Vedligeholdelsesplanen er et afgørende redskab i en boligforenings bestyrelse, som skaber overblik, når vigtige beslutninger for ejendommens/foreningens vedligehold skal træffes.

En bygningsrapport inkl. et vedligeholdelsesbudget eller en vedligeholdelsesplan: Kært barn har mange navne. Uanset, hvordan det omtales, er det et vigtigt beslutningsgrundlag for andels- og ejerforeninger.

En vedligeholdelsesplan er en minutiøs byggeteknisk gennemgang. Den gennemgår hele ejendommen fra kælder til kvist lige fra sokkel og fællesinstallationer til facade, vinduer og tag. Med udgangspunkt i gennemgangen udarbejdes et prioriteret budget over ejendommens/foreningens kommende vedligehold.

Bestyrelsens vigtigste værktøj

Når man skal sikre ejendommens stand - såvel nu som i fremtiden - kræver det et større overblik. Mange af de beslutninger, der skal tages i en boligforening, kræver store økonomiske midler. Trænger ejendommens facade til renovering eller vinduer til en udskiftning, er det en meget tung post. Samtidig skal disse økonomisk tunge beslutninger træffes af en frivillig bestyrelse, der også har fuldtidsjob ved siden af. Det betyder i mange tilfælde, at de jævnligt skal træffe beslutninger om noget, de måske ikke har faglig viden om. Derfor er det vigtigt for foreningen at have et gennemarbejdet beslutningsgrundlag, der er udarbejdet af fagfolk med erfaring inden for bygningsvedligehold.

En anden og væsentlig ting er, at selvom det i det pågældende øjeblik ikke føles rart at bruge af foreningens økonomiske midler, er det på længere sigt dyrere at skubbe problemer til senere end at tage sig af dem, når de opstår. Store udskiftninger - der er noget af det allerdyreste, en forening kan komme ud for - kan nemlig i mange tilfælde undgås, hvis ejendommen løbende vedligeholdes.

“Vedligeholdelsesplanen skal tage højde for den økonomiske fordel i at udføre bygningsarbejder sideløbende med hinanden - såkaldte synergiarbejder.”

Udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan

At udarbejde en optimal vedligeholdelsesplan er en proces med flere faser. Ofte vil den rådgiver, I vælger til at udarbejde jeres vedligeholdelsesplan, varetage styringen af rapporten. Rådgiver begynder med at se på ejendommens renoveringshistorik - altså hvad der tidligere er udbedret, eller hvilke bygningsdele der er udskiftet i ejendommen og hvornår.

Næste skridt er at bese nogle af ejendommens lejligheder, som er repræsentative for foreningen. Det er med til at danne et billede af ejendommens fællesinstallationer, de lodrette stigstrenge og andet ejendomsrelateret.

Herefter er det vigtigt, at rådgiver tager en snak med foreningen og beboerne. Blandt andet skal det afklares, hvordan udgifterne i foreningen fordeles for den enkelte ejer/andelshaver, og hvilke dele af ejendommen der betragtes som fællesinstallationer og dermed noget, vedligeholdelsesplanen skal tage højde for.

Udarbejdelsen af en vedligeholdelsesplan kræver også, at foreningen gør sig klart, hvad der er af ønsker til forbedringer for ejendommen i fremtiden. Er der for eksempel et ønske om, at foreningen skal blive grønnere, handler det om at tænke energioptimerende renoveringsmuligheder ind i vedligeholdelsesplanen - som f.eks. isolering af tagkonstruktionen, etablering af solceller, indarbejdelse af “den digitale varmemester” mm.

Ligeledes skal vedligeholdelsesplanen tage højde for den økonomiske fordel i at udføre bygningsarbejder sideløbende med hinanden - såkaldte synergiarbejder. Med dsen rigtige plan kan foreningen spare på stilladsomkostninger og rådgivningsydelser mm.

