Gør det tekniske simpelt med HyperConnect

---

Digitaliseringen har for alvor gjort sit indtog i Danmark. Det er en fordel i bestyrelsesarbejdet, hvor smarte løsninger som HyperConnect kan være med til at spare såvel bestyrelse som beboere både tid og besvær.

---

Det kan være svært at overskue ting, der er uhåndgribelige. Dét gælder for eksempel digitale løsninger, der ikke kan ses med det blotte øje. Måske ved man, hvad det er, men man ved ikke nødvendigvis, hvordan de teknisk set fungerer, hvad der skal til for, at der opstår problemer, og hvor og hvordan disse kan holdes øje med.  

I en boligforening er der mange digitale produkter og ydelser, som har afgørende betydning i hverdagen både i forhold til bekvemmelighed, funktionalitet og sikkerhed. I flæng kan nævnes WiFi, vaskeri, dørtelefoni, cts (central tilstandskontrol og styring), overvågning, klimaanlæg og meget mere.

Ved at samle boligforeningens digitale produkter og ydelser i ét system gøres hverdagen nemmere.

Saml foreningens digitale løsnigner ét sted 

Ofte er disse digitale produkter og ydelser hver især spredt ud på forskellige løsninger og platforme. Det kan gøre det uoverskueligt at holde overblikket over de forskellige løsninger. Er foreningens overvågningssystem nede, er det én leverandør, der skal tages fat i. Er der fejl på dørtelefonen, er det en anden. Og virker internettet ikke, er det en helt tredje, der skal kontaktes for at identificere problemet. 

“I en boligforening er der mange digitale produkter og ydelser, som har afgørende betydning i hverdagen.

”

Det er en gevaldig tidssluger i bestyrelsesarbejdet at skulle rette blikket et nyt sted hen hver gang, der er opstår problemer eller fejl på foreningens digitale løsninger. 

Helhedsløsningen HyperConnect samler og administrerer foreningens netværk i ét samlet bolignet og digitaliserer på den måde hele bygningen. Det giver bestyrelsen, administrator og vicevært sikker styring af ejendommens faciliteter samtidig med, at det gøres nemt at administrere og overvåge alle digitale enheder. Er der udfald som f.eks. strømsvigt, bliver I straks alarmeret. Samtidig er fejlretningen gjort nemmere, da systemet hurtigt kan spore fejlen. Det minimerer arbejdet for administrator og bestyrelsen og mindsker gener for beboerne, fordi fejlen opdages, før en beboer f.eks. må klage over manglende varme. I slipper altså for at bekymre jer om teknik og fejlfinding, og det kommer jer og beboerne til gode.

Det bæredygtige perspektiv

Ved at gøre data nemt tilgængeligt får man de absolut bedste betingelser for at kunne regulere adfærd og dermed optimere forbruget i de enkelte boliger. Indsamling af data er i det hele taget en vigtig brik i at blive klogere på, hvordan man kan drive en mere bæredygtig og energieffektiv forening. Blandt andet gør det foreningen bedre rustet til at kunne imødekomme de stigende reguleringsmæssige krav, der er på området samt hjælpe til f.eks. at dokumentere foreningens CO2-regnskab.

HyperConnect - kort fortalt 

HyperConnect er en platform, der samler alle foreningens anlæg og netværk som f.eks. WiFi, indeklimaanlæg, sikkerhedsløsninger mm. ét sted. 

Det gør livet nemmere for såvel bestyrelse som beboere, og så minimerer det risikoen for skader, fordi eventuelle fejl og problemer hurtigt og nemt lokaliseres.

Start hvor I er, udvid når det passer

HyperConnect er en skalerbar løsning. Det kan fungere som en enkel løsning baseret på én enkelt switch til et stort lukket netværk med lige så mange switches, der er behov for.  Det betyder, at I som forening kan starte med kun at have f.eks. overvågning koblet på. Får I senere lyst til og behov for at koble f.eks. internet og dørtelefoni på, kan I let tilføje disse også.

Artiklen er skrevet af Caroline Flaga Vindelev, skribent hos Min Boligforening, for DKTV.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2023.

Fremtidssikrede forbrugsmålere og fleksibel service

---

Landets andels- og ejerboligforeninger skal sikre, at de har valgt en leverandør, der kan imødekomme både nuværende og fremtidige behov. Det siger, et nyt EU-direktiv, der stiller nye krav til forbrugsmålinger fremover. 

---

Bestyrelser i mindre andels- og ejerboligforeninger bliver ofte kastet ud i at skulle træffe store beslutninger, der rækker ud i fremtiden, og det kan være en udfordring at finde frem til den rigtige løsning blandt mange alternativer.  

Sådan var det også i Ejerforeningen Ishøj Centrum, hvor de mekaniske forbrugsmålere stod over for en nødvendig udskiftning. Jagten på en troværdig samarbejdspartner blev skudt i gang. I front for ejerforeningens søgen stod tidligere ingeniør Knud Bendtsen. 

Foto: Wise Home

”Jeg satte to ufravigelige krav til vores kommende forbrugsmålere, nemlig at de skulle være elektroniske, og firmaet skulle være dansk. I min research faldt jeg over Wise Home, som er en ny spiller på markedet og derfor ikke belastet af en fortid med mekaniske målere. Virksomheden er født digital, og det ser jeg som en kæmpe fordel, ” fortæller Knud Bendtsen.

Investering i en mere digital fremtid

Forbrugsmålere er en investering ud i en ukendt fremtid. En ting er dog sikkert - den bliver mere og mere digital. Både i form af lovkrav og krav om større effektivitet. 

