Hupfeld Ejendomsadministration

Konflikthåndtering gennem effektiv kommunikation

Som administrator og advokat for både store og små andels- og ejerforeninger samt haveforeninger og gårdlaug, ser vi mange forskellige sammensætninger. Afgørende, og ens for alle er, at man bor side om side og i fællesskab har en juridisk forening. Dette tætte samvær kan give anledning til udfordringer, da der ofte opstår små konflikter og uenigheder.

Der er utallige problemstillinger og små konflikter rundt om i de boligforeninger, der findes i Danmark. I ældre bygninger kan der ofte være særlig lydt mellem lejlighederne eller måske ’klikker’ betongulvet i de nyere byggerier. Kunsten er at få dem håndteret og løst på en ordentlig og god måde, hvilket kan være rigtig svært, men når det lykkes, så kommer det ofte tifoldigt igen. 


Frygt for konflikten

Noget af det sværeste ved konflikter er, at mange mennesker slet ikke har det godt med dem og foretrækker at undgå dem. Folk er måske trætte af en given situation, men utrygge ved at skulle konfrontere ’modparten’, som ofte er en nabo eller en anden, som man bor tæt på.  

Denne frygt kan føre til søvnløse nætter og spekulationer om konsekvenserne ved at konfrontere en anden person med sine tanker og følelser. Det er derfor ikke uden grund at mange bestyrelser også ser dette som et emne, hvor man helst ønsker, at man ikke er til stede og kan gemme sig væk. 

“Noget af det sværeste ved konflikter er, at mange mennesker slet ikke har det godt med dem og foretrækker at undgå dem.
”

Vigtigheden af reel kontakt og kommunikation

Men dette er selvfølgelig ikke en gangbar vej - hverken for bestyrelsen eller de implicerede parter. Midlet til at komme rundt om alt dette er kontakt. Kontakt kan defineres på forskellige måder, men det handler om mere end blot at eksistere side om side. Den reelle kontakt forudsætter, at man også er mentalt nærværende. Det indebærer, at man kan fornemme stemninger, se hinanden, lytte til hinanden og derigennem komme nærmere hinandens synspunkter.

Men en konflikt, der er eskaleret og måske har stået på igennem flere år, løses ikke bare ved at skabe 'reel kontakt’ mellem de implicerede parter – der skal mere til. Her bliver det vigtigt at tage fat i nogle af de fagfolk, der er dygtige til at håndtere konfliktsituationer, da det indledende arbejde ofte er det, der skaber det gode resultat. Det er derfor vigtigt at få skabt en accept hos begge parter til, at kontakt kan blive en mulighed for at løse konflikten.


Få sat de rette rammer

En afgørende faktor er at etablere rammerne for den nødvendige kommunikation. Dette indebærer at gøre parterne bevidste om, at deres ord bliver fortolket af den anden part. Hvordan fortolkes det, den ene part siger i konflikten? Er parterne tilbøjelige til at opfatte hinandens ord som 'optrappende' eller 'afspændende'? Det lyder simpelt at benytte en afspændt kommunikationsstil, hvor man taler for sig selv og tager ansvar uden at anklage den anden, men det kan være udfordrende.

Involvering af en tredjepart

I fastlåste konflikter kan en tredjepart fungere som en mægler i konflikten og hjælpe begge parter til at 'åbne konflikten' og dermed anerkende dens eksistens. Det bryder den første barriere og forbereder parterne på at tage fat på problemet, søge en løsning, og forsøge at forblive på deres egne banehalvdele. Dog sker det ofte, at parterne flygter fra dialogen eller angriber hinanden. Hvis et møde bevæger sig i denne retning, er det vigtigt at få fokus tilbage på dialog og åbenhed. 

“Det er almindeligt, at der opstår konflikter, hvor mennesker kommer i berøring med hinanden.”


At komme ud af en konflikt eller forhindre, at den eskalerer, kræver ofte mange mentale kræfter, og dette gælder typisk for begge parter i konflikten. Da vi mennesker ofte er tilbageholdende med at gå ind i en konflikt, anbefaler vi drøfte sådanne sager med sin administrator. Alternativt kan man søge professionel hjælp fra konfliktmæglere, hvilket ofte resulterer i hurtigere og mere effektive løsninger. 

Det er almindeligt, at der opstår konflikter, hvor mennesker kommer i berøring med hinanden. Men det er også helt almindeligt, at mange konflikter kan blive løst med reel kontakt og effektiv kommunikation. 

