Bestyrelsesarbejde

Konflikthåndtering gennem effektiv kommunikation

Som administrator og advokat for både store og små andels- og ejerforeninger samt haveforeninger og gårdlaug, ser vi mange forskellige sammensætninger. Afgørende, og ens for alle er, at man bor side om side og i fællesskab har en juridisk forening. Dette tætte samvær kan give anledning til udfordringer, da der ofte opstår små konflikter og uenigheder.

Der er utallige problemstillinger og små konflikter rundt om i de boligforeninger, der findes i Danmark. I ældre bygninger kan der ofte være særlig lydt mellem lejlighederne eller måske ’klikker’ betongulvet i de nyere byggerier. Kunsten er at få dem håndteret og løst på en ordentlig og god måde, hvilket kan være rigtig svært, men når det lykkes, så kommer det ofte tifoldigt igen. 


Frygt for konflikten

Noget af det sværeste ved konflikter er, at mange mennesker slet ikke har det godt med dem og foretrækker at undgå dem. Folk er måske trætte af en given situation, men utrygge ved at skulle konfrontere ’modparten’, som ofte er en nabo eller en anden, som man bor tæt på.  

Denne frygt kan føre til søvnløse nætter og spekulationer om konsekvenserne ved at konfrontere en anden person med sine tanker og følelser. Det er derfor ikke uden grund at mange bestyrelser også ser dette som et emne, hvor man helst ønsker, at man ikke er til stede og kan gemme sig væk. 

“Noget af det sværeste ved konflikter er, at mange mennesker slet ikke har det godt med dem og foretrækker at undgå dem.
”

Vigtigheden af reel kontakt og kommunikation

Men dette er selvfølgelig ikke en gangbar vej - hverken for bestyrelsen eller de implicerede parter. Midlet til at komme rundt om alt dette er kontakt. Kontakt kan defineres på forskellige måder, men det handler om mere end blot at eksistere side om side. Den reelle kontakt forudsætter, at man også er mentalt nærværende. Det indebærer, at man kan fornemme stemninger, se hinanden, lytte til hinanden og derigennem komme nærmere hinandens synspunkter.

Men en konflikt, der er eskaleret og måske har stået på igennem flere år, løses ikke bare ved at skabe 'reel kontakt’ mellem de implicerede parter – der skal mere til. Her bliver det vigtigt at tage fat i nogle af de fagfolk, der er dygtige til at håndtere konfliktsituationer, da det indledende arbejde ofte er det, der skaber det gode resultat. Det er derfor vigtigt at få skabt en accept hos begge parter til, at kontakt kan blive en mulighed for at løse konflikten.


Få sat de rette rammer

En afgørende faktor er at etablere rammerne for den nødvendige kommunikation. Dette indebærer at gøre parterne bevidste om, at deres ord bliver fortolket af den anden part. Hvordan fortolkes det, den ene part siger i konflikten? Er parterne tilbøjelige til at opfatte hinandens ord som 'optrappende' eller 'afspændende'? Det lyder simpelt at benytte en afspændt kommunikationsstil, hvor man taler for sig selv og tager ansvar uden at anklage den anden, men det kan være udfordrende.

Involvering af en tredjepart

I fastlåste konflikter kan en tredjepart fungere som en mægler i konflikten og hjælpe begge parter til at 'åbne konflikten' og dermed anerkende dens eksistens. Det bryder den første barriere og forbereder parterne på at tage fat på problemet, søge en løsning, og forsøge at forblive på deres egne banehalvdele. Dog sker det ofte, at parterne flygter fra dialogen eller angriber hinanden. Hvis et møde bevæger sig i denne retning, er det vigtigt at få fokus tilbage på dialog og åbenhed. 

“Det er almindeligt, at der opstår konflikter, hvor mennesker kommer i berøring med hinanden.”


At komme ud af en konflikt eller forhindre, at den eskalerer, kræver ofte mange mentale kræfter, og dette gælder typisk for begge parter i konflikten. Da vi mennesker ofte er tilbageholdende med at gå ind i en konflikt, anbefaler vi drøfte sådanne sager med sin administrator. Alternativt kan man søge professionel hjælp fra konfliktmæglere, hvilket ofte resulterer i hurtigere og mere effektive løsninger. 

Det er almindeligt, at der opstår konflikter, hvor mennesker kommer i berøring med hinanden. Men det er også helt almindeligt, at mange konflikter kan blive løst med reel kontakt og effektiv kommunikation. 

Artiklen er skrevet af Andreas Elleby, advokatfuldmægtig, Hupfeld Ejendomsadministration

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2024.

Ønsker I at udvikle jeres kompetencer indenfor konflikthåndtering og styrke samarbejdet i bestyrelsen?

Så er i inviteret til vores næste CaféAften tirsdag den 23. april 2024, hvor vi vil udforske vigtigheden af effektiv konfliktløsning og styrkelse af samarbejdet i bestyrelsen.

At drive en boligforening er en kompleks opgave, og bestyrelsen spiller en afgørende rolle i at sikre, at fællesskabet fungerer optimalt. Konflikter kan opstå, når mennesker bor tæt sammen, men med de rette værktøjer og et stærkt samarbejde kan bestyrelsen være med til at forebygge og løse disse udfordringer.

Om CaféAften

CaféAften er en del af vores initiativ til at styrke bestyrelsesarbejdet i boligforeninger. Med disse arrangementer ønsker vi at tilbyde en genvej til en stærkere bestyrelse ved at fokusere på relevante emner og give deltagerne mulighed for at lære og netværke sammen med ligesindede fra andre boligforeninger.

Hvad kan I forvente?

