Vedligeholdelsesplan

Nørrebro-ejendom står igen markant i gadebilledet

Takket være en vedligeholdelsesplan og veludført 5 års-plan står en 117 år gammel ejendom knivskarpt i dag.

På hjørnet af Lundtoftegade og Hillerødgade på Nørrebro i København ligger en ejendom, som stikker af fra resten af kvarteret på den gode måde. Efter flere renoveringer står bygningen fra 1906 helt skarpt. Ejendommen udstråler stil, balance og overskud. Og det er da også en tilfreds og stolt formand for andelsforeningen AB Falcken, der viser foreningens bygning frem. Boye Schnack har boet i ejendommen i 33 år og været formand i 9 år. ”Vi er selvfølgelig glade for, at vores ejendom står så flot i dag. Vi har altid haft som målsætning, at bare fordi det er Nørrebro, behøver den ikke ligne en saneringsparat ejendom," siger han med et smil.

AB Falcken har fået de oprindelige friser tilbage. De var ellers forsvundet. Rådgiveren fandt dem i de oprindelige tegninger, der lå i Københavns byggesagsarkiv.


Vi er i mål, og alle er tilfredse

De seneste år med renovering har været en hektisk og udfordrende periode for både ham som formand, bestyrelsen og alle beboere i de 40 andelslejligheder i den 117 år gamle ejendom.
”Renovering med store stilladser hele vejen rundt og håndværkere inde i folks boliger er selvfølgelig anstrengende. Men det hjælper på det, når vi ser på bygningen i dag. Vi er i mål med en række projekter, og alle virker tilfredse”, siger han.
Boye Schnack er tilfreds med styringen af projekterne, som rådgiveren Gaihede, ingeniører & arkitekter, stod for.  ”Samarbejdet har været en god oplevelse. Vi havde ikke kunnet klare os uden dem. Jeg vil på det kraftigste anbefale at samarbejde med en rådgiver, hvis man sidder i en bestyrelse og skal i gang med en større renovering. Vi er jo ikke professionelle, og renoveringer er komplekse, så det ville aldrig være gået godt uden en rådgiver”, siger han. Han fremhæver også samarbejdet mellem bygherre, rådgiver, administratoren Newsec og byggefirmaet Byens Tag & Facade, der blev valgt som den udførende entreprenør på opgaven.

Den fulde artikel kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2024, som kan fås gratis på Min Boligforenings stand til Boligforeningernes Dag lørdag d. 2. marts.

“En vedligeholdelsesplan er et meget
brugbart redskab til en ejendom som vores”
— Boye Schnack, formand i AB Falcken

En vedligeholdelsesplan er et godt redskab

Efter en række renoveringer, er der igen styr på AB Falckens ejendom på Nørrebroi København.

Renoveringerne af ejendommen kom i gang, efter at foreningen fik lavet en vedligeholdelsesplan. ”Før i tiden var det ret tilfældigt, hvilke ting, der blev lavet på bygningen. Det var meget akutte løsninger. Hvis der var et problem, så ringede man efter en håndværker, som man kendte, og så blev det ene problem håndteret – og andre områder blev forsømt. Det medførte, at vi til sidst boede i en ejendom med en række udfordringer som fugtskader og forældede VVS-installationer”, forklarer han.


Da Boye blev formand, fandt han via landsorganisationen for andelsboligforeninger ABF frem til, at AB Falcken havde brug for en såkaldt vedligeholdelsesplan. Det er en overordnet plan over akutte og nødvendige renoveringer, der tager hensyn til både bygning og økonomi.


Han kontaktede rådgiveren Gaihede, ingeniører & arkitekter, der foretog et grundigt tjek af hele ejendommen og lavede en vedligeholdelsesplan for de kommende år. ”En vedligeholdelsesplan er et meget brugbart redskab til en ejendom som vores. Her var planlagt en 5-års plan. Ud fra den kunne vi vedligeholde og renovere vores ejendom til rette tid. Samtidig fik vi mulighed for planlægning af økonomien fremover”, fortæller formanden.

Ejendom af høj værdi

I løbet af de næste år gennemførte foreningen en række renoveringsprojekter. Skorstenene blev fikset – faldstammerne blev renoveret og relinet – og senest var der den store renovering med udskiftning af tag, forstærkning af tagkonstruktion, rensning og renovering af facader for og bag og endelig udskiftning af vinduer. Foreningen havde ingen opsparing, så den har lånt til projekterne. Alt i alt er boligafgiften, som det hedder på andelsboligområdet, steget fra et lavt niveau med 8 procent 6 år i træk, hver gang støttet af generalforsamlingen, som udmærket kunne se vigtigheden af de væsentlige renoveringsprojekter. ”Vi bor nu i en ejendom af høj værdi, og som samtidig er god at bo i”, fortæller han.

Artiklen er skrevet af Lars Solberg, kommunikationsrådgiver, Gaihede

Denne fulde artikel og mange andre kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Vedligeholdelsesplan: Boligforeningens vigtigste beslutningsgrundlag

Vedligeholdelsesplanen er et afgørende redskab i en boligforenings bestyrelse, som skaber overblik, når vigtige beslutninger for ejendommens/foreningens vedligehold skal træffes. 

En bygningsrapport inkl. et vedligeholdelsesbudget eller en vedligeholdelsesplan: Kært barn har mange navne. Uanset, hvordan det omtales, er det et vigtigt beslutningsgrundlag for andels- og ejerforeninger.

En vedligeholdelsesplan er en minutiøs byggeteknisk gennemgang. Den gennemgår hele ejendommen fra kælder til kvist lige fra sokkel og fællesinstallationer til facade, vinduer og tag. Med udgangspunkt i gennemgangen udarbejdes et prioriteret budget over ejendommens/foreningens kommende vedligehold.

