Bestyrelsesarbejde

Nyt år, nye muligheder for at styrke bestyrelsesarbejdet!

Vi har taget hul på et nyt kalenderår, og ude i boligforeningerne byder 2024 forhåbentlig på nye, spændende projekter og initiativer.

At drive en boligforening kan være en kompleks opgave for bestyrelsen. I 2024 vil vi derfor sætte mere fokus på at styrke selve bestyrelsesarbejdet, for at I er bedst muligt klædt på til at drive sunde og velfungerende foreninger.

Nye, gratis events for bestyrelsesmedlemmer

Derfor inviterer Min Boligforening til CaféAftener - jeres genvej til en stærkere bestyrelse. Glem byggeprojekter og rådgivervalg for en stund, for til CaféAften sætter vi fokus på det vigtige bestyrelsesarbejde.

Vi byder på fire eftermiddage fyldt med indsigt og udvikling, skræddersyet til at skærpe jeres færdigheder og fremme samarbejdet.

Forberedelse til generalforsamlingen

Første arrangement finder sted d. 5. februar. Her sætter vi fokus på bestyrelsens forberedelse til generalforsamlingen med oplæg fra Newsec Property.

I kan allerede tilmelde jer nu for at sikre jer en plads til at vidensdele, kompetenceudvikle og netværke med ligesindede fra andre boligforeninger

Vi glæder os til at byde jer velkommen til CaféAftener, hvor bestyrelsesarbejdet er i fokus!

Værdifuldt samarbejde og sund mødekultur i bestyrelsen

Et vellykket samarbejde og en sund mødekultur er afgørende for at skabe et effektivt bestyrelsesarbejde og dermed en sund forening. En god mødekultur indebærer respekt, åbenhed og konstruktiv kommunikation mellem bestyrelsesmedlemmerne. Læs med i artiklen, og få konkrete råd, der kan bidrage til et godt samarbejde i bestyrelsen.

For at skabe et godt samarbejde og afholde effektive og værdifulde møder i bestyrelsen er det vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer arbejder mod samme mål. Derfor kan det være en god idé at åbne en dialog om foreningens overordnede formål og mission. Vil I gerne sætte fokus på fællesskabet eller måske arbejde med flere bæredygtige løsninger? En dialog om hvilke værdier og langsigtede mål I skal arbejde hen imod gør, at I bedre kan undgå misforståelser internt og sikre, at I udnytter tiden til bestyrelsesmøderne til at komme i mål med projekterne! 

Forberedelse før mødet

Før et bestyrelsesmøde er det vigtigt, at alle er godt forberedt. Det kan I sikre ved at udarbejde en detaljeret dagsorden, der indeholder de emner, der skal diskuteres, og de beslutninger, der skal træffes. Sørg også for, at eventuelle dokumenter og relevante informationer er tilgængelige for alle bestyrelsesmedlemmer i god tid, så de har mulighed for at forberede sig ordentligt. Endelig er det afgørende at definere mødeformålet, da det hjælper med at fokusere diskussionen og sikre, at alle er på samme side.

Skab en positiv mødekultur

En positiv mødekultur er afgørende for et godt samarbejde i bestyrelsen. Sørg for at skabe et miljø, hvor alle bestyrelsesmedlemmer respekterer hinanden og giver plads til forskellige synspunkter. Aktiv lytning spiller en vigtig rolle i at skabe en atmosfære, hvor alle føler sig hørt og værdsat. Det er også vigtigt at være åben for idéer og konstruktiv kritik. Husk, at I repræsenterer en hel boligforening, hvor alle er forskellige, så vær gerne nysgerrige på alternative synspunkter og nye tilgange.

“Et vellykket samarbejde og en sund mødekultur er afgørende for at skabe et effektivt bestyrelsesarbejde ”

Håndter konflikter konstruktivt

Konflikter kan opstå i enhver bestyrelse, og det er vigtigt at håndtere dem på en konstruktiv måde. Hvis der opstår konflikter, bør de adresseres proaktivt. Det er vigtigt at lytte til alle parter, forsøge at forstå forskellige synspunkter og søge efter kompromisser eller løsninger, der kan tilfredsstille alle. Hvis det er nødvendigt, kan det være gavnligt at inddrage en uafhængig mediator til at hjælpe med at løse konflikten, men forsøg altid at tage konflikterne, så snart de opstår, for at det ikke eskalerer.

Effektiv styring af mødet

For at sikre effektive bestyrelsesmøder er det vigtigt at overholde mødetider og respektere de aftalte tidsrammer. Det sikrer effektivitet, hvilket er vigtigt, da bestyrelsesarbejdet er frivilligt. Det er også vigtigt at holde fokus på de emner, der er på dagsordenen, og undgå at mødet løber af sporet. Har I mange punkter, kan I med fordel tildeel tid til hvert emne på dagsordenen. Hvis der er behov for yderligere diskussion, kan det være nyttigt at planlægge separate møder eller arbejdsgrupper. Separate arbejdsgrupper er også en god mulighed for at inddrage øvrige engagerede beboere, der måske har interesse for netop det specifikke emne eller projekt.

Effektiv beslutningstagning

Det er vigtigt at fremhæve beslutningspunkter og sikre, at de får tilstrækkelig opmærksomhed under mødet. Hvis der er uenighed, bør man forsøge at opnå konsensus ved at inddrage alle synspunkter. Hvis det ikke er muligt, kan afstemninger bruges til at træffe beslutninger. Husk at kommunikere beslutninger klart til alle, der er involveret - herunder beboere i ejendommen.