Det gode beslutningsgrundlag

Den hyppigste udfordring for foreninger med vedligeholdelsesplanen er, at den ikke kommer på dagsordenen til generalforsamlingen. Det skyldes bl.a. udskiftning i bestyrelsen, der ikke bliver bekendt med status på vedligeholdelsesplanen.

Derfor er det vigtigt at sørge for, at vedligeholdelsesplanen kommer på dagsordenen til generalforsamlingen, drøftes i foreningen og er tilgængelig uanset udskiftning i bestyrelsen. Det er netop derfor, vi i Ingeman Fischer altid ringer til bestyrelsen og sender en mail hvert halve år. På den måde følger vi op på, hvor langt foreningen er kommet med deres overvejelser omkring igangsættelse af arbejde, og om der er opstået noget, de har brug for hjælp til.

Artiklen er skrevet af Joachim Pedersen, bygningskonstruktør MAK og partner, Ingeman Fischer

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Et stærkt forsinket byggeri fyldt med fejl er sammen med en stor ekstraregning blevet resultatet af et renoveringsprojekt hos en andelsforening på Amager. Sagen her gik helt i hårdknude, men en række forholdsregler kan forhindre de værste konflikter, siger byggeretsadvokat.

I 2018 indså bestyrelsen i andelsforeningen A/B Søren Norby på Amager, at deres ejendom trængte til en kærlig omgang. Ikke bare lidt klatmaling hist og her, men en omgang af den mere alvorlige slags med nyt tag og vinduer, isolering af gavlene, en facade, der skulle pudses op og et kælderloft, der skulle understøttes.

Det er vigtigt at sikre sig, at alle foreningens eksterne opgaver ikke varetages samme sted.

Den lille andelsforening på bare 10 lejligheder og nogle erhvervsdrivende i stueetagen havde ikke tidligere haft en vedligeholdelsesplan, og derfor begyndte projekterne at blive lidt påtrængende, fortæller bestyrelsesmedlem Marianne Einshøj Jakobsen, der sammen med formanden Karsten Sand har været foreningens tovholdere for projektet. Og det er de stadig, for byggeriet er endnu ikke færdigmeldt.

”Hvis ikke man renoverer løbende, får man et kæmpe efterslæb, og det havde vi. Så vi startede med at forsøge at få lavet en vedligeholdelsesplan, men der var ikke mange, der ville give tilbud på det, fordi foreningen er så lille,” fortæller hun.

“En del problemer kan undgås, hvis man fra starten tænker i et firkløver af rådgivere.

”

De følte sig derfor heldige, da et mindre firma gerne ville tage opgaven. Hurtigt viste det sig, at det også var et boligadministrationsfirma, som tilmed tilbød at overtage administratorposten.

”De kiggede på vores økonomi og sagde, at der var masser af luft i budgettet til renovering, så det syntes de, at vi skulle i gang med. Der var ingen grænser for, hvad de kunne hjælpe os med,” fortæller Marianne Einshøj Jakobsen, som sammen med resten af bestyrelsen besluttede at bruge firmaet som ny administrator.

Og herfra gik det stærkt. Den nye administrator var nemlig også byggerådgiver og tilbød derfor sin hjælp til renoveringsprojektet. Efter hans råd valgte foreningen at gå med den billigste af tre entreprenører, og i april 2019 blev projektet søsat – estimeret til at tage cirka 5-6 måneder.

Hvem har overblikket?

Efter få uger begyndte de første af en uendelig række af små og store problemer – fra massive vandskader på loftet som følge af manglende afdækning til forkert behandling af facaden og byggeregnskaber, der ikke var styr på.

I dag - tre år senere - kan Marianne Einshøj Jakobsen fremvise et 18 sider langt dokument, hvor hun i punktform har listet sagens historik, kommunikationen og de mange graverende fejl, der er opstået undervejs. I mellemtiden er entreprenøren gået konkurs, og byggerådgiveren afviser at bruge sin forsikring.

Marianne Einshøj Jakobsen kalder sig selv og foreningen lidt naiv i troen på, at den byggetekniske rådgiver havde overblikket og ville tage ansvar. Man må følge sin mavefornemmelse, mener hun.

