At præsentere et større projekt på en generalforsamling kan udfordre selv de mest erfarne bestyrelser. Det kræver den rette forberedelse og rådgivning, for at projektet opnår beboernes støtte og tillid.
Når I som bestyrelse skal præsentere et større projekt på en kommende generalforsamling, er forberedelsen afgørende for projektets succes. Bag et gennemarbejdet og velbegrundet projektforslag ligger der et stort arbejde, og det kan derfor være en fordel at inddrage en erfaren rådgiver fra begyndelsen, der kan navigere gennem de tekniske, juridiske og kommunikationsmæssige aspekter af processen.
Det kan være værdifuldt for både bestyrelse og beboere at have rådgiver med til generalforsamling.
Kom godt fra start
Et vellykket byggeprojekt starter med en grundig forberedelse. Ved at komme godt fra start minimerer man risici, sparer tid og ressourcer og øger sandsynligheden for at nå projektets mål. Først og fremmest skal bestyrelsen have en klar og veldefineret forståelse af projektets omfang og detaljer. Dette indebærer udarbejdelse af en grundig redegørelse for arbejdet, der kan indeholde notater fra byggetekniske rådgivere, prisoverslag og gerne billeder, der dokumenterer den nuværende tilstand. En sådan redegørelse bør altså give svar på, hvad skadesårsagen er, hvilke udbedringsmuligheder der er samt indeholde forslag og anbefalinger til udbedring. Med et sagligt velfunderet materiale giver man beboerne en klar indsigt i projektets nødvendighed og presserende karakter, hvilket skaber større tillid fra beboernes side.
Hav styr på den nødvendige dokumentation og tilladelser
At sikre den rette dokumentation og de nødvendige tilladelser er afgørende i et byggeprojekt. Dette gælder især for projekter, der kræver myndighedsbehandling, eksempelvis hvis man ønsker at tilføje altaner til facaden, ændre facadeudtryk mv..
Det er i dag blevet langt mere komplekst at få tilladelse fra myndighederne, end det varfør i tiden. Ansøgningsprocessen er digitaliseret og foregår i en elektronisk portal, som forudsætter en dybdegående forståelse af de strenge krav og reguleringer, der skal opfyldes for at opnå tilladelse. Det er her, at ekspertise bliver afgørende. At udarbejde det nødvendige materiale, der skal sendes til myndighederne, kræver nemlig erfaring og viden om lovgivning og byggetekniske detaljer. Her kan en rådgiver være til stor gavn og hjælpe med at navigere gennem ansøgningsprocessen, sikre, at alle krav er opfyldt, og minimere risikoen for forsinkelser eller afslag. Dette er med til at sikre, at projektet kan fortsætte lovligt og succesfuldt, samtidig med at det sparer tid og ressourcer for boligforeningen.
Grundig forberedelse er vigtigt, når det kommer til byggeprojekter. Her kan en erfaren rådgiver hjælpe
Vigtigheden af professionel rådgivning
Det sker ofte, at bestyrelser selv tager ansvar for store dele af projektforberedelsen, herunder undersøgelser og indhentning af tilbud. En ulempe ved denne tilgang er, at når tiden er inde til at engagere en rådgiver i projektet, opdager de ofte, at de forskellige indhentede tilbud er usammenlignelige og derfor ikke brugbare. Dette betyder, at al den tid og indsats, som bestyrelsen har investeret i forberedelsen, nu skal begynde forfra, hvilket kan være frustrerende for alle involverede parter.
Ved at have en erfaren rådgiver med fra begyndelsen får bestyrelsen adgang til omfattende viden om branchen og den relevante lovgivning, hvilket hjælper bestyrelsen med at undgå mange af de faldgruber, som man nemt kan falde i uden tilstrækkeligt kendskab til branchen. Valget af den rigtige byggerådgiver kan spare foreningen både tid, penge og hovedpine i sidste ende.
“Det kan være en stor fordel, hvis rådgiveren deltager på generalforsamlingen og besvarer tekniske spørgsmål, som bestyrelsen måske ikke er i stand til at håndtere.”
Værdien af tillid
I ethvert byggeprojekt spiller tillid en central rolle. Beboerne forventer, at bestyrelsen og rådgiverne træffer de bedste beslutninger for foreningen. Men tilliden begrænser sig ikke kun til bestyrelsen. Det er også nøglen til valget af en pålidelig rådgiver.
Når man vælger en rådgiver, handler det om mere end blot pris. Det handler om at finde en rådgiver med den rette erfaring og kompetence inden for det specifikke område. Hvis projektet f.eks. involverer tilføjelse af altaner, er det afgørende at vælge en rådgiver med dokumenteret erfaring indenfor dette område. Det er også en god idé at bede om referencer fra lignende projekter, som rådgiveren har arbejdet på for andre boligforeninger for at sikre, at rådgiveren er troværdig.
Det kan være en stor fordel, hvis rådgiveren deltager på generalforsamlingen og besvarer tekniske spørgsmål, som bestyrelsen måske ikke er i stand til at håndtere. Dette opbygger og styrker tilliden hos beboerne, skaber gennemsigtighed og bidrager til projektets succes.
“Valget af den rigtige byggerådgiver kan spare
foreningen både tid, penge og hovedpine i sidste ende.
”
Så når næste generalforsamling nærmer sig, og et større projekt skal præsenteres, er det vigtigt at prioritere både tid og ressourcer til grundig forberedelse og professionel rådgivning. Dette vil ikke kun skabe et solidt fundament for projektet, men også sikre den nødvendige opbakning fra jeres beboere til at realisere jeres mål.
Artiklen er skrevet af Sorin Nita, projektleder & partner, Promana Bygningsrådgivning
Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening