rådgivning

Nabokonflikter – hvad kan I selv gøre og hvornår kan rådgivning og konfliktmægling hjælpe?

Jesper Munk Bastholm fra Center for Konfliktløsning kommer og holder oplæg ved vores Gå-Hjem møde torsdag den 10. oktober i Codanhus.


Meget få kender til de redskaber, der kan afvæbne en truende nabokonflikt, eller at der er gratis hjælp at hente, når konflikten er brudt ud i lys lue.


”Tænk at der findes sådan et tilbud" var tilbagemeldingen på en temaaften om nabokonflikter. Tilbuddet er gratis konfliktrådgivning til dig, der er havnet i en nabokonflikt. Rådgivning kan give mening, hvis man er havnet i situation, der er svær selv at finde vejen videre i. Rådgivningen er en samtale om, hvordan man kan få genoptaget dialogen med naboen, så man sammen kan finde frem til løsninger og dermed mulighed for at genetablere et bedre naboskab.

Hvad skal der til?

Man siger, at samtale fremmer forståelsen. Det er ofte rigtigt. Men man kan også sige, at forståelse fremmer samtalen. Det kan være godt at forstå, hvad der er det særlige ved nabokonflikter og konstruktivt i måden at møde og håndtere dem.

Nabo-skab er ligesom, fælles-skab, ægte-skab, ven-skab eller boligsel-skab. Det er vigtigt, forbinder os, og det er noget vi er sammen om. Det kan kræve noget særligt af os - særligt når der er konflikter.

Hvad er en nabokonflikt?

Når naboen igen spiller musik, når jeg gerne vil have ro, og efter at jeg har været oppe og sige det, men blev mødt med et ”ok”, og en dør der bliver lukket. Jeg har talt med de andre i opgangen om det. Så nu syntes jeg godt nok ….. Det kan være begyndelsen på en nabokonflikt. Der er en sag og en relation, der giver negative spændinger. Der er det, man er uenige om musikken, manglende ro og måden sagen håndteres. Der er måden, det påvirker os (relationen). Tager man sig kun af sagen, ender man måske med at finde en teknisk løsning på det, man er uenige om f.eks. hvornår man spiller musik, hvor man placerer affald mm. Men man får ikke gjort noget ved det, som det gør ved os at have haft en konflikt, og den måde vi har håndteret det på, f.eks. ved at involvere andre naboer, ikke hilse på trappen osv. Og så er det ikke sikkert at aftalen holder længe, hvis naboskabet fortsat er negativt. Omvendt er man meget bekymret for, om naboen bliver sur og hvad naboen ellers måtte synes, så kan det være svært at tage ting op. De ting, man vælger at lade ligge, risikerer fortsat at genere i et naboskab.

Derfor er det vigtigt, at både tage sig af sagen og relationen. Både at finde en løsning på det man er uenig om og at få gjort det på en måde, så man er opmærksom på relationen. Vær fast på sagen og blød på relationen.

konflikttrappen.jpg

Hvad ligger under uenigheden?

Nabokonflikter kan handle om mange konkrete ting, som for eksempel støj, opbevaring af ting i opgangen og anden adfærd. Ofte så er der to underliggende værdier på spil, der er vigtige og værd at være opmærksom på. De kan være forklaringen på, hvorfor særligt nabokonflikter fylder og kan være vanskelige.

Mit territorium. Vi værner alle om vores territorium, hvor vi bor. Det ligger dybt i os. Det er der, hvor vi lader op til dagen i morgen, er sammen med familie og venner osv. Det er vigtigt, at man får lov at bestemme over sit territorium, og alligevel kan andre beboeres lyde og adfærd påvirke ens trivsel i eget hjem. Nogle lader f.eks. op med ro og andre med musik. Så man vil det samme, men gør det på forskellige måder. Det er godt at holde sig for øje.

Tage hensyn. Den anden værdi, som også er i spil, er, at man tager hensyn til hinanden. Det betyder, at når vi oplever den andens måde at håndtere konflikten på som optrappet med beskyldninger eller som ligegyldig, så reagerer vi negativt på det. Det gør noget ved hensynet til hinanden at møde noget negativt, og det kan gøre, at jeg så ”giver igen”, og ikke hilser næste gang vi mødes i opgangen. At opdage, at man er på vej op ad konflikttrappen, kan være det første skridt ned igen, hvis man formår at besinde sig og får fundet en konstruktiv måde at tale sammen på.

Hvad kan man gøre?

