administration

Airbnb – Problemer, muligheder og erfaringer


Airbnb og andre internetsider til korttidsudlejning er kommet for at blive – og derfor skal det reguleres på fornuftig vis og afstemmes med eksisterende lovgivning.


Foto: Cobblestone

Foto: Cobblestone

Lige nu er processen drevet af Skatteministeriet ud fra en inddrivelsesmæssig dagsorden. Det er ok, for der skal betales skat, men politikerne bliver nødt til at søge branchens og fagfolks input, så løsningen bliver god. 

Korttidsudlejnings fordele og ulemper

Korttidsudlejningen er et tveægget sværd. Det bidrager og det skaber problemer. På den ene side bringer det turister, liv og en værdifuld omsætning bredere ud i byen, bl.a. i brokvartererne, og det er en kærkommen hjælp til lokale butikker, caféer og restauranter. Særligt i sommerperioden. På den anden side skaber en ubegrænset udlejning alvorlige gener for dem, der bor op og ned af de lejligheder der udlejes, og korttidsudlejning slider hårdt på ejendommen.

Tænk på hvordan et hotel er indrettet – det er ikke det samme som en almindelig boligejendom. Et hotel bygges fra grunden og i materiale, der kan holde til en helt anden slitage. At have 2-3 ind- og udflytninger ugentligt, på alle tider af døgnet og fremmede mennesker i opgangen, som ikke kender huset og dets rutiner, er utrygt og en gene. Gæsterne er i sagens natur også på ferie og har andre døgnrytmer end familien Danmark i lejligheden nedenunder.

Foto: Cobblestone

Foto: Cobblestone

Regeringens udspil

Regeringens udspil  er, ”at man som borger har ret til at udleje sin helårsbolig 70 dage om året”, hvis den portal man bruger, indberetter til Skat. Dette er upræcist og problematisk. For det første mener vi, at de 70 dage er for meget. Vi har rådgivet mere end 100 ejendomme i dette spørgsmål, og tendensen er meget klar. De foreninger, der forholder sig til problemstillingen og laver regler, tillader oftest Airbnb - men i et begrænset omfang og under nogle specifikke regler. Typisk op til 49 dage og gerne med en begrænsning på f.eks. 10 besøg.

For det andet er den politiske aftale upræcis. Gælder denne ”ret” over en andelsboligforenings vedtægter? Må man udleje mere end 70 dage, hvis man betaler sin skat? Hvad hvis man bruger flere portaler? Gælder den også lejere (uden udlejers tilladelse)? Det sidste håber vi virkelig ikke, men det kan ikke ses ud af aftalen. Det kan vanskeligt retfærdiggøres, at en lejer af en lejereguleret bolig til 2.400 kr/måned i leje, skal have ret til at udleje den samme bolig på Airbnb til fx 1.200 kr/dag – 70 dage om året! 

Endelig er det ærgerligt, at man heller ikke har fået defineret ”erhvervsmæssig anvendelse” og dermed sat grænsen for maksimal udlejning i ejerlejligheder og klarlagt, hvem der kan håndhæve den. Det er i ejerforeningerne, vi ser nogle af de meget problematiske sager, og retsgrundlaget er pt. uklart.

Korttidsudlejning kan gavne byen

Korttidsudlejning af private hjem er, sammen med nye tendenser og produkter i hotelbranchen, en naturlig udvikling, der vil give et mere alsidigt udbud i pris, kvalitet og koncepter, og som vil gavne store dele af byen. Boligforeningernes administratorer hjælper gerne den enkelte boligforening med råd og vejledning og med at regulere korttidsudlejning via vedtægterne, men der er et behov for at politikerne udarbejder nogle klare og mere brugbare regler. Og det i samarbejde med branchens aktører som f.eks. boligforeningernes administratorer.

Foto: Cobblestone

Foto: Cobblestone

 

Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Skrevet i samarbejde med Rasmus Juul-Nyholm, Cobblestone Administrationshuset A/S

Dir. Rasmus Juul-Nyholm, Direktør Cobblestone Administrationshuset A/S

Det er ikke hverdagskost at skifte sin administrator gennem 12 år


Selvom langt størstedelen af samarbejder mellem en boligforening og en administrator er langvarige, er det altid sundt at lave et tjek i markedet hver 3-4 år. Vi har spurgt bestyrelsesformanden fra A/B Avedørelejren I, hvad der fik dem til at skifte administrator efter 12 års samarbejde.


fakta om.png

For de fleste bestyrelser i en andels- eller ejerboligforening bygger et samarbejde med en rådgiver på tillid og gennemsigtighed. En rådgiver, uanset om det er en administrator, en arkitekt eller en finansiel rådgiver,  “overlever” ofte bestyrelsen og er en gennemgående samarbejdspartner for flere bestyrelser gennem årene. Det betyder, at de ved mere om boligforeningen, dens stand og dens beboere end nytiltrådte bestyrelsesmedlemmer.