På den kommende CaféAften vil vi dykke ned i den afgørende betydning af konfliktløsning og samarbejde i bestyrelsen. Ved hjælp af værdifulde indsigter og praktiske værktøjer vil advokat Marie Louise Pind fra Pind & Partnere holde et oplæg og gøre jer klogere på, hvordan I kan håndtere konflikter effektivt. Det bliver en eftermiddag fyldt med læring og praktisk anvendelige strategier, som vil styrke jeres bestyrelsesarbejde.

Tilmelding

CaféAftenen afholdes tirsdag d. 23. april kl. 17:00 til 18:30

Hos Arbejdernes Landsbank (AL2), Nørre Voldgade 17, 1358 København K.

Det er gratis at deltage for boligforeninger.

I kan allerede tilmelde jer nu og læse mere arrangementet her.

Vi glæder os til at byde jer velkommen til vores CaféAften, hvor bestyrelsesarbejdet er i fokus!

Bliv klar til generalforsamlingen

Når I mødes til den årlige generalforsamling i foreningen, er der mange ting, I skal have styr på og nå at tale om. Derfor er det en god ide at være velforberedt og have den nødvendige viden på plads, så I kan træffe de rette og mest effektive beslutninger i fællesskab.

Som andelshaver i en andelsboligforening er den årlige generalforsamling muligheden for at få indflydelse på det sted, hvor du bor. Det er på det møde, I som beboere i fællesskab stemmer ja eller nej til for eksempel foreningens regnskab, små og store renoveringsprojekter og valg af bestyrelsesmedlemmer. Generalforsamlingen er også din mulighed for at mødes med dine naboer, hvor I kan udveksle synspunkter, så I som beboere i fællesskab får taget de rigtige beslutninger for netop jeres forening. 

Det er typisk på generalforsamlingerne, I i fællesskab skal beslutte, hvilke renoveringsprojekter, I som forening vil igangsætte. Gennem de seneste 10-15 år har jeg som byggeteknisk rådgiver deltaget på et hav af generalforsamlinger i Københavns andels- og ejerboligforeninger. Når jeg er inviteret med til mødet, er det fordi jeg som foreningens rådgiver kommer med anbefalinger til vedligehold og drift af den fælles ejendom. Min erfaring er, at jo bedre beslutningsgrundlag I har, og jo bedre I har forberedt jer – jo bedre beslutninger bliver der også truffet på generalforsamlingen.

Inddrag jeres rådgiver tidligt

Typisk tager vores dialog sin start flere måneder i forvejen, hvor I som forening og bestyrelse har kontaktet jeres rådgiver eller administrator med henblik på at kaste et kærligt blik på jeres ejendom sammenholdt med foreningens økonomi. Det er meget vigtigt, at I som forening inddrager administrator og rådgiver på et meget tidligt tidspunkt, så I er klar med den nødvendige viden og overblik inden selve generalforsamlingen.

Har I en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan?

Det allerførste, vi gør som byggeteknisk rådgiver, er at kigge på ejendommens energimærke, hvori man kan finde mange brugbare oplysninger om ejendommens tilstand. Dertil tjekker vi op på jeres tilstandsrapport, vedligeholdelsesplan eller handlingsplan, hvis I allerede har fået udarbejdet den slags dokumenter for jeres ejendom. Hvis ikke, så er det der, vi begynder: At udarbejde en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan – det er de vigtigste grunddokumenter for jeres ejendom. 

 

Helt overordnet er en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan absolutte nødvendigheder for, at I som forening kan planlægge vedligehold og renoveringsprojekter og lægge et realistisk budget, som tager højde for ejendommens eventuelle skavanker, så der ikke pludseligt opstår store uforudsete udgifter. Det er med andre ord det vigtigste beslutningsgrundlag at have for jeres videre proces.

“Det er typisk på generalforsamlingerne, I i fællesskab skal beslutte, hvilke renoveringsprojekter, I som forening vil igangsætte
”

Vedligehold er vigtig for foreningens økonomi

Ligesom det er vigtigt at overholde serviceintervallerne på bilen, er det vigtig at servicere og vedligeholde ejendommen. En dårligt vedligeholdt ejendom kan resultere i, at nogle små problemer enten vokser sig meget store over tid, eller måske endnu værre – uden varsel – påfører foreningen en kæmpestor udgift. Det kan f.eks.  være stormskader på et dårligt vedligeholdt tag, fugt i konstruktioner eller oversvømmelser i kælderen. 

Al erfaring viser, at de udgifter, der benyttes på løbende vedligehold og en gennemtænkt prioritering af vedligeholdelsesbudgettet over tid, gør det væsentligt billigere for foreningen end pludselig at måtte kaste sig ud i et akut og ofte uforholdsmæssigt dyrt ”brandslukningsprojekt”. 

Hertil kommer, at der ved at lægge vedligehold og eventuelle renoveringsarbejder ind i en gennemtænkt plan og prioritering samtidig er mulighed for at udføre arbejderne på de rigtige tidspunkter af året og planlægge tingene ud fra en helhedsbetragtning. 

Endelig er det værd at notere sig, at ejendommen i sidste ende er grundlaget for en ejer- eller andelsboligforenings formue og solvens. En dårligt vedligeholdt ejendom er i længden dyrere i vedligehold og har også direkte betydning for ejendommens værdi.

Vedligeholdelsesplanen hjælper jer med at prioritere

En vedligeholdelsesplan sætter fokus på de næste 5-10 års renoverings- og vedligeholdsarbejder i ejendommen, og derfor bør den som minimum ajourføres hvert femte år. Faktisk anbefaler vi varmt, at I sørger for at ajourføre den årligt. Det skyldes, at tingene hurtigt kan ændre sig, og samtidig kan nogle områder pludselig virke mere presserende end andre – for eksempel i form af nødvendigheden for at skærpe fokus på fugtsikring af kældre og tage, hvis sommeren har budt på store vandmængder eller skærpe fokus på energioptimering på grund af stigende energipriser.

Digitalt overblik gør det nemmere

En tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan giver altså foreningens beboere og bestyrelse overblik over ejendommens sande tilstand, og hvad der skal budgetteres med af vedligehold i de næste 5-10 år.

Hos os udarbejder vi alle vores tilstandsrapporter og vedligeholdelsesplaner digitalt på platformen ejendom.com. Den sikrer jer et altid opdateret og intuitivt overblik, og at I hurtigt kan skabe et overblik over netop økonomi, kommende renoveringsprojekter og meget mere.

“En dårligt vedligeholdt ejendom er i længden dyrere i vedligehold”

Realistisk økonomi og handlingsplan

Når I sammen med jeres rådgiver først har fået overblik over ejendommens tilstand, kommer rådgiver med anbefalinger til, hvilke renoveringsprojekter, der skal prioriteres nu, og hvilke der kan vente nogle år endnu. Derefter får I et realistisk økonomisk overblik over, hvad projektet vil koste, når det skal sendes i licitation. Her lægger rådgiver så at sige ”hovedet på blokken,” fordi I her får en ide om, hvad projektet kommer til at koste. 

På de projekter, vi er rådgiver på, udarbejder vi typisk en konkret handlingsplan, der på en ”pædagogisk” måde beskriver og visualiserer præcis hvilke faser, I skal igennem, når I sætter renoveringen i gang samt den konkrete økonomi, der er forbundet hermed. Dermed har I en fuldstændig klar og transparent køreplan for hele renoveringsperioden fra start til slut.

Beboermøde først, derefter generalforsamling

Derefter er processen typisk den, at bestyrelsen indkalder til beboermøde, hvor I taler de mulige scenarier igennem for, hvilke renoveringsprojekter I har fået anbefalet, indeholdende overblik over budget og proces. På beboermødet vender I, hvad I synes skal indstilles til selve generalforsamlingen.

Derefter er I klar med hele det gode beslutningsgrundlag, I skal bruge til selve generalforsamlingen, hvor I som samlet forening stemmer de renoveringsprojekter igennem, I har aftalt på beboermødet. 

Hos os foregår det sådan, at når et renoveringsprojekt er blevet stemt igennem til generalforsamlingen, hjælper vi foreningen med at søge eventuel byfornyelsesstøtte. For at opnå støtte skal der nemlig foreligge en formel beslutning fra foreningens generalforsamling. Der findes forskellige puljer at søge, alt efter hvad projektet omhandler: Det kan være støjpuljen, byfornyelse, energitjekket med videre. 

Som foreningens rådgiver sørger vi også for at sende projektet i licitation og hjælper med at finde ud af, hvilke entreprenører og håndværkere, der skal udføre jeres projekt. Vi er som rådgivere med på sidelinjen hele vejen igennem og er jeres ”mand i marken”, der sikrer at projektet gennemføres til aftalt tid og pris.


Artiklen er skrevet af Claes Bohn-Willeberg, Bygherrerådgiver, Bang & Beenfeldt.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

En tradition for at kere sig om fællesskabet

Anne Glad, der er kendt som livsstilsekspert i DR-programmet ‘Kender du typen?’, har personlig erfaring med dilemmaer knyttet til bestyrelsesarbejdet i en boligforening. Den glæder hun sig til at trække på, når hun som konferencier Til Boligforeningernes Dag vil hjælpe publikum godt igennem dagens program.

“Jeg har virkelig stor respekt for bestyrelsesmedlemmerne!” Sådan siger Anne Glad, der til Boligforeningernes Dag for anden gang varetager rollen som konferencier på Hovedscenen. Hun har erfaring i rollen som bestyrelsesmedlem i en boligforening og er derfor klar over, hvilket vigtigt og ofte krævende stykke arbejde, medlemmerne påtager sig. 

Den ivrige hånd er en dansk ting

Anne Glad er konferencier på Hovedscenen til Boligforeningernes Dag

“Jeg er jo selv sådan en, der altid rækker hånden op i forældrebestyrelser, og som gerne vil tage min del af tørnen for fællesskabet,” fortæller hun om sig selv, og med et smil på læben fortsætter hun: “Af samme grund kender jeg også til det der øjeblik, hvor man tænker, hvad var det lige, der skete? Hvorfor sidder jeg endnu en gang med min hånd i vejret?”

Bestyrelsesmedlemmers deltagelse i bestyrelsesarbejdet bunder ofte i et ønske om og behov for at deltage i fællesskabet. Som livsstilsekspert med erfaring fra bl.a. TV-programmet ‘Kender du typen?’ på DR kommer dette behov ikke bag på Anne Glad:  “Det her med at have behov for at deltage er en meget fin ting - og egentlig også en meget dansk ting. Vi er jo opdraget til at dele og at kere os om fællesskabet. På den måde er det en smuk og vigtig brik i vores måde at bo sammen på,” fortæller hun. 

At forene modstridende holdninger

Anne Glads beundring af bestyrelsesmedlemmernes arbejde opstod, da hun selv stiftede bekendtskab med jobbet. Hendes behov for at engagere sig og tendens til en hånd i vejret til generalforsamlingerne i den ejerboligforening, hun tidligere boede i, førte nemlig til, at hun pludselig befandt sig midt i bestyrelsen. 

