Bestyrelsesarbejde i en boligforening er afgørende for effektiv drift og trivsel for beboerne. Men der er meget at holde styr på, hvad end man er nyt eller erfarent bestyrelsesmedlem.
Bestyrelsen har en vigtig rolle i at træffe beslutninger, overvåge økonomien og sikre, at boligforeningens vedtægter overholdes - ofte i samarbejde med en administrator. I denne artikel kan I blive klogere på en række vigtige aspekter af bestyrelsesarbejdet i en boligforening, fra roller og økonomi til kommunikation og samarbejde.
Definition og rollebeskrivelse
Bestyrelsesmedlemmerne i en boligforening er dem, der har det overordnede overblik i foreningen og er ansvarlige for beslutningstagning, budgetlægning og sikring af beboernes trivsel. Bestyrelsesarbejdet er en værdifuld og vigtigt opgave for at boligforeningen fungerer effektivt og opretholder en høj standard med sund økonomi.
Vedtægter og love
Bestyrelsesarbejdet i en boligforening skal udføres i overensstemmelse med foreningens vedtægter og gældende love. Vedtægterne fungerer som en guide for bestyrelsens handlinger og beslutninger. Det er vigtigt at forstå vedtægterne og være opmærksom på eventuelle ændringer eller opdateringer. Derudover skal bestyrelsen være bekendt med relevante love og regler, der påvirker boligforeningens drift. Ofte kan det være en fordel af rådføre sig med en administrator, som kan vejlede bestyrelsen ved spørgsmål om tvivl ift. vedtægter og love.
“Bestyrelsesarbejde i en boligforening er en betydningsfuld opgave, der kræver engagement, ansvar og god kommunikation.”
Oprettelse og struktur af bestyrelsen
Valg af bestyrelsen finder sted ved en afstemning til den årlige ordinære generalforsamling i foreningen. Det vil ofte fremgå af foreningens vedtægter, hvor mange medlemmer en bestyrelse skal bestå af samt perioden, de valgte medlemmer skal sidde.
En bestyrelse består typisk af en formand, næstformand, en række bestyrelsesmedlemmer og en sekretær/kasserer. Dog kan det være en fordel, at de enkelte medlemmer har egne ansvarsområder for at lette den samlede mængde arbejde og for at sikre, at formanden ikke ender med alle opgaverne selv. Samtidig er det en mulighed for at udnytte hvert bestyrelsesmedlems kompetencer og interesser.
Måske er der nogle ildsjæle, der går op i gårdmiljøet eller andre, der har kompetencer indenfor finans og jura, der kan være ansvarlige for den del af bestyrelsesarbejdet. Under alle omstændigheder bidrager en tydelig struktur til at sikre, at bestyrelsen kan arbejde effektivt. Dog er det vigtigt at pointere, at der ikke er nogle krav om bestemte kompetencer for at være en del af bestyrelsen - det absolut vigtigste er, at det er lysten, der driver værket!
Beslutningstagning og generalforsamling
Beslutningstagning er en central del af bestyrelsesarbejdet. I vedtægterne vil det som nævnt fremgå indenfor hvilket råderum, bestyrelsen alene kan træffe beslutninger. Bestyrelsen skal træffe velovervejede beslutninger, der er foreningens interesse. Det er derfor vigtigt at lytte til forskellige synspunkter og afveje fordele og ulemper, før der træffes beslutninger.
Beslutninger om større projekter skal altid vedtages ved en generalforsamling, hvor foreningens medlemmer stemmer for eller imod forslag. Derfor er det også vigtigt, at så mange beboere som muligt deltager, hvilket ofte kan være en udfordring. Bestyrelsen kan sørge for, at der kommunikeres om generalforsamlingen i god tid til beboerne og bidrage til at skabe god stemning til selve arrangementet. Dog er det også beboernes opgave at være opsøgende og være interesseret - det er trods alt beboerdemokratiet, det handler om, og det er altså her, man kan få indflydelse på det sted, man bor.
Som et led i forberedelsen forud for generalforsamlingen, kan det være en god ide for bestyrelsen at holde et møde med administrator, der ofte også vil agere dirigent til selve generalforsamlingen. En del af forberedelsen er at gennemgå regnskab, budget, beretning og eventuelle forslag, der skal sættes til afstemning
Kommunikation
God kommunikation er nøglen til et succesfuldt bestyrelsesarbejde. Det er vigtigt at etablere regelmæssige møder, hvor bestyrelsesmedlemmerne kan diskutere emner og drøfte relevante spørgsmål. En god mødekultur bidrager til et mere værdifuldt og effektivt bestyrelsesarbejde. At sende en overskuelig og realistisk dagsorden ud i god tid kan være fornuftigt, så alle i bestyrelsen har mulighed for at forberede sig. I møder med en eventuel administrator er det en god idé at forventningsafstemme både internt i bestyrelsen samt med administrator, hvordan og hvor ofte kommunikationen skal foregå.
“Gode samarbejdspartnere kan bidrage til at lette bestyrelsens arbejde.”
Desuden skal bestyrelsen have en åben og løbende dialog med beboerne og lytte til deres bekymringer og forslag. Hvordan den enkelte foreningen vælger at kommunikere med beboerne kan være meget forskellige og variere efter størrelse på foreningen og behov. Nogle foretrækker digitale kommunikationsplatforme, andre bruger opgangssedler eller facebookgrupper. Det vigtigste er dog, at der er en åben kommunikation og et godt samarbejde, der skaber tillid og opbygger et stærkt fællesskab i boligforeningen. Samtidig sikrer det, at beboere er oplyste i tilfælde, hvor projekter eller lignende har indflydelse på deres dagligdag i foreningen.
Samarbejde med eksterne parter
Bestyrelsen skal ofte samarbejde med eksterne parter som administratorer, rådgivere, entreprenører og lokale myndigheder. Et godt samarbejde med disse parter er vigtigt for at sikre, at nødvendige opgaver udføres effektivt og tilfredsstillende. Klare forventninger, regelmæssig kommunikation og opretholdelse af gode relationer kan hjælpe med at opnå vellykkede samarbejdsrelationer.
I mange tilfælde drejer bestyrelsesarbejdet sig om en halv til en hel time ugentligt. Noget, der naturligvis kan variere alt afhængig af, hvilke projekter og tiltag foreningen står overfor. Men gode samarbejdspartnere kan bidrage til at lette bestyrelsens arbejde. F.eks. er der meget få foreninger, der er selvadministrerende, da det er et stort ansvar at løfte. Meget af det driftsmæssige arbejde kan nemlig overgå til administrator, og så kan bestyrelsen bruge tiden på at udvikle foreningen.
“Bestyrelsesarbejdet er en værdifuld og vigtigt opgave for at boligforeningen fungerer effektivt.”
Hvorfor skal man melde sig ind i bestyrelsen?
Som bestyrelsesmedlem har man mulighed for at få et skattefrit vederlag, men det er ikke derfor, man skal melde sig. Bestyrelsesarbejde i en boligforening er en betydningsfuld opgave, der kræver engagement, ansvar og god kommunikation. Derfor skal man være med, fordi man synes, det er spændende, fordi man har en mening om tingene, eller simpelthen fordi man ikke kan lade være! Ved at følge principperne om åbenhed, samarbejde og ansvarlighed kan bestyrelsen bidrage til at skabe et velfungerende og harmonisk boligmiljø for alle beboere.
Artiklen er skrevet af Caja Petersen, Boligadministrator, Newsec.
Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.