 Bestyrelsens vigtigste værktøj

Når man skal sikre ejendommens stand - såvel nu som i fremtiden - kræver det et større overblik. Mange af de beslutninger, der skal tages i en boligforening, kræver store økonomiske midler. Trænger ejendommens facade til renovering eller vinduer til en udskiftning, er det en meget tung post. Samtidig skal disse økonomisk tunge beslutninger træffes af en frivillig bestyrelse, der også har fuldtidsjob ved siden af. Det betyder i mange tilfælde, at de jævnligt skal træffe beslutninger om noget, de måske ikke har faglig viden om. Derfor er det vigtigt for foreningen at have et gennemarbejdet beslutningsgrundlag, der er udarbejdet af fagfolk med erfaring inden for bygningsvedligehold. 

En anden og væsentlig ting er, at selvom det i det pågældende øjeblik ikke føles rart at bruge af foreningens økonomiske midler, er det på længere sigt dyrere at skubbe problemer til senere end at tage sig af dem, når de opstår. Store udskiftninger - der er noget af det allerdyreste, en forening kan komme ud for - kan nemlig i mange tilfælde undgås, hvis ejendommen løbende vedligeholdes. 

“Vedligeholdelsesplanen skal tage højde for den økonomiske fordel i at udføre bygningsarbejder sideløbende med hinanden - såkaldte synergiarbejder.”

Udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan

At udarbejde en optimal vedligeholdelsesplan er en proces med flere faser. Ofte vil den rådgiver, I vælger til at udarbejde jeres vedligeholdelsesplan, varetage styringen af rapporten. Rådgiver begynder med at se på ejendommens renoveringshistorik - altså hvad der tidligere er udbedret, eller hvilke bygningsdele der er udskiftet i ejendommen og hvornår.

Næste skridt er at bese nogle af ejendommens lejligheder, som er repræsentative for foreningen. Det er med til at danne et billede af ejendommens fællesinstallationer, de lodrette stigstrenge og andet ejendomsrelateret. 

Herefter er det vigtigt, at rådgiver tager en snak med foreningen og beboerne. Blandt andet skal det afklares, hvordan udgifterne i foreningen fordeles for den enkelte ejer/andelshaver, og hvilke dele af ejendommen der betragtes som fællesinstallationer og dermed noget, vedligeholdelsesplanen skal tage højde for. 

Udarbejdelsen af en vedligeholdelsesplan kræver også, at foreningen gør sig klart, hvad der er af ønsker til forbedringer for ejendommen i fremtiden. Er der for eksempel et ønske om, at foreningen skal blive grønnere, handler det om at tænke energioptimerende renoveringsmuligheder ind i vedligeholdelsesplanen - som f.eks. isolering af tagkonstruktionen, etablering af solceller, indarbejdelse af “den digitale varmemester” mm.

Ligeledes skal vedligeholdelsesplanen tage højde for den økonomiske fordel i at udføre bygningsarbejder sideløbende med hinanden - såkaldte synergiarbejder. Med dsen rigtige plan kan foreningen spare på stilladsomkostninger og rådgivningsydelser mm. 

Det gode beslutningsgrundlag

Den hyppigste udfordring for foreninger med vedligeholdelsesplanen er, at den ikke kommer på dagsordenen til generalforsamlingen. Det skyldes bl.a. udskiftning i bestyrelsen, der ikke bliver bekendt med status på vedligeholdelsesplanen. 

Derfor er det vigtigt at sørge for, at vedligeholdelsesplanen kommer på dagsordenen til generalforsamlingen, drøftes i foreningen og er tilgængelig uanset udskiftning i bestyrelsen. Det er netop derfor, vi i Ingeman Fischer altid ringer til bestyrelsen og sender en mail hvert halve år. På den måde følger vi op på, hvor langt foreningen er kommet med deres overvejelser omkring igangsættelse af arbejde, og om der er opstået noget, de har brug for hjælp til.

Artiklen er skrevet af Joachim Pedersen, bygningskonstruktør MAK og partner, Ingeman Fischer 

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

,

Ønsker I bedre økonomi i foreningen eller en opgradering af energimærket? Deltag i vores gratis VidenSeminar, og hør hvordan!

,

I ER INVITERET TIL VIDENSEMINAR D. 10. oktober, HVOR VI DENNE GANG SÆTTER FOKUS P Drift og Vedligeholdsplan samt Energimærke.

Ved at tænke langsigtet og planlægge projekter i god tid er der penge at spare i foreningen. En drift- og vedligeholdelsesplan mindsker risikoen for ubehagelige økonomiske overraskelser og er med til at sikre, at jeres ejendom er sund og velholdt. I den langsigtede planlægning bør man heller ikke glemme at sætte fokus på energioptimerende tiltag med henblik på en opgradering af energimærket. Få viden og inspiration til VidenSeminar d. 10. oktober.

HØR OPLÆG FRA EKSPERTERNE

Vi har inviteret en række virksomheder, der er eksperter på området, og som alle har stor erfaring med arbejde for andels- og ejerboligforeninger.

Til VidenSeminaret kan I høre oplæg fra Trio Arkitekter, Arbejdernes Landsbank, Hupfeld Ejendomsadministration, Ingeman Fischer og MinEjendom.

Oplægsholderne vil kunne svare på jeres konkrete spørgsmål og ruster dermed bestyrelsen og boligforeningen til kommende projekter. Samtidig vil I i løbet af VidenSeminaret kunne netværke med andre boligforeninger, der står overfor samme type projekter.

TILMELDING

VidenSeminaret afholdes d. 10. oktober 2023 kl. 17:00 til 21:00 i Arbejdernes Landsbank (AL2) 
Nørre Voldgade 17, 1358 København K. Det er gratis at deltage for boligforeninger.

Min Boligforenings gratis VidenSeminar er en god anledning til at få viden, inspiration og råd til kommende projekter i boligforeningen samt netværke med andre fremmødte bestyrelsesmedlemmer.

En grøn vedligeholdelsesplan

En vedligeholdsplan er et vigtigt værktøj både for bestyrelsen og for tekniske rådgivere i byggeprojekter. Suppleres den af energimærkningens styrker, kan man sikre grønne og bæredygtige renoveringer i og vedligehold af foreningens ejendom.