“Bestyrelsen foreslog, at jeg skulle være med, og det følte jeg ikke, jeg kunne sige nej til. Min lejlighed skulle samtidig gennemgå en større renovering, og derfor synes jeg, det var meget fint at være tæt på bestyrelsen og beslutningerne.” 

Men der gik ikke længe, før Anne Glad forstod, hvor omfattende et arbejde hun havde meldt sig ind i. 

“Det var en fredet ejendom i det indre København fra 1700-tallet. Vores bestyrelse bestod både af én med stærke holdninger til arkitektoniske forhold, nogle med forstand på finans, som udelukkende havde fokus på foreningens økonomiske udvikling og så dem, der mest af alt ville fællesskabet. Det føltes som en knivsæg at vandre på, når vi skulle få de meget forskellige interesser til at mødes.”

“Der er så meget følelsesmæssigt gods knyttet til det sted, man bor.”



Når arbejdet og hjemmet smelter sammen

For Anne Glad skiller bestyrelsesarbejdet i en boligforening sig væsentligt ud fra andre typer bestyrelsesarbejde. Det gør det ved, at bestyrelsesarbejdet i en boligforening centrerer sig om ens eget hjem.

“Det kan selvfølgelig også være svært at sidde i bestyrelsen i den lokale fodboldklub. Men når man går fra bestyrelsesmødet og lukker døren til klubhuset, så er man videre og kan gå hjem til sig selv. Det kan man ikke på samme måde, hvis bestyrelsesarbejdet foregår i samme kulisser, som udgør ens hjem,” fortæller Anne Glad, der i sin periode i bestyrelsen i ejerforeningen erfarede, hvor vigtigt det er, at bestyrelsesarbejdet er så konfliktfrit som overhovedet muligt. 

“Det værste i verden er jo at have en konflikt med dem, man deler vægge og lofter med. Det skal man for alt i verden undgå. Der er så meget følelsesmæssigt gods knyttet til det sted, man bor,” fortæller hun.  

Er du ikke allerede tilmeldt Boligforeningernes Dag?


En gylden mulighed

Bestyrelsesarbejdet i en boligforening er komplekst, og bestyrelsesmedlemmerne påtager sig et stort ansvar både på egne og andres vegne. Netop derfor håber Anne Glad, at der er mange bestyrelsesmedlemmer og engagerede beboere, som kan se fordelene ved at deltage til Boligforeningernes Dag. 

“Boligforeningernes Dag er et fantastisk tiltag. Dem, som sidder i bestyrelsen i boligforeninger, og som tager sig tiden til det, har ikke mere tid end alle mulige andre. Deres døgn udgøres også af 24 timer, men alligevel har de valgt at prioritere det. Så det, at man kan komme og shoppe rundt i lige præcis de problematikker og løsningsmuligheder, der er væsentlige for ens arbejde, det er jo en gave,” fortæller hun. 


Fremtidens boligforening

Som livsstilsekspert holder Anne Glad sig hele tiden opdateret i trends, tendenser og faktorer, der påvirker samfundet og måden, vi lever på. Med dette års tema ’fremtidens boligforening’ sætter messen netop fokus på nogle af de tendenser, der peger ud i fremtiden. Her er bæredygtighed en af de faktorer, der i stigende grad påvirker de valg, vi træffer. Dette gør sig også gældende ude blandt boligforeningerne.

“Det er både den bæredygtighed, der handler om, at vi får etableret en fælles ladestander og sat solceller op på taget – og så den mere sociale bæredygtighed: At vi begynder at ruste os til en fremtid med endnu flere singler, mindre velfærd og et voksende behov for, at vi blander os i hinandens liv. Halvdelen af de 55-årige forventer ikke at få hjælp fra det offentlige, når de bliver gamle. Ensomhed er et stigende problem blandt både unge og gamle, og måske kan boligforeningen være en af de rammer, som faciliterer nye fællesskaber omkring mad, kultur eller motion. For jo bedre vores sociale relationer er, jo mere sandsynligt er det, at vi rækker ud efter hinanden”, fortæller Anne Glad. 

Anne Glad påpeger, at også biodiversitet står højt på dagsordenen for de kommende år og fortæller: “Jeg forestiller mig, at boligforeningerne prøver at bidrage på alle måder, for selvom det er omlægning af landbrug til vild natur, der for alvor batter, så har mennesker brug for at føle, at vi handler. Uanset hvor små de handlinger end er.”

“Publikum skal involveres. De skal have mulighed for at stille de spørgsmål, der brænder på.”


Deltagerne i fokus

Med stor succes i rollen som konferencier på sidste års messe ser Anne Glad atter frem til at sørge for, at publikum ved Hovedscenen får en god dag fyldt med en masse inspiration. For at dét kan lade sig gøre, er der specielt én ting, Anne Glad vil have fokus på. Hun ser det nemlig som afgørende for forløbet på Hovedscenen, at publikum oplever oplæggene som relevante og interessante for deres situation, og at de får viden og inspiration med fra dem. For at det kan lade sig gøre, kræver det inddragelse af publikum.

“Publikum skal involveres. De skal have mulighed for at stille de spørgsmål, der brænder på, men de skal også inddrages i selve oplægget, så temaet kan drejes derhen, hvor det er relevant for flest muligt,” fortæller hun. 

Netop dette ser Anne Glad frem til at sørge for på Hovedscenen til Boligforeningernes Dag. 

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforenings Messeudgave.

Administrators hjælp før og under en generalforsamling

Årets ordinære generalforsamling er ofte højdepunktet for en frivillig forening. Det er uanset, om man er boligforening, haveforening eller grundejerforening eller en helt anden type forening.