Opfølgning efter mødet

Efter et bestyrelsesmøde er det vigtigt at udfærdige et referat, der opsummerer diskussionen, beslutninger og handlinger, der skal følges op på. Sørg for at følge op på opgaver fra mødet, og vær sikker på at alle kender til de ansvarsområder, der eventuelt er tildelt. 

Opgangsrepræsentanter: Et socialt bidrag til foreningen

Opgangsrepræsentanter kan være en effektiv måde at styrke det sociale samvær blandt beboerne.

Der ligger ofte et hav af opgaver på bestyrelsens skrivebord, som er svære at nå omkring ved siden af arbejde, privatliv og andre af hverdagens forpligtelser. Det betyder, at der hos bestyrelsen sjældent er overskud til andre opgaver end de nødvendige, så der bliver ofte ikke taget initiativ til nye tiltag eller sociale arrangementer. Men hos foreningens beboere gemmer der sig en stor ressource, som sjældent bliver udnyttet, med mindre de selv aktivt stiller sig til rådighed for bestyrelsen.

Der kan være mange årsager til, at beboere fravælger at melde sig ind i bestyrelsen eller tilbyde sin hjælp på anden vis. Det kan f.eks. skyldes, at det månedlige bestyrelsesmøde ligger ubelejligt, eller at de kan frygte, at det forpligter mere, end de kan overskue. Men det behøver slet ikke at være enten eller. Der findes mange andre måder, man som beboer kan engagere sig og bidrage til foreningen helt uden at melde sig ind i bestyrelsen.

Flere foreninger får etableret beboerudvalg, der beskæftiger sig med forskellige områder. Måske er der en gruppe af beboere, som ønsker altaner og derfor opretter et altanudvalg, der kan undersøge mulighederne og indhente tilbud, som de kan fremvise for bestyrelsen. Det kan også være, at en forening ønsker at styrke det sociale fællesskab blandt beboerne og derfor nedsætter et socialudvalg, der f.eks. kan arrangere en årlig sommerfest i foreningen. Mulighederne er mange, men initiativet skal komme et sted fra.

“Hos foreningens beboere gemmer der sig en stor ressource, som sjældent bliver udnyttet.”


I den almene forening, DAB Murergården, tog de for over 10 år siden initiativ til at styrke fællesskabet i foreningen med deres tiltag opgangsrepræsentanter. Vi har talt med Sys Høimark, der selv er opgangsrepræsentant i Murergården, for at få indblik i, hvordan opgangsrepræsentanter fungerer i praksis og hvilken rolle, de spiller i foreningen.

Hvor kom ideen fra?

Ideen til opgangsrepræsentanter kom fra Murergårdens afdelingsbestyrelse, da de gerne ville vide, hvordan det gik rundt omkring i de forskellige opgange. Var der nogle udfordringer? Var der et socialt liv? Hilste man på hinanden? Her kom de på ideen med opgangsrepræsentanter for at få en bedre fornemmelse for livet i foreningen, men også for at uddelegere nogle af bestyrelsens opgaver.

Bestyrelsen udpegede dengang i samråd med ejendomsmesteren en repræsentant for hver opgang, hvor man selvfølgelig havde mulighed for at takke nej, for som Sys Høimark fortæller: “Du skal have et socialt engagement. Det er ikke noget, folk bliver tvunget til.” Men her mere end 10 år senere er det stort set de samme opgangsrepræsentanter, som blev udpeget dengang, der stadig er aktive - lige på nær et par udskiftninger.

Efter et møde blev opgangsrepræsentanterne i samråd med bestyrelsen enige om, hvilke opgaver der var vigtige, at opgangsrepræsentanten tog sig af. “Den vigtigste ting, vi blev enige om, var, at når der flyttede en ny beboer ind, så skulle opgangsrepræsentanten byde vedkommende velkommen med en blomst,” fortæller Sys Høimark og nævner, at de også sørger for at fortælle de nye beboere om foreningen og opgangen.

På den måde bliver beboeren taget godt imod, og opgangsrepræsentanterne sørger desuden også for at give en lille hilsen i anledning af mærkedage, som f.eks. en rund fødselsdag eller familieforøgelse. En gestus der er med til, at man som beboer ikke kun føler sig hjemme i egen lejlighed, men i hele foreningen.

Et tiltag, der øger trygheden

Udover at byde nye beboere velkomne er en anden vigtig opgave for repræsentanterne at være med til at opretholde en hilsekultur i opgangen. “Nogle snakker en del med hinanden, nogle hilser bare. Men det vigtigste er, at folk føler sig trygge ved, at der ligesom er en kontaktperson i opgangen,” fortæller Sys og tilføjer, at “når man ser, der er andre, der rent faktisk lægger en energi i at byde folk velkomne og hilse, så smitter det lidt af på beboerne også.”

På den måde kan opgangsrepræsentanternes engagement sprede sig til de andre beboere, så flere og flere kan være med til at bidrage til en tryg opgang. Når man hilser på hinanden og beboerne ved, at der er en kontaktperson i opgangen, er det med til at bidrage til beboernes tryghed, for som Sys fortæller: “Vi holder jo lidt øje med hinanden, kan man sige. Er der en, vi ikke har set i meget lang tid? Er der sket et eller andet?” og beskriver, at de på den måde også har en funktion og et ansvar for opgangens beboere.