”Udviklingen går hurtigt, og vi føler, at Wise Home har fingeren på pulsen med en platform, der kan følge med fremtidens behov for integration af services, ” siger Knud Bendtsen.

Det gælder også for det nye EU-direktiv om fjernaflæsning, der betyder, at det meget snart er slut med at banke på hos private for at måle forbruget. For i fremtiden skal aflæsningen ske digitalt, hvilket Ejerforeningen Ishøj Centrum nu også er klar til.

“Forbrugsmålere er en investering ud i en ukendt fremtid. En ting er dog sikkert - den bliver mere og mere digital.”

Skræddersyet montage og tæt samarbejde

I valget af leverandør lagde ejerforeningen vægt på, at den valgte partner kunne stå for montagearbejdet og var fleksibel at samarbejde med.

”På grund af længden på de eksisterende målere kunne vi ikke bruge en standardløsning. Det krævede en samarbejdspartner, der var klar til at gå i dialog og finde en løsning tilpasset vores særlige forhold,” uddyber Knud Bendtsen og tilføjer, “Wise Home og montørteamet var utrolig samarbejdsvillige og positive over for ejerforeningens ideer og forslag.”

En nytænkning af forbrugsregnskabet

Efter mange år i branchen kunne Per Holst se et stort potentiale i at kombinere veludviklet teknologi og digitaliserede processer. Derfor stiftede han i 2016 virksomheden Wise Home.

”Målet med Wise Home har fra start været at gøre det besværlige nemt. Forbrugsmåling har længe hængt fast i fortidens teknologi og tankesæt, men vores løsning er udtænkt og udført til et digitalt samfund,” siger Per Holst fra Wise Home og fortsætter: 

”Der kommer flere og flere lovkrav på området, og det bør ikke være boligforeningens opgave at følge med i EU-direktiver, men derimod boligforeningens samarbejdspartner på området” 

Artiklen er skrevet af Martin Posselt, teknisk chef, Wise Home A/S

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2021.

Flyttesyn digitaliseres – tidsbesparende og bedre service for lejerne

---

Hvem ønsker ikke at gøre sit arbejde nemmere, mere enkelt og samtidig give en bedre og hurtigere service for sine lejere – gør du ikke?

---

Flyttesyn er en uundgåelig arbejdsdel i enhver boligforening med to flyttesyn pr. lejemål – én for fraflytter og én for tilflytter. Det kræver for mange boligforeninger en masse papirarbejde og tung administration. I boligforeningen er det oftest varmemesteren, der typisk forstår flyttesynet og notere på papir og tage billeder af lejemålets tilstand, som senere skal indtastes i et digitalt system. Herefter kan der laves en rapport, som sendes til lejer og arkivering i boligforeningen – en tung og besværlig proces for et flyttesyn.

Foto: iStock

“Mange mindre eller mellemstore boligforeninger ønsker at gøre deres flyttesynsproces nemmere, men har ikke tilstrækkelige flytninger til, at kunne retfærdiggøre de økonomiske aspekter som ligger i de store etableret flyttesynsportaler, der er tiltænkt boligforeninger med lejemål over 3.000 boliger”, udtaler Morten Jensen, der er Key Account Manager hos energiselskabet SEF Energi.

Så besværligt behøver arbejdet ikke at være

Med en digital flyttesynsportal fra SEF Energi får boligforeningen mange fordele ved anvende denne portal, som ikke koster noget af anvende. Fordelene med Flyttesynsportalen, som nemt fungere på en tablet, er, at det vil afløse de fysiske papirer, som viceværten har med rundt sammen med et kamera eller smartphone.

“Selve flyttesynet foregår kun ét sted, herunder gennemgangen af lejemålet og det administrative - nemlig i det pågældende lejemål.
”

Selve flyttesynet foregår kun ét sted, herunder gennemgangen af lejemålet og det administrative - nemlig i det pågældende lejemål.

Flyttesynet tages trin-for-trin og data og billeddokumentation samles for lejemålets tilstand og til sidst dannes der en færdig rapport, som man kan gennemgå med lejer, og der kan underskrives digitalt. Herefter modtager de parter, der skal have dokumentation, ved at det sendes elektronisk med det samme.

Bedst af alt, så tilbyder SEF Energi denne flyttesyns-løsning uden omkostninger for boligforeningen!

Artiklen er skrevet af Mark Sundstrup, markedsansvarlig, SEF Energi A/S.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2021.

Klar bestyrelsesarbejdet hurtigere, og styrk fællesskabet i ejendommen

---

Bestyrelsesmedlemmer kender til, hvor tidskrævende det er at få informationer ud til alle beboere - bl.a. fordi der ofte skal bruges flere forskellige kommunikationsformer, og fordi beboernes kontaktinformationer ikke altid er opdateret.

---

Hvordan kan bestyrelsens arbejde gøres lettere og kommunikationen gøres bedre internt i boligforeningen? Det kan der være flere løsninger på, men ProBo samler al kommunikationen omkring ejendommen ét sted og er den mest udbredte løsning i Danmark med knap 4.000 boligforeninger tilknyttet.

En simpel løsning med mange muligheder

Når vi taler kommunikation og en ejendom, så er det ikke kun noget, der sker mellem bestyrelsen og beboerne, men det involverer også f.eks. jeres administrator, vicevært, lejere, revisor, bankrådgiver, byggetekniske rådgivere m.m. Alle disse parter kan gives adgang til løsningen, så kommunikationen bliver langt nemmere.