Ved årets ordinære generalforsamling får man gennemgået det år, der er gået, og man får sammen kigget frem mod et nyt år og måske endnu længere ud i fremtiden. Her har bestyrelsen til opgave at aflægge beretning for det år, der er gået. Bestyrelsen har desuden til opgave at fremlægge et retvisende årsregnskab for det forgangne år samt et realistisk budget for det nye år. Det er også på generalforsamlingen, at der skal vælges nye bestyrelsesmedlemmer, og derudover vil der typisk være forslag, som skal drøftes og sættes til afstemning. 

Mange foreninger gør i dagligdagen brug af en ejendomsadministrator. En professionel aktør, som kender til det årshjul, en boligforening skal igennem. Som administrator er det afgørende at være på forkant, således at det er muligt at bistå og hjælpe foreningen og særligt bestyrelsen bedst muligt. 

Før generalforsamlingen

Mange foreninger har enten årsafslutning med et kalenderår eller halvvejs igennem et kalenderår. Andre har på andre skæve datoer i løbet af et år. Her tages der udgangspunkt i årsafslutning med et kalenderår. 

For administrator er det vigtigt at sikre, at processen bliver styret med fast og kyndig hånd. Da der ofte er rigtig travlt i de første måneder efter et nyt år, er det afgørende, at den plan, man lægger, kan følges, og derfor begynder planlægningen ofte allerede i november og december måned. 

Hvad skal gøres hvornår?

Mange foreninger har i sine vedtægter stående, at de skal gennemføre den ordinære generalforsamling inden udløbet af 4. eller 5. måned efter afslutningen af årsregnskabet. Forud for den ordinære generalforsamling skal der sendes indkaldelse ud til beboerne. Denne indkaldelse skal som regel være modtaget senest 14 dage før den ordinære generalforsamling. Men forud for at materialet til generalforsamlingerne kan sendes ud, skal årsregnskabet være gennemgået med bestyrelsen, og budgettet skal være drøftet. 

“Som administrator er det afgørende at være på forkant, således at det er muligt at bistå og hjælpe foreningen og særligt bestyrelsen bedst muligt. ”

Derfor er det vigtigt, at man som administrator har en plan klar for, hvornår generalfor-samlingerne skal afholdes, således at man kan tælle bagud og få det hele planlagt ordentligt, for at sikre at man også har den fornødne tid til at gennemgå materialet med bestyrelserne. Ofte afholder administratoren et budget- eller regnskabsmøde med besty-relsen, og eventuelt revisoren, ca 3-4 uger før datoen for den ordinære generalforsamling. 

Administrators rolle

Administratoren kender til rutinerne og skal sørge for at hjælpe bestyrelserne til at huske det hele. Dette indebærer at sikre, at forslag er stillet på en måde, således at de kan komme til afstemning, herunder sikre at et forslag også indeholder en eventuel påvirkning af de økonomiske forhold for beboerne. 

En dygtig administrator har allerede forud for et regnskabsmøde været i tæt dialog med bestyrelsen og foreningens tekniske rådgivere for at undersøge, om der er større vedligeholdelsesopgaver, som er nødvendige at få indarbejdet i dagsorden, herunder om der skal undersøges omlægning af foreningens lån eller om nye lån eventuelt skal stilles i forslag til finansiering af et projekt. 

Under generalforsamlingen

Når alt forarbejdet er klaret og dagsorden med årsregnskab, forslag og bilag er sendt ud til beboerne, kan man se frem til selve dagen, hvor den ordinære generalforsamling skal finde sted. I mange foreninger er generalforsamlingen årets højdepunkt, hvor der måske serveres smørrebrød eller kaffe og kage. Det er altid godt at gøre lidt ud af denne dag, for det handler om de boliger, hvor vi bor og lever vores hverdag. Det er derfor væsentlige beslutninger, der træffes her.

Administrators rolle

Administrators opgave ved selve generalforsamlingen kan være mange. I mange foreninger er det administrator, der sørger for, at generalforsamlingen forløber, som den skal. Administrator bliver ofte valgt til at være dirigent og ofte også til at være referent. Det er dirigentens opgave at sikre, at generalforsamlingen er lovlig indkaldt, og at den er beslutningsdygtig eller om generalforsamlingen ikke kan gennemføres. 

Mange administratorer kender foreningens økonomi rigtig godt, og det er derfor ofte dem, eller måske en revisor, der gennemgår årsregnskabet og sikrer at beboerne har forstået indholdet. Dirigenten sørger for, at det hele kommer til afstemning. 

“Men indimellem er der mange, der ønsker at være en del af bestyrelsen, og så skal man sikre, at dette bliver behandlet på en ordentlig og fair måde. ”

En retfærdig generalforsamling

Valget til bestyrelsen er også en vigtig opgave, at få styret godt igennem. Det er ofte "Tordenskjolds soldater", der igen stiller op, og så er det bare et punkt, som skal overstås. Men indimellem er der mange, der ønsker at være en del af bestyrelsen, og så skal man sikre, at dette bliver behandlet på en ordentlig og fair måde. 

Det gælder generelt under hele generalforsamlingen. Administrator skal sørge for, at alle kan blive hørt og inddraget i generalforsamlingen, men samtidig sidder man også med muligheden for at bede et medlem forlade en generalforsamling, hvis vedkommende ikke vil rette sig efter ordstyreren. 

En god og vellykket ordinær generalforsamling begynder altså ved, at foreningens daglige administrator er på forkant og har arrangeret datoerne i god tid. Dette indebærer blandt andet rettidig indkaldelse og afvikling møder med bestyrelsen op til generalforsamlingen. Derudover skal administrator styre punkterne på dagsordenen på ordentlig vis, således at hovedparten af medlemmerne kan gå hjem efter generalforsamlingen med en god følelse i maven om, at det hele forløb, som det skulle.