Jeg læste for nylig en artikel om vedligeholdelsesplan og energimærkning, hvor der bl.a. stod: ”I takt med, at energipriserne stiger, og fokus på energioptimering øges, har vi stillet spørgsmålet om, hvorvidt grønne vedligeholdelsesplaner er fremtiden”.

Jeg undrede mig. Jeg mener jo, at en vedligeholdelsesplan i sig selv er grøn! Ifølge Den Danske Ordbog defineres vedligehold som ”det at sørge for at noget bevares i god stand ved løbende at udbedre slid og eventuelle skader”. At vedligeholde i stedet for at lade forgå og i sidste ende rive ned, smide væk og bygge nyt - det bliver jo ikke meget grønnere!

“I dag er byggeri og renovering blevet langt mere kompliceret og spækket med nye materialetyper og tekniske løsninger, som på hver sin måde skal mindske energiforbruget. ”

Samspillet mellem en vedligeholdelsesplan og energimærkningen

En vedligeholdelsesplan og energimærkning har to forskellige formål, men dog ét fælles mål; at synliggøre ejendommens tilstand. Vedligeholdelsesplanen synliggør ejendommens byggetekniske tilstand og energimærkningen den energimæssige tilstand. 

Man kan blive fristet til at samle vedligeholdelsesplanen og energimærkningen i én, men i dét tilfælde kan det ikke længere kaldes en grøn vedligeholdelsesplan, men snarere en udviklingsplan eller en optimeringsplan. Samtidig har de hver især deres styrker, og jeg er bange for, at samlingen vil udviske det enkelte produkts styrke.

I stedet er det vigtigt at samtænke de oplysninger, vedligeholdelsesplanen og energimærkningen giver os, når vi (de tekniske rådgivere) skal rådgive boligforeningens bestyrelse i deres drift, vedligehold og udvikling af ejendommen. 

Som boligforeningens professionelle tekniske rådgiver ser jeg det som vores ansvar - ja, ligefrem pligt - at rådgive bestyrelsen om de optimale løsninger i de enkelte scenarier. I nogle tilfælde kan forskellige omstændigheder resultere i, at det optimale ikke kan lade sig gøre - men så må man være pragmatisk og finde den næstbedste løsning. Det vigtige er, at udgangspunktet altid er: Hvad er det mest optimale i den specifikke situation?

Ikke alle løsninger passer til alle foreninger. Det handler om at finde en renoveringsløsning, som indfrier potentialet i netop jeres ejendom.

Hvordan supplerer vedligeholdelsesplanen og energimærkningen hinanden?

Lad os sige, at boligforeningen ifølge vedligeholdelsesplanen står foran en udskiftning af tagbeklædningen, da tagstenene - som er over 100 år - nu er nedbrudte og ikke ordentlige mere. I den forbindelse vil man så slå op i energimærkningen og se, om der er angivet forslag til energiforbedringer, som vil være ”naturlige” at udføre i forbindelse med udskiftningen af tagbelægningen. Det kunne være etablering af solceller på taget, isolering af etagedækket, isolering af taget mm. Og nu, når stilladset er oppe, giver det mening også at isolere den fritstående gavl udefra. 

“En vedligeholdelsesplan og energimærkning har to forskellige formål, men dog ét fælles mål; at synliggøre ejendommens tilstand. ”

Grønne renoveringer skal blandt andet fokusere på at skabe de bedste forudsætninger for at reducere bebyggelsens energiudgifter og derved frembringe en løbende økonomisk besparelse for den enkelte beboer. 

Tager vi situationen ovenfor, hvor boligforeningen skal have udskiftet tagbeklædningen, så vil nye tagboliger ikke bare forbedre energitilstanden i bygningen. Det økonomiske overskud fra de nye tagboliger kan anvendes til renovering af den underliggende bygning med fokus på mindsket energiforbrug og forbedret kvalitet og indeklima, hvilket giver mange fordele for resten af lejlighederne i ejendommen samt på sigt en reduceret boligafgift.

Hvordan sikres de grønne løsninger?

I dag er byggeri og renovering blevet langt mere kompliceret og spækket med nye materialetyper og tekniske løsninger, som på hver sin måde skal mindske energiforbruget. Man kan frygte, at løsningerne alt for ofte bliver for enøjede, og at der mangler fokus på helheden i bygningen og forståelse for bygningens strukturer. 

At afdække bygningens strukturer i forbindelse med en grøn renovering kræver forudgående undersøgelser og afklaring af de bygningsfysiske og æstetiske forhold. Det er af helt afgørende betydning for de efterfølgende muligheder og en øjenåbner for, at der er mere på spil end blot at istandsætte en bygning.

Det er også vigtigt at være opmærksom på, at der ikke findes én løsning, som passer perfekt på alle byggerier. Det handler om at finde den løsning, som bedst indfrier potentialet i det enkelte byggeri. I den forbindelse taler man om ”smarte” energirenoveringer, hvor man tænker bæredygtigt i forhold til renoveringen i bred forstand og altså ikke blot miljømæssigt, men også socialt og økonomisk.

Det er samspillet mellem vedligeholdelsesplanen og energimærkningen, der giver det optimale resultat.

Ligeledes er det vigtigt, at konsekvenserne for boligforeningens økonomi indtænkes fra start. Hvis ikke projektet giver økonomisk mening og kan håndteres med den økonomi, som nu er til stede, så bliver det naturligvis ikke til noget.

Lige meget hvad, så er vedligeholdelsesplanen og energimærket to gode og uundværlige redskaber for boligforeningens bestyrelse i forbindelse med planlægning af ejendommens drift, vedligehold og udvikling.

Krav for vedligeholdelsesplan og energimærkning i andelsboligforeninger

For andelsboligforeninger gælder det, at det er et krav at have en energimærkning ved salg og udlejning. Bestyrelsen skal huske at få den opdateret, efter ejendommen er blevet renoveret.