Alle disse parter kan gives adgang og på sikker vis, og med højeste niveau af respekt for personoplysninger, benytte samme tjeneste til kommunikation, så f.eks. beboere ikke behøver oprette sig i et hav af forskellige tjenester, hvor nogle f.eks. også ser på brugernes data som deres forretningsgrundlag.

“Når vi taler kommunikation og en ejendom, så er det ikke kun noget, der sker mellem bestyrelsen og beboerne”

Der sker dagligt udskiftning af beboere, og her spiller beboernes kommunikationsløsning også en central rolle, når tilflyttede skal lære naboerne at kende, læse husorden og referater, kende regler for internet i foreningen eller hvornår affaldsbeholderne tømmes.

Spar tid med bestyrelsesarbejdet

Som del af bestyrelsen vil man spare meget tid ved at bruge et effektivt værktøj til kommunikation med beboerne. Med ProBo er alle beboere automatisk listet direkte fra administrators oversigt over beboere. Løsningen håndterer både at invitere beboerne til at oprette sig og hjælpe dem, der har brug for det. De enkelte beboere vedligeholder selv egne kontaktinformationer, og dermed har beboeren både indsigt i, hvad der er registreret, og bestyrelsen slipper for opgaven med at opdatere en liste (som også kan være problematisk at opbevare på forsvarlig vis i forhold til lovgivningen om persondata).

Løsningen indeholder også et modul til viceværtens opgavestyring, så viceværten kan blive inviteret og håndtere styringen af opgaver herfra.

De fleste ejendomme får alle behov dækket

Alle beboere får en digital postkasse og kan skrive beskeder til andre beboere uden personlige kontaktinformationer deles. Bestyrelsen har en særskilt indbakke til rådighed kun for bestyrelsens korrespondance, og denne indbakke bevares henover skiftende bestyrelser. Bestyrelsen kan tillige følge med i ejendommens økonomi, udvikling af forbrug, sammenligne udvalgte omkostninger på tværs af lignende ejendomme og ganske let og sikkert også foretage godkendelse af egne udlæg samt fakturaer til ejendommen.

Har ejendommen faciliteter, som f.eks. fælleslokale, som beboerne kan booke, så sættes det også op og klares via løsningen, hvor der også kan holdes afstemninger, deles billeder af begivenheder, oprettes grupper til udvalg indenfor særlige interesseområder mv.

Dokumentarkivet giver automatisk adgang til alle ejendommens nøgledokumenter døgnet rundt - bestyrelsen skal intet gøre, og beboere får automatisk notifikation om nye dokumenter. Endelig kan ProBo benyttes som ejendommens hjemmeside, så ejendommen kan profileres på en offentlig hjemmeside tilgængelig for alle, også uden login.

Det man siger, er man selv

Mange af folkene bag ProBo har i årtier udført frivilligt bestyrelsesarbejde og kender derfor til de opgaver og udfordringer, som bestyrelsesarbejdet giver. Den viden er taget med i de efterhånden 10 års udvikling, der ligger bag ProBo. Med de mange år på markedet er løsningen let og overskueligt, og alle kan bruge den – og i de tilfælde hvor en bruger oplever ”knas”, så findes teamet i ProBo-support, som hjælper alle brugere på mail eller telefon og med alt fra at opdatere browseren, taste et @ eller til undervisning af bestyrelsen over f.eks. video.

“De enkelte beboere vedligeholder selv egne kontaktinformationer
”

Intet besvær med at skulle downloade en app

Vi er generelt meget digitale i Danmark, og derfor har langt de fleste beboere uden videre mulighed for at gøre fuldt brug af ProBo. Det har de blandt andet, fordi løsningen er udviklet som en såkaldt webapp og dermed f.eks. ikke skal downloades og installeres på telefon eller tablet. Løsningen kan bruges, hvis blot jeres beboere kan gøre brug af nettet i øvrigt og f.eks. læse nyheder, benytte webbank eller sende en mail.

Ikke-digitale beboere kan også være med

Vi ved, at omkring 4 % af beboerne ikke har forudsætningerne for at kunne gøre brug af digitale tjenester generelt. I kommunikationsløsningen kan beboere derfor have en pårørende tilmeldt på deres vegne, der så varetager den digitale kommunikation for beboeren. Derudover kan Probo integreres i en opgangsskærm, så de ikke-digitale beboere med skærmen nemt kan blive opdateret alligevel og f.eks. se vigtige oplysninger fra bestyrelsen. 

Personoplysninger

ProBo indeholder kun det, der kaldes almindelige personoplysninger; navn, adresse, mailadresse og evt. mobilnummer (så beboeren kan modtage sms fra bestyrelsen). Administrator kan også indhente ID-oplysning fra bestyrelsesmedlemmer, og i modsætning til andre tjenester har kun bestyrelse samt ejendomsadministrator adgang til at benytte personoplysningerne og kun til kommunikation. 

Artiklen er skrevet af Christian Ringbæk, Partnere, salg og forretningsudvikling, Prosedo.

Både denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.

Proptech: Nye teknologiske løsninger til fremtidens boligforening

---

Digital selvbetjening, skræddersyede beboertilbud og automatiske forbrugsregnskaber er bare nogle af de nye danske løsninger til boligforeninger, der netop nu rammer markedet.