For en administrator er et tæt samarbejde med bestyrelsen afgørende, da man sammen forestår den daglige drift og problemløsning omkring f.eks. huslejeopkrævning, regnskab, interne konflikter, klargøring til generalforsamlinger og meget andet. En administrator bliver hurtigt en integreret del af foreningen og flettet ind i små og store opgaver. Det betyder omvendt, at det kræver grundige og seriøse overvejelser, førend man overvejer at skifte administrator, mest fordi “man ved hvad man har, og ikke hvad man får”.

Den tidligere administrator blev opkøbt af en anden og større

iStock-1070622142.jpg

For A/B Avedørelejren I gik der nok lidt for lang tid, inden beslutningen om at finde en ny administrator blev taget. “Vi havde et glimrende samarbejde med vores tidligere administrator, indtil de blev opkøbt af et andet, større firma. Da utilfredsheden først meldte sig blandt beboerne og i bestyrelsen, gik der et års tid, inden vi besluttede os for at skifte administrator” udtaler Bjarne Fritzbøger, der har været foreningens bestyrelsesformand de sidste 11 år. Bjarne Fritzbøger husker, at det især var den manglende opfølgning ved lejlighedssalg og skiftende kontaktpersoner, der gav utilfredshed i bestyrelsen. Efter flere opfølgningsmøder med den tidligere administrator blev det besluttet på en ekstraordinær generalforsamling at finde en ny administrator.

Valgte 3 administratorer i “lukket udbud”

“Via blandt andet at forhøre os hos 5 andre andelsboligforeninger fik vi udvalgt 3 administratorer, som vi gerne ville møde og indbyde til at give et bud på administrationsopgaven. En af dem vi indbød kendte vi lidt til fra Min Boligforenings events”, fortæller Bjarne Fritzbøger. Han  besøgte alle 3 administratorer, og på hans anbefaling indbød de den ene af dem til et bestyrelsesmøde, hvor administrator gav en præsentation, og der var en længere dialog med dem. En enig bestyrelse indstillede efterfølgende dem som ny administrator til beslutning på en ny ekstraordinær generalforsamling.

fakta 23ø.png

Pris var af betydning, men ikke afgørende

For bestyrelsen i A/B Avedørelejren I var prisen ikke vigtigste parameter ved udvælgelsen. Som Bjarne Fritzbøger udtaler “Det nye administrationsfirma virkede kompetente, de havde den nødvendige volumen, honoraret virkede rimeligt, og det var samtidig ikke et “supermarked”, hvor vi blot var et nummer i rækken.” Men pris alene var ikke det afgørende. Den nye administrator ligger små 12% over den tidligere administrators honorar og blandt de 3, der var indbudt til at byde på opgaven, lå de midt i med 10% til hver side.

Den største hindring for at skifte administrator

Bjarne Fritzbøger husker, hvor uoverskueligt alting var, da alle ting pegede på, at de skulle i gang med at skifte til en ny administrator. Og det er uoverskueligt, fordi der er mange administrationsselskaber at vælge imellem, og fordi de udefra kan se meget ens ud.  For A/B Avedørelejren I tog det ca. et halvt år at skifte administrator, dvs. forberedelse, beslutning og opsigelse. Men selvom det kan virke uoverskueligt, så kan Bjarne Fritzbøger godt fortryde, at de ikke skiftede noget tidligere. Den tidligere administrator fik for mange chancer uden at samarbejdet blev bedre. “Men det er ikke hverdagskost at skifte sit administrationsselskab ud gennem 12 år” pointerer han.

Det bedste råd til andre

De bedste råd Bjarne Fritzbøger vil give videre er: Vær opsøgende og afsøg markedet af administratorer og spørg i jeres netværk af boligforeninger. Tag kontakt til flere selskaber uanset hvor godt I kan lide den første administrator, I møder og ikke mindst hav hele bestyrelsen med i forløbet.

 

Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Er foreningen klar til GDPR?


Alle foreninger med CVR-nummer har de samme databeskyttelsesretlige forpligtelser, som almindelige virksomheder. Omfanget kan variere afhængig af størrelse og sammensætning, men opgaverne er grundlæggende de samme.


privacy-policy-3583612.jpg

Boligforeningen som dataansvarlig

En andelsboligforening eller en ejerforening er i denne sammenhæng dataansvarlige overfor sine beboere og bestyrelsesmedlemmer. Som dataansvarlig er bestyrelsen i foreningen ansvarlige for, at følgende dokumentation udarbejdes og løbende holdes ajour:

  • Behandlingsfortegnelser dokumenterer hvilke områder der behandles persondata i foreningen (f.eks. opkrævning af leje, drift af hjemmeside osv.)

  • Oplysningsmeddelelser er information til beboere, bestyrelsesmedlemmer og andre om hvilke persondata foreningen indsamler, hvorfor, hvilket formål de er indsamlet til, hvornår de slettes osv.