En vedligeholdelsesplan er ikke et krav. Dog er banker - i forbindelse med optagelse af byggelån - og forsikringsselskaber - i forbindelse med indgåelse af forsikringsaftale - begyndt at stille krav til en vedligeholdelsesplan som dokumentation af ejendommens tilstand. Den sikrer samtidig, at boligforeningen tager driften og vedligeholdet seriøst, og at ejendommens værdi og tekniske tilstand ikke forringes.

Artiklen er skrevet af Ole Brockdorff, partner og arkitekt i Trio Arkitekter.
Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

Bestyrelsens bedste ven: Vedligeholdelsesplanen

En tryg økonomi er en forudsigelig økonomi. Især i en boligforening, hvor udgifterne til reparationer og vedligehold kan løbe op i millioner. Som beboernes repræsentant er bestyrelsens vigtigste opgave derfor at se fremad og undgå uforudsete ekstraregninger.

”En god vedligeholdelsesplan rækker 5-10 år frem i tiden. Den er typisk udarbejdet af et specialiseret ingeniørfirma eller arkitektfirma og bygger på en grundig gennemgang af ejendommen og dens installationer. Planen anslår udgifterne til de nødvendige vedligeholdelsesopgaver og prioriterer rækkefølgen, de bør udføres i,” forklarer Jane Vindfeldt, der til daglig rådgiver mange af de boligforeninger, som er kunder hos Lån & Spar.

For det første er det sund fornuft at have en plan, mener hun. For det andet er det som regel et krav for at få finansieret den løbende vedligeholdelse.

Krav fra banken

”Skal en andelsbolig- eller ejerforening finansiere større renoveringer, kræver det som udgangspunkt, at de kan fremvise en vedligeholdelsesplan. Det indgår i bankens vurdering af foreningens kreditværdighed. Flinke beboere, der betaler fællesomkostningerne til tiden, er ikke nok, hvis ejendommen er en renoveringskatastrofe, der bare venter på at ske,” fortæller Jane Vinfeldt.

“Er man tidligt ude, øger det chancen for at kunne vælge frit til en fornuftig pris.

”

Når det handler om andelsboligforeninger, gør vedligeholdelsesplanen det også lettere at vælge det rigtige realkreditlån, fordi banken kan rådgive ud fra et overblik over fremtidige projekter, forklarer hun. For eksempel kan det være dyrt i gebyrer at tage små tillægslån, hver gang bestyrelsen står overfor en akut udfordring. Lige nu er renten meget lav, så i nogle tilfælde vil det måske kunne betale sig at låne til flere projekter på en gang.


Styr på håndværkerne

En fordel ved at være i god tid er også bedre aftaler med håndværkerne. Jo mere akut opgaven er - og jo hurtigere det skal gå - jo dyrere bliver det at få den løst. Er du tidligt ude, øger du chancen for at kunne vælge frit til en fornuftig pris.

”Byggebranchen er glohed i øjeblikket. Derfor kan det være svært at skaffe kvalificerede håndværkere, og ventetiden er typisk lang. Er du tvunget til at lave en aftale, får du temmelig sikkert hverken det bedste eller det billigste tilbud,” siger Jane Vindfeldt.



Få overblik og spar penge 

En vedligeholdelsesplan giver også afsæt til den praktiske planlægning af større projekter som altaner, nyt tag eller en omfattende gårdrenovering. Rækkefølgen er nemlig sjældent ligegyldig, når det gælder om at udnytte ressourcerne rationelt. 

”Et nyt tag bør typisk have højere prioritet end nye altaner, men planlægger foreningen at lave flere ting samtidig, kan der også være penge at spare. Kræver en større vinduesrenovering for eksempel et stillads, er det vigtigt at tjekke, om vedligeholdelsesplanen har listet andre projekter, hvor stilladset er nødvendigt. Kan de løses i samme ombæring, slipper beboerne for at betale flere gange for den samme ydelse,” fortæller Jane Vindfeldt.



Hvad gør en vedligeholdelsesplan?

  • Skaber overblik over de store projekter

  • Gør det muligt at fordele udgifter over tid

  • Hjælper til at undgå uforudsete udgifter

  • Udnytter praktiske ressourcer fuldt ud

  • Optimerer ejendommens økonomi

Sæt planen på agendaen

”Vedligeholdelsesplanen er en forudsætning for en bæredygtig økonomi i en ejendom. Alligevel oplever vi ind imellem, at den mangler i en ejendom. Måske fordi det koster lidt. Min opfordring til nye bestyrelsesmedlemmer er derfor at få sat den på agendaen, hvis den ikke allerede er der. I kan ikke undvære den,” understreger Jane Vindfeldt. Lån & Spar rådgiver næsten 300 ejerforeninger og andelsboligforeninger.

Artiklen er skrevet af Carsten Risgaard, tekstforfatter, Lån & Spar.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2022.  

Foreningens faste rådgiver og ekspert

Det er et stort ansvar at være bestyrelse i en andels- eller ejerboligforening. Med en fast rådgiver tilknyttet kan arbejdet lettes betydeligt for bestyrelsen, så der skabes mere tid til andre projekter og til at holde fokus på den daglige drift.

Bestyrelserne i andels- og ejerboligforeninger dedikerer meget af deres tid frivilligt for at få foreningen til at løbe rundt. Det er et stort ansvar, da der er mange opgaver og projekter, der skal varetages. Især i forhold til kommende byggeprojekter kan det være tungt arbejde for bestyrelsen. Derfor er det en god idé at have en fast rådgiver tilknyttet jeres ejendom.

_16669.jpg

Foto: Ingeman Fischer APS

Fordelene ved en fast tilknyttet rådgiver

For en fast tilknyttet rådgiver er det først og fremmest væsentligt at kortlægge bestyrelsens behov for derefter at kunne udarbejde en prioritetsplan for de langsigtede og kloge beslutninger. Som oftest træder en teknisk rådgiver til som en professionel sparringspartner, der tager ansvar, og som kan bidrage til at lette bestyrelsesarbejdet. Når en boligforening har en fast rådgiver tilknyttet, betyder det, at foreningen får et sagligt grundlag at kunne budgetplanlægge ud fra.

