bebeoerudvalg

Styrk organiseringen af bestyrelsesarbejdet ved at engagere fællesskabet

I en boligforening er der masser af opgaver tilknyttet bestyrelsesarbejdet, og det kan være svært at holde styr på, hvem der har ansvar for hvad.

Men med en god organisering kan både bestyrelsesmedlemmer og beboere dele ansvaret og samtidig styrke fællesskabet i foreningen.

Bestyrelsesarbejdet udgør en væsentlig del af en velfungerende boligforening. Men det er også et frivilligt arbejde, der ofte hviler tungt på nogle få skuldre. Her kan organiseringen af bestyrelsens opgaver gøre en forskel. En velorganiseret bestyrelse sikrer nemlig ikke kun en mere effektiv drift, men gør også hverdagen mere overskuelig for de beboere, der har valgt at engagere sig i bestyrelsesarbejdet. 

Klare roller og ansvarsområder

Klare roller og ansvarsområder er afgørende for en velfungerende bestyrelse. For mange kan det virke som en overvældende eller uoverskuelig opgave at være frivilligt bestyrelsesmedlem, men ved at etablere tydeligt definerede roller og specifikke opgaver bliver det klart, hvad ens ansvarsområder er, og hvilke opgaver der tilhører andre. Dette gør det mere overskueligt og reducerer overlap og usikkerhed internt i bestyrelsen. Samtidig kan de klare roller og ansvarsområder være med til at skabe engagement, da medlemmerne kan bidrage dér, hvor de har ekspertise og interesse. For eksempel kan en tidligere bankrådgiver være godt rustet til at håndtere det økonomiske overblik, mens en stærk kommunikatør vil være god til at varetage beboerkommunikationen. Det er også en fordel at kommunikere disse roller og ansvarsområder til beboerne, så de ved, hvem de skal henvende sig til ved spørgsmål eller problemer.

Regelmæssige møder

Når man afholder regelmæssige bestyrelsesmøder, eksempelvis den første onsdag i måneden, sætter det en struktureret ramme for bestyrelsesarbejdet. Det sikrer både, at bestyrelsen løbende holdes opdateret og giver mulighed for, at medlemmerne kan diskutere aktuelle emner og koordinere igangværende eller kommende opgaver. De månedlige møder styrker desuden samarbejdet og sammenholdet i bestyrelsen, da alle kan mødes ansigt til ansigt og vise deres engagement. Når hver enkelt bestyrelsesmedlem prioriterer sin tid og deltagelse, skaber det en følelse af et fælles mål, som gør det lettere at samarbejde.

“Når beboerne føler sig involverede og hørte, er de mere tilbøjelige til at engagere sig aktivt i foreningen.”


Effektiv kommunikation

Effektiv kommunikation er grundlaget for en handlekraftig og velorganiseret bestyrelse. Det er essentielt for samarbejdet internt i bestyrelsen, og når det drejer sig om beboerne, er åben og klar kommunikation lige så vigtig. Det giver beboerne mulighed for at være informerede om, hvordan det står til i foreningen, samtidig med at det fremmer dialogen mellem bestyrelse og beboere. Når beboerne føler sig involverede og hørte, er de mere tilbøjelige til at engagere sig aktivt i foreningen.


Arbejdsgrupper og udvalg

Arbejdsgrupper og udvalg er en praktisk måde at organisere bestyrelsens opgaver på, særligt når det gælder større projekter. Ved at opdele opgaverne i mindre grupper gør det lettere at organisere og fordele arbejdet. Det kunne eksempelvis være et altanudvalg, der undersøger mulighederne for at få altaner på ejendommen og senere deler deres fund med bestyrelsen, inden det tages med til en generalforsamling. Man kan med fordel invitere beboerne til at deltage i disse udvalg og arbejdsgrupper, så flere kan bidrage og føle sig involveret i fællesskabet og i foreningens projekter. Særligt i mindre foreninger er det af stor betydning, når alle bidrager og løfter deres del af ansvaret i foreningen. 