En vigtig rolle i beboerdemokratiet

Mange bestyrelser rundt omkring oplever, at det kan være svært at nå ud til beboerne. Som opgangsrepræsentant fungerer man som et bindeled mellem bestyrelsen og beboerne. Beboerne kan f.eks. henvende sig til opgangsrepræsentanten, hvis der er noget, man vil have viderebragt til bestyrelsen, men man ikke selv har mod på at tage kontakt til dem. I Murergården hænger der en plakat i hver opgang, hvor der står, hvem der er opgangsrepræsentant her. Sys fortæller, at beboernes oplevelse er, at “det er mere gennemsigtigt, hvem det er, man kan henvende sig til for at få noget hjælp - uanset om det handler om noget socialt eller noget rent praktisk.”

“Det vigtigste er, at folk føler sig trygge ved, at der ligesom er en kontaktperson i opgangen.
”
— Sys Høimark

Da opgangsrepræsentanterne samarbejder med hinanden på tværs af opgangene, er de med til at styrke sammenhængskraften i hele boligforeningen. Med en styrket dialog med beboerne og et samarbejde opgangene i mellem er opgangsrepræsentanterne med til at flytte samtalen om foreningen fra bestyrelsens lokaler og ud i ejendommen blandt beboerne.

Artiklen er skrevet af Katrine Sofia Degnegaard, skribent, Min Boligforening.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Bestyrelsesarbejde A-Z

Bestyrelsesarbejde i en boligforening er afgørende for effektiv drift og trivsel for beboerne. Men der er meget at holde styr på, hvad end man er nyt eller erfarent bestyrelsesmedlem. 

Bestyrelsen har en vigtig rolle i at træffe beslutninger, overvåge økonomien og sikre, at boligforeningens vedtægter overholdes - ofte i samarbejde med en administrator. I denne artikel kan I blive klogere på en række vigtige aspekter af bestyrelsesarbejdet i en boligforening, fra roller og økonomi til kommunikation og samarbejde.

Definition og rollebeskrivelse

Bestyrelsesmedlemmerne i en boligforening er dem, der har det overordnede overblik i foreningen og er ansvarlige for beslutningstagning, budgetlægning og sikring af beboernes trivsel. Bestyrelsesarbejdet er en værdifuld og vigtigt opgave for at boligforeningen fungerer effektivt og opretholder en høj standard med sund økonomi.

Vedtægter og love

Bestyrelsesarbejdet i en boligforening skal udføres i overensstemmelse med foreningens vedtægter og gældende love. Vedtægterne fungerer som en guide for bestyrelsens handlinger og beslutninger. Det er vigtigt at forstå vedtægterne og være opmærksom på eventuelle ændringer eller opdateringer. Derudover skal bestyrelsen være bekendt med relevante love og regler, der påvirker boligforeningens drift. Ofte kan det være en fordel af rådføre sig med en administrator, som kan vejlede bestyrelsen ved spørgsmål om tvivl ift. vedtægter og love.

“Bestyrelsesarbejde i en boligforening er en betydningsfuld opgave, der kræver engagement, ansvar og god kommunikation.”

Oprettelse og struktur af bestyrelsen

Valg af bestyrelsen finder sted ved en afstemning til den årlige ordinære generalforsamling i foreningen. Det vil ofte fremgå af foreningens vedtægter, hvor mange medlemmer en bestyrelse skal bestå af samt perioden, de valgte medlemmer skal sidde. 

En bestyrelse består typisk af en formand, næstformand, en række bestyrelsesmedlemmer og en sekretær/kasserer. Dog kan det være en fordel, at de enkelte medlemmer har egne ansvarsområder for at lette den samlede mængde arbejde og for at sikre, at formanden ikke ender med alle opgaverne selv. Samtidig er det en mulighed for at udnytte hvert bestyrelsesmedlems kompetencer og interesser. 

Måske er der nogle ildsjæle, der går op i gårdmiljøet eller andre, der har kompetencer indenfor finans og jura, der kan være ansvarlige for den del af bestyrelsesarbejdet. Under alle omstændigheder bidrager en tydelig struktur til at sikre, at bestyrelsen kan arbejde effektivt. Dog er det vigtigt at pointere, at der ikke er nogle krav om bestemte kompetencer for at være en del af bestyrelsen - det absolut vigtigste er, at det er lysten, der driver værket!

Beslutningstagning og generalforsamling

Beslutningstagning er en central del af bestyrelsesarbejdet. I vedtægterne vil det som nævnt fremgå indenfor hvilket råderum, bestyrelsen alene kan træffe beslutninger. Bestyrelsen skal træffe velovervejede beslutninger, der er foreningens interesse. Det er derfor vigtigt at lytte til forskellige synspunkter og afveje fordele og ulemper, før der træffes beslutninger. 

Beslutninger om større projekter skal altid vedtages ved en generalforsamling, hvor foreningens medlemmer stemmer for eller imod forslag. Derfor er det også vigtigt, at så mange beboere som muligt deltager, hvilket ofte kan være en udfordring. Bestyrelsen kan sørge for, at der kommunikeres om generalforsamlingen i god tid til beboerne og bidrage til at skabe god stemning til selve arrangementet. Dog er det også beboernes opgave at være opsøgende og være interesseret - det er trods alt beboerdemokratiet, det handler om, og det er altså her, man kan få indflydelse på det sted, man bor.

