavn. At have et underudvalg er ikke nyt, men det er ikke benyttet af mange foreninger. Hvis I står i jeres forening og har brug for hjælp til at sætte struktur på sådanne muligheder i jeres forening, så tøv ikke med at tage kontakt til en ejendomsadministrator. 

Vi ønsker at bidrage til, at foreningerne kan udvikle sig, udnytte alle potentialerne i foreningen og sikre at beboerdemokratiet kan foldes yderligere ud til glæde og gavn for foreningen, medlemmerne og naboerne i området. 

Artikel er skrevet af Andreas Elleby, Advokatfuldmægtig, Hupfeld Ejendomsadministration A/S.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Værdifuldt samarbejde og sund mødekultur i bestyrelsen

Et vellykket samarbejde og en sund mødekultur er afgørende for at skabe et effektivt bestyrelsesarbejde og dermed en sund forening. En god mødekultur indebærer respekt, åbenhed og konstruktiv kommunikation mellem bestyrelsesmedlemmerne. Læs med i artiklen og få konkrete råd, der kan bidrage til et godt samarbejde i bestyrelsen.

For at skabe et godt samarbejde og afholde effektive og værdifulde møder i bestyrelsen er det vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer arbejder mod samme mål. Derfor kan det være en god idé at åbne en dialog om foreningens overordnede formål og mission. Vil I gerne sætte fokus på fællesskabet eller måske arbejde med flere bæredygtige løsninger? En dialog om hvilke værdier og langsigtede mål I skal arbejde hen imod gør, at I bedre kan undgå misforståelser internt og sikre, at I udnytter tiden til bestyrelsesmøderne til at komme i mål med projekterne! 

Forberedelse før mødet

Før et bestyrelsesmøde er det vigtigt, at alle er godt forberedt. Det kan I sikre ved at udarbejde en detaljeret dagsorden, der indeholder de emner, der skal diskuteres, og de beslutninger, der skal træffes. Sørg også for, at eventuelle dokumenter og relevante informationer er tilgængelige for alle bestyrelsesmedlemmer i god tid, så de har mulighed for at forberede sig ordentligt. Endelig er det afgørende at definere mødeformålet, da det hjælper med at fokusere diskussionen og sikre, at alle er på samme side.

Skab en positiv mødekultur

En positiv mødekultur er afgørende for et godt samarbejde i bestyrelsen. Sørg for at skabe et miljø, hvor alle bestyrelsesmedlemmer respekterer hinanden og giver plads til forskellige synspunkter. Aktiv lytning spiller en vigtig rolle i at skabe en atmosfære, hvor alle føler sig hørt og værdsat. Det er også vigtigt at være åben for idéer og konstruktiv kritik. Husk, at I repræsenterer en hel boligforening, hvor alle er forskellige, så vær gerne nysgerrige på alternative synspunkter og nye tilgange.

“Et vellykket samarbejde og en sund mødekultur er afgørende for at skabe et effektivt bestyrelsesarbejde ”

Håndter konflikter konstruktivt

Konflikter kan opstå i enhver bestyrelse, og det er vigtigt at håndtere dem på en konstruktiv måde. Hvis der opstår konflikter, bør de adresseres proaktivt. Det er vigtigt at lytte til alle parter, forsøge at forstå forskellige synspunkter og søge efter kompromisser eller løsninger, der kan tilfredsstille alle. Hvis det er nødvendigt, kan det være gavnligt at inddrage en uafhængig mediator til at hjælpe med at løse konflikten, men forsøg altid at tage konflikterne, så snart de opstår, for at det ikke eskalerer.

Effektiv styring af mødet

For at sikre effektive bestyrelsesmøder er det vigtigt at overholde mødetider og respektere de aftalte tidsrammer. Det sikrer effektivitet, hvilket er vigtigt, da bestyrelsesarbejdet er frivilligt. Det er også vigtigt at holde fokus på de emner, der er på dagsordenen, og undgå at mødet løber af sporet. Har I mange punkter, kan I med fordel tildele tid til hvert emne på dagsordenen. Hvis der er behov for yderligere diskussion, kan det være nyttigt at planlægge separate møder eller arbejdsgrupper. Separate arbejdsgrupper er også en god mulighed for at inddrage øvrige engagerede beboere, der måske har interesse for netop det specifikke emne eller projekt.