  • Databehandleraftaler beskriver, hvordan eksterne databehandlere skal behandle persondata så det foregår i overensstemmelse med persondataforordningen

  • Interne logs over sikkerhedsbrud skal føres af foreningen så de evt. kan gennemgås af Datatilsynet

  • Evt. aftaler om fælles dataansvar bruges i de tilfælde, hvor foreningens persondata indsamles og bruges i samarbejde med en ekstern part med et fælles formål

  • Databeskyttelsespolitikker for foreningen, der beskriver hvordan foreningens bestyrelse forebygger sikkerhedsbrud og misbrug af persondata i forhold til det fastlagte sikkerhedsniveau

I praksis vil mange foreninger bede administrator producere og vedligeholde ovenstående dokumentation for foreningen. Administrator kan tilbyde foreningen et standard online værktøj som f.eks. DPO Advisor eller lign., der gør det enkelt og økonomisk mere overkommeligt for foreningen at efterleve persondataforordningen. Det er dog stadig foreningen, der i sidste ende er ansvarlig for behandlingen af foreningens persondata.

I det følgende er et eksempel på en databeskyttelsespolitik for en bestyrelse.

Generelle anbefalinger

Brug et krypteret online værktøj f.eks. ProBo, som administrator stiller til rådighed for foreningen. Den højest mulige sikkerhed i forhold til persondataforordningen opnås ved at bestyrelse og vicevært undlader at tage kopier af data ud af systemet, men samler det på sådan en krypteret platform.

E-mail kommunikation

E-mails er pr. definition usikre, da trafikken i dag foregår ukrypteret på internettet. Der er dermed risiko for at indholdet opsnappes af uvedkommende, hvilket er et sikkerhedsbrud. Brug et krypteret system til kommunikation, som f.eks. ProBo. Alternativt kan der bruges et krypteret mailsystem med dedikerede e-mail -adresser for alle roller i bestyrelsen. Brug aldrig private e-mail adresser til kommunikation, der vedrører foreningen. Sørg for ikke at skrive eller videresende følsomme personoplysninger på mail. Hvis der skal sendes via en ikke krypteret forbindelse, så vedlæg oplysningerne som et password beskyttet Office- eller pdf-dokument. Password kan så sendes for sig via SMS til modtagerne.

john-schnobrich-520019-unsplash.jpg

Generalforsamlinger

Undlad at skrive personlige oplysninger i referatet. Oplys ikke om personlige sager på generalforsamlingen.

Bestyrelsesmøder

Bestyrelsen skal sikre at referater opbevares fortroligt. Undlad i størst mulige omfang at udskrive disse eller lægge disse på personlige computere m.v. Hold personsager fortrolige og brug om nødvendigt anonymisering, som ikke direkte kan henføres til en konkret beboer eller adresse.

Ansættelse af vicevært

Hold alle oplysninger om ansættelsesforhold fortrolige. Lås evt. ansættelsespapirer inde, såfremt disse ikke opbevares elektronisk f.eks. i systemer stillet til rådighed af administrator. Sørg for at alle koder og dokumenter overdrages fra den gamle vicevært til den nye.

Beboeroplysninger

Undlad i størst mulige omfang at udskrive eller gemme beboerlister med navne, adresser, telefonnummer, mailadresser på mobile enheder og computere. Brug evt. systemer stillet til rådighed af administrator. Undgå at dele kopier af data på USB-nøgler o. lign.

Beboersager

Hold alle oplysninger om beboersager fortroligt. Lås evt. sagsakter inde, hvis disse ikke opbevares elektronisk f.eks. i systemer stillet til rådighed af administrator.

Afgang af bestyrelsesmedlemmerne

Så snart der vælges nye bestyrelsesmedlemmer, eller et enkelt bestyrelsesmedlem fratræder, skal bestyrelsen sikre, at alle dokumenter vedrørende foreningen overleveres til den nye bestyrelse. Dokumenter og personoplysninger der ikke er relevante at overdrage, skal slettes fra computere, mobile enheder og arkiver.

Evt. koder til administrators systemer overdrages og ændres af den nye bestyrelse. Såfremt foreningen bruger ProBo skal bestyrelsen oprette de nye medlemmer og slette de gamle medlemmer med status af bestyrelsesmedlemmer.

Evt. koder til forenings hjemmesider, sociale medier m.v. skal overdrages og ændres.

Procedure i tilfælde af sikkerhedsbrud

I tilfælde af sikkerhedsbrud i foreningen orienterer foreningen bruddet til administrator hurtigst muligt. Administrator indberetter i samarbejde med foreningen bruddet til datatilsynet og informerer de berørte personer, hvis det vurderes nødvendigt. Bruddet logges af foreningen.

 

Artiklen er udarbejdet i samarbejde med Thomas Voss, Prosedo Aps