Som et led i forberedelsen forud for generalforsamlingen, kan det være en god ide for bestyrelsen at holde et møde med administrator, der ofte også vil agere dirigent til selve generalforsamlingen. En del af forberedelsen er at gennemgå regnskab, budget, beretning og eventuelle forslag, der skal sættes til afstemning 

Kommunikation

God kommunikation er nøglen til et succesfuldt bestyrelsesarbejde. Det er vigtigt at etablere regelmæssige møder, hvor bestyrelsesmedlemmerne kan diskutere emner og drøfte relevante spørgsmål. En god mødekultur bidrager til et mere værdifuldt og effektivt bestyrelsesarbejde. At sende en overskuelig og realistisk dagsorden ud i god tid kan være fornuftigt, så alle i bestyrelsen har mulighed for at forberede sig. I møder med en eventuel administrator er det en god idé at forventningsafstemme både internt i bestyrelsen samt med administrator, hvordan og hvor ofte kommunikationen skal foregå.

“Gode samarbejdspartnere kan bidrage til at lette bestyrelsens arbejde.”

Desuden skal bestyrelsen have en åben og løbende dialog med beboerne og lytte til deres bekymringer og forslag. Hvordan den enkelte foreningen vælger at kommunikere med beboerne kan være meget forskellige og variere efter størrelse på foreningen og behov. Nogle foretrækker digitale kommunikationsplatforme, andre bruger opgangssedler eller facebookgrupper. Det vigtigste er dog, at der er en åben kommunikation og et godt samarbejde, der skaber tillid og opbygger et stærkt fællesskab i boligforeningen. Samtidig sikrer det, at beboere er oplyste i tilfælde, hvor projekter eller lignende har indflydelse på deres dagligdag i foreningen. 

Samarbejde med eksterne parter

Bestyrelsen skal ofte samarbejde med eksterne parter som administratorer, rådgivere, entreprenører og lokale myndigheder. Et godt samarbejde med disse parter er vigtigt for at sikre, at nødvendige opgaver udføres effektivt og tilfredsstillende. Klare forventninger, regelmæssig kommunikation og opretholdelse af gode relationer kan hjælpe med at opnå vellykkede samarbejdsrelationer. 

I mange tilfælde drejer bestyrelsesarbejdet sig om en halv til en hel time ugentligt. Noget, der naturligvis kan variere alt afhængig af, hvilke projekter og tiltag foreningen står overfor. Men gode samarbejdspartnere kan bidrage til at lette bestyrelsens arbejde. F.eks. er der meget få foreninger, der er selvadministrerende, da det er et stort ansvar at løfte. Meget af det driftsmæssige arbejde kan nemlig overgå til administrator, og så kan bestyrelsen bruge tiden på at udvikle foreningen.

“Bestyrelsesarbejdet er en værdifuld og vigtigt opgave for at boligforeningen fungerer effektivt.”

Hvorfor skal man melde sig ind i bestyrelsen?

Som bestyrelsesmedlem har man mulighed for at få et skattefrit vederlag, men det er ikke derfor, man skal melde sig. Bestyrelsesarbejde i en boligforening er en betydningsfuld opgave, der kræver engagement, ansvar og god kommunikation. Derfor skal man være med, fordi man synes, det er spændende, fordi man har en mening om tingene, eller simpelthen fordi man ikke kan lade være! Ved at følge principperne om åbenhed, samarbejde og ansvarlighed kan bestyrelsen bidrage til at skabe et velfungerende og harmonisk boligmiljø for alle beboere.

Artiklen er skrevet af Caja Petersen, Boligadministrator, Newsec.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Beboerdemokrati og udvalg

Som administrator og advokat for både store og små andels- og ejerforeninger samt haveforeninger og gårdlaug, er vi vidner til forskellige sammensætninger. Afgørende, og ens for alle, er, at man bor side om side og i fællesskab har en juridisk forening. 

Det er som sådan ikke unikt at være en forening, men at være en boligforening, haveforening eller et gårdlaug er på sin vis unikt og traditionen går rigtig mange år tilbage. Det handler om, at man vil skabe et fællesskab, hvor man på demokratisk vis ønsker at løse opgaver. Her får beboerne indflydelse på og er med til at beslutte, hvordan forholdene skal være i netop deres nærområde. Det er ejerne, andelshaverne og foreningerne i gårdlauget, der har det afgørende ord i den daglige drift. Og alle har indflydelse! Dét er det unikke ved et beboerdemokrati. 


Bestyrelsen  

I det daglige overlades driften til en bestyrelse. En bestyrelse, som er valgt af beboerdemokratiet ved en årlig ordinær generalforsamling. Der er som udgangspunkt ingen, der er selvskrevet til at sidde i en bestyrelse. Det er noget, man vælges til ved at opnå de nødvendige stemmer på en generalforsamling. Beboerdemokratiet afgør dermed, hvem der skal varetage den daglige drift i den pågældende forening. Foreningerne har et sæt vedtægter og måske også en husorden eller en gårdorden, som medlemmerne skal overholde. Disse dokumenter er udarbejdet i overensstemmelse med generelle standarder, men den enkelte forening kan med det kvalificerede flertal i beboerdemokratiet foretage justeringer og tilpasninger, der passer til den konkrete forening. Beboerdemokratiet kan altså skabe en ramme for ejendommen, gården eller haveområdet efter flertallets ønsker. 

Vigtigheden af beboerdemokratiet

Beboerdemokratiet er helt afgørende at værne om, da det er med til at sikre diversitet og medindflydelse i boligforeningen. Der er desværre en tendens til, at det kan være svært at finde medlemmer af foreningen, der ønsker at træde ind i bestyrelsen og påtage sig den daglige drift. Ligeledes kan der være udfordringer med overhovedet at have tilstrækkeligt fremmødte medlemmer til foreningens ordinære generalforsamling, og man derfor kan være nødt til at udsætte en generalforsamling.

