Når I mødes til den årlige generalforsamling i foreningen, er der mange ting, I skal have styr på og nå at tale om. Derfor er det en god ide at være velforberedt og have den nødvendige viden på plads, så I kan træffe de rette og mest effektive beslutninger i fællesskab.

Som andelshaver i en andelsboligforening er den årlige generalforsamling muligheden for at få indflydelse på det sted, hvor du bor. Det er på det møde, I som beboere i fællesskab stemmer ja eller nej til for eksempel foreningens regnskab, små og store renoveringsprojekter og valg af bestyrelsesmedlemmer. Generalforsamlingen er også din mulighed for at mødes med dine naboer, hvor I kan udveksle synspunkter, så I som beboere i fællesskab får taget de rigtige beslutninger for netop jeres forening.

Det er typisk på generalforsamlingerne, I i fællesskab skal beslutte, hvilke renoveringsprojekter, I som forening vil igangsætte. Gennem de seneste 10-15 år har jeg som byggeteknisk rådgiver deltaget på et hav af generalforsamlinger i Københavns andels- og ejerboligforeninger. Når jeg er inviteret med til mødet, er det fordi jeg som foreningens rådgiver kommer med anbefalinger til vedligehold og drift af den fælles ejendom. Min erfaring er, at jo bedre beslutningsgrundlag I har, og jo bedre I har forberedt jer – jo bedre beslutninger bliver der også truffet på generalforsamlingen.

Inddrag jeres rådgiver tidligt

Typisk tager vores dialog sin start flere måneder i forvejen, hvor I som forening og bestyrelse har kontaktet jeres rådgiver eller administrator med henblik på at kaste et kærligt blik på jeres ejendom sammenholdt med foreningens økonomi. Det er meget vigtigt, at I som forening inddrager administrator og rådgiver på et meget tidligt tidspunkt, så I er klar med den nødvendige viden og overblik inden selve generalforsamlingen.

Har I en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan?

Det allerførste, vi gør som byggeteknisk rådgiver, er at kigge på ejendommens energimærke, hvori man kan finde mange brugbare oplysninger om ejendommens tilstand. Dertil tjekker vi op på jeres tilstandsrapport, vedligeholdelsesplan eller handlingsplan, hvis I allerede har fået udarbejdet den slags dokumenter for jeres ejendom. Hvis ikke, så er det der, vi begynder: At udarbejde en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan – det er de vigtigste grunddokumenter for jeres ejendom.

Helt overordnet er en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan absolutte nødvendigheder for, at I som forening kan planlægge vedligehold og renoveringsprojekter og lægge et realistisk budget, som tager højde for ejendommens eventuelle skavanker, så der ikke pludseligt opstår store uforudsete udgifter. Det er med andre ord det vigtigste beslutningsgrundlag at have for jeres videre proces.

“Det er typisk på generalforsamlingerne, I i fællesskab skal beslutte, hvilke renoveringsprojekter, I som forening vil igangsætte
”

Vedligehold er vigtig for foreningens økonomi

Ligesom det er vigtigt at overholde serviceintervallerne på bilen, er det vigtig at servicere og vedligeholde ejendommen. En dårligt vedligeholdt ejendom kan resultere i, at nogle små problemer enten vokser sig meget store over tid, eller måske endnu værre – uden varsel – påfører foreningen en kæmpestor udgift. Det kan f.eks. være stormskader på et dårligt vedligeholdt tag, fugt i konstruktioner eller oversvømmelser i kælderen.

Al erfaring viser, at de udgifter, der benyttes på løbende vedligehold og en gennemtænkt prioritering af vedligeholdelsesbudgettet over tid, gør det væsentligt billigere for foreningen end pludselig at måtte kaste sig ud i et akut og ofte uforholdsmæssigt dyrt ”brandslukningsprojekt”.

Hertil kommer, at der ved at lægge vedligehold og eventuelle renoveringsarbejder ind i en gennemtænkt plan og prioritering samtidig er mulighed for at udføre arbejderne på de rigtige tidspunkter af året og planlægge tingene ud fra en helhedsbetragtning.

