andelsforening

Det er ikke hverdagskost at skifte sin administrator gennem 12 år


Selvom langt størstedelen af samarbejder mellem en boligforening og en administrator er langvarige, er det altid sundt at lave et tjek i markedet hver 3-4 år. Vi har spurgt bestyrelsesformanden fra A/B Avedørelejren I, hvad der fik dem til at skifte administrator efter 12 års samarbejde.


fakta om.png

For de fleste bestyrelser i en andels- eller ejerboligforening bygger et samarbejde med en rådgiver på tillid og gennemsigtighed. En rådgiver, uanset om det er en administrator, en arkitekt eller en finansiel rådgiver,  “overlever” ofte bestyrelsen og er en gennemgående samarbejdspartner for flere bestyrelser gennem årene. Det betyder, at de ved mere om boligforeningen, dens stand og dens beboere end nytiltrådte bestyrelsesmedlemmer.

For en administrator er et tæt samarbejde med bestyrelsen afgørende, da man sammen forestår den daglige drift og problemløsning omkring f.eks. huslejeopkrævning, regnskab, interne konflikter, klargøring til generalforsamlinger og meget andet. En administrator bliver hurtigt en integreret del af foreningen og flettet ind i små og store opgaver. Det betyder omvendt, at det kræver grundige og seriøse overvejelser, førend man overvejer at skifte administrator, mest fordi “man ved hvad man har, og ikke hvad man får”.

Den tidligere administrator blev opkøbt af en anden og større

iStock-1070622142.jpg

For A/B Avedørelejren I gik der nok lidt for lang tid, inden beslutningen om at finde en ny administrator blev taget. “Vi havde et glimrende samarbejde med vores tidligere administrator, indtil de blev opkøbt af et andet, større firma. Da utilfredsheden først meldte sig blandt beboerne og i bestyrelsen, gik der et års tid, inden vi besluttede os for at skifte administrator” udtaler Bjarne Fritzbøger, der har været foreningens bestyrelsesformand de sidste 11 år. Bjarne Fritzbøger husker, at det især var den manglende opfølgning ved lejlighedssalg og skiftende kontaktpersoner, der gav utilfredshed i bestyrelsen. Efter flere opfølgningsmøder med den tidligere administrator blev det besluttet på en ekstraordinær generalforsamling at finde en ny administrator.

Valgte 3 administratorer i “lukket udbud”

“Via blandt andet at forhøre os hos 5 andre andelsboligforeninger fik vi udvalgt 3 administratorer, som vi gerne ville møde og indbyde til at give et bud på administrationsopgaven. En af dem vi indbød kendte vi lidt til fra Min Boligforenings events”, fortæller Bjarne Fritzbøger. Han  besøgte alle 3 administratorer, og på hans anbefaling indbød de den ene af dem til et bestyrelsesmøde, hvor administrator gav en præsentation, og der var en længere dialog med dem. En enig bestyrelse indstillede efterfølgende dem som ny administrator til beslutning på en ny ekstraordinær generalforsamling.

fakta 23ø.png

Pris var af betydning, men ikke afgørende

For bestyrelsen i A/B Avedørelejren I var prisen ikke vigtigste parameter ved udvælgelsen. Som Bjarne Fritzbøger udtaler “Det nye administrationsfirma virkede kompetente, de havde den nødvendige volumen, honoraret virkede rimeligt, og det var samtidig ikke et “supermarked”, hvor vi blot var et nummer i rækken.” Men pris alene var ikke det afgørende. Den nye administrator ligger små 12% over den tidligere administrators honorar og blandt de 3, der var indbudt til at byde på opgaven, lå de midt i med 10% til hver side.