“kontrolarbejde er en del af kvalitetssikringen af byggeriet, og hvis man samler alle de funktioner under én hat, forsvinder kontrollen.

”

”Jeg håber da, at en god byggerådgiver ville have ført ordentligt tilsyn med entreprenøren, men for os opstod problemet især, da vi begyndte at tvivle på byggerådgiveren, som så samtidig var vores administrator. Dér lærte vi, at man ikke skal have alle forretninger samme sted,” siger hun.

Dén pointe deler advokat Johan Iversen Møller fra ØENS Advokatfirma. Han overtager løbende byggesager, der er gået i hårdknude, og mener, at en del problemer kan undgås, hvis man fra starten tænker i et firkløver af rådgivere.

”Den byggetekniske rådgiver kontrollerer entreprenøren, og så kan der være en jurist, der kontrollerer både entreprenøren og den byggetekniske rådgiver, og til sidst en byggesagsadministrator, der til en vis grad kontrollerer de andre. Kontrolarbejde er en del af kvalitetssikringen af byggeriet, og hvis man samler alle de funktioner under én hat, forsvinder kontrollen,” siger han.

En klar fordeling af ansvar er afgørende for, at vigtige beslutninger ikke falder mellem to stole.

Økonomiske konsekvenser

Johan Iversen Møller mener, det optimale scenarie er, at der er koblet en juridisk byggerådgiver på byggeprojektet fra starten, selv om det for nogle bestyrelser kan virke som for mange forskellige rådgivere på et enkelt projekt.

”Mange tvister i en byggesag opstår ved, at parterne bliver uenige undervejs og graver sig ned i skyttegravene. Så stopper byggeriet, konflikten vokser, og de økonomiske konsekvenser bliver større og større. Traditionelt i branchen kobler man først en advokat på, når parterne er gået helt fra hinanden,” siger han og beskriver sin rolle som en slags konfliktmægler tidligt i processen.

I andelsforeningen A/B Søren Norby forsøgte de et godt stykke tid at løse problemerne direkte med entreprenør og byggerådgiver, men måtte til sidst få en advokat på sagen. Indtil videre har foreningen brugt over 150.000 kroner på advokatsalær og vedtog derfor på en ekstraordinær generalforsamling i marts at lukke sagen og se fremad. De har i mellemtiden også skiftet administrator, så de nu er administreret af ØENS Ejendomsadministration og venter lige nu på en rapport fra en ny ekstern byggeteknisk rådgiver, der skal vurdere, hvad det kræver at få udbedret fejl og mangler.

Kom godt fra start med renoveringsprojektet:

Hav altid en vedligeholdelsesplan, så I ved, hvilke projekter, der skal prioriteres.
Vælg jeres rådgiverteam med omhu. Man kan godt få administrativ og juridisk rådgivning fra samme firma, f.eks. sin administrator, men den tekniske rådgiver og entreprenøren bør være uafhængige af hinanden og af foreningens administrator.
Større byggeprojekter vil næsten altid kræve ekstern og uafhængig byggeteknisk rådgivning, da bestyrelsen ellers vil ende med alt for stort, komplekst og tidrøvende arbejde.
Hvis I som bestyrelse vælger at entrere direkte med en entreprenør uden rådgiver, skal I være opmærksom på, hvad jeres bestyrelsesansvarsforsikring dækker.
En juridisk byggerådgiver kan være et forebyggende tiltag, som på sigt kan spare jer for mange penge i advokatsalær, hvis projektet først er gået i hårdknude.
Dokumentér processen – det kan være nyttig information, hvis en konflikt opstår og eskalerer.

(Kilde: Advokat Johan Iversen Møller, ØENS Advokatfirma)

Artiklen er skrevet af Dorte Mosbæk, Freelancejournalist og Johan Iversen Møller, advokat, ØENS Advokatfirma.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Vedligeholdelsesplan: Boligforeningens vigtigste beslutningsgrundlag