Effektiv beslutningstagning

Det er vigtigt at fremhæve beslutningspunkter og sikre, at de får tilstrækkelig opmærksomhed under mødet. Hvis der er uenighed, bør man forsøge at opnå konsensus ved at inddrage alle synspunkter. Hvis det ikke er muligt, kan afstemninger bruges til at træffe beslutninger. Husk at kommunikere beslutninger klart til alle, der er involveret - herunder beboere i ejendommen.

Opfølgning efter mødet

Efter et bestyrelsesmøde er det vigtigt at udfærdige et referat, der opsummerer diskussionen, beslutninger og handlinger, der skal følges op på. Sørg for at følge op på opgaver fra mødet, og vær sikker på at alle kender til de ansvarsområder, der eventuelt er tildelt. 

Artiklen er skrevet af Emma R. Hansson, redaktør, Min Boligforening.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Gør bestyrelsesarbejdet nemmere med en digital venteliste

Hverdagen kan blive nemmere for både bestyrelsesmedlemmer og boligsøgende, hvis håndtering af ventelister gøres digitalt.

Manuel håndtering af ventelister resulterer ofte i alt for meget arbejde for bestyrelser og uigennemskuelige ventelister for boligsøgende. Men de udfordringer kan imødekommes ved at indføre en digital venteliste.

“Før, når der skulle udbydes en lejlighed, så skulle der sendes omkring 70 mails ud.

”

Netop det har bestyrelsen i A/B Gl. Skovlundevej 29-109 gjort. Inden da havde de manuelle ventelister, som blev håndteret i Excel, hvilket affødte et stort arbejde for bestyrelsen. 

“Vi håndterede ventelister i et Excel-ark, og vi havde flere forskellige lister til de forskellige typer af boliger. Vi er en relativt stor forening på 70 andele, så det var nogle ret lange lister,” fortæller bestyrelsesmedlem Laura Christensen og fortsætter: “Hvis man gerne vil gøre bestyrelsesarbejdet lidt nemmere for sig selv og spare en masse tid, så er Waitly en rigtig god løsning.”

Foreningen A/B Gl. Skovlundevej 29-109.

Mindre arbejde, mere synlighed

En af de arbejdsbyrder, en digital venteliste blandt andet har lettet for bestyrelsen i A/B Gl. Skovlundevej 29-109, er arbejdet med at udbyde boliger.

Derfor er digitale ventelister en god idé:

  • Det skaber gennemsigtighed i forbindelse med salg.

  • Det sparer foreningen for en masse tid.

  • Det sikrer overholdelse af GDPR.

  • Med en venteliste er det stort set umuligt at sælge med ”penge under bordet”.

  • Det gør det nemmere for boligsøgende at komme ind på andelsboligmarkedet.

“Når man gør ting manuelt, kan der nemt opstå menneskelige fejl. Før, når der skulle udbydes en lejlighed, skulle der sendes omkring 70 mails ud. Og så skulle man holde styr på, hvem der svarede, hvem der stod øverst og så videre. Det var faktisk et ret stort arbejde. Men det er meget nemmere nu,” fortæller Laura Christensen.

Med en digital venteliste kan den opskrevne få mulighed for at filtrere efter, hvilke ønsker vedkommende har til sin bolig. På den måde slipper foreningen for at have forskellige typer lister til for eksempel to- eller treværelses lejligheder.

Samtidig bliver foreningens lejligheder mere tilgængelige for boligsøgende.

“Ens andelsboligforening bliver mere synlig, fordi man får en side på Waitly. Så hvis man søger på Google på vores forening, eller hvis man søger på vores postnummer på Waitlys hjemmeside, kommer vi frem,” fortæller Laura Christensen og tilføjer, at foreningen ligeledes er glade for, at gebyret på ventelisterne kan dække prisen på ventelistesystemet.

Skrevet af Caroline Sommer, kommunikation og marketing, Waitly.