Endelig er det værd at notere sig, at ejendommen i sidste ende er grundlaget for en ejer- eller andelsboligforenings formue og solvens. En dårligt vedligeholdt ejendom er i længden dyrere i vedligehold og har også direkte betydning for ejendommens værdi.

Vedligeholdelsesplanen hjælper jer med at prioritere

En vedligeholdelsesplan sætter fokus på de næste 5-10 års renoverings- og vedligeholdsarbejder i ejendommen, og derfor bør den som minimum ajourføres hvert femte år. Faktisk anbefaler vi varmt, at I sørger for at ajourføre den årligt. Det skyldes, at tingene hurtigt kan ændre sig, og samtidig kan nogle områder pludselig virke mere presserende end andre – for eksempel i form af nødvendigheden for at skærpe fokus på fugtsikring af kældre og tage, hvis sommeren har budt på store vandmængder eller skærpe fokus på energioptimering på grund af stigende energipriser.

Digitalt overblik gør det nemmere

En tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan giver altså foreningens beboere og bestyrelse overblik over ejendommens sande tilstand, og hvad der skal budgetteres med af vedligehold i de næste 5-10 år.

Hos os udarbejder vi alle vores tilstandsrapporter og vedligeholdelsesplaner digitalt på platformen ejendom.com. Den sikrer jer et altid opdateret og intuitivt overblik, og at I hurtigt kan skabe et overblik over netop økonomi, kommende renoveringsprojekter og meget mere.

“En dårligt vedligeholdt ejendom er i længden dyrere i vedligehold”

Realistisk økonomi og handlingsplan

Når I sammen med jeres rådgiver først har fået overblik over ejendommens tilstand, kommer rådgiver med anbefalinger til, hvilke renoveringsprojekter, der skal prioriteres nu, og hvilke der kan vente nogle år endnu. Derefter får I et realistisk økonomisk overblik over, hvad projektet vil koste, når det skal sendes i licitation. Her lægger rådgiver så at sige ”hovedet på blokken,” fordi I her får en ide om, hvad projektet kommer til at koste.

På de projekter, vi er rådgiver på, udarbejder vi typisk en konkret handlingsplan, der på en ”pædagogisk” måde beskriver og visualiserer præcis hvilke faser, I skal igennem, når I sætter renoveringen i gang samt den konkrete økonomi, der er forbundet hermed. Dermed har I en fuldstændig klar og transparent køreplan for hele renoveringsperioden fra start til slut.

Beboermøde først, derefter generalforsamling

Derefter er processen typisk den, at bestyrelsen indkalder til beboermøde, hvor I taler de mulige scenarier igennem for, hvilke renoveringsprojekter I har fået anbefalet, indeholdende overblik over budget og proces. På beboermødet vender I, hvad I synes skal indstilles til selve generalforsamlingen.

Derefter er I klar med hele det gode beslutningsgrundlag, I skal bruge til selve generalforsamlingen, hvor I som samlet forening stemmer de renoveringsprojekter igennem, I har aftalt på beboermødet.

Hos os foregår det sådan, at når et renoveringsprojekt er blevet stemt igennem til generalforsamlingen, hjælper vi foreningen med at søge eventuel byfornyelsesstøtte. For at opnå støtte skal der nemlig foreligge en formel beslutning fra foreningens generalforsamling. Der findes forskellige puljer at søge, alt efter hvad projektet omhandler: Det kan være støjpuljen, byfornyelse, energitjekket med videre.

Som foreningens rådgiver sørger vi også for at sende projektet i licitation og hjælper med at finde ud af, hvilke entreprenører og håndværkere, der skal udføre jeres projekt. Vi er som rådgivere med på sidelinjen hele vejen igennem og er jeres ”mand i marken”, der sikrer at projektet gennemføres til aftalt tid og pris.