Professionel rådgivning

Professionel rådgivning er ofte uundværlig, især når det kommer til komplekse juridiske og finansielle spørgsmål i bestyrelsesarbejdet. Selv med dedikerede beboere i bestyrelsen er ekspertviden afgørende for at kunne træffe velovervejede og ansvarlige beslutninger. Selvom bestyrelsen har etableret regelmæssige møder, tydelig ansvarsfordeling og arbejdsgrupper, erkender den velorganiserede bestyrelse også, hvornår der skal inddrages specialiseret viden fra professionelle rådgivere.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening

Opgangsrepræsentanter: Et socialt bidrag til foreningen

Opgangsrepræsentanter kan være en effektiv måde at styrke det sociale samvær blandt beboerne.

Der ligger ofte et hav af opgaver på bestyrelsens skrivebord, som er svære at nå omkring ved siden af arbejde, privatliv og andre af hverdagens forpligtelser. Det betyder, at der hos bestyrelsen sjældent er overskud til andre opgaver end de nødvendige, så der bliver ofte ikke taget initiativ til nye tiltag eller sociale arrangementer. Men hos foreningens beboere gemmer der sig en stor ressource, som sjældent bliver udnyttet, med mindre de selv aktivt stiller sig til rådighed for bestyrelsen.

Der kan være mange årsager til, at beboere fravælger at melde sig ind i bestyrelsen eller tilbyde sin hjælp på anden vis. Det kan f.eks. skyldes, at det månedlige bestyrelsesmøde ligger ubelejligt, eller at de kan frygte, at det forpligter mere, end de kan overskue. Men det behøver slet ikke at være enten eller. Der findes mange andre måder, man som beboer kan engagere sig og bidrage til foreningen helt uden at melde sig ind i bestyrelsen.

Flere foreninger får etableret beboerudvalg, der beskæftiger sig med forskellige områder. Måske er der en gruppe af beboere, som ønsker altaner og derfor opretter et altanudvalg, der kan undersøge mulighederne og indhente tilbud, som de kan fremvise for bestyrelsen. Det kan også være, at en forening ønsker at styrke det sociale fællesskab blandt beboerne og derfor nedsætter et socialudvalg, der f.eks. kan arrangere en årlig sommerfest i foreningen. Mulighederne er mange, men initiativet skal komme et sted fra.

“Hos foreningens beboere gemmer der sig en stor ressource, som sjældent bliver udnyttet.”


I den almene forening, DAB Murergården, tog de for over 10 år siden initiativ til at styrke fællesskabet i foreningen med deres tiltag opgangsrepræsentanter. Vi har talt med Sys Høimark, der selv er opgangsrepræsentant i Murergården, for at få indblik i, hvordan opgangsrepræsentanter fungerer i praksis og hvilken rolle, de spiller i foreningen.

Hvor kom ideen fra?

Ideen til opgangsrepræsentanter kom fra Murergårdens afdelingsbestyrelse, da de gerne ville vide, hvordan det gik rundt omkring i de forskellige opgange. Var der nogle udfordringer? Var der et socialt liv? Hilste man på hinanden? Her kom de på ideen med opgangsrepræsentanter for at få en bedre fornemmelse for livet i foreningen, men også for at uddelegere nogle af bestyrelsens opgaver.

Bestyrelsen udpegede dengang i samråd med ejendomsmesteren en repræsentant for hver opgang, hvor man selvfølgelig havde mulighed for at takke nej, for som Sys Høimark fortæller: “Du skal have et socialt engagement. Det er ikke noget, folk bliver tvunget til.” Men her mere end 10 år senere er det stort set de samme opgangsrepræsentanter, som blev udpeget dengang, der stadig er aktive - lige på nær et par udskiftninger.

Efter et møde blev opgangsrepræsentanterne i samråd med bestyrelsen enige om, hvilke opgaver der var vigtige, at opgangsrepræsentanten tog sig af. “Den vigtigste ting, vi blev enige om, var, at når der flyttede en ny beboer ind, så skulle opgangsrepræsentanten byde vedkommende velkommen med en blomst,” fortæller Sys Høimark og nævner, at de også sørger for at fortælle de nye beboere om foreningen og opgangen.

På den måde bliver beboeren taget godt imod, og opgangsrepræsentanterne sørger desuden også for at give en lille hilsen i anledning af mærkedage, som f.eks. en rund fødselsdag eller familieforøgelse. En gestus der er med til, at man som beboer ikke kun føler sig hjemme i egen lejlighed, men i hele foreningen.

Et tiltag, der øger trygheden

Udover at byde nye beboere velkomne er en anden vigtig opgave for repræsentanterne at være med til at opretholde en hilsekultur i opgangen. “Nogle snakker en del med hinanden, nogle hilser bare. Men det vigtigste er, at folk føler sig trygge ved, at der ligesom er en kontaktperson i opgangen,” fortæller Sys og tilføjer, at “når man ser, der er andre, der rent faktisk lægger en energi i at byde folk velkomne og hilse, så smitter det lidt af på beboerne også.”

På den måde kan opgangsrepræsentanternes engagement sprede sig til de andre beboere, så flere og flere kan være med til at bidrage til en tryg opgang. Når man hilser på hinanden og beboerne ved, at der er en kontaktperson i opgangen, er det med til at bidrage til beboernes tryghed, for som Sys fortæller: “Vi holder jo lidt øje med hinanden, kan man sige. Er der en, vi ikke har set i meget lang tid? Er der sket et eller andet?” og beskriver, at de på den måde også har en funktion og et ansvar for opgangens beboere.

En vigtig rolle i beboerdemokratiet

Mange bestyrelser rundt omkring oplever, at det kan være svært at nå ud til beboerne. Som opgangsrepræsentant fungerer man som et bindeled mellem bestyrelsen og beboerne. Beboerne kan f.eks. henvende sig til opgangsrepræsentanten, hvis der er noget, man vil have viderebragt til bestyrelsen, men man ikke selv har mod på at tage kontakt til dem. I Murergården hænger der en plakat i hver opgang, hvor der står, hvem der er opgangsrepræsentant her. Sys fortæller, at beboernes oplevelse er, at “det er mere gennemsigtigt, hvem det er, man kan henvende sig til for at få noget hjælp - uanset om det handler om noget socialt eller noget rent praktisk.”

“Det vigtigste er, at folk føler sig trygge ved, at der ligesom er en kontaktperson i opgangen.
”
— Sys Høimark

Da opgangsrepræsentanterne samarbejder med hinanden på tværs af opgangene, er de med til at styrke sammenhængskraften i hele boligforeningen. Med en styrket dialog med beboerne og et samarbejde opgangene i mellem er opgangsrepræsentanterne med til at flytte samtalen om foreningen fra bestyrelsens lokaler og ud i ejendommen blandt beboerne.

Artiklen er skrevet af Katrine Sofia Degnegaard, skribent, Min Boligforening.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Beboerdemokrati og udvalg

Som administrator og advokat for både store og små andels- og ejerforeninger samt haveforeninger og gårdlaug, er vi vidner til forskellige sammensætninger. Afgørende, og ens for alle, er, at man bor side om side og i fællesskab har en juridisk forening. 

Det er som sådan ikke unikt at være en forening, men at være en boligforening, haveforening eller et gårdlaug er på sin vis unikt og traditionen går rigtig mange år tilbage. Det handler om, at man vil skabe et fællesskab, hvor man på demokratisk vis ønsker at løse opgaver. Her får beboerne indflydelse på og er med til at beslutte, hvordan forholdene skal være i netop deres nærområde. Det er ejerne, andelshaverne og foreningerne i gårdlauget, der har det afgørende ord i den daglige drift. Og alle har indflydelse! Dét er det unikke ved et beboerdemokrati. 