---

Den danske ejendomsbranche er i disse år ved at gennemgå en revolution. Et væld af nye virksomheder udvikler netop nu nye digitale løsninger i både ind og udland. Løsninger, der udfordrer og bidrager til den gængse måde at bygge, udvikle og administrere ejendom. Property Technology, eller forkortet ”Proptech”, er betegnelsen for denne hastigt voksende mængde ejendoms-teknologier, der blandt andet er målrettet boligforeninger.

Foto: Wicomico

Mens vi i Danmark i mange år har været kendte for vores progressive og innovative tilgange til arkitektur og bæredygtig byudvikling, har den danske ejendomsbranche været mindre opmærksomme på de enorme muligheder og forandringer, som proptech-bølgen de seneste år har bragt med sig. Det har dog ændret sig i særligt 2020, hvor bl.a. PropTech Denmark blev etableret - en nonprofit medlemsorganisation, der samler ejendomsbranchens aktører med det fælles mål at styrke udviklingen og brugen af nye og smarte måder at administrere og udvikle ejendom. 

2020 var også året, hvor en efterhånden velkendt pandemi gjorde det nødvendigt at kigge på nye, alternative og ofte digitale måder at arbejde på, hvilket accelererede interessen for digital omstilling. Sidst, har de seneste års fokus på bæredygtighed ligeledes stillet nye krav til en branche, der står for et uheldigt stort negativt bidrag til klimakontoen.

Disse og andre forandringer i ejendomsmarkedet har givet anledning til en række nye innovative løsninger, der hjælper os med at bygge, udvikle og drive bygninger bedre. Med nye apps kan vi eksempelvis booke kontorlokaler fra dag til dag. Med ny kamera-teknologi kan vi overvåge antallet af mennesker i et rum, og sørge for at vi opfylder corona-restriktioner. Med bedre sensorer kan vi indsamle information om beboeres energiforbrug og rådgive om brug af ressourcer. Alt sammen eksempler på eksisterende unge proptech-virksomheder.

“Den danske ejendomsbranche er i disse år ved at gennemgå en revolution”

Nem boligadministration

Proptech kan altså både være komplicerede teknologier, men er også mere simple digitale redskaber, der letter arbejdsgangene hos de, der bruger og administrere bygninger. Et godt eksempel er den danske virksomhed Prosedo, der letter administration for bl.a. bestyrelser i boligforeninger. Godkendelse af bilag, dokumentarkiver, online skadesanmeldelser, intern kommunikation, digitale underskrifter og meget mere, kan nu tilgås i ét værktøj. Det er rollefordelt, så er du bestyrelsesmedlem, andelshaver, ejer, lejer, revisor eller vicevært får du adgang til præcis den information og de værktøjer, som du har brug for og ret til.

En anden dansk virksomhed, Wisehome, gør det nemmere at håndtere forbrugsdata. De arbejder i et område af boligadministration med et stort potentiale for ny proptech; indsamling og brug af data. Wisehome opsætter kvalitetsmålere, fjernaflæser dem, og genererer automatiske forbrugsregnskaber, der nemt kan anvendes af foreningen.

“Et moderne liv kendetegnes generelt af en digitaliseret hverdag”

Beboeroplevelsen anno 2021

Foto: WelcomeBob

En bygning er dog ikke kun mursten, der skal holde kulden ude, men er rammerne for det liv, der leves i dem. Et moderne liv kendetegnes generelt af en digitaliseret hverdag, hvor film, mad og frisørtider kan bookes, hvor og hvornår man vil. Forventninger til on-demand services, individualiserede forbrugerpræferencer og nem adgang til information og kommunikation digitalt præger derfor også beboeren anno 2021. Proptech-virksomheder handler altså ikke kun om optimering af ejendomme, men også om de muligheder teknologi kan skabe for en forbedret beboeroplevelse.

Med den danske app Wicomico kan beboere eksempelvis nemt kommunikere med hinanden og deres beboerforening. Det betyder både nem organisering af fællesspisninger og havedage, men det giver også anledning til at administratorer kan tilbyde nye services til deres beboere – både til gavn for beboer og foreningens omsætning. Det kan være leje af delebiler eller booking af vaskemaskiner. Administrator opretter selv beboertilbud i app’en, hvor beboeren hurtigt kan få overblik over services og derigennem ordne abonnementer samt betaling.

En anden smart løsning er danske Welcomebob, hvis trådløse dørtelefoner gør det muligt for beboeren at styre sin dørtelefon via sin mobiletelefon. Dertil slipper administrator for vedligeholdelse af kablede dørtelefoner og nøgler. En simpel løsning, der skaber værdi for både beboer og administrator.

Disse eksempler er blot få i et hav af nye danske startups, der kan understøtte mere energieffektive ejendomme, økonomisk solide foreninger og ikke mindst den gode beboeroplevelse.

Artikel er skrevet af Aya Fabricius, Communications Lead, PropTech Denmark.

Denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.

Digitale løsninger giver mere tid til nærvær

---

Hverdagen bliver lettere med digitale løsninger - også for dig som bestyrelsesmedlem i en boligforening.

---

Den digitale udvikling går rasende stærkt for tiden – på samme måde bliver vores forventninger til, hvor lang tid en opgave skal tage at få løst mindre. Vi forventer at få selv komplicerede opgaver løst hurtigt. Samtidigt prioriterer vi den personlige nære kontakt. Og det er helt rimeligt, også i jeres samarbejde med ejendomsadministrator.