Den største hindring for at skifte administrator

Bjarne Fritzbøger husker, hvor uoverskueligt alting var, da alle ting pegede på, at de skulle i gang med at skifte til en ny administrator. Og det er uoverskueligt, fordi der er mange administrationsselskaber at vælge imellem, og fordi de udefra kan se meget ens ud.  For A/B Avedørelejren I tog det ca. et halvt år at skifte administrator, dvs. forberedelse, beslutning og opsigelse. Men selvom det kan virke uoverskueligt, så kan Bjarne Fritzbøger godt fortryde, at de ikke skiftede noget tidligere. Den tidligere administrator fik for mange chancer uden at samarbejdet blev bedre. “Men det er ikke hverdagskost at skifte sit administrationsselskab ud gennem 12 år” pointerer han.

Det bedste råd til andre

De bedste råd Bjarne Fritzbøger vil give videre er: Vær opsøgende og afsøg markedet af administratorer og spørg i jeres netværk af boligforeninger. Tag kontakt til flere selskaber uanset hvor godt I kan lide den første administrator, I møder og ikke mindst hav hele bestyrelsen med i forløbet.

 

Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Renovering- og stilladsarbejder kræver planlægning


Stilladsarbejde er farligt arbejde – og det er ikke kun fordi man kan falde ned af stilladset.


Foto: PWJ

Foto: PWJ

Der sker mange ulykker ved fald fra stillads, men der sker også mange ulykker ved faldende genstande fra stilladser. Og her er det ikke kun håndværkeren som bliver ramt. Det kan lige så godt være dig eller din bil, såfremt der ikke er dækket ordentligt af og afskærmet tilstrækkeligt i forhold til der, hvor arbejdet pågår.

Der sker også mange arbejdsulykker på stilladser grundet forkert eller dårlige arbejdsstillinger, tunge løft for eksempel ved udskiftning af vinduer. Der er mange faldulykker på stilladser, fordi man snubler i ledninger eller falder over materialer der ligger og flyder i adgangsvejene.

Det korrekt opsatte stillads

Et korrekt opsat stillads til det givne arbejde er alfa og omega for arbejdet som sådan og i særdeleshed for sikkerheden. Et stillads kan sættes op på forskellige måder afhængig af hvilket arbejde der skal udføres. Dels kan bredden variere, afstanden til muren og ikke mindst belastningsevnen på stilladsdækkene. Der er nemlig stor forskel på om stilladset skal bruges i forbindelse med tagudskiftning, vinduesudskiftning eller facaderenovering.

Prisen på de forskellige typer af stilladsopsætninger varierer, specielt i forhold til hvilken belastningsklasse/evne stilladset skal have. Mange foreninger vælger typisk at få lavet flere typer af opgaver når man nu har fået sat stilladset op. Det giver for eksempel rigtig god mening at få renoveret facaden samtidig med en vinduesudskiftning, netop fordi stilladsopsætningen og stilladslejen er en meget væsentlig andel af renoveringsbudgettet.

Man skal være klar over at der undervejs vil komme nogle ekstraomkostninger til omstilling af stilladset. Håndværkeren som arbejder på stilladset må nemlig ikke selv begynde at omstille på stilladset. Det kræver uddannelse og kvalitetssikring. Så det er noget stilladsfirmaet skal komme og gøre.

 

 

“Det er stilladsfirmaet som har det primære ansvar for, at et stillads opfylder de lovmæssige sikkerhedskrav.”

 

 
Jernbanegade+%2813%29.jpg

Sikkerhed og ansvar

På stilladset skal være placeret et grønt godkendelsesskilt, hvorpå den sikkerhedsansvarlige for stilladsfirmaet har angivet, hvilken belastningsklasse stillads der er opstillet, hvilken type arbejde stilladset er opsat til, samt hvornår stilladset er opsat og kontrolleret. Hvis dette ikke er i orden, så må ingen gå op på stilladset. Udover det grønne godkendelsesskilt, så skal stilladset være skiltet med den udførende entreprenørs regler omkring brug af blandt andet værnemidler.

Boligforeningen har som bygherre ansvar for, at stilladsarbejdet på foreningens ejendom foregår lovligt og forsvarligt – også som sikkerhed for ejendommens egne beboere. Det er derfor vigtigt at man som boligforening sætter krav og forventninger op i forhold til den entreprenør, som skal arbejde på ens ejendom.