“Når man som boligforening ønsker en fast rådgiver tilknyttet, er det en fordel at vælge en virksomhed, der favner bredt.”

 

Budgetplanlægning baseret på ekspertgrundlag

Det første der sker, når man som boligforening får tilknyttet en professionel rådgiver, er, at ejendommens fysiske og energitekniske tilstand bliver gennemgået, og at alle skader fra kælder til kvist kortlægges grundigt. Dette resulterer i en bygningsrapport samt en 10-årig drift- og vedligeholdelsesplan, hvor den bygningsmæssige tilstand gør bestyrelsen i stand til at prioritere og træffe de langsigtede beslutninger for foreningens vedligeholdelsesprojekter.

Foruden, at rapporten skaber en generel tryghed i bestyrelsen og gør det let at redegøre for deres prioriteringer over for foreningen, giver den også alle beboerne det samme overblik over, hvad bestyrelsen nu bruger pengene på.

_55A3385.jpg

Foto: Ingeman Fischer APS 

En helhedsplan der letter bestyrelsesarbejdet

Når man som boligforening ønsker en fast rådgiver tilknyttet, er det en fordel at vælge en virksomhed, der favner bredt. Det betyder nemlig, at foreningen kan få hjælp i alle led af en eventuel byggeproces og i den forbindelse slipper for at søge hjælp andetsteds. Skal jeres forening eksempelvis have etableret nyt tag, vil vores rådgivere kunne hjælpe jer med at konkretisere jeres tanker, idéer og behov, til noget man kan bygge efter. Med hjælp fra vores arkitektteam laves der skitser og ansøges om byggetilladelser, ingeniørerne hjælper med de statiske beregninger, og vores konstruktører fører tilsyn og sikrer, at byggeriet overholder alle regler og anvisninger.

Derudover varetager vores energiteknolog hele den energimæssige del af byggeprocessen, der bliver tænkt ind i helheden, hvor der kan skabes værdi og besparelser på den lange bane. Med et skarpt bagland i ryggen kan I altså som boligforening få en 360 graders rådgivning af ejendommen samt en helhedsplan for det samlede byggeri – og det gør bestyrelsesarbejdet mere simpelt!

“Det er et stort ansvar at være bestyrelse i en andels- eller ejerboligforening.”

Langsigtede kloge beslutninger

I foreningen AB Garvergaarden fik de udarbejdet en bygningsrapport og prioriteringsplan af Ingeman Fischer ApS.

“Vi kan nu træffe de langsigtede kloge beslutninger”, siger bestyrelsesformand Jørgen Schlosser. Ejendommen blev gennemgået fra kælder til kvist, og det har hjulpet bestyrelsen med at prioritere de vigtigste projekter. “At have en tilknyttet rådgiver kan fungere som en god samarbejdspartner for bestyrelser, der ikke selv har sagkundskaben til at rådgive og træffe beslutninger, der har betydning på lang sigt”, uddyber Jørgen Schlosser.

Artiklen er skrevet af Lasse Ingeman, Direktør, Ingeman Fischer APS.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening.

En vedligeholdelsesplan er nøglen til en sund drevet ejendom

En vedligeholdelsesplan bør stå øverst på enhver bestyrelses agenda. En opdateret vedligeholdelsesplan skaber værdi for boligforeningen og beboerne.

Hvad er en DV plan?

Selvom Drift- og Vedligeholdelsesplaner (en DV plan) bliver mere og mere udbredte, er der stadig en del bestyrelser i boligforeninger, som har svært ved at gennemskue forholdene omkring bestilling, udførelse og igangsætning af en DV plan. 

En Drift- og Vedligeholdelsesplan er et notat, som redegør for ejendommens tilstand på et givent tidspunkt, identificerer eventuelle skader, mislighold, vedligeholdelsesefterslæb eller alment slid og angiver en udbedringsplan for forholdene ud fra en prioriteret rækkefølge fordelt på samtlige bygningsdele i ejendommen. 

Foto: iStock

Foto: iStock

”Kvaliteten af en vedligeholdelsesplan er afgørende for en professionel og ansvarlig drift af foreningens ejendom. Det er derfor væsentligt ikke at nedprioritere dette som bestyrelse,” udtaler projektleder Sorin Nita fra PROMANA Bygningsrådgivning.

En bygningsgennemgang i forbindelse med udarbejdelse af DV planen inkluderer bygningsdele og steder i bygningen, som ikke er direkte synlige eller almindelig tilgængelige for beboere til daglig, men som kan medføre store udgifter i tilfælde af skader, f. eks. utætheder ved tag, revner i skorstene, tærede installationer, mv.

Få overblik og hjælp til prioritering af projekter

De forskellige poster, som planen redegør for, bliver opstillet i et tilhørende budget med prioriteringer fordelt på 5 eller 10 år. I princippet kan vedligeholdelsesplanen også udvides til 15-20 år, hvilket i så fald vil afspejle den løbende vedligeholdelse på visse bygningsdele.

“Ved rettidige planlægning undgås det, at beboerne pludselig skal betale meget store beløb til byggeprojekter”

Budgettet er som regel et udtryk for, hvor akutte de forskellige forhold på bygningen er, samt en indikation af omkostningerne ved udbedring. Mindre udbedringer kan varetages umiddelbart, større byggesager kræver oftest byggesagkyndig rådgivning og bistand. DV planen bør udarbejdes af en uvildig byggesagkyndig og som minimum opdateres hvert 5. år. Hvert år til generalforsamlingen kan bestyrelsen fremlægge bygningens status og planlagte opgaver til godkendelse.

'

Hvornår og hvorfor?

Bygningsvedligeholdelse er den dyreste post i regnskabet, og bør budgetteres korrekt.
Ved rettidig planlægning undgås det, at beboerne pludselig skal betale meget store beløb, enten kontant eller i form af huslejestigning, til byggeprojekter.