Personlig kontakt 

Som bestyrelsesmedlem skal tiden ikke bruges på at lede efter gamle dokumenter og regne på jeres forenings økonomi. I kan med rimelighed forvente, at alle foreningens dokumenter er digitalt tilgængelige for jer, og at I nemt kan danne jer et overblik over foreningens økonomi. Står foreningen overfor et kommende projekt? Så har I måske brug for en drøftelse af foreningens økonomiske muligheder og konsekvenser.

Værdien i samarbejdet med jeres administrator opstår, når der er tid til en dybdegående samtale om de ideer eller udfordringer, som jeres forening står overfor. Her kan administrator hjælpe med information om gældende regler og rådgive om, hvordan I i foreningen opnår det, som I gerne vil i fremtiden.

“ Med digitale løsninger kan vi bruge kortere tid på de ensartede, tidskrævende arbejdsopgaver, og få mere tid til nærværet.
”

Hverdagen lettes med digitale løsninger

Hos SJELDANI Boligadministration vil vi gerne gøre hverdagen lettere – både for jer som bestyrelsesmedlemmer og for os selv. Derfor har vi udviklet en hjemmesideløsning til boligforeninger, der samler alle dokumenter online. Samtidig har I altid adgang til et opdateret regnskab og alle bilag. Alt er opdateret og tilgængeligt digitalt. Det letter arbejdet for administrator, men endnu vigtigere er det, at systemet skaber en værdifuld tidsbesparelse for den frivillige bestyrelse.

“Systemet skaber en værdifuld tidsbesparelse for den frivillige bestyrelse.”

Tålmodighed

Der er en tendens til, at vores tålmodighed bliver mindre og mindre. Når administrator skal udarbejde en overdragelsesaftale i forbindelse med salg af en andelsbolig, eller en ejendomsmægler beder om oplysninger i forbindelse med at en ejerlejlighed sættes til salg, så forventer den pågældende beboer, at sådan en opgave kan løses inden for et par dage.

Alle de oplysninger, som administrator skal bruge for at løse disse opgaver, ligger allerede i it-systemet, så en robot vil kunne lave opgaven på et par minutter. Vi må derfor forvente, at beboernes tålmodighed med hensyn til, hvor lang tid sådan en opgave må tage at løse, forandre sig tilsvarende. 

Fremtiden vil altså byde på kortere sagsbehandlingstider og mere personlig kontakt.

Artiklen er skrevet af Carsten Volden, Adm. direktør, SJELDANI Boligadministration AS.

Denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.

Afhold generalforsamlingen digitalt

---

Få højere stemmedeltagelse med mindre arbejde – hold den årlige generalforsamling digitalt.

---

Nu er det muligt for ca. 3.500 og andels- og ejerboligforeninger at holde den årlige generalforsamling digitalt. Erfaringerne viser, at digitale platforme fremmer deltagelsen i generalforsamlinger. 

“Vi kan se, at digitale generalforsamlinger resulterer i langt højere stemmeprocenter til generalforsamlinger hos de foreninger, der har prøvet den digitale mulighed. Foreningerne oplever højere deltagelse til afstemninger i dagsordenen”, forklarer Christian Ringbæk fra firmaet Prosedo, der har udviklet ProBo.

Ofte er det under en tredjedel af beboerne, der deltager i den årlige generalforsamling. Det er synd for demokratiet i boligforeningen, men ofte forståeligt da deltagelse traditionelt set kræver fremmøde én aften i et bestemt tidsrum – noget en del ikke kan få passet ind i deres hverdag. Med en digital generalforsamling kan stemmeafgivelse finde sted over flere dage og dermed i langt højere grad tage højde for beboernes ønske om fleksibilitet.

Mange fordele ved digitale generalforsamlinger

Er der unge beboere i foreningen, så er digital generalforsamling en perfekt måde at få dem inddraget på. Ofte deltager unge i mindre grad i de traditionelle generalforsamlinger, men ved at give muligheden for at deltage digitalt øges opmærksomheden på vigtigheden af at deltage bare nogenlunde aktivt i foreningens ve og vel. Endelig er der efterhånden i alle danske hjem adgang til computer og internet, så andre end unge er på ingen måde afskåret fra at være digitale.

“Med en digital generalforsamling kan stemmeafgivelse finde sted over flere dage ”

For mange er det også mere bekvemt at deltage digitalt. Så er alle relevante bilag til generalforsamlingen samlet ét sted, så man direkte knyttet til dagsordenens punkter også har tilhørende dokumenter samt mulighed for at stille spørgsmål til punktet. Dette medfører i sidste ende en højere stemmeprocent! Jo flere der deltager og stemmer, jo mindre risiko for uenigheder efterfølgende. 

Digital generalforsamling eller fysisk generalforsamling

De færreste ønsker, at den ordinære generalforsamlings fysiske møde skal afskaffes. Men nye digitale værktøjer kan være et supplement, der er med til at generalforsamlingen totalt set bliver styrket. Beboere der ikke kan eller vil deltage til den fysiske generalforsamling, kan dermed stemme digitalt – helt som vi kender det fra brevstemmer til folketingsvalg.

I april og maj måned er det hvert år højsæson for generalforsamlinger. Covid-19-pandemien og regeringens forsamlingsforbud gav mange aflysninger af generalforsamlinger, der fremover kan holdes digitalt. Dermed kan de afholdes uanset om beboerne ønsker at være til stede fysisk eller ej og en række af foreningernes vigtige beslutninger sættes ikke i stå.

