Årets ordinære generalforsamling er ofte højdepunktet for en frivillig forening. Det er uanset, om man er boligforening, haveforening eller grundejerforening eller en helt anden type forening.
Ved årets ordinære generalforsamling får man gennemgået det år, der er gået, og man får sammen kigget frem mod et nyt år og måske endnu længere ud i fremtiden. Her har bestyrelsen til opgave at aflægge beretning for det år, der er gået. Bestyrelsen har desuden til opgave at fremlægge et retvisende årsregnskab for det forgangne år samt et realistisk budget for det nye år. Det er også på generalforsamlingen, at der skal vælges nye bestyrelsesmedlemmer, og derudover vil der typisk være forslag, som skal drøftes og sættes til afstemning.
Mange foreninger gør i dagligdagen brug af en ejendomsadministrator. En professionel aktør, som kender til det årshjul, en boligforening skal igennem. Som administrator er det afgørende at være på forkant, således at det er muligt at bistå og hjælpe foreningen og særligt bestyrelsen bedst muligt.
Før generalforsamlingen
Mange foreninger har enten årsafslutning med et kalenderår eller halvvejs igennem et kalenderår. Andre har på andre skæve datoer i løbet af et år. Her tages der udgangspunkt i årsafslutning med et kalenderår.
For administrator er det vigtigt at sikre, at processen bliver styret med fast og kyndig hånd. Da der ofte er rigtig travlt i de første måneder efter et nyt år, er det afgørende, at den plan, man lægger, kan følges, og derfor begynder planlægningen ofte allerede i november og december måned.
Hvad skal gøres hvornår?
Mange foreninger har i sine vedtægter stående, at de skal gennemføre den ordinære generalforsamling inden udløbet af 4. eller 5. måned efter afslutningen af årsregnskabet. Forud for den ordinære generalforsamling skal der sendes indkaldelse ud til beboerne. Denne indkaldelse skal som regel være modtaget senest 14 dage før den ordinære generalforsamling. Men forud for at materialet til generalforsamlingerne kan sendes ud, skal årsregnskabet være gennemgået med bestyrelsen, og budgettet skal være drøftet.
“Som administrator er det afgørende at være på forkant, således at det er muligt at bistå og hjælpe foreningen og særligt bestyrelsen bedst muligt. ”
Derfor er det vigtigt, at man som administrator har en plan klar for, hvornår generalfor-samlingerne skal afholdes, således at man kan tælle bagud og få det hele planlagt ordentligt, for at sikre at man også har den fornødne tid til at gennemgå materialet med bestyrelserne. Ofte afholder administratoren et budget- eller regnskabsmøde med besty-relsen, og eventuelt revisoren, ca 3-4 uger før datoen for den ordinære generalforsamling.
Administrators rolle
Administratoren kender til rutinerne og skal sørge for at hjælpe bestyrelserne til at huske det hele. Dette indebærer at sikre, at forslag er stillet på en måde, således at de kan komme til afstemning, herunder sikre at et forslag også indeholder en eventuel påvirkning af de økonomiske forhold for beboerne.
En dygtig administrator har allerede forud for et regnskabsmøde været i tæt dialog med bestyrelsen og foreningens tekniske rådgivere for at undersøge, om der er større vedligeholdelsesopgaver, som er nødvendige at få indarbejdet i dagsorden, herunder om der skal undersøges omlægning af foreningens lån eller om nye lån eventuelt skal stilles i forslag til finansiering af et projekt.
Under generalforsamlingen
Når alt forarbejdet er klaret og dagsorden med årsregnskab, forslag og bilag er sendt ud til beboerne, kan man se frem til selve dagen, hvor den ordinære generalforsamling skal finde sted. I mange foreninger er generalforsamlingen årets højdepunkt, hvor der måske serveres smørrebrød eller kaffe og kage. Det er altid godt at gøre lidt ud af denne dag, for det handler om de boliger, hvor vi bor og lever vores hverdag. Det er derfor væsentlige beslutninger, der træffes her.
Administrators rolle
Administrators opgave ved selve generalforsamlingen kan være mange. I mange foreninger er det administrator, der sørger for, at generalforsamlingen forløber, som den skal. Administrator bliver ofte valgt til at være dirigent og ofte også til at være referent. Det er dirigentens opgave at sikre, at generalforsamlingen er lovlig indkaldt, og at den er beslutningsdygtig eller om generalforsamlingen ikke kan gennemføres.
Mange administratorer kender foreningens økonomi rigtig godt, og det er derfor ofte dem, eller måske en revisor, der gennemgår årsregnskabet og sikrer at beboerne har forstået indholdet. Dirigenten sørger for, at det hele kommer til afstemning.
“Men indimellem er der mange, der ønsker at være en del af bestyrelsen, og så skal man sikre, at dette bliver behandlet på en ordentlig og fair måde. ”
En retfærdig generalforsamling
Valget til bestyrelsen er også en vigtig opgave, at få styret godt igennem. Det er ofte "Tordenskjolds soldater", der igen stiller op, og så er det bare et punkt, som skal overstås. Men indimellem er der mange, der ønsker at være en del af bestyrelsen, og så skal man sikre, at dette bliver behandlet på en ordentlig og fair måde.
Det gælder generelt under hele generalforsamlingen. Administrator skal sørge for, at alle kan blive hørt og inddraget i generalforsamlingen, men samtidig sidder man også med muligheden for at bede et medlem forlade en generalforsamling, hvis vedkommende ikke vil rette sig efter ordstyreren.
En god og vellykket ordinær generalforsamling begynder altså ved, at foreningens daglige administrator er på forkant og har arrangeret datoerne i god tid. Dette indebærer blandt andet rettidig indkaldelse og afvikling møder med bestyrelsen op til generalforsamlingen. Derudover skal administrator styre punkterne på dagsordenen på ordentlig vis, således at hovedparten af medlemmerne kan gå hjem efter generalforsamlingen med en god følelse i maven om, at det hele forløb, som det skulle.
Artiklen er skrevet af Andreas Elleby, Advokatfuldmægtig hos Hupfeld Ejendomsadministration A/S
Den fulde artikel og andre kan læses i Magasinet Min Boligforening