Det er en misforstået opfattelse, at det kun er ældre ejendomme, som behøver en DV plan. Nyere eller helt nye ejendomme bliver afleveret med tilhørende vejledninger for drift og vedligehold af alle sammenbyggede konstruktioner og installationer fra vinduer, gulve, altaner til vand, varme, ventilation eller alarmsystemer mv. Nye vinduer skal gennemgås, vendebeslag og bremseskinner efterspændes, justeres og olieres, termostater skal motioneres, tagrende og brønde skal renses, komponenter i vandsystemet skal afkalkes mv. Alle opgaver i en bestemt frekvens angivet af producenter eller leverandører.

Foto: iStock

Foto: iStock

Det er yderst sjældent, at alle disse vejledninger bliver samlet i en koordineret plan, så ejendommen sikrer sig det nødvendige vedligehold og fastholder leverandørens garanti på de forskellige bygningsdele, installationer, systemer osv.

Et værktøj til planlægning giver besparelser

En DV plan tager også højde for, ud over ejendommens almene stand, at eksisterende anvisninger, forskrifter, mv. stadig er gældende på ejendommen. Således bliver DV planen bestyrelsens værktøj til styring af ejendommens likviditet/økonomi/andelskrone, da planlagt vedligehold altid er billigere end akut vedligehold. Jo ældre bygningerne bliver, des større opmærksomhed skal tilegnes DV planen, da klimaforhold og udviklingen i byggemateriale, teknologi og dansk byggelovgivning bliver mere og mere krævende.

Indhentning af tilbud

DV planen er ikke endnu omfattet af lovkrav for eksisterende ejer- og andelsboligforeninger. Nystiftede andelsboligforeninger skal udarbejde en 15 årig DV plan. Det betyder i praksis, at indhentning af tilbud på DV plan ikke sker på ens vilkår, som f.eks. hos energimærkninger, hvor indhold, struktur, udseende mv. er veldefineret.
Indhentede tilbud fra tekniske rådgivere kan således variere en del, da de ikke afspejler samme produkt, kvalitet, mv.

“Det er en god ide at kombinere DV planen med ejendommens energimærkningsrapport
”

Det er en god idé at kombinere DV planen med ejendommens energimærkningsrapport, så evt. tilskudsberettigede energirenoveringer kan inddrages i DV planen.

Hvis du sidder som bestyrelsesmedlem eller formand i en forening, bør du derfor sikre dig, hvad det er for et produkt, du opnår. Det kan f.eks. ske ved at få fremsendt et eksempel på en tilsvarende ydelse på en tilfældig ejendom fra det rådgivende firma, som man retter henvendelse til. 

Bestyrelsens ansvar

Det er vigtigt at DV planen ikke bliver udarbejdet i et alt for teknisk sprog, så brugerne uden videre kan relatere sig til materialet og få en korrekt forståelse af beskrivelser og vurderinger. DV planen bliver som regel udarbejdet af byggesagkyndig som alene fokuserer på ejendommens stand, uden øvrige hensyn.

Det er altid en fordel at aftale et efterfølgende møde, hvor DV planen bliver fremlagt, og boligforeningen har mulighed for at stille spørgsmål eller bidrage med yderligere viden om øvrige hensyn (økonomi, planlagte byggesager, mv), som kunne have indflydelse på den endelige prioritering af opgaverne angivet i DV planen. Således vil DV planen kunne anvendes som et egentligt værktøj og være ledetråden for vedligeholdelsesarbejder i en ejendom med mange interessenter og skiftende bestyrelser.

Det er dog altid bestyrelsens opgave og ansvar at igangsætte og følge op på ejendommens DV plan, så bygningerne fastholder deres værdi, ejendommen ser præsentabel ud, og økonomien ikke løber løbsk.

Artiklen er skrevet af Morten Quirinus, direktør, PROMANA Bygningsrådgivning.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

En plan, I ikke kan undvære

Taget er utæt. Faldstammerne er tærede. Og på sidste generalforsamling vedtog I en gennemgribende gårdrenovering. Og økonomien i foreningen er jo god, så hvad skulle forhindre jer i at låne penge til at gå i gang?

Ikke så meget… hvis I altså har en opdateret vedligeholdelsesplan med i banken. Ellers kan det blive svært.

”Skal en andelsbolig- eller ejerforening finansiere større renoveringer, kræver det som udgangspunkt, at de sammen med regnskab og budget kan fremvise en vedligeholdelsesplan. Det er i praksis den eneste måde, at banken kan vurdere foreningens kreditværdighed. Det er ikke nok at have flinke ejere, der betaler fællesomkostningerne til tiden, hvis ejendommen er en renoveringskatastrofe, der bare venter på at ske,” fortæller Jane Susan Vindfeldt, der er erhvervsrådgiver i Lån & Spar Bank og primær kontakt til de mange ejer- og andelsboligforeninger, der er kunder i banken.

Foto: Lån & Spar

Foto: Lån & Spar

Ubehagelig overraskelse

Problemerne med at få finansieret de nødvendige tiltag kommer ofte som en ubehagelig overraskelse. I realiteten kan det betyde, at en ejendom ikke kan finansiere de nødvendige reparationer over den almindelige drift, men er nødt til at bede om ekstraordinære indbetalinger til at dække udgifterne. Det er sjældent populært hos medlemmerne.

Derfor er etableringen af en vedligeholdelsesplan det bedste råd til en hvilken som helst bestyrelse i en ejer- eller andelsboligforening, mener hun. Målet er at få overblik til at prioritere kommende opgaver, planlægge renovering og nye projekter - og til at få de bedst mulige vilkår til finansieringen. Jo mere styr der er på fremtiden, jo bedre er foreningens forhandlingsposition.