Bestyrelsen  

I det daglige overlades driften til en bestyrelse. En bestyrelse, som er valgt af beboerdemokratiet ved en årlig ordinær generalforsamling. Der er som udgangspunkt ingen, der er selvskrevet til at sidde i en bestyrelse. Det er noget, man vælges til ved at opnå de nødvendige stemmer på en generalforsamling. Beboerdemokratiet afgør dermed, hvem der skal varetage den daglige drift i den pågældende forening. Foreningerne har et sæt vedtægter og måske også en husorden eller en gårdorden, som medlemmerne skal overholde. Disse dokumenter er udarbejdet i overensstemmelse med generelle standarder, men den enkelte forening kan med det kvalificerede flertal i beboerdemokratiet foretage justeringer og tilpasninger, der passer til den konkrete forening. Beboerdemokratiet kan altså skabe en ramme for ejendommen, gården eller haveområdet efter flertallets ønsker. 

Vigtigheden af beboerdemokratiet

Beboerdemokratiet er helt afgørende at værne om, da det er med til at sikre diversitet og medindflydelse i boligforeningen. Der er desværre en tendens til, at det kan være svært at finde medlemmer af foreningen, der ønsker at træde ind i bestyrelsen og påtage sig den daglige drift. Ligeledes kan der være udfordringer med overhovedet at have tilstrækkeligt fremmødte medlemmer til foreningens ordinære generalforsamling, og man derfor kan være nødt til at udsætte en generalforsamling.

“Beboerdemokratiet er helt afgørende at værne om, da det er med til at sikre diversitet og medindflydelse i boligforeningen”

Det er en rigtig ærgerlig situation for foreningen og beboerdemokratiet. Et fravalg af deltagelse i en ordinær generalforsamling og en eventuel manglende tilslutning til bestyrelsesarbejdet kan derfor medføre, at en forening må likvideres og lukkes. I stedet må foreningen blive til en udlejningsejendom, hvor de nu tidligere andelshavere eller ejere vil miste deres indflydelse på den daglige drift. 

Skyldes det et manglende engagement?

Som administrator hører vi mange grunde til, at det kan være svært at finde tid til arbejdet i bestyrelsen i foreningen, og én af de største udfordringer er medlemmers tid. Tid som muligvis skal gå fra familie, træning, arbejde eller andre sociale tiltag med videre. En fyldt kalender i hverdagen er en udfordring, mange kender til. Netop den udfordring gør, at man i langt højere grad skulle arbejde med udvalg under bestyrelsen. Det er ofte, at vi hører; ”Jeg kan godt hjælpe til vedrørende haven” eller ”jeg kan bistå i forbindelse med renoveringsprojektet” eller andre lignende udtalelser. Udtalelser, hvor medlemmet stiller sig til rådighed for nogle konkrete ting i foreningens arbejde, men ikke den overordnede drift af foreningen. 

Udvalg - en mulig løsning

Flere foreninger og bestyrelser bør nok begynde at arbejde med muligheden for at oprette nogle underliggende udvalg, hvor flere beboere kan deltage med rapportering eller orientering til bestyrelsen. Udvalg er en god og gylden mulighed for at få langt flere medlemmer aktiveret i foreningens daglige drift og daglige virke. Mange vil gerne bidrage positivt til foreningens udvikling, men en del medlemmer føler ofte, at der ikke er plads til at bidrage, med mindre man går ”all in” på det at sidde i bestyrelsen. 

“Flere foreninger og bestyrelser bør nok begynde at arbejde med muligheden for at oprette nogle underliggende udvalg”

Men ved at begynde at tænke strukturen for foreningen på en ny måde, så vil man måske få plads til flere i det udførende arbejde, hvilket vil komme alle til glæde og gavn. At have et underudvalg er ikke nyt, men det er ikke benyttet af mange foreninger. Hvis I står i jeres forening og har brug for hjælp til at sætte struktur på sådanne muligheder i jeres forening, så tøv ikke med at tage kontakt til en ejendomsadministrator. 

Vi ønsker at bidrage til, at foreningerne kan udvikle sig, udnytte alle potentialerne i foreningen og sikre at beboerdemokratiet kan foldes yderligere ud til glæde og gavn for foreningen, medlemmerne og naboerne i området. 

Artikel er skrevet af Andreas Elleby, Advokatfuldmægtig, Hupfeld Ejendomsadministration A/S.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.