“Beboerdemokratiet er helt afgørende at værne om, da det er med til at sikre diversitet og medindflydelse i boligforeningen”

Det er en rigtig ærgerlig situation for foreningen og beboerdemokratiet. Et fravalg af deltagelse i en ordinær generalforsamling og en eventuel manglende tilslutning til bestyrelsesarbejdet kan derfor medføre, at en forening må likvideres og lukkes. I stedet må foreningen blive til en udlejningsejendom, hvor de nu tidligere andelshavere eller ejere vil miste deres indflydelse på den daglige drift. 

Skyldes det et manglende engagement?

Som administrator hører vi mange grunde til, at det kan være svært at finde tid til arbejdet i bestyrelsen i foreningen, og én af de største udfordringer er medlemmers tid. Tid som muligvis skal gå fra familie, træning, arbejde eller andre sociale tiltag med videre. En fyldt kalender i hverdagen er en udfordring, mange kender til. Netop den udfordring gør, at man i langt højere grad skulle arbejde med udvalg under bestyrelsen. Det er ofte, at vi hører; ”Jeg kan godt hjælpe til vedrørende haven” eller ”jeg kan bistå i forbindelse med renoveringsprojektet” eller andre lignende udtalelser. Udtalelser, hvor medlemmet stiller sig til rådighed for nogle konkrete ting i foreningens arbejde, men ikke den overordnede drift af foreningen. 

Udvalg - en mulig løsning

Flere foreninger og bestyrelser bør nok begynde at arbejde med muligheden for at oprette nogle underliggende udvalg, hvor flere beboere kan deltage med rapportering eller orientering til bestyrelsen. Udvalg er en god og gylden mulighed for at få langt flere medlemmer aktiveret i foreningens daglige drift og daglige virke. Mange vil gerne bidrage positivt til foreningens udvikling, men en del medlemmer føler ofte, at der ikke er plads til at bidrage, med mindre man går ”all in” på det at sidde i bestyrelsen. 

“Flere foreninger og bestyrelser bør nok begynde at arbejde med muligheden for at oprette nogle underliggende udvalg”

Men ved at begynde at tænke strukturen for foreningen på en ny måde, så vil man måske få plads til flere i det udførende arbejde, hvilket vil komme alle til glæde og gavn. At have et underudvalg er ikke nyt, men det er ikke benyttet af mange foreninger. Hvis I står i jeres forening og har brug for hjælp til at sætte struktur på sådanne muligheder i jeres forening, så tøv ikke med at tage kontakt til en ejendomsadministrator. 

Vi ønsker at bidrage til, at foreningerne kan udvikle sig, udnytte alle potentialerne i foreningen og sikre at beboerdemokratiet kan foldes yderligere ud til glæde og gavn for foreningen, medlemmerne og naboerne i området. 

Artikel er skrevet af Andreas Elleby, Advokatfuldmægtig, Hupfeld Ejendomsadministration A/S.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Værdifuldt samarbejde og sund mødekultur i bestyrelsen

Et vellykket samarbejde og en sund mødekultur er afgørende for at skabe et effektivt bestyrelsesarbejde og dermed en sund forening. En god mødekultur indebærer respekt, åbenhed og konstruktiv kommunikation mellem bestyrelsesmedlemmerne. Læs med i artiklen og få konkrete råd, der kan bidrage til et godt samarbejde i bestyrelsen.

For at skabe et godt samarbejde og afholde effektive og værdifulde møder i bestyrelsen er det vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer arbejder mod samme mål. Derfor kan det være en god idé at åbne en dialog om foreningens overordnede formål og mission. Vil I gerne sætte fokus på fællesskabet eller måske arbejde med flere bæredygtige løsninger? En dialog om hvilke værdier og langsigtede mål I skal arbejde hen imod gør, at I bedre kan undgå misforståelser internt og sikre, at I udnytter tiden til bestyrelsesmøderne til at komme i mål med projekterne! 

Forberedelse før mødet

Før et bestyrelsesmøde er det vigtigt, at alle er godt forberedt. Det kan I sikre ved at udarbejde en detaljeret dagsorden, der indeholder de emner, der skal diskuteres, og de beslutninger, der skal træffes. Sørg også for, at eventuelle dokumenter og relevante informationer er tilgængelige for alle bestyrelsesmedlemmer i god tid, så de har mulighed for at forberede sig ordentligt. Endelig er det afgørende at definere mødeformålet, da det hjælper med at fokusere diskussionen og sikre, at alle er på samme side.

Skab en positiv mødekultur

En positiv mødekultur er afgørende for et godt samarbejde i bestyrelsen. Sørg for at skabe et miljø, hvor alle bestyrelsesmedlemmer respekterer hinanden og giver plads til forskellige synspunkter. Aktiv lytning spiller en vigtig rolle i at skabe en atmosfære, hvor alle føler sig hørt og værdsat. Det er også vigtigt at være åben for idéer og konstruktiv kritik. Husk, at I repræsenterer en hel boligforening, hvor alle er forskellige, så vær gerne nysgerrige på alternative synspunkter og nye tilgange.