Det bedste er selvfølgelig, at man selv tager kontakt, når man oplever en uenighed med naboen optrappes og bliver til en konflikt. Tag kontakt så tidligt som muligt, jo længere tid, der går og jo mere optrappet konflikten er, jo sværere kan det være at få taget kontakt. Er konflikten optrappet så meget, at en eller begge parter, har svært ved at tale sammen, kan det også være en mulighed at inddrage hjælp udefra og kontakte en konfliktmægler.

Når du selv tager kontakt til naboen. Så prøv at være mere på din egen ”banehalvdel”. Fortæl om hvad der er vigtigt for dig frem for at fortælle, hvad der er galt med den anden. Stil spørgsmål frem for at stille diagnosen.

Nogle gode råd.

Forebyggelse. Når I får nye naboer i opgangen eller er du ny i opgangen, så er det en god ide at hilse på dem, du bor sammen med.  Det gælder også, hvis du bor på en villavej eller i rækkehus. Sørg for at få sagt goddag til dem, der er nye og sørg for at sige goddag til dem, der bor der i forvejen. Det er en god investering i et godt naboskab. Det betyder, at når der er noget, som generer dig, så er det nemmere at tage kontakt til naboen, fremfor at gå og vente, til det fylder alt for meget.

Når der er ”noget” med naboskabet. Når du så har besluttet at tage noget op med naboerne, så find et godt tidspunkt at kontakte naboen på. Det er ikke nødvendigvis hensigtsmæssigt, lige når du er allermest generet af noget og vred.  Du skal så at sige ikke smede, mens jernet er varmt. Vent til du er kølet af.

Ved den første kontakt til naboen, så prøv først at finde ud af, hvornår et godt tidspunkt kunne være at tale sammen. Når I har taget fat på dialogen, så fortsæt med at undersøge, hvordan I begge oplever det, der er sket, og hvordan det har påvirket jer og jeres naboskab. Fortæl om hvad der er vigtigt for dig og stil spørgsmål til naboen. Det at få et større kendskab til, hvordan den anden oplever, det der er sket, og det at blive mere tydelig på, hvad der er vigtigt for dig, er et godt udgangspunkt for at finde frem til konkrete aftaler og et bedre naboskab.

Hvad hvis vi ikke selv kan finde vej til dialogen? Hvis du har prøvet selv at tage en samtale med naboen og ikke oplever, at det har givet en tilfredsstillende løsning, så kan det være en mulighed at søge enten rådgivning eller at kontakte en konfliktmægler. Mægling er et møde, hvor en upartisk person, hjælper begge parter med at finde deres egne løsninger. Konfliktmæglerens rolle er at lede deltagerne gennem dialog til forhandling og holdbare aftaler. Hvad enten det drejer sig om mægling i en gruppe eller mellem enkeltpersoner, bliver hver enkelt mægling forberedt grundigt. Det er en forudsætning for mægling, at parterne deltager frivilligt.

Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Skrevet i samarbejde med Jesper Bastholm Munk, Center for Konfliktløsning

Er foreningen klar til GDPR?


Alle foreninger med CVR-nummer har de samme databeskyttelsesretlige forpligtelser, som almindelige virksomheder. Omfanget kan variere afhængig af størrelse og sammensætning, men opgaverne er grundlæggende de samme.


privacy-policy-3583612.jpg

Boligforeningen som dataansvarlig

En andelsboligforening eller en ejerforening er i denne sammenhæng dataansvarlige overfor sine beboere og bestyrelsesmedlemmer. Som dataansvarlig er bestyrelsen i foreningen ansvarlige for, at følgende dokumentation udarbejdes og løbende holdes ajour:

  • Behandlingsfortegnelser dokumenterer hvilke områder der behandles persondata i foreningen (f.eks. opkrævning af leje, drift af hjemmeside osv.)

  • Oplysningsmeddelelser er information til beboere, bestyrelsesmedlemmer og andre om hvilke persondata foreningen indsamler, hvorfor, hvilket formål de er indsamlet til, hvornår de slettes osv.

