Der er mange opgaver i en boligforening, der går igen hvert år. For at skabe det store overblik og lette bestyrelsens arbejde er det oplagt at skabe overblik over de kendte faktorer lige fra starten med et årshjul.
Årshjulet er et planlægningsværktøj for bestyrelsesmedlemmer i andels- og ejerboligforeninger. Med et årshjul kan bestyrelsen få et overblik over alle årets vigtige datoer og begivenheder. Årshjulet kan også hjælpe med at sikre, at sociale arrangementer i foreningen bliver planlagt og afholdt.
Hvad indeholder et årshjul?
Der er nogle opgaver, som ligger helt fast år efter år – eksempelvis er det beskrevet i foreningens vedtægt, hvornår foreningens regnskabsår starter, og hvornår den ordinære generalforsamling skal afholdes. På samme måde kendes varmeregnskabsåret, ligesom det gælder for vandregnskaber. Disse datoer kan med fordel lægges ind som det første i årshjulet.
“Det kan være en stor fordel at inddrage foreningens administrator, når årshjulet skal udarbejdes.
”
Bestyrelsesmøder kan med fordel også lægges ind. Mange boligforeninger holder nemlig bestyrelsesmøder en bestemt dag hver måned (eksempelvis den første tirsdag i måneden), og mange vælger ikke at holde bestyrelsesmøde i juni eller juli, da foreningens aktivitetsniveau kan være lavt i disse måneder.
Hold styr på de vigtige datoer
Årshjulet kan også anvendes til at huske opgaver, såsom indsendelse af bilag til administrator i december måned og bestilling af valuarvurdering i januar måned. Julefrokost, sommerfest, fastelavnsfest og tilsvarende for bestyrelse og ejendommens beboere indgår normalt også i årshjulet.
“Med et årshjul kan bestyrelsen få et overblik over alle årets vigtige datoer og begivenheder.
”
Udover oplysningerne om opgaver de kommende 12 måneder kan man med fordel også skrive andre vigtige datoer ind - eksempelvis hvornår ejendommens energimærke skal fornyes, eller hvornår ejendommens vedligeholdelsesplan skal opdateres. Det gør det let at holde det store overblik over de mange aktiviteter, der finder sted i en boligforeningen igennem et år.
Udarbejdelse af årshjulet
Ønsker I i bestyrelsen at anvende et årshjul, så er et godt tidspunkt at udarbejde årshjulet umiddelbart efter den ordinære generalforsamling, hvor bestyrelsen for det kommende år er blevet valgt.
Kalenderår vs. skævt regnskabsår?
Et årshjul kan alle laves, uanset hvornår årsregnskabet slutter. Hvis en forenings regnskabsår ikke starter 1. januar, så forskydes årshjulet blot, så det passer med foreningens årsregnskab.
Det kan være en stor fordel at inddrage foreningens administrator, når årshjulet skal udarbejdes. De har styr på alle vigtige datoer, som foreningen skal være opmærksomme på i løbet af året. Administrator laver som oftest et udkast til årshjul, hvor alle vigtige datoer er med, og I kan i bestyrelsen samtidig få inspiration til, hvad andre foreninger har med i deres årshjul.
Administrator sørger for at planlægge årets ordinære generalforsamling i god tid, ligesom alle opgaver i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab roligt kan overlades til administrator.
Artiklen er skrevet af Carsten Volden, administrerende direktør og indehaver, Sjeldani.
Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.