Stillads-renovering.JPG

Det er vigtig at få drøftet og planlagt flere såvel sikkerhedsmæssige som praktiske forhold:

  • Hvordan kan adgangsvejene til byggepladsen og stilladset placeres således at man sikrer bedst muligt arbejdsmiljø og sikkerhed for såvel entreprenørens medarbejdere som ejendommens beboere? Friholdelse af opgangsfelter så beboerne frit kan gå ud og ind?

  • Hvordan kan færdsel tilrettelægges? Hvor kan toilet- og skurfaciliteter placeres? Hvor kan evt. materialecontainere placeres? Hvor skal byggematerialer placeres, når de leveres? Kan de kranes direkte op på stilladset, hvor de skal benyttes? Kan man lave hejs eller lift på stilladset?

  • Hvor kan byggepladsstrøm placeres? Kan ledninger trækkes eller ophænges således, at man udgår risikoen for faldulykker?

  • Skal byggeriet forgå i den mørke tid? Hvorledes tilrettelægges korrekt opsætning af lys på adgangsveje og på stilladset? På adgangsveje/transportveje skal der være en belysning på mindst 25 lux. Arbejdsbelysningen skal være på mindst 50 lux. På en overdækket arbejdsplads skal der være minimum 200 lux.

  • Skal der afskærmning på stilladset i form af net eller plastik? Skal det alene være net for at mindske risikoen for faldende genstande eller skal det være plastik i forhold at sikre mod vejrforhold og/eller byggestøv?

  • Skal der etableres vinterforanstaltninger? Det er som hovedregel tilfældet i perioden 1/11 – 31/3.
    Ofte vil foreninger vælge at få lavet stilladsoverdækning/stilladstag ved større tagrenoveringer, for at eliminere risikoen for vandskade i forbindelse med regn.

  • Trods det, at stilladset har overdækning og er beklædt med plastik, betyder det ikke, at der ikke kan trænge vand/sne ind forskellige steder. Det er selvfølgelig begrænset hvor meget vand/sne, der trænger ind, men det kan trænge ind gennem samlinger og steder, hvor man har været nødt til at skære i plastikken. Som boligforening bør man derfor sørge for at tegne en særskilt entrepriseforsikring, ligesom man naturligvis skal sikre sig at entreprenøren har en behørig ansvarsforsikring.

  • Vil der være specielle støjgener i forbindelse med arbejdets udførelse? Kan man gøre noget for at mindske støjgenerne? Skal der laves aftaler om i hvilket tidsrum, der må støjes?

Større entreprenører vil typisk have en arbejdsmiljøkoordinator ansat, som deltager i såvel tilrettelæggelsen samt byggepladsens etablering, således at det tilsikres at det højst mulige sikkerhedsniveau er tilstede. Arbejdsmiljøkoordinatoren vil ligeledes under hele byggesagens forløb lave løbende tilsyn og sikkerhedsrunderinger for at sikre, at såvel arbejdsmiljøet som byggepladsens forhold og sikkerhed er i orden. Arbejdsmiljøkoordinatoren vil endvidere deltage i de lovpligtige sikkerhedsmøder, som der skal holdes på byggepladsen, typisk hver 14 dag.

tilknyt en rådgiver

Hvis man skal have udført en større renovering, hvor der kræves stillads, er der rigtig mange forhold som boligforeningen/bygherren skal tage stilling til. De fleste foreninger vælger ofte at knytte en rådgiver til opgaven, som i samarbejde med entreprenøren kan sørge for at planlægge og tilrettelægge de fleste af ovennævnte forhold. Renovering koster mange penge og skal holde i mange år, det er derfor vigtig at få arbejdet udført i en ordentlig kvalitet og på en ordentlig måde. Som foreningsbestyrelse er det derfor vigtig at vælge de rigtige samarbejdspartnere, så man til enhver tid kan stå på mål for de beslutninger man har truffet.

Derudover er det, som del af vedligeholdelse i en boligforening, en god idé med en vedligeholdelsesplan, for at være på forkant med den løbende vedligeholdelse og potentiel renovering. Læs vores artikel om vedligeholdelsesplan her.