“Et vellykket samarbejde og en sund mødekultur er afgørende for at skabe et effektivt bestyrelsesarbejde ”

Håndter konflikter konstruktivt

Konflikter kan opstå i enhver bestyrelse, og det er vigtigt at håndtere dem på en konstruktiv måde. Hvis der opstår konflikter, bør de adresseres proaktivt. Det er vigtigt at lytte til alle parter, forsøge at forstå forskellige synspunkter og søge efter kompromisser eller løsninger, der kan tilfredsstille alle. Hvis det er nødvendigt, kan det være gavnligt at inddrage en uafhængig mediator til at hjælpe med at løse konflikten, men forsøg altid at tage konflikterne, så snart de opstår, for at det ikke eskalerer.

Effektiv styring af mødet

For at sikre effektive bestyrelsesmøder er det vigtigt at overholde mødetider og respektere de aftalte tidsrammer. Det sikrer effektivitet, hvilket er vigtigt, da bestyrelsesarbejdet er frivilligt. Det er også vigtigt at holde fokus på de emner, der er på dagsordenen, og undgå at mødet løber af sporet. Har I mange punkter, kan I med fordel tildele tid til hvert emne på dagsordenen. Hvis der er behov for yderligere diskussion, kan det være nyttigt at planlægge separate møder eller arbejdsgrupper. Separate arbejdsgrupper er også en god mulighed for at inddrage øvrige engagerede beboere, der måske har interesse for netop det specifikke emne eller projekt.

Effektiv beslutningstagning

Det er vigtigt at fremhæve beslutningspunkter og sikre, at de får tilstrækkelig opmærksomhed under mødet. Hvis der er uenighed, bør man forsøge at opnå konsensus ved at inddrage alle synspunkter. Hvis det ikke er muligt, kan afstemninger bruges til at træffe beslutninger. Husk at kommunikere beslutninger klart til alle, der er involveret - herunder beboere i ejendommen.

Opfølgning efter mødet

Efter et bestyrelsesmøde er det vigtigt at udfærdige et referat, der opsummerer diskussionen, beslutninger og handlinger, der skal følges op på. Sørg for at følge op på opgaver fra mødet, og vær sikker på at alle kender til de ansvarsområder, der eventuelt er tildelt. 

Artiklen er skrevet af Emma R. Hansson, redaktør, Min Boligforening.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Hvad gør vi, hvis vi ikke kan sammensætte en bestyrelse?

Som bestyrelsesmedlem i en andels- eller ejerboligforening lægger man typisk en del tid og energi i, at foreningen trives økonomisk såvel som socialt. Det kan være en stor opgave at løfte, fortæller Carsten Volden, der er administrerende direktør hos Sjeldani Boligadministration

“I mindre foreninger kan det være svært at finde nogen, der vil påtage sig det ansvar, fordi der ikke er så mange beboere. I større foreninger kan der være mange klagesager mellem beboerne, der skal håndteres af en bestyrelse, og det kan gøre arbejdet surt og stoppe mange i at melde sig som bestyrelsesmedlem,” fortæller Carsten Volden.

Klare retningslinjer for bestyrelsesarbejdet

“Det er en stor kvalitet, at der er demokrati i foreningen.”

Når der skal vælges en bestyrelse på generalforsamlingen, kan det være en fordel at gøre det tydeligt overfor beboere og potentielle bestyrelsesmedlemmer, hvad arbejdet egentlig består af. 

“Det bedste, man kan gøre, er at lade den siddende bestyrelse fortælle om, hvad de egentlig laver. Administrator kan så fortælle om, hvilket ansvar, der er forbundet med opgaverne,” fortæller Carsten Volden. Er det tydeligt, hvilke opgaver der er, så er det lettere for beboerne at tage stilling til, om det er noget for dem.

Ekstern hjælp

Lykkedes det ikke at få nogen til at melde sig, kan man få ekstern hjælp. Det første, man så gør, er at lave en vedtægtsændring, så det fremgår, at man kan lade en tredjepart, f.eks. administrator, varetage bestyrelses opgaver.

“Der er flere måde at gøre det på,” fortæller Carsten Volden og fortsætter: “Enten kan man lade administrator stå for at varetage klagebehandlingen, hvis det er det, som stopper beboerne fra at melde sig. Ellers kan man lade administrator varetage alle de opgaver, som ellers var bestyrelsens.” Det er naturligvis en ekstra udgift for foreningen, men det kan være en nødvendig løsning, hvis ingen ønsker at sidde i bestyrelsen.

administrators bedste råd

“Der er stor værdi i, at man som beboer har indflydelse på, hvordan tingene foregår.”

Selvom det er muligt at få en tredjepart til at varetage bestyrelsesarbejdet, er det typisk ikke noget, som Carsten Volden vil anbefale, med mindre det er højst nødvendigt. “Bestyrelsen er en vigtig del af demokratiet, og hvis man vælger ikke at have en bestyrelse bestående af beboere, så misser man en væsentlig del af essensen ved at bo i en forening.” 

Bestyrelsen træffer året igennem små som store beslutninger, der alle har betydning for de øvrige beboere og ejendommen. “Det er en stor kvalitet, at der er demokrati i foreningen, og der er stor værdi i, at man som beboer har indflydelse på, hvordan tingene foregår. Det mister man, hvis ansvaret uddelegeres fuldt ud til en administrator”, understreger Carsten Volden.

Artiklen er skrevet af Emma R. Hansson, redaktør hos Min Boligforening.
Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

Styrk det gode samarbejde - og vær opmærksom på bestyrelsesansvar

God forretningsorden, struktur og de rette redskaber er vigtigt for en velfungerende bestyrelse og afgørende for, at en bestyrelse ikke ender med unødigt ansvar på sine skuldre.