Artiklen er skrevet af Andreas Elleby, advokatfuldmægtig, Hupfeld Ejendomsadministration

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2024.

At vælge en rådgiver

For mange foreninger er deres ejendom deres hjertebarn – det er deres private hjem, og derfor ønsker man at have tryghed og vished om, at de rådgivere man omgiver sig med er de rette, forstår ens ejendoms behov og ser ”sjælen” i netop denne bygning.

Som administrator og advokat for både store og små andels- og ejerforeninger samt haveforeninger og gårdlaug er vi ofte med i processen, hvor der skal vælges en rådgiver til foreningerne. 

Administrator som første kontaktpunkt

Når man taler om rådgivere, vil det ofte være administrator, som vil være den første, man som bestyrelse drøfter eventuelle problemstillinger med. Men det er ikke altid, at administrator kan løfte alle opgaver. Måske har administratoren valgt ikke at have alle kompetencer in-house, eller måske er opgaven af en sådan karakter, at det kræver specialiseret viden inden for et emne.


Administrator har ofte et stort branchekendskab og har berøring med mange aktører og rådgivere. Det er derfor oplagt at tage en god dialog med sin daglige administrator om, hvilke rådgivere, man derudover skal og kan tilknytte til sin ejendom i forbindelse med kommende projekter og tiltag. Det gælder både i forhold til økonomi, jura, teknisk rådgivning (bygningsrådgivere), ejendomsservice m.fl. 

Rådgivere, der ønsker at bidrage til en god, sund udvikling og vedligeholdelse af ens ejendom, er helt afgørende. Der stilles i dag store krav fra købere, ejere og interessenter i forhold til energioptimering, digitaliseringer af driften og stabilitet i økonomien, og disse parametre kan en god rådgiver være med til opfylde.

Det koster penge at tjene penge 

Hvad tjener foreningen så ved at vælge de rigtige rådgivere? Foreningen køber sig en form for forsikring. For det første kan bestyrelsen ofte flytte en del af deres ansvar over på de professionelle, hvilket i sig selv er en gevinst. Derudover sikrer man, at man får en kvalitet, der lever op til nutidens lovgivningskrav samt ofte de bedste og nyeste løsninger, som kan være med til at spare på udgifterne til energi og drift. Den rette rådgivning kan desuden være med til at hæve værdien af ejendommen, og man kan derfor som andelshaver, ejer eller grundejer sikre sig en højere salgspris, hvis man ønsker at sælge sin bolig. 

“At få én eller et hold af rådgivere, som ønsker at bidrage til en god, sund udvikling og vedligeholdelse af ens ejendom, er helt afgørende.
”

En rådgiver, der passer til jer

I dag er der rigtig mange rådgivere i markedet, og det er derfor ofte muligt at finde en, som passer til den ejendom og de udfordringer, man har. Inden man vælger rådgiver, er det vigtigt, at man får spurgt i sit netværk og får flere bud til en opgave, så man ikke bare løber med den første, man ser eller hører om. Man kan med fordel tage sine betroede rådgivere og kontakter med på råd, da de ofte har kendskab til de rådgivere, som man har i spil.

Der er ikke noget forgjort i at have flere rådgivere til at hjælpe sig. Men at have en rådgiver, som har bistået foreningen gennem mange år, vil ofte være at foretrække, da denne rådgiver derved kender beboerne, kender foreningens sammensætning og fokuspunkter og ved, hvad der igennem tiden har været udført og lavet i ejendommen. At vælge rådgiver er en tillidssag, og derfor er det helt afgørende at få kontakt med de rigtige folk. 


Artiklen er skrevet af Andreas Elleby, advokatfuldmægtig, Hupfeld Ejendomsadministration

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening

Beboerdemokrati og udvalg

Som administrator og advokat for både store og små andels- og ejerforeninger samt haveforeninger og gårdlaug, er vi vidner til forskellige sammensætninger. Afgørende, og ens for alle, er, at man bor side om side og i fællesskab har en juridisk forening. 

Det er som sådan ikke unikt at være en forening, men at være en boligforening, haveforening eller et gårdlaug er på sin vis unikt og traditionen går rigtig mange år tilbage. Det handler om, at man vil skabe et fællesskab, hvor man på demokratisk vis ønsker at løse opgaver. Her får beboerne indflydelse på og er med til at beslutte, hvordan forholdene skal være i netop deres nærområde. Det er ejerne, andelshaverne og foreningerne i gårdlauget, der har det afgørende ord i den daglige drift. Og alle har indflydelse! Dét er det unikke ved et beboerdemokrati. 