Administrationsselskaber bakker op om digitale møder

Flere administrationsselskaber har taget de nye muligheder i brug. Et af dem er Boelskifte Administration A/S, hvor adm. direktør Andreas Heldgaard Elleby vurderer, at der juridisk set er forskellige holdninger til, hvorvidt foreningernes vedtægter giver mulighed for digitale generalforsamlinger:

Foto: Prosedo

”Langt de fleste foreningers vedtægter foreskriver ikke, at den ordinære generalforsamling skal afvikles et fysisk sted. Det er et fortolkningsspørgsmål. Desuden har mange (digitale) foreninger ændret vedtægterne. Her sker al kommunikation mellem beboer, bestyrelse, vicevært og administrator i dag digitalt for størstedelen af foreningens beboere. For at sikre sig mod tvivl om generalforsamlingens lovlighed, bør man drøfte emnet konkret med sin daglige administrator. Man bør eventuelt søge at supplere den digitale generalforsamling med afgivelse af fysiske stemmesedler i formandens postkasse, inden generalforsamlingen slutter. Derved kan man sikre, at alle beboere i foreningen kan blive hørt. Redskabet vil, i disse Covid-19 tider, være en god måde at få godkendt årsregnskabet på. Processen kan med fordel også bruges hos de andelsboligforeninger, der benytter valuarvurdering til at få den nye andelskrone vedtaget”.

IT koster, men er ofte en god investering

Ligesom det er en god idé at skifte de gamle glødepærer ud med nye LED-pærer og dermed spare strøm fremover, så er det en god idé at investere i en øget interesse for foreningens demokratiske processer. Priserne i markedet ligger i dag på ca. 2.500 pr. generalforsamling, og i ProBo koster det kr. 800 kr. samt 25 kr. pr. bolig for et års ubegrænset forbrug af digitale generalforsamlinger. Funktionen kan tillige også benyttes til ekstraordinære generalforsamlinger samt bestyrelsesmøder. Hjælp og support til beboerne og bestyrelsen er i øvrigt også inkluderet.

Artiklen er skrevet af Christian Ringbæk, Partner & konsulent, Prosedo.

Denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.

Skal din boligforening også være en del af den nøgleløse fremtid?

---

Studier viser, at antallet af „smarte“ bygninger ventes at vokse markant de næste fem år. Skal din boligforening være en del af denne nøgleløse fremtid?

---

I dag findes der rigtig mange gode alternativer til almindelige mekaniske låsesystemer. Men hvordan får man valgt en ny og moderne elektronisk adgangskontrolløsning, der kan leve op til både at være kosteffektiv, let at administrere samt vedligeholde, og som designmæssigt er helt i top?

Digitale løsninger

Først og fremmest bør man vælge et digitalt adgangskontrolsystem, som har mulighed for at kombinere online og offline løsninger. Ligeledes er det vigtigt, at de forskellige systemkomponenter kan op- og nedgraderes ubegrænset, og at teknikken er enkel og kræver meget lidt vedligeholdelse. Systemet skal på samme måde være fremtidssikret, så alle ældre moduler kan forblive kompatible og funktionelle, selv når ny teknik kommer til.

At systemet snakker sammen med port, vaskekælder og lignede er også vigtigt, ligesom integration med andre løsninger såsom alarm, booking systemer eller lignede kan være en fordel.

Gør det simpelt og sikkert

Dernæst er lave driftsomkostninger vigtigt at tage hensyn til. Det vil sige lang batterilevetid på langskilte og øvrige strømforbrugende enheder. Herved opnås et maximalt antal åbninger samt minimalt behov for service.

Ligeledes kan det være vigtigt at vælge et system med en åben administrationshjemmeside, som let giver adgang til at tilføje eller fjerne rettigheder for beboere - f.eks. i forbindelse med til -og fraflytning. Dette øger sikkerheden for hele boligforeningen.

Det giver også god mening at vælge et adgangskontrolsystem uden bekostelige kabelinstallationer og som ikke kræver for-boring i dørene. Herved undgår man at ødelægge eventuelt gamle fyldningsdøre. Dette taler ligeledes for at vælge et adgangskontrolsystem, der design- og kvalitetsmæssigt opfylder alle væsentlige krav.

Design selv jeres løsning

Adgangskontrol behøver heller ikke være kedeligt, og i dag findes der en løsning, hvor man selv kan vælge f.eks. RAL farvekoden på langskiltet eller opgradere løsningen med et smukt Arne Jacobsen designet dørgreb. Derved kan man nemt finde løsninger, der fungerer, hvad enten det er til en gammel bevaringsværdig bygning eller til et mere moderne byggeri.

Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2020.

Skrevet af Rebecca Hejgaard Jebjerg, DanZafe A/S

Teknologiens indtog i boligforeningerne

---

I dag foregår det meste digitalt, og det er der en grund til. Når man digitaliserer, skærpes arbejdsprocesserne og overblikket får man via sin mobil eller pc med få klik.

---

Vi skal alle håndtere flere og flere data, bl.a fra husets forbrugsmåling, og derfor er det vigtigt at digitale løsninger er højst brugervenlige og tager udgangspunkt i brugerens behov og adfærd. Udbyttet af digitaliseringen er, at brugerne i langt højere grad kan servicere sig selv. Et godt eksempel er Google. Hvor man tidligere måtte en tur på biblioteket for at blive klogere på verdenssituationen, kan man i dag sidde derhjemme og let holde sig opdateret på alt mellem himmel og jord. Unikke søgeværktøjer sætter speed på vidensøgningen. Fordi viden er blevet lettere tilgængeligt, kan du blive klogere på kortere tid.