Artiklen er skrevet af Andreas Elleby, Advokatfuldmægtig hos Hupfeld Ejendomsadministration A/S

Den fulde artikel og andre kan læses i Magasinet Min Boligforening

Forbered jer til generalforsamlingen på Boligforeningernes Dag

Foråret er højsæson for generalforsamlinger i mange boligforeninger.

Til Boligforeningernes Dag kan I som bestyrelse blive klar til årets generalforsamling på en dag fyldt med viden, inspiration og netværk.

Til Boligforeningernes Dag er der rig mulighed for at møde kvalificerede rådgivere, leverandører og serviceudbydere, der besidder stor faglig ekspertise og erfaring.


Mød rådgivere fra mere end 40 forskellige brancher

Måske har I brug for at udarbejde projektforslag til den kommende generalforsamling og mangler rådgivning? Uanset om det drejer sig om skybrudssikring, energioptimering eller opgradering af fællesvaskeriet, kan I finde den nødvendige viden og ekspertise på Boligforeningernes Dag. Her kan I nemlig møde mere end 100 forskellige udstillere, der repræsenterer over 40 brancher, som alle er vant til at arbejde med boligforeninger.

Netværk med andre boligforeninger

Netværksloungen kan I hele dagen igennem få en snak med andre bestyrelsesmedlemmer.

Der vil også være rig mulighed for at netværke og udveksle erfaringer med andre boligforeninger, der muligvis har stået i samme situation som jer. Det kan være, at de netop har færdiggjort et lignende projekt, som dét I nu står overfor og kan dele værdifuld viden om processen. I kan blandt andet møde andre boligforeninger i messens Netværkslounge, hvor der vil blive afholdt fire netværkssessioner med udgangspunkt i forskellige emner af stor relevans for boligforeninger.


Nye idéer og inspiration

På messens to scener vil der være spændende oplæg hele dagen, som kan inspirere jer til kommende projekter, sætte skub i nye idéer og bidrage med fornyet energi til bestyrelsesarbejdet. 

Boligforeningernes Dag er ikke blot en messe, men en unik mulighed for at samle viden, inspiration og netværk, der kan styrke jeres forberedelser til årets generalforsamling og gøre bestyrelsesarbejdet lettere.

Gør det nemmere at være bestyrelsesmedlem i boligforeningen

Som bestyrelsesmedlem i en boligforening har man et afgørende ansvar. Man er med til at forme fællesskabet, sikre ejendommens vedligeholdelse, overholde lovgivningen og meget mere.

Det er en kompleks opgave for både nye som erfarne bestyrelsesmedlemmer, men der er heldigvis hjælp at hente.

For at bestyrelsen kan udføre deres arbejde bedst muligt, er det nødvendigt at alliere sig med kompetente rådgivere og leverandører. Bestyrelsen hverken kan eller skal være eksperter indenfor det hele. Til Boligforeningernes Dag 2024 har vi derfor samlet en bred skare af brancher, der er relevante for arbejdet i en boligforening.

Anne Glad er konferencier på messens Hovedscene og vil tage de besøgende igennem en spændende dag fyldt med viden, inspiration og netværk.  


Fremtidens boligforening

Fremtiden byder på mange muligheder for boligforeninger. Innovation, bæredygtighed, teknologi, fællesskab og livskvalitet er nøgleord i denne nye æra. Som bestyrelsesmedlem står man med en del af ansvaret for at navigere i denne komplekse verden, men I behøver ikke gøre det alene.

Ved at samle alt viden og inspiration under ét tag er det simpelt og effektivt for en ellers travl bestyrelse at få råd og vejledning fra netop de rådgivere og leverandører, der er relevante. Samtidig kan I høre oplæg på de to scener, der kan inspirere jer til kommende projekter og tiltag i fremtiden.

“Ved at samle alt viden og inspiration under ét tag er det simpelt og effektivt for en ellers travl bestyrelse at få råd og vejledning.”


Del din erfaring, og netværk med andre bestyrelsesmedlemmer

Der er ingen tvivl om, at vi ved at dele vores erfaringer med hinanden, kan blive bedre klædt på, når det kommer til opgaverne i en boligforening. Måske har I netop fået altaner i jeres forening og kan give gode råd til en anden forening, der står overfor dette projekt. Måske skal I til at tage stilling, hvorvidt I skal etablere ladestandere og vil gerne høre erfaringer fra foreninger, der allerede har været igennem den proces.

Boligforeningernes Dag er en messe kun for bestyrelsesmedlemmer i andels- og ejerboligforeninger samt almene foreninger, og det er en oplagt mulighed for at mødes og udveksle erfaringer med andre foreninger. I Netværksloungen, der er dedikeret til netop dette, kan idéer samt gode såvel som dårlige erfaringer deles, og I kan opbygge relationer, der kan hjælpe jer med at finde frem til de bedste løsninger i jeres forening.

I Netværksloungen vil der i løbet af dagen blive afholdt fire netværkssessioner faciliteret af en ekstern facilitator.


Gratis at deltage 

Boligforeningernes Dag er en messe, der skal bidrage til at gøre bestyrelsesarbejdet lettere og mere effektivt og på den måde skabe velfungerende og sunde boligforeninger. Derfor er messen gratis at deltage i. 

Messen finder sted lørdag d. 2. marts 2024 i København, og I kan tilmelde jer her.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Mød Min Boligforening på Boligforeningernes Dag!

Som arrangør af Boligforeningernes Dag er Min Boligforening selvfølgelig også til stede på messen.

Vi inviterer dig til at komme forbi vores stand og udforske de ressourcer, vi har at tilbyde din boligforening.