Hvornår et bestyrelsesmedlem ifalder ansvar er en ret udefinerbar størrelse. Det handler om en afvejning af de konkrete omstændigheder som foreningens formål, generalforsamlingsbeslutninger, hvad bestyrelsesmedlemmet ved eller bør vide, hvordan økonomien ser ud og ikke mindst: Hvad ville fornuften have dikteret?

Forberedelse til bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder skal foregå med styring og struktur, så der opnås ensartethed i møderne og en bedre forståelse af bestyrelsesarbejdet. Når en bestyrelse er konstitueret, skal man straks planlægge, hvor mange møder der skal holdes og ligeledes planlægge dem. Seks årlige møder er ofte passende. Benyt en standarddagsorden med indhold og bilag - det giver overblik og sikrer, at alle bestyrelsesmedlemmer kan deltage.

Afvikling af bestyrelsesmøder

Formanden bør sikre, at dagsorden overholdes, at mødet afsluttes indenfor aftalt tid, og at alle medlemmer bliver hørt. Beslutninger i bestyrelsen træffes oftest efter flertal, medmindre vedtægterne dikterer andet. Har én et habilitetsproblem, skal medlemmet hverken deltage i drøftelser eller beslutning.

Bestyrelsesreferatet skal indeholde, hvilke emner man har været omkring, beslutninger, eventuelle protester, hvad bestyrelsen på boligforeningens vegne skal gøre eller ikke gøre, samt hvilke medlemmer der tager sig af hvad. Det er netop disse referater, der kan blive udslagsgivende i sager om bestyrelsesansvar. Hvis bestyrelsesreferater offentliggøres til foreningsmedlemmer, så vær opmærksom på persondataloven.

Det gode bestyrelsesarbejde

Gode værktøjer til det gode bestyrelsesarbejde er en forretningsorden og en beslutningsprotokol. På den måde sikrer man, at konkrete krav fra vedtægterne overholdes, men man får også på forhånd fastslået, hvem der beslutter og gør hvad.

Et eksempel på overordnet indhold i en bestyrelses forretningsorden kan være:

  • Boligforeningens formål, som bestyrelsen arbejder for

  • Frister og form for indkaldelse til møder

  • Krav til udformningen af dagsordenen

  • Antal for beslutningsdygtighed

  • Regler for afstemninger

  • Fordeling af opgaver og opfølgning

  • Nedsættelse af udvalg (stående/ad hoc) 

  • Habilitetsregler - rettigheder i forhold til at træffe beslutninger

  • Optagelse, udsendelse og godkendelse af referat/bestyrelsesprotokol

  • Eventuel tavshedspligt

  • Økonomiopfølgning - budgetlægning og årsrapporter

Digitalt samarbejde med administrator

Administrators opgave er at gøre arbejdet lettere for bestyrelsesmedlemmerne, som ofte arbejder frivilligt. Derfor bør foreningen trække på administrators kompetencer og gøre brug af digitale løsninger som Probo.

Her kan bestyrelsen løbende følge foreningens økonomi, mens Probo også reducerer print og porto, da alt kan ske elektronisk. Probo gør det muligt for beboere og bestyrelsen at tilgå alle foreningens dokumenter og er en digital løsning, som ofte giver bedre kommunikation og åbenhed i foreningen.

“Bestyrelsesmøder skal foregå med styring og struktur, så der opnås ensartethed i møderne og en bedre forståelse af bestyrelsesarbejdet.
”

Ansvar og boligforeninger

Bestyrelsesmedlemmer handler på vegne af foreningen, mens generalforsamlingen er det besluttende organ. De daglige dag-til-dag-beslutninger for ageren og forpligtelser varetages af bestyrelsen.

Medlemmer af bestyrelsen skal være deres ansvar bevidst, men også med det for øje, at der hersker ret vide grænser for, hvad et bestyrelsesmedlem må, så længe fornuften råder. Et medlem risikerer kun erstatningsansvar, hvis handlinger eller mangel på samme resulterer i økonomisk tab.

Udfordringen er, at der ikke er nogen lovmæssigt defineret grænse udstukket for handlefriheden i forbindelse med bestyrelsesansvar.

Haltende økonomi eller store forpligtelser

Uanset om en boligforening har dårlig eller god økonomi, skal bestyrelsesmedlemmerne  handle ud fra et forsigtighedsprincip. Indkøb og forpligtelser må kun ske, når man er sikker på, at boligforeningen kan opfylde aftalerne. Langt de fleste bestyrelsesansvarssager opstår, når boligforeningen ikke kan betale for modtagne varer eller ydelser.

Hvis almindelig sund fornuft indikerer, at der er risiko for, at boligforeningen ikke kan opfylde en aftale, bør man som bestyrelsesmedlem forsøge at undgå, at aftalen overhovedet indgås. På den måde kan man undgå at havne i en medansvarssag.

Men man skal aktivt protestere mod aftalen på bestyrelsesmødet, stemme imod og sørge for at få protesten noteret i bestyrelsesprotokollen. Man kan også bringe sagen op på generalforsamlingen. Insisterer bestyrelsen alligevel på at indgå aftalen, bør man trække sig. Også det skal noteres i protokollen, eller man kan selv skriftligt oplyse til bestyrelsen, at man trækker sig med henvisning til årsagen.