Smartere administration – også noget for den enkelte beboer

Digitaliseringen gør generelt set en hel del arbejde lettere, og det betyder, at du kan få hjælp både hurtigere og mere effektivt. Lettilgængelige samarbejdsplatforme fra leverandører kan hjælpe den enkelte boligforening i det daglige. Når det kommer til innovativ ejendomsdrift og administration har Techem mange års erfaring i at stille teknologi til rådighed, som kan optimere måling og arbejdsprocesser både internt, men også eksternt hos kunderne. Som leverandør af intelligente forbrugsmålere, forbrugsopgørelser og levering af forbrugsdata til administratorer og beboere online, har de stor fokus på fordele ved at bruge data. Udvælgelse af relevant data er vigtigt. Derfor har de som Google valgt et unikt søgeværktøj, der letter navigationen rundt om de forskellige emner og arbejdsopgaver som administratoren skal have fokus på.

Administrator Portal

Har der været vandspild? Er der lejligheder, der står uden varme? Er der grobund for fugtproblemer? Det er bare nogle af de spørgsmål Techems online værktøjer kan give svar på. Automatiske notifikationer fra Techem til foreningen sikrer, at der kan blive taget hånd om ejendommen. Techem Administrator Portal giver papirløs administration, og det er ikke alene godt for miljøet at sænke papirforbruget, det giver også foreningen mulighed for at få overblik online. Alle fordelingsregnskaber, forbrugsopgørelser mm. kan downloades eller videresendes som pdf-filer.  Den enkelte beboer kan få mulighed for at følge forbruget online i Techems populære beboer app. Her finder beboerne selv svar på forbrugets udvikling over året og kan opsætte individuelle forbrugsalarmer. Det giver tilfredshed blandt beboerne, når et uhensigtsmæssigt forbrug kan opdages og stoppes hurtigt – og det sparer penge.

Datamængden vokser

Flere elementer fra EU-direktiver forventes at blive til dansk lovgivning. Det betyder bl.a., at der i 2022 skal foretages oftere forbrugsvisninger. Beboerne skal have mulighed for at følge deres forbrug f.eks. i en Beboer App eller lign. Dermed genereres flere data, som skal håndteres overfor beboerne, og derfor er det altafgørende at andels- og ejerforeninger og de administratorer, der har ansvaret for ejendommen, har adgang til effektive værktøjer, der kan digitalisere administrativt arbejde.

Mange foreninger har et uudnyttet potentiale i at bruge den digitalisering, der allerede findes og kan gøres tilgængelig. Det er en god idé at få startet processen op for en mere effektiv administration af ejendommen og dens beboere.

Både denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening

Skrevet af Per Sahl-Madsen, Techem Danmark

10 Megatrends og hvordan de berør boligforeninger

---

Verden forandrer sig med hastige skridt. Hvordan kan det påvirke bestyrelsens arbejde i en boligforening og samarbejde med f.eks. en administrator eller andre rådgivere. Læs her om 10 megatrends oversat til en boligforenings hverdag.

---

Robotterne kommer, og de kommer for at tage dit job. Faktisk er robotterne her allerede. Men det ender nok ikke som i filmen ”I, Robot” fra 2004, hvor Will Smith kæmper for at bevare herredømmet over jorden mod robotterne, som vil overtage det hele i året 2035. De robotter, vi møder i dag, ’arbejder’ for din bank. Robotter holder øje med dit forbrug på dit dankort og kategoriserer de forskellige typer af udgifter, så du kan følge med i, hvor mange penge du bruger på mad, husleje, underholdning mv. På Facebook holder robotter øje med, hvad du kigger på på nettet, så Facebook kan vise dig de annoncer, som du med størst sandsynlighed er interesseret i. Udviklingen går stærkt, og man kan undre sig over, hvad der styrer denne udvikling.

En række fremtidsforskere har forsøgt at give et bud på dette. De har formuleret 10 ’megatrends’, som de mener styrer os mennesker – uanset hvor i verden vi lever og uanset, hvad vi arbejder med. I denne artikel kan du læse et bud på, hvordan de 10 megatrends kan påvirke din boligforening set med en ejendomsadministrators øjne.

Nr. 1 - Acceleration

Tempoet i samfundet stiger. I gamle dage tog det tre dage, før et brev nåede frem til modtageren – i dag tager det 2 sekunder at sende en mail. Når du bestiller en flybillet på nettet, forventer du, at du har den indenfor et par minutter. Produktiviteten forventes at stige – den enkelte medarbejder forventes at overkomme mere på kortere tid, fordi it-værktøjer bliver bedre og bedre.

Individet oplever en eksplosiv forandring på mange niveauer, såsom jobskifte, partnerskifte, nye venner, nye interesser, og udskiftning af bolig. Spildtid søges konstant reduceret for at optimere tidsforbrug og dermed følelsen af at være produktiv.

I boligforeningen vil vi opleve, at når en ejerlejlighed skal sælges, så vil det tage kortere og kortere tid at fremskaffe de oplysninger, som ejendomsmægleren skal bruge for at sælge lejligheden. På samme måde vil papirarbejdet i forbindelse med salget af en andelslejlighed tage kortere og kortere tid.

Nr. 2 - Aldring

Den gennemsnitlige levealder stiger – om bare 10 år vil det ikke være unormalt at leve mere end 100 år.

Man må regne med, at vi lever længere og arbejde længere end dine forældre. Så gennemsnitsalderen blandt beboerne i ejendommen må forventes at stige.