  • Databehandleraftaler beskriver, hvordan eksterne databehandlere skal behandle persondata så det foregår i overensstemmelse med persondataforordningen

  • Interne logs over sikkerhedsbrud skal føres af foreningen så de evt. kan gennemgås af Datatilsynet

  • Evt. aftaler om fælles dataansvar bruges i de tilfælde, hvor foreningens persondata indsamles og bruges i samarbejde med en ekstern part med et fælles formål

  • Databeskyttelsespolitikker for foreningen, der beskriver hvordan foreningens bestyrelse forebygger sikkerhedsbrud og misbrug af persondata i forhold til det fastlagte sikkerhedsniveau

I praksis vil mange foreninger bede administrator producere og vedligeholde ovenstående dokumentation for foreningen. Administrator kan tilbyde foreningen et standard online værktøj som f.eks. DPO Advisor eller lign., der gør det enkelt og økonomisk mere overkommeligt for foreningen at efterleve persondataforordningen. Det er dog stadig foreningen, der i sidste ende er ansvarlig for behandlingen af foreningens persondata.

I det følgende er et eksempel på en databeskyttelsespolitik for en bestyrelse.

Generelle anbefalinger

Brug et krypteret online værktøj f.eks. ProBo, som administrator stiller til rådighed for foreningen. Den højest mulige sikkerhed i forhold til persondataforordningen opnås ved at bestyrelse og vicevært undlader at tage kopier af data ud af systemet, men samler det på sådan en krypteret platform.

E-mail kommunikation

E-mails er pr. definition usikre, da trafikken i dag foregår ukrypteret på internettet. Der er dermed risiko for at indholdet opsnappes af uvedkommende, hvilket er et sikkerhedsbrud. Brug et krypteret system til kommunikation, som f.eks. ProBo. Alternativt kan der bruges et krypteret mailsystem med dedikerede e-mail -adresser for alle roller i bestyrelsen. Brug aldrig private e-mail adresser til kommunikation, der vedrører foreningen. Sørg for ikke at skrive eller videresende følsomme personoplysninger på mail. Hvis der skal sendes via en ikke krypteret forbindelse, så vedlæg oplysningerne som et password beskyttet Office- eller pdf-dokument. Password kan så sendes for sig via SMS til modtagerne.

john-schnobrich-520019-unsplash.jpg

Generalforsamlinger

Undlad at skrive personlige oplysninger i referatet. Oplys ikke om personlige sager på generalforsamlingen.

Bestyrelsesmøder

Bestyrelsen skal sikre at referater opbevares fortroligt. Undlad i størst mulige omfang at udskrive disse eller lægge disse på personlige computere m.v. Hold personsager fortrolige og brug om nødvendigt anonymisering, som ikke direkte kan henføres til en konkret beboer eller adresse.

Ansættelse af vicevært

Hold alle oplysninger om ansættelsesforhold fortrolige. Lås evt. ansættelsespapirer inde, såfremt disse ikke opbevares elektronisk f.eks. i systemer stillet til rådighed af administrator. Sørg for at alle koder og dokumenter overdrages fra den gamle vicevært til den nye.

Beboeroplysninger

Undlad i størst mulige omfang at udskrive eller gemme beboerlister med navne, adresser, telefonnummer, mailadresser på mobile enheder og computere. Brug evt. systemer stillet til rådighed af administrator. Undgå at dele kopier af data på USB-nøgler o. lign.

Beboersager

Hold alle oplysninger om beboersager fortroligt. Lås evt. sagsakter inde, hvis disse ikke opbevares elektronisk f.eks. i systemer stillet til rådighed af administrator.

Afgang af bestyrelsesmedlemmerne

Så snart der vælges nye bestyrelsesmedlemmer, eller et enkelt bestyrelsesmedlem fratræder, skal bestyrelsen sikre, at alle dokumenter vedrørende foreningen overleveres til den nye bestyrelse. Dokumenter og personoplysninger der ikke er relevante at overdrage, skal slettes fra computere, mobile enheder og arkiver.

Evt. koder til administrators systemer overdrages og ændres af den nye bestyrelse. Såfremt foreningen bruger ProBo skal bestyrelsen oprette de nye medlemmer og slette de gamle medlemmer med status af bestyrelsesmedlemmer.

Evt. koder til forenings hjemmesider, sociale medier m.v. skal overdrages og ændres.

Procedure i tilfælde af sikkerhedsbrud

I tilfælde af sikkerhedsbrud i foreningen orienterer foreningen bruddet til administrator hurtigst muligt. Administrator indberetter i samarbejde med foreningen bruddet til datatilsynet og informerer de berørte personer, hvis det vurderes nødvendigt. Bruddet logges af foreningen.

 

Artiklen er udarbejdet i samarbejde med Thomas Voss, Prosedo Aps

Vær på forkant med den løbende vedligeholdelse af ejendommen


En vedligeholdelsesplan giver boligforeningen det gyldne overblik over hvad der er vigtigt at vedligeholde og ikke mindst hvornår.