Min Boligforening leverer viden og inspiration til boligforeninger gennem en lang række gratis udgivelser og events, herunder Boligforeningernes Dag. Det er vigtigt, at denne viden både er meningsfuld og relevant for boligforeningerne. Derfor er vi nysgerrige på, hvad der optager jer i jeres boligforening, og vores erfarne team vil stå klar på standen til en uformel snak med de besøgende. Uanset om du har spørgsmål til vores udgivelser og events, eller hvis du har ønsker til, hvad du gerne vil se mere af i fremtiden, er vi her for at lytte og hjælpe.

På vores stand kan du desuden få fingrene i et gratis eksemplar af vores populære "Håndbog for Min Boligforening", der er fyldt med nyttige værktøjer og råd til effektivt bestyrelsesarbejde. Håndbogen kan bruges som et opslagsværk, der således gør det mere simpelt at finde netop den viden, man har brug for i sin boligforening. På den måde hjælper Håndbogen med at klæde bestyrelserne på til de udfordringer eller kommende projekter, de måtte have. På standen finder I også vores tematiserede magasin "Magasinet Min Boligforening", hvor du kan finde inspiration og indsigt i aktuelle emner med stor relevans for boligforeninger.  

Vi tilbyder også muligheden for at tilmelde din boligforening til at modtage vores gratis udgivelser direkte i bestyrelsens postkasse. Her kan du også skrive dig op til vores populære ugentlige nyhedsbrev med invitationer til kommende events samt relevant viden og nyheder.

Så sørg for at sætte kryds i kalenderen lørdag d. 2. marts og besøg os på stand 20 til Boligforeningernes Dag.

Vi ser frem til at hilse på dig!

Er du ikke allerede tilmeldt Boligforeningernes Dag?

Forberedelse af projektforslag til generalforsamlingen

At præsentere et større projekt på en generalforsamling kan udfordre selv de mest erfarne bestyrelser. Det kræver den rette forberedelse og rådgivning, for at projektet opnår beboernes støtte og tillid.

Når I som bestyrelse skal præsentere et større projekt på en kommende generalforsamling, er forberedelsen afgørende for projektets succes. Bag et gennemarbejdet og velbegrundet projektforslag ligger der et stort arbejde, og det kan derfor være en fordel at inddrage en erfaren rådgiver fra begyndelsen, der kan navigere gennem de tekniske, juridiske og kommunikationsmæssige aspekter af processen. 

Det kan være værdifuldt for både bestyrelse og beboere at have rådgiver med til generalforsamling.

Kom godt fra start

Et vellykket byggeprojekt starter med en grundig forberedelse. Ved at komme godt fra start minimerer man risici, sparer tid og ressourcer og øger sandsynligheden for at nå projektets mål. Først og fremmest skal bestyrelsen have en klar og veldefineret forståelse af projektets omfang og detaljer. Dette indebærer udarbejdelse af en grundig redegørelse for arbejdet, der kan indeholde notater fra byggetekniske rådgivere, prisoverslag og gerne billeder, der dokumenterer den nuværende tilstand. En sådan redegørelse bør altså give svar på, hvad skadesårsagen er, hvilke udbedringsmuligheder der er samt indeholde forslag og anbefalinger til udbedring. Med et sagligt velfunderet materiale giver man beboerne en klar indsigt i projektets nødvendighed og presserende karakter, hvilket skaber større tillid fra beboernes side.

Hav styr på den nødvendige dokumentation og tilladelser

At sikre den rette dokumentation og de nødvendige tilladelser er afgørende i et byggeprojekt. Dette gælder især for projekter, der kræver myndighedsbehandling, eksempelvis hvis man ønsker at tilføje altaner til facaden, ændre facadeudtryk mv.. 

Det er i dag blevet langt mere komplekst at få tilladelse fra myndighederne, end det varfør i tiden. Ansøgningsprocessen er digitaliseret og foregår i en elektronisk portal, som forudsætter en dybdegående forståelse af de strenge krav og reguleringer, der skal opfyldes for at opnå tilladelse. Det er her, at ekspertise bliver afgørende. At udarbejde det nødvendige materiale, der skal sendes til myndighederne, kræver nemlig erfaring og viden om lovgivning og byggetekniske detaljer. Her kan en rådgiver være til stor gavn og hjælpe med at navigere gennem ansøgningsprocessen, sikre, at alle krav er opfyldt, og minimere risikoen for forsinkelser eller afslag. Dette er med til at sikre, at projektet kan fortsætte lovligt og succesfuldt, samtidig med at det sparer tid og ressourcer for boligforeningen.

Grundig forberedelse er vigtigt, når det kommer til byggeprojekter. Her kan en erfaren rådgiver hjælpe

Vigtigheden af professionel rådgivning

Det sker ofte, at bestyrelser selv tager ansvar for store dele af projektforberedelsen, herunder undersøgelser og indhentning af tilbud. En ulempe ved denne tilgang er, at når tiden er inde til at engagere en rådgiver i projektet, opdager de ofte, at de forskellige indhentede tilbud er usammenlignelige og derfor ikke brugbare. Dette betyder, at al den tid og indsats, som bestyrelsen har investeret i forberedelsen, nu skal begynde forfra, hvilket kan være frustrerende for alle involverede parter.

Ved at have en erfaren rådgiver med fra begyndelsen får bestyrelsen adgang til omfattende viden om branchen og den relevante lovgivning, hvilket hjælper bestyrelsen med at undgå mange af de faldgruber, som man nemt kan falde i uden tilstrækkeligt kendskab til branchen. Valget af den rigtige byggerådgiver kan spare foreningen både tid, penge og hovedpine i sidste ende.