Kravene til ejendommen vil derfor også ændre sig. I dag ser vi rigtigt mange boligforeninger investere i altaner – i fremtiden vil vi se, mange ejendomme i den gamle boligmasse investere i elevatorer i bagtrappetårne og tilsvarende løsninger. Forhåbentligt betyder det også, at der kommer flere pensionister, som er friske og derfor har energi og overskud til at bruge tid på bestyrelsesarbejde i boligforeningen.

NR. 3 - BÆREDYGTIGHED

Klimaet forandrer sig, og vi vil opleve ekstreme vejrforhold som voldsomme skybrud, varme somre og kolde vintre. Vi vil blive mere opmærksomme på, hvordan vores måde at leve på påvirker klimaet, og vi vil i højere grad vælge miljøvenlige løsninger.

Når boligforeninger i dag investerer i energibesparende projekter så som energivinduer, nyt varmeanlæg, solenergi mv., betyder tilbagebetalingstiden (hvor hurtigt investeringen bliver betalt tilbage inkl. besparelser på omkostningerne til energi) mindre. Fremover vil ejendommens miljøpåvirkning blive vigtigere.

Allerede i dag kan du finde mange gode ideer til bæredygtige projekter i din ejendoms energimærke. Eksempler på sådanne bæredygtige projekter kan være: anlæg til genanvendelse af regnvand, udskiftning af vinduer til energivinduer, solenergi.

Andre tegn på, at den bæredygtige tankegang vinder frem, viser sig i forbrugernes indkøbsvaner. Efterspørgslen på økologiske fødevarer er i øjeblikket et af de største vækstområder, og flere supermarkeder vurderer, at de øjeblikkeligt kunne hæve salget omkring 50%, hvis der fandtes flere økologiske varer.

Nr. 4 - Digitalisering

Flere og flere arbejdsopgaver vil blive løst digitalt. Kommunikationen mellem mennesker vil i stigende grad blive digital. Flere og flere opgaver forventer vi, at kunne løse på nettet. Det gælder både i forhold til offentlige myndigheder, vores arbejdsgiver og i din boligforening.  

Det er de færreste boligforeningsejendomme, som i dag indkalder deres generalforsamlinger pr. brev. Indkaldelserne udsendes pr. mail. Fremover vil du kunne forvente, at kunne følge med i boligforeningens økonomi på nettet – du vil kunne se alle godkendte bilag online. Nogle ejendomsadministratorer tilbyder allerede i dag denne service (eksempelvis SJELDANI Boligadministration). Men også opsigelse af din andelsbolig, bestilling af flytteaflæsning af varme / vand, vil du kunne forvente at løse på nettet.

Nr. 5 - Globalisering

Vi rejser mere end nogensinde før. Vi læser udenlandske artikler på nettet, og vi får flere og flere venner, som bor i andre lande. Vi bliver også i stigende grad udstationeret i udlandet med vores job – og vores nabo, taler ikke nødvendigvis dansk. I takt med den øgede globalisering vil flere danskere arbejde i udlandet eller med udenlandske virksomheder, og på samme måde vil der være flere personer i Danmark, der har et andet land end Danmark som hjemland.

I din boligforening vil der blive behov for informationer på andre sprog end dansk og kommunikationen – eksempelvis på generalforsamlinger – skal måske kunne foregå på engelsk.

Nr. 6 - Immaterialisering

Der vil blive flere jobs i videnintensive erhverv. Vi kommer i højere grad til at arbejde med rådgivning frem for at arbejde med at fremstille et produkt, man kan holde i hånden.

Det lyder måske besynderligt, at skrive om immaterialisering i en artikel, som handler om noget så materielt som ejendomme. Men ikke desto mindre vil rådgivning og andre videnstunge erhverv blive mere udbredt. Kravene til disse erhverv vil også blive større.

Samtidigt med at du kan løse flere og flere opgaver nettet, vil du måske også have en højere forventning til mængden og kvaliteten af den service, du modtager fra din boligforenings revisor, arkitekt og ejendomsadministrator.

Rådgivere må indstille sig på at være tilgængelige (møder, telefonsamtaler og mailkorrespondance) og være i stand til at sætte sig ind i problemer, udfordringer og idéer til nye projekter.

Det vil ikke længere være nok, at kunne revidere et regnskab eller lave en vedligeholdelsesplan. Som rådgiver til en boligforeningsejendom, skal vi i højere grad være i stand til at give en kvalificeret rådgivning baseret på de individuelle ønsker og behov, som du har i din boligforening.

Nr. 7 - Individualisering

SoMe-generationen har ikke levet forgæves. Vi forventer at blive anerkendt som individuelle mennesker, og vi forventer at kunne købe individuelle varer og tjenesteydelser. Vi forventer at have indflydelse på og ansvaret for vores egen livssituation. Af dit job vil du kræve, at det er meningsfuldt, professionelt udfordrende og personligt udviklende. Virksomheder som Google, der allerede nu tilbyder tøjvask, børnepasning og bilvask på arbejdspladsen, samt gratis skiferier til medarbejderne, bliver mere og mere udbredte. Og det samme gælder naturligvis din bolig.

Din boligforenings vedtægt kan ikke blot være en standardvedtægt, som er kopieret fra en interesseorganisation. Din boligforenings vedtægt skal afspejle beboernes individuelle ønsker og behov f.eks. i forhold til korttidsudlejning som Airbnb. I forholdet til din boligforenings rådgivere, vil de enkelte beboere også forvente rådgivning, som er