“Problemerne med at få finansieret de nødvendige tiltag kommer ofte som en ubehagelig overraskelse”

”Det handler jo ikke kun om at kunne få et lån. Udgangspunktet for vores økonomiske rådgivning er at tilrettelægge økonomien, så det bliver mest fordelagtigt for beboerne - altså foreningens medlemmer. Nogle gange er det klogest at vente med at låne, og i stedet vente til du kan samle flere mindre opgaver i et større, koordineret projekt”.

Gør op med manglen på initiativ

”På alle måder er planen en forudsætning for en bæredygtig økonomi i en ejer- eller andelsboligforening. Alligevel oplever vi indimellem, at det slet ikke har været på agendaen i bestyrelsen, og at ejendommens administratorer ikke selv bringer det på bane. Måske fordi det selvfølgelig koster en sum penge afhængigt af ejendommens størrelse, alder og karakter,” siger Jane Susan Vindfeldt.

Foto: Lån & Spar

Foto: Lån & Spar

Manglen på initiativ kan for eksempel forekomme i foreninger, hvor bestyrelsen har siddet i mange år. Derfor mener Jane Susan Vindfeldt, at nye medlemmer i en bestyrelse har en særlig forpligtelse til at få bragt en kvalificeret vedligeholdelsesplan på bane.

”Det er tit de nyvalgte medlemmer, der udfordrer vanetænkningen. Alle bestyrelser vil jo gerne gøre det bedste, men det er de nye, som skubber på for at få forandringer. Og mangler man en mission, så er den her helt oplagt at tage fat på.” 

“På alle måder er planen en forudsætning for en bæredygtig økonomi i en ejer- eller andelsboligforening”


Kvalificeret hjælp

Det er typisk specialiserede tekniske rådgivere, dvs. ingeniørfirmaer, arkitektvirksomheder og bygningskonstruktører, der udarbejder planerne. Det kan være god ide at vælge en leverandør, der ikke bagefter skal løse opgaverne. Det sikrer størst uafhængighed og objektivitet. Lån & Spar kan anbefale en række pålidelige leverandører og der findes naturligvis et bredt udvalg på nettet.

Artiklen er skrevet af Carsten Risgaard, journalist, Lån & Spar .

Denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.

Start det rigtige sted med jeres vedligeholdelsesplan

Ikke alle boligforeninger står overfor samme forbedrings- eller vedligeholdelsesopgaver. For at kunne lægge en økonomisk realistisk vedligeholdelsesplan for jeres andels- eller ejerboligforening er det som oftest nødvendigt at starte med en samlet gennemgang af ejendommen, der samles i en byggeteknisk rapport.

En byggeteknisk rapport over ejendommen kan sammenlignes med en tilstandsrapport for lejlighed eller hus. Selvsagt er en gennemgang af en hel ejendom langt mere krævende og omfattende, der kræves besigtigelse fra specialister samt analyser af indsamlede prøver fra f.eks. træ- og murværk. Mange skader på en ejendom er ikke synlige, eller de er ikke kortlagt og beskrevet af bestyrelsen til en nærmere vurdering. For bestyrelserne i andels- og ejerboligforeninger ligger der derfor en fordel i en systematisk gennemgang og udredning af en erfaren teknisk rådgiver, som et oplæg til f.eks. en kommende generalforsamling.

Som et øjebliksbillede af ejendommens aktuelle tilstand ligger den byggetekniske rapport forud for en vedligeholdelsesplan. Rapporten giver boligforeningerne en idé om, hvad der er væsentlig at tage vare på her og nu, samt hvad der kan varetages på et senere tidspunkt. Ofte er det ikke foranstående forbedrings- og vedligeholdelsesopgaver, der trækker en ejendomsværdi nedad, men i langt højere grad hvis der ikke er taget stilling til skaderne og foretaget en realistisk prioritering tids- og budgetmæssigt.


Overblik og tryghed

Den byggetekniske rapport udarbejdes af en rådgivende ingeniør eller anden teknisk rådgiver, der med bred indsigt i byggeteknik, analyser og rapportering er specialiseret i at gennemgå ejendommen. Samtidig kan den erfarne rådgiver sammenholde rapporten med andre ejendomme af lignende alder, hvilket giver et vigtigt benchmark for ejendommens tilstand i forhold til sammenlignelige ejendomme.

Rapporten vil typisk indeholde en beskrivelse af bygningens tilstand i form af synlige skader, væsentlige som mindre væsentlige, en bestemmelse af almindelig slitage, der kan udvikle sig til en skade, bygningstilstand, årsagsbestemmelser, udredningsopgaver samt en objektiv og faglig rådgivning i forhold til, hvordan skaderne skal bearbejdes. Er rapportens udgangspunkt en pludselig skade, kan det være vigtigt med en hurtig afklaring af, hvorvidt konstruktionerne kan bibeholdes og genanvendes, samt i hvilket omfang udbedring og afhjælpning er nødvendigt.

VS # 2-Morgan_Nilsson_01.jpg

Med en byggeteknisk rapport og en vedligeholdelsesplan kan bestyrelsen og generalforsamlingen indgå en dialog og planlægge, hvordan de på bedste måde driver deres ejendom, så den bevarer værdien

.

Morgan Nilsson, OBH-Gruppen A/S

Rettidigt vedligehold

Når den byggetekniske rapport er lavet, er det afgørende, at den omsættes til en tids- og budgetmæssig realistisk vedligeholdelsesplan. Der er god økonomi i at lave en plan for drift og vedligeholdelse, frem for at vedligeholde efterhånden som problemer og fejl opstår.

Konsekvensen ved en manglende plan kan i sidste ende være, at værdien af ejendommen forringes i sådan grad, at det går ud over de enkelte ejere og andelshaveres økonomi.