Uvidenhed fritager ikke for ansvar

For at man kan overholde beslutninger, vedtægter og økonomi, skal man i sagens natur have styr på, hvad det hele betyder. Nogle bestyrelsesansvarssager handler ganske enkelt om, at man ikke har været ordentligt inde i sagerne eller har undladt at undersøge sagen til bunds. Men man fraskriver sig ikke ansvar blot ved at hævde, at “det vidste jeg ikke noget om”. 

Handler et bestyrelsesmedlem uforsvarligt eller retsstridigt på vegne af foreningen, kan det ligeledes medføre ansvar, ligesom det ville være tilfældet, hvis personen handler på egne vegne. 

Ansætter en bestyrelse eksterne personer, er det bestyrelsens ansvar, at al lovgivning overholdes i forhold til ansættelsesret, arbejdsmiljø, skat og så videre. Det er også bestyrelsens ansvar at føre tilsyn og kontrol med, at de ansatte holder sig til de udstukne instrukser.

“Langt de fleste bestyrelsesansvarssager opstår, når boligforeningen ikke kan betale for modtagne varer eller ydelser.”

Lad fornuften råde

Summa Summarum: Bestyrelsesmedlemmer skal handle fornuftigt på vegne af boligforeningen, ligesom man ville have handlet i forhold til egen privatøkonomi.

Arbejder man aktivt på at løse problemer i foreningen, inddrager eksterne rådgivere og overholder budgetterne, vil man som hovedregel ikke ifalde bestyrelsesansvar.

Vi anbefaler dog altid også - for en ekstra sikkerheds skyld - at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring.

Artiklen er skrevet af Daniel Hesner Grøndal, direktør og partner, Ret&Råd Advokater.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

Gør det trygt at arbejde i bestyrelsen

En bestyrelsesforsikring beskytter bestyrelsesmedlemmerne i deres arbejde for foreningen og er på den måde med til at skabe tryghed og incitament til at deltage i bestyrelsesarbejdet.

De fleste er bekendt med, at man, når man bor et sted - uanset om man er ejer eller lejer - har brug for en indboforsikring, som dækker, hvis der sker noget med hjemmet eller tingene i det. Samtidig er de fleste bekendt med, at man har brug for en ansvarsforsikring, som dækker, hvis man uheldigvis kommer til at forvolde andre eller deres ting skade. 

Men hvordan forsikrer man sig som bestyrelse i en boligforening, der består af flere individer med individuelle forsikringer?

Hvad er en bestyrelsesansvarsforsikring? 

Er man bestyrelsesmedlem, kan man blive gjort personlig erstatningsansvarlig i forbindelse med økonomiske beslutninger. Det betyder, at man som bestyrelsesmedlem hæfter med sin personlige formue, hvis man bliver erstatningsansvarlig over for banker og andre kreditorer – også selvom bestyrelsesposten er ulønnet. Netop derfor er det vigtigt, at der er tegnet en forsikring i foreningen. En bestyrelsesansvarsforsikring er til for at dække det krav mod bestyrelsen, som en skade kan forårsage samt hjælpe den med at friholde sig fra ansvaret. 

Det er vigtigt at skabe trygge rammer i bestyrelsesarbejdet - også for t tiltrække nye medlemmer.

Bestyrelsens pligt til at forebygge forudsigelige skader

Det er bestyrelsens ansvar at reagere på henvendelser fra de øvrige beboere. I nogle tilfælde reagerer bestyrelsen ikke i tide, eller også tror de måske, at andre i bestyrelsen har taget sig af opgaven. Det er netop her, at skader, hvor et krav kan rettes mod bestyrelsen, nemt opstår. En sag kunne for eksempel opstå på baggrund af noget så simpelt som et søm, der stikker ud af legestativet, eller et træ der står farligt og er på randen til at vælte ind i bygningen. Hvis det er forudsigeligt, at der vil ske en skade på grund af sømmet eller træet, og bestyrelsen er gjort opmærksom på problemet, men ikke gør noget for at forhindre den fremtidige åbenlyse skade, vil almindelige bygnings- og husejeransvarsforsikringer sjældent dække skaderne. 

“En bestyrelsesansvarsforsikring er til for at dække det krav mod bestyrelsen, som en skade kan forårsage samt hjælpe den med at friholde sig fra ansvaret.

”

Ligeledes gælder det, hvis der er et hul i taget, som bestyrelsen på forhånd er opmærksom på. Forekommer der i fremtiden vandskader forårsaget af hullet i taget, vil skaderne sjældent være dækket. Det skyldes, at man som bestyrelse har pligt til at forebygge forudsigelige skader. 

Tryghed i bestyrelsesarbejdet

Foreningsarbejde er en stor opgave, og som bestyrelsesmedlem har man ofte et fuldtidsjob ved siden af og gør oven i købet arbejdet frivilligt. Derfor er det svært ikke at overse nogle få ting en gang imellem. Netop derfor er en bestyrelsesansvarsforsikring vigtig, da den skaber tryghed for dem, der er i bestyrelsen. Skal man konstant gå rundt med en frygt for at overse noget eller pludselig at stå til at hæfte for et svimlende beløb, er det ikke særlig motiverende at udføre arbejde i bestyrelsen. Derfor skaber ansvarsforsikringen trygge rammer og incitament for dem, der allerede er i bestyrelsen, men også for dem, som overvejer at deltage i bestyrelsesarbejdet.


Artiklen er skrevet af Silas Friis Nielsen, erhvervsassurandør, Topdanmark Forsikring.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.