Manglende vedligeholdelse, uanset om den er ufrivillig eller ej, vil være medvirkende til at værdien af ejendommen og lejlighederne bliver reduceret.  Dette kan som bestyrelsesmedlem være svært at overskue, og det kan også virke uoverkommeligt at skulle tage stilling til, hvad der skal vedligeholdes eller udskiftes og ikke mindst hvornår. Det kræver byggeteknisk erfaring, at gennemgå ejendommens kælder, facader og tag, tekniske installationer osv., for at danne sig et overblik over tilstanden, og efterfølgende kunne lægge en plan for den fremtidige vedligeholdelse af ejendommen.

Ved at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan får bestyrelsen, og resten af boligforeningens beboere, et retvisende overblik over, hvilke bygningsdele samt tekniske installationer, der vurderes at skulle vedligeholdes eller udskiftes. At få udarbejdet en vedligeholdelsesplan er en væsentlig forudsætning for at bestyrelsen kan træffe de rigtige beslutninger om, hvad der skal vedligeholdes og ikke mindst hvornår.

Erfaringer viser, at man kan undgå en masse ærgrelser og mange spildte kræfter i boligforeningens bestyrelse, hvis man fra starten benytter sig af en uafhængige byggetekniske rådgiver, der arbejder i boligforeningens interesse. Derfor anbefales det, at vedligeholdelsesplanen udarbejdes af et uvildigt byggeteknisk rådgivningsfirma, som f.eks. et arkitekt- eller ingeniørfirma.

Foto: Trio Arkitekter

Foto: Trio Arkitekter

Vedligeholdelsesplanen bør være opbygget således, at det er let forståeligt og synliggjort hvordan tilstanden er på hele ejendommen, samt på de enkelte bygningsdele og tekniske installationer.
Endvidere skal prioriteringen af hvilke bygningsdele, der skal vedligeholdes først og hvilke, der kan vente, være synliggjort, da dette er af afgørende betydning, hvis man vil undgå unødige fejltagelser, som kan have store tidsmæssige og i værste fald økonomiske omkostninger for bestyrelsen og boligforeningen.

Derudover bør vedligeholdelsesplanen indeholde økonomiske overslag på, hvad det vil koste at vedligeholde eller udskifte de enkelte bygningsdele samt et vedligeholdelsesbudget, hvor det er muligt at se hvilke udgifter, der skal forventes fremadrettet.

Foto: Trio Arkitekter

Foto: Trio Arkitekter

En vedligeholdelsesplan giver bestyrelsen og boligforeningen
følgende fordele:

  • Overblik over ejendommens tilstand set med uvildige og byggeteknisk professionelle øjne.

  • Overblik over nødvendige vedligeholdelses- og renoveringsprojekter de næste 10 år.

  • Overblik over de økonomiske udgifter fordelt både pr. år og samlet over de næste 10 år.

  • En langsigtet plan for vedligeholdelse af ejendommen, på tværs af skiftende bestyrelser.

 

Efter udarbejdelse og overdragelse af vedligeholdelsesplanen, bør bestyrelsen sammen med dennes administrator og den udførende byggetekniske rådgiver, gennemgå vedligeholdelsesplanen, for at få besvaret alle tekniske og økonomiske spørgsmål, samt for at få lagt en strategi for den fremtidige planlægning af vedligeholdelsesprojekterne.

Det er af stor betydning, hvordan vedligeholdelsesarbejderne bliver planlagt, da dette kan give foreningen økonomiske besparelser. Det vil f.eks. være formålstjenstligt at benytte et stillads til at foretage flere forskellige typer vedligeholdelse, der alle kun kan udføres fra stillads, så man sikrer, at der ikke skal etableres stillads flere gange.

Derudover vil den tekniske rådgivers udarbejdelse af et komplet udbudsmateriale indeholdende angivelser af korrekt valgte udførelsesmetoder, samt materialer til udførelse af vedligeholdelsesarbejderne, også kunne spare foreningen for unødige omkostninger. Anvendelse af forkerte materialer og udførelsesmetoder kan resultere i, at arbejdet skal laves om.

En boligforening kan spare mange penge på at have en professionel styret vedligeholdelsesplan, der også indeholder forslag til energisparende renoveringer, modernisering/udvikling af ejendommen mm.

Foto: Trio Arkitekter

Foto: Trio Arkitekter

 

Artiklen er udarbejdet i samarbejde med Ole Brockdorff, Partner, arkitekt MAA Trio Arkitekter