I en salgssituation skaber en samlet byggeteknisk rapport og vedligeholdelsesplan gennemsigtighed i mellem køber og sælger. Begge parter kan træffe veloplyste beslutninger, og banker og realkreditinstitutter kan låne penge ud på et mere reelt grundlag, fordi der foreligger et overblik over foreningens samlede behov til drift og vedligehold. En række finansielle institutter kræver ligefrem, at der foreligger en vedligeholdelsesplan førend, de er villige til at yde lån til boligforeningen. Der er ingen, der vinder ved ikke at vedligeholde ejendommen. Er ejendommen ikke velvedligeholdt, så taber ejendommen værdi, og det betyder, at den enkelte ejer og andelshaver også har en mindre værdi i sin bolig.


Hvad er inkorporeret i en byggeteknisk rapport?

  • Udredning af bygningsskader.

  • Tilstandsvurdering af skadede områder såsom fugt, brand, sætning/fysisk skade.

  • Opsyn og måling af f.eks. fugt og dokumentationsmåling.

  • Kvalitetskontrol af udførelsesfasen.

  • Udarbejdelse af udbedringsforslag.

Langsigtet vedligeholdelsesplan

En langsigtet vedligeholdelsesplan på baggrund af en byggeteknisk rapport er derfor ikke blot nøglen til at holde ejendommen i optimal stand, men også en strategi til at sikre sig mod ubehagelige overraskelser og store ekstraregninger. En byggeteknisk rapport og en vedligeholdelsesplan skaber konkret værdi for ejendommen og for alle dens beboere både på kort og længere sigt.

Artiklen er skrevet af Morgan Nilsson og Bo Weidemann, OBH-Gruppen A/S

Vær på forkant med den løbende vedligeholdelse af ejendommen

En vedligeholdelsesplan giver boligforeningen det gyldne overblik over hvad der er vigtigt at vedligeholde og ikke mindst hvornår.

Manglende vedligeholdelse, uanset om den er ufrivillig eller ej, vil være medvirkende til at værdien af ejendommen og lejlighederne bliver reduceret.  Dette kan som bestyrelsesmedlem være svært at overskue, og det kan også virke uoverkommeligt at skulle tage stilling til, hvad der skal vedligeholdes eller udskiftes og ikke mindst hvornår. Det kræver byggeteknisk erfaring, at gennemgå ejendommens kælder, facader og tag, tekniske installationer osv., for at danne sig et overblik over tilstanden, og efterfølgende kunne lægge en plan for den fremtidige vedligeholdelse af ejendommen.

Ved at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan får bestyrelsen, og resten af boligforeningens beboere, et retvisende overblik over, hvilke bygningsdele samt tekniske installationer, der vurderes at skulle vedligeholdes eller udskiftes. At få udarbejdet en vedligeholdelsesplan er en væsentlig forudsætning for at bestyrelsen kan træffe de rigtige beslutninger om, hvad der skal vedligeholdes og ikke mindst hvornår.

Erfaringer viser, at man kan undgå en masse ærgrelser og mange spildte kræfter i boligforeningens bestyrelse, hvis man fra starten benytter sig af en uafhængige byggetekniske rådgiver, der arbejder i boligforeningens interesse. Derfor anbefales det, at vedligeholdelsesplanen udarbejdes af et uvildigt byggeteknisk rådgivningsfirma, som f.eks. et arkitekt- eller ingeniørfirma.

Foto: Trio Arkitekter

Foto: Trio Arkitekter

Vedligeholdelsesplanen bør være opbygget således, at det er let forståeligt og synliggjort hvordan tilstanden er på hele ejendommen, samt på de enkelte bygningsdele og tekniske installationer.
Endvidere skal prioriteringen af hvilke bygningsdele, der skal vedligeholdes først og hvilke, der kan vente, være synliggjort, da dette er af afgørende betydning, hvis man vil undgå unødige fejltagelser, som kan have store tidsmæssige og i værste fald økonomiske omkostninger for bestyrelsen og boligforeningen.

Derudover bør vedligeholdelsesplanen indeholde økonomiske overslag på, hvad det vil koste at vedligeholde eller udskifte de enkelte bygningsdele samt et vedligeholdelsesbudget, hvor det er muligt at se hvilke udgifter, der skal forventes fremadrettet.

Foto: Trio Arkitekter

Foto: Trio Arkitekter

En vedligeholdelsesplan giver bestyrelsen og boligforeningen
følgende fordele:

  • Overblik over ejendommens tilstand set med uvildige og byggeteknisk professionelle øjne.

  • Overblik over nødvendige vedligeholdelses- og renoveringsprojekter de næste 10 år.

  • Overblik over de økonomiske udgifter fordelt både pr. år og samlet over de næste 10 år.

  • En langsigtet plan for vedligeholdelse af ejendommen, på tværs af skiftende bestyrelser.

 

Efter udarbejdelse og overdragelse af vedligeholdelsesplanen, bør bestyrelsen sammen med dennes administrator og den udførende byggetekniske rådgiver, gennemgå vedligeholdelsesplanen, for at få besvaret alle tekniske og økonomiske spørgsmål, samt for at få lagt en strategi for den fremtidige planlægning af vedligeholdelsesprojekterne.

Det er af stor betydning, hvordan vedligeholdelsesarbejderne bliver planlagt, da dette kan give foreningen økonomiske besparelser. Det vil f.eks. være formålstjenstligt at benytte et stillads til at foretage flere forskellige typer vedligeholdelse, der alle kun kan udføres fra stillads, så man sikrer, at der ikke skal etableres stillads flere gange.

Derudover vil den tekniske rådgivers udarbejdelse af et komplet udbudsmateriale indeholdende angivelser af korrekt valgte udførelsesmetoder, samt materialer til udførelse af vedligeholdelsesarbejderne, også kunne spare foreningen for unødige omkostninger. Anvendelse af forkerte materialer og udførelsesmetoder kan resultere i, at arbejdet skal laves om.

En boligforening kan spare mange penge på at have en professionel styret vedligeholdelsesplan, der også indeholder forslag til energisparende renoveringer, modernisering/udvikling af ejendommen mm.

Foto: Trio Arkitekter

Foto: Trio Arkitekter

 

Artiklen er skrevet af Ole Brockdorff, Partner, arkitekt MAA Trio Arkitekter