 

Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Artiklen er udarbejdet i samarbejde med Benny Kallehave Ivert, PWJ Tømrer & Murerfirma A/S

10 Megatrends og hvordan de berør boligforeninger


Verden forandrer sig med hastige skridt. Hvordan kan det påvirke bestyrelsens arbejde i en boligforening og samarbejde med f.eks. en administrator eller andre rådgivere. Læs her om 10 megatrends oversat til en boligforenings hverdag.


Robotterne tager dit job.jpg

Robotterne kommer, og de kommer for at tage dit job. Faktisk er robotterne her allerede. Men det ender nok ikke som i filmen ”I, Robot” fra 2004, hvor Will Smith kæmper for at bevare herredømmet over jorden mod robotterne, som vil overtage det hele i året 2035. De robotter, vi møder i dag, ’arbejder’ for din bank. Robotter holder øje med dit forbrug på dit dankort og kategoriserer de forskellige typer af udgifter, så du kan følge med i, hvor mange penge du bruger på mad, husleje, underholdning mv. På Facebook holder robotter øje med, hvad du kigger på på nettet, så Facebook kan vise dig de annoncer, som du med størst sandsynlighed er interesseret i. Udviklingen går stærkt, og man kan undre sig over, hvad der styrer denne udvikling.

En række fremtidsforskere har forsøgt at give et bud på dette. De har formuleret 10 ’megatrends’, som de mener styrer os mennesker – uanset hvor i verden vi lever og uanset, hvad vi arbejder med. I denne artikel kan du læse et bud på, hvordan de 10 megatrends kan påvirke din boligforening set med en ejendomsadministrators øjne.

Nr. 1 - Acceleration

Tempoet i samfundet stiger. I gamle dage tog det tre dage, før et brev nåede frem til modtageren – i dag tager det 2 sekunder at sende en mail. Når du bestiller en flybillet på nettet, forventer du, at du har den indenfor et par minutter. Produktiviteten forventes at stige – den enkelte medarbejder forventes at overkomme mere på kortere tid, fordi it-værktøjer bliver bedre og bedre.

Individet oplever en eksplosiv forandring på mange niveauer, såsom jobskifte, partnerskifte, nye venner, nye interesser, og udskiftning af bolig. Spildtid søges konstant reduceret for at optimere tidsforbrug og dermed følelsen af at være produktiv.

I boligforeningen vil vi opleve, at når en ejerlejlighed skal sælges, så vil det tage kortere og kortere tid at fremskaffe de oplysninger, som ejendomsmægleren skal bruge for at sælge lejligheden. På samme måde vil papirarbejdet i forbindelse med salget af en andelslejlighed tage kortere og kortere tid.

Nr. 2 - Aldring

Den gennemsnitlige levealder stiger – om bare 10 år vil det ikke være unormalt at leve mere end 100 år.

Man må regne med, at vi lever længere og arbejde længere end dine forældre. Så gennemsnitsalderen blandt beboerne i ejendommen må forventes at stige.

Kravene til ejendommen vil derfor også ændre sig. I dag ser vi rigtigt mange boligforeninger investere i altaner – i fremtiden vil vi se, mange ejendomme i den gamle boligmasse investere i elevatorer i bagtrappetårne og tilsvarende løsninger. Forhåbentligt betyder det også, at der kommer flere pensionister, som er friske og derfor har energi og overskud til at bruge tid på bestyrelsesarbejde i boligforeningen.

CPH Skyline (bæredygtighed).jpg

NR. 3 - BÆREDYGTIGHED

Klimaet forandrer sig, og vi vil opleve ekstreme vejrforhold som voldsomme skybrud, varme somre og kolde vintre. Vi vil blive mere opmærksomme på, hvordan vores måde at leve på påvirker klimaet, og vi vil i højere grad vælge miljøvenlige løsninger.