Bestyrelsen  

I det daglige overlades driften til en bestyrelse. En bestyrelse, som er valgt af beboerdemokratiet ved en årlig ordinær generalforsamling. Der er som udgangspunkt ingen, der er selvskrevet til at sidde i en bestyrelse. Det er noget, man vælges til ved at opnå de nødvendige stemmer på en generalforsamling. Beboerdemokratiet afgør dermed, hvem der skal varetage den daglige drift i den pågældende forening. Foreningerne har et sæt vedtægter og måske også en husorden eller en gårdorden, som medlemmerne skal overholde. Disse dokumenter er udarbejdet i overensstemmelse med generelle standarder, men den enkelte forening kan med det kvalificerede flertal i beboerdemokratiet foretage justeringer og tilpasninger, der passer til den konkrete forening. Beboerdemokratiet kan altså skabe en ramme for ejendommen, gården eller haveområdet efter flertallets ønsker. 

Vigtigheden af beboerdemokratiet

Beboerdemokratiet er helt afgørende at værne om, da det er med til at sikre diversitet og medindflydelse i boligforeningen. Der er desværre en tendens til, at det kan være svært at finde medlemmer af foreningen, der ønsker at træde ind i bestyrelsen og påtage sig den daglige drift. Ligeledes kan der være udfordringer med overhovedet at have tilstrækkeligt fremmødte medlemmer til foreningens ordinære generalforsamling, og man derfor kan være nødt til at udsætte en generalforsamling.

“Beboerdemokratiet er helt afgørende at værne om, da det er med til at sikre diversitet og medindflydelse i boligforeningen”

Det er en rigtig ærgerlig situation for foreningen og beboerdemokratiet. Et fravalg af deltagelse i en ordinær generalforsamling og en eventuel manglende tilslutning til bestyrelsesarbejdet kan derfor medføre, at en forening må likvideres og lukkes. I stedet må foreningen blive til en udlejningsejendom, hvor de nu tidligere andelshavere eller ejere vil miste deres indflydelse på den daglige drift. 

Skyldes det et manglende engagement?

Som administrator hører vi mange grunde til, at det kan være svært at finde tid til arbejdet i bestyrelsen i foreningen, og én af de største udfordringer er medlemmers tid. Tid som muligvis skal gå fra familie, træning, arbejde eller andre sociale tiltag med videre. En fyldt kalender i hverdagen er en udfordring, mange kender til. Netop den udfordring gør, at man i langt højere grad skulle arbejde med udvalg under bestyrelsen. Det er ofte, at vi hører; ”Jeg kan godt hjælpe til vedrørende haven” eller ”jeg kan bistå i forbindelse med renoveringsprojektet” eller andre lignende udtalelser. Udtalelser, hvor medlemmet stiller sig til rådighed for nogle konkrete ting i foreningens arbejde, men ikke den overordnede drift af foreningen. 

Udvalg - en mulig løsning

Flere foreninger og bestyrelser bør nok begynde at arbejde med muligheden for at oprette nogle underliggende udvalg, hvor flere beboere kan deltage med rapportering eller orientering til bestyrelsen. Udvalg er en god og gylden mulighed for at få langt flere medlemmer aktiveret i foreningens daglige drift og daglige virke. Mange vil gerne bidrage positivt til foreningens udvikling, men en del medlemmer føler ofte, at der ikke er plads til at bidrage, med mindre man går ”all in” på det at sidde i bestyrelsen. 

“Flere foreninger og bestyrelser bør nok begynde at arbejde med muligheden for at oprette nogle underliggende udvalg”

Men ved at begynde at tænke strukturen for foreningen på en ny måde, så vil man måske få plads til flere i det udførende arbejde, hvilket vil komme alle til glæde og gavn. At have et underudvalg er ikke nyt, men det er ikke benyttet af mange foreninger. Hvis I står i jeres forening og har brug for hjælp til at sætte struktur på sådanne muligheder i jeres forening, så tøv ikke med at tage kontakt til en ejendomsadministrator. 

Vi ønsker at bidrage til, at foreningerne kan udvikle sig, udnytte alle potentialerne i foreningen og sikre at beboerdemokratiet kan foldes yderligere ud til glæde og gavn for foreningen, medlemmerne og naboerne i området. 

Artikel er skrevet af Andreas Elleby, Advokatfuldmægtig, Hupfeld Ejendomsadministration A/S.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.