En vedligeholdelsesplan bør stå øverst på enhver bestyrelses agenda. En opdateret vedligeholdelsesplan skaber værdi for boligforeningen og beboerne.
Hvad er en DV plan?
Selvom Drift- og Vedligeholdelsesplaner (en DV plan) bliver mere og mere udbredte, er der stadig en del bestyrelser i boligforeninger, som har svært ved at gennemskue forholdene omkring bestilling, udførelse og igangsætning af en DV plan.
En Drift- og Vedligeholdelsesplan er et notat, som redegør for ejendommens tilstand på et givent tidspunkt, identificerer eventuelle skader, mislighold, vedligeholdelsesefterslæb eller alment slid og angiver en udbedringsplan for forholdene ud fra en prioriteret rækkefølge fordelt på samtlige bygningsdele i ejendommen.
Foto: iStock
”Kvaliteten af en vedligeholdelsesplan er afgørende for en professionel og ansvarlig drift af foreningens ejendom. Det er derfor væsentligt ikke at nedprioritere dette som bestyrelse,” udtaler projektleder Sorin Nita fra PROMANA Bygningsrådgivning.
En bygningsgennemgang i forbindelse med udarbejdelse af DV planen inkluderer bygningsdele og steder i bygningen, som ikke er direkte synlige eller almindelig tilgængelige for beboere til daglig, men som kan medføre store udgifter i tilfælde af skader, f. eks. utætheder ved tag, revner i skorstene, tærede installationer, mv.
Få overblik og hjælp til prioritering af projekter
De forskellige poster, som planen redegør for, bliver opstillet i et tilhørende budget med prioriteringer fordelt på 5 eller 10 år. I princippet kan vedligeholdelsesplanen også udvides til 15-20 år, hvilket i så fald vil afspejle den løbende vedligeholdelse på visse bygningsdele.
“Ved rettidige planlægning undgås det, at beboerne pludselig skal betale meget store beløb til byggeprojekter”
Budgettet er som regel et udtryk for, hvor akutte de forskellige forhold på bygningen er, samt en indikation af omkostningerne ved udbedring. Mindre udbedringer kan varetages umiddelbart, større byggesager kræver oftest byggesagkyndig rådgivning og bistand. DV planen bør udarbejdes af en uvildig byggesagkyndig og som minimum opdateres hvert 5. år. Hvert år til generalforsamlingen kan bestyrelsen fremlægge bygningens status og planlagte opgaver til godkendelse.
'
Hvornår og hvorfor?
Bygningsvedligeholdelse er den dyreste post i regnskabet, og bør budgetteres korrekt.
Ved rettidig planlægning undgås det, at beboerne pludselig skal betale meget store beløb, enten kontant eller i form af huslejestigning, til byggeprojekter.
Det er en misforstået opfattelse, at det kun er ældre ejendomme, som behøver en DV plan. Nyere eller helt nye ejendomme bliver afleveret med tilhørende vejledninger for drift og vedligehold af alle sammenbyggede konstruktioner og installationer fra vinduer, gulve, altaner til vand, varme, ventilation eller alarmsystemer mv. Nye vinduer skal gennemgås, vendebeslag og bremseskinner efterspændes, justeres og olieres, termostater skal motioneres, tagrende og brønde skal renses, komponenter i vandsystemet skal afkalkes mv. Alle opgaver i en bestemt frekvens angivet af producenter eller leverandører.
Foto: iStock
Det er yderst sjældent, at alle disse vejledninger bliver samlet i en koordineret plan, så ejendommen sikrer sig det nødvendige vedligehold og fastholder leverandørens garanti på de forskellige bygningsdele, installationer, systemer osv.
Et værktøj til planlægning giver besparelser
En DV plan tager også højde for, ud over ejendommens almene stand, at eksisterende anvisninger, forskrifter, mv. stadig er gældende på ejendommen. Således bliver DV planen bestyrelsens værktøj til styring af ejendommens likviditet/økonomi/andelskrone, da planlagt vedligehold altid er billigere end akut vedligehold. Jo ældre bygningerne bliver, des større opmærksomhed skal tilegnes DV planen, da klimaforhold og udviklingen i byggemateriale, teknologi og dansk byggelovgivning bliver mere og mere krævende.
Indhentning af tilbud
DV planen er ikke endnu omfattet af lovkrav for eksisterende ejer- og andelsboligforeninger. Nystiftede andelsboligforeninger skal udarbejde en 15 årig DV plan. Det betyder i praksis, at indhentning af tilbud på DV plan ikke sker på ens vilkår, som f.eks. hos energimærkninger, hvor indhold, struktur, udseende mv. er veldefineret.
Indhentede tilbud fra tekniske rådgivere kan således variere en del, da de ikke afspejler samme produkt, kvalitet, mv.
“Det er en god ide at kombinere DV planen med ejendommens energimærkningsrapport
”
Det er en god idé at kombinere DV planen med ejendommens energimærkningsrapport, så evt. tilskudsberettigede energirenoveringer kan inddrages i DV planen.
Hvis du sidder som bestyrelsesmedlem eller formand i en forening, bør du derfor sikre dig, hvad det er for et produkt, du opnår. Det kan f.eks. ske ved at få fremsendt et eksempel på en tilsvarende ydelse på en tilfældig ejendom fra det rådgivende firma, som man retter henvendelse til.
Bestyrelsens ansvar
Det er vigtigt at DV planen ikke bliver udarbejdet i et alt for teknisk sprog, så brugerne uden videre kan relatere sig til materialet og få en korrekt forståelse af beskrivelser og vurderinger. DV planen bliver som regel udarbejdet af byggesagkyndig som alene fokuserer på ejendommens stand, uden øvrige hensyn.
Det er altid en fordel at aftale et efterfølgende møde, hvor DV planen bliver fremlagt, og boligforeningen har mulighed for at stille spørgsmål eller bidrage med yderligere viden om øvrige hensyn (økonomi, planlagte byggesager, mv), som kunne have indflydelse på den endelige prioritering af opgaverne angivet i DV planen. Således vil DV planen kunne anvendes som et egentligt værktøj og være ledetråden for vedligeholdelsesarbejder i en ejendom med mange interessenter og skiftende bestyrelser.
Det er dog altid bestyrelsens opgave og ansvar at igangsætte og følge op på ejendommens DV plan, så bygningerne fastholder deres værdi, ejendommen ser præsentabel ud, og økonomien ikke løber løbsk.
Artiklen er skrevet af Morten Quirinus, direktør, PROMANA Bygningsrådgivning.
Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.