Når boligforeninger i dag investerer i energibesparende projekter så som energivinduer, nyt varmeanlæg, solenergi mv., betyder tilbagebetalingstiden (hvor hurtigt investeringen bliver betalt tilbage inkl. besparelser på omkostningerne til energi) mindre. Fremover vil ejendommens miljøpåvirkning blive vigtigere.

Allerede i dag kan du finde mange gode ideer til bæredygtige projekter i din ejendoms energimærke. Eksempler på sådanne bæredygtige projekter kan være: anlæg til genanvendelse af regnvand, udskiftning af vinduer til energivinduer, solenergi.

Andre tegn på, at den bæredygtige tankegang vinder frem, viser sig i forbrugernes indkøbsvaner. Efterspørgslen på økologiske fødevarer er i øjeblikket et af de største vækstområder, og flere supermarkeder vurderer, at de øjeblikkeligt kunne hæve salget omkring 50%, hvis der fandtes flere økologiske varer.

Nr. 4 - Digitalisering

Flere og flere arbejdsopgaver vil blive løst digitalt. Kommunikationen mellem mennesker vil i stigende grad blive digital. Flere og flere opgaver forventer vi, at kunne løse på nettet. Det gælder både i forhold til offentlige myndigheder, vores arbejdsgiver og i din boligforening.  

Det er de færreste boligforeningsejendomme, som i dag indkalder deres generalforsamlinger pr. brev. Indkaldelserne udsendes pr. mail. Fremover vil du kunne forvente, at kunne følge med i boligforeningens økonomi på nettet – du vil kunne se alle godkendte bilag online. Nogle ejendomsadministratorer tilbyder allerede i dag denne service (eksempelvis SJELDANI Boligadministration). Men også opsigelse af din andelsbolig, bestilling af flytteaflæsning af varme / vand, vil du kunne forvente at løse på nettet.

Online betaling (digitalisering) (2).jpg

Nr. 5 - Globalisering

Vi rejser mere end nogensinde før. Vi læser udenlandske artikler på nettet, og vi får flere og flere venner, som bor i andre lande. Vi bliver også i stigende grad udstationeret i udlandet med vores job – og vores nabo, taler ikke nødvendigvis dansk. I takt med den øgede globalisering vil flere danskere arbejde i udlandet eller med udenlandske virksomheder, og på samme måde vil der være flere personer i Danmark, der har et andet land end Danmark som hjemland.

I din boligforening vil der blive behov for informationer på andre sprog end dansk og kommunikationen – eksempelvis på generalforsamlinger – skal måske kunne foregå på engelsk.

Nr. 6 - Immaterialisering

Der vil blive flere jobs i videnintensive erhverv. Vi kommer i højere grad til at arbejde med rådgivning frem for at arbejde med at fremstille et produkt, man kan holde i hånden.

Det lyder måske besynderligt, at skrive om immaterialisering i en artikel, som handler om noget så materielt som ejendomme. Men ikke desto mindre vil rådgivning og andre videnstunge erhverv blive mere udbredt. Kravene til disse erhverv vil også blive større.

Samtidigt med at du kan løse flere og flere opgaver nettet, vil du måske også have en højere forventning til mængden og kvaliteten af den service, du modtager fra din boligforenings revisor, arkitekt og ejendomsadministrator.

Rådgivere må indstille sig på at være tilgængelige (møder, telefonsamtaler og mailkorrespondance) og være i stand til at sætte sig ind i problemer, udfordringer og idéer til nye projekter.

Det vil ikke længere være nok, at kunne revidere et regnskab eller lave en vedligeholdelsesplan. Som rådgiver til en boligforeningsejendom, skal vi i højere grad være i stand til at give en kvalificeret rådgivning baseret på de individuelle ønsker og behov, som du har i din boligforening.

Havneview (urbanisering).jpg

Nr. 7 - Individualisering

SoMe-generationen har ikke levet forgæves. Vi forventer at blive anerkendt som individuelle mennesker, og vi forventer at kunne købe individuelle varer og tjenesteydelser. Vi forventer at have indflydelse på og ansvaret for vores egen livssituation. Af dit job vil du kræve, at det er meningsfuldt, professionelt udfordrende og personligt udviklende. Virksomheder som Google, der allerede nu tilbyder tøjvask, børnepasning og bilvask på arbejdspladsen, samt gratis skiferier til medarbejderne, bliver mere og mere udbredte. Og det samme gælder naturligvis din bolig.