Artiklen er skrevet af Claes Bohn-Willeberg, Bygherrerådgiver, Bang & Beenfeldt.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

Hvad har noget så knastørt som ”rettidig omhu” at gøre med solidaritet og fællesskab i boligforeningen? Umiddelbart er sammenhængen svær at få øje på, men det har faktisk en hel del at sige, når man deler ejendom og ansvar med sine naboer.

“Engang oplevede jeg at komme ud til en ejendom, hvor bestyrelsesformanden i boligforeningen var i færd med at få stemt en tagterrasse igennem. Sjovt nok boede vedkommende selv på øverste etage, og man kunne ikke undgå at tænke på, om dem fra stueetagen nogensinde ville få glæde af en tagterrasse. Måske ville de alle sammen have mere gavn af et nyt gårdrum eller af altaner?”

Sådan siger Jeppe Blohm Nielsen, administrerende direktør i Bang & Beenfeldt - rådgivende ingeniører, når talen falder på fællesskabet i boligforeningen. Med eksemplet fortæller han, hvordan mange af de valg, man skal træffe i foreningen, i høj grad har indflydelse på det sociale liv i boligforeningen:

“Man har en oplagt mulighed for at tænke på fællesskabet og et godt naboskab, når man skal tage beslutninger for den fælles ejendom,” siger Jeppe, og fortsætter:

“De gode og kloge valg bliver taget på et godt beslutningsgrundlag, hvor man tager højde for, at alle får gavn af de forbedringer, man beslutter sig for at gennemføre. Det får man med en vedligeholdelsesplan, for her får bestyrelsen overblik over foreningens fællesøkonomi og udgifter i fremtiden. Den rettidighed og omtanke giver sunde og bæredygtige foreninger, hvor beboerne har mulighed for at bo i mange år.”

Socialt bæredygtige beslutninger

Den erfarne rådgiver ved, at der indimellem er foreninger, som ikke har ret mange midler at renovere for eller foreninger, hvor der er stor forskel på boligernes størrelse og på, hvor dyrt de respektive beboere sidder i det.

“Mange kan mærke inflationen på privatøkonomien for tiden. Det er vigtigt, at man som forening træffer socialt bæredygtige beslutninger, der sikrer, at din nabo ikke ender med at skulle flytte fra hus og hjem, fordi man i bestyrelsen har disponeret på en måde, der pludselig gør det meget dyrt at bo i ejendommen,” siger Jeppe.

En sund og attraktiv forening
Det gør man ved at prioritere udgifterne i forskellige tempi og planlægge langsigtet. Og netop her kommer vedligeholdelsesplanen ind i billedet, for den hjælper med at skabe overblik og mulighed for rettidig omhu, så en lille skade på ejendommen ikke vokser sig stor og dyr. Typisk giver en vedligeholdelsesplan også mulighed for at arbejde med forskellige scenarier for fremtidig vedligeholdelse. Scenarier, som kan tilpasses beboernes økonomiske formåen, og dermed sikre, at bygningen renoveres i et tempo, som alle kan være med i.

“Det siger næsten sig selv, at en forening med fokus på den sociale bæredygtighed og plads til forskellighed, er en sund og attraktiv forening, som er dejlig at bo i,” slår Jeppe fast.

“En forening med fokus på den sociale bæredygtighed og plads til forskellighed er en sund og attraktiv forening.”

Vedligehold og renovering med blik for helheden

Som forening gør man klogt i at trække på den viden og erfaring en byggeteknisk rådgiver har.

“Vi kan som rådgivere se ejendommen udefra og rådgive ud fra en mere holistisk tilgang, der gavner så mange som muligt i ejendommen. Det kan f.eks. være, det giver mening også at isolere i etagedæk mod kælder og loft, når foreningen alligevel har besluttet at gennemføre en gavlisolering,” forklarer Jeppe. Rettidig omhu og en vedligeholdelsesplan understøtter de gode, langtidsholdbare løsnininger, der bidrager til den økonomiske bæredygtighed i foreningen.

Artiklen er skrevet af Maja Grønby, Kommunikations- og marketingleder, Bang & Beenfeldt

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Bliv klar til generalforsamlingen