“Det kan være en stor fordel, hvis rådgiveren deltager på generalforsamlingen og besvarer tekniske spørgsmål, som bestyrelsen måske ikke er i stand til at håndtere.”

Værdien af tillid

I ethvert byggeprojekt spiller tillid en central rolle. Beboerne forventer, at bestyrelsen og rådgiverne træffer de bedste beslutninger for foreningen. Men tilliden begrænser sig ikke kun til bestyrelsen. Det er også nøglen til valget af en pålidelig rådgiver.

Når man vælger en rådgiver, handler det om mere end blot pris. Det handler om at finde en rådgiver med den rette erfaring og kompetence inden for det specifikke område. Hvis projektet f.eks. involverer tilføjelse af altaner, er det afgørende at vælge en rådgiver med dokumenteret erfaring indenfor dette område. Det er også en god idé at bede om referencer fra lignende projekter, som rådgiveren har arbejdet på for andre boligforeninger for at sikre, at rådgiveren er troværdig.

Det kan være en stor fordel, hvis rådgiveren deltager på generalforsamlingen og besvarer tekniske spørgsmål, som bestyrelsen måske ikke er i stand til at håndtere. Dette opbygger og styrker tilliden hos beboerne, skaber gennemsigtighed og bidrager til projektets succes.

“Valget af den rigtige byggerådgiver kan spare
foreningen både tid, penge og hovedpine i sidste ende.
”

Så når næste generalforsamling nærmer sig, og et større projekt skal præsenteres, er det vigtigt at prioritere både tid og ressourcer til grundig forberedelse og professionel rådgivning. Dette vil ikke kun skabe et solidt fundament for projektet, men også sikre den nødvendige opbakning fra jeres beboere til at realisere jeres mål. 


Artiklen er skrevet af Sorin Nita, projektleder & partner, Promana Bygningsrådgivning

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Beslutningstagning på generalforsamlinger i boligforeninger

Generalforsamlingen er kernen i enhver boligforening, hvor beboerne samles for at tage vigtige beslutninger, der vedrører foreningens drift og fremtid. For at disse beslutninger kan være lovlige og bindende for hele foreningen, er det afgørende at forstå, hvornår og hvordan de kan stemmes igennem.

Deltag I vores Caféaften d. 5. februar og hør mere om forberedelse til generalforsamling

Kvorum: Antallet af deltagere, der kræves

For at en generalforsamling kan træffe beslutninger, skal der være tilstrækkeligt mange medlemmer til stede. Dette antal kaldes "kvorum." Kvorumkravet er normalt fastsat i foreningens vedtægter og varierer fra forening til forening. Typisk er kvorumkravet omkring 1/3 af foreningens medlemmer, men det kan variere.

Hvis kvorum ikke opnås, kan generalforsamlingen ikke træffe beslutninger. Der er flere måder, at håndtere dette på:

  • Afbrydelse af mødet, da planlagte beslutninger eller afstemninger ikke kan gennemføres.

  • Indkaldelse til en ny generalforsamling. Denne kan planlægges med samme dagsorden som den aflyste.

  • Krav om lavere kvorum. Det kan fremgå i foreningens vedtægter, om der kan tillades en lavere kvorumgrænse for næste generalforsamling. 

I de fleste tilfælde vil foreningens vedtægter fastlægge, hvad der skal ske, hvis der ikke opnås kvorum på en generalforsamling. Det er vigtigt at opmuntre medlemmerne til at deltage for at sikre, at beslutninger kan træffes effektivt og i overensstemmelse med foreningens vedtægter. Det er trods alt den bedste måde at få indflydelse på det sted, man bor. 

Beslutninger og afstemninger

Når kvorum er opnået, kan medlemmerne på generalforsamlingen stemme om forskellige spørgsmål og beslutninger. Dette kan inkludere godkendelse af årsregnskabet, valg af bestyrelsesmedlemmer, godkendelse af budgettet, ændringer i vedtægterne og beslutninger om vedligeholdelse eller renovering af ejendommen.

Beslutninger træffes normalt ved simpel stemmeflerhed, hvor det forslag, der opnår flest stemmer, vinder. Nogle beslutninger, såsom ændringer i vedtægterne, kan dog kræve et specifikt antal stemmer for at blive vedtaget. Dette antal er normalt fastsat i vedtægterne og kan være et absolut flertal eller en anden specificeret procentdel.

“ Ud over de årlige generalforsamlinger kan der være behov for at indkalde til ekstraordinære generalforsamlinger. ”

Ekstraordinære generalforsamlinger

Ud over de årlige generalforsamlinger kan der være behov for at indkalde til ekstraordinære generalforsamlinger. Disse ekstra møder afholdes, når der opstår presserende situationer eller behov for at træffe beslutninger uden for den normale tidsplan.

Proceduren for indkaldelse af ekstraordinære generalforsamlinger er normalt fastlagt i foreningens vedtægter. Bestyrelsen har ofte beføjelse til at indkalde til sådanne møder, men medlemmerne kan også anmode om en ekstraordinær generalforsamling, hvis et tilstrækkeligt antal medlemmer støtter anmodningen, som er specificeret i vedtægterne.

I sidste ende er generalforsamlinger hjertet af demokratiet i boligforeninger, og det er afgørende at forstå reglerne om kvorum og afstemning for at sikre, at beslutninger træffes i overensstemmelse med foreningens vedtægter og medlemmernes bedste interesser. Ved at deltage aktivt i generalforsamlinger kan medlemmerne bidrage til at forme fremtiden for deres boligforening og sikre, at den forbliver et sted, hvor alle beboere trives.