Din boligforenings vedtægt kan ikke blot være en standardvedtægt, som er kopieret fra en interesseorganisation. Din boligforenings vedtægt skal afspejle beboernes individuelle ønsker og behov f.eks. i forhold til korttidsudlejning som Airbnb. I forholdet til din boligforenings rådgivere, vil de enkelte beboere også forvente rådgivning, som er tilpasset deres individuelle behov.

Nr. 8 - Netværksøkonomi

I gamle dage stod en virksomhed alene i kampen om at øge omsætning og overskud mod konkurrenter. I fremtiden er det i samarbejdet med andre, at værdierne opstår – mange vil mene, at det faktisk allerede er sådan i dag. Efter årtusindeskiftet er brugernetværk på internettet eksploderet: Facebook har i dag over 1000 millioner brugere og YouTube over 250 millioner. Google anvender netværksprincipper, som skaber mere præcise søgninger. Professionelle anvender netværk til at fremme egen karriere. IBM indgår i innovations- og videndelingsnetværk med andre virksomheder, hvilket sparer dem ca. 1 milliard dollars på årsplan til udvikling. Vi står stærkere sammen, end vi gør alene. Vi kan drage nytte af andres erfaringer, og vi kan have en økonomisk fordel ud af at samle eksempelvis indkøb.

Nogle boligforeninger deler allerede i dag vicevært med naboejendommen, for på den måde at få et bedre produkt og en lavere pris. Tilsvarende løsninger ser vi på indkøb af ejendomsforsikringer, banksamarbejder og tilsvarende.

Mand i stue (velstand).jpg

Nr. 10 - Velstand

Både udviklingslande og de rige lande vil opleve vækst i den personlige velstand. Vi bliver rigere og rigere – det personlige rådighedsbeløb bliver større og større. Den øgede vækst betyder nye forbrugsmønstre og større forventninger til livskvalitet og kvalitet generelt. Det gælder naturligvis også forventningerne til vores boliger, ejendommens stand og udseende samt til de udenoms- og fællesfaciliteter, som der er i boligforeningen.

Nr. 9 - Urbanisering

Vi flytter til byen. De store byer bliver større og større, mens landområderne vil blive tyndere befolket. I 2030 forventer vi at mangle 60.000 boliger i København. Til gengæld vil vækstraten i Vestjylland være enten meget lille eller decideret negativ, med den største negative befolkningstilvækst i Ringkøbing, Skjern, Struer, Skive og Lemvig på næsten 15%.

Afrunding

Med fremtidsforskernes løfte om, at vi alle bliver rigere, er vi kommet igennem de 10 megatrends. Og sammen med dette løfte, må vi altså også være klar til at udfordre og forandre måden vi tænker på, og måden vi administrerer og driver en boligforening.

Om nogle år vil der sikkert stadigt være nogen, som sidder i sofaen og ser flow-tv, mens alle andre streamer for at få deres mediebehov dækket. Det positive i disse megatrends er, at der også bliver bedre plads til den individuelle måde at leve og indrette sig på.

Konsekvenserne af urbaniseringen er øget fokus på udbygning af infrastruktur og bolig samt vedligeholdelse af sunde levemiljøer. Desuden skaber den et forhøjet pres på de traditionelle levemåder, familiestrukturer og kulturelle værdier.

På kort sigt vil du opleve, at prisen på din bolig stiger, fordi byggeriet ikke kan følge med efterspørgslen på flere boliger. De centrale områder i København vil opleve de største prisstigninger. Der er en kraftig tendens til, at mennesker søger til større byer. Dertil kommer, at befolkningstilvæksten fortsætter – også i Danmark.

Skema.jpg
 

Artiklen er udarbejdet i samarbejde med Carsten Volden, Adm. direktør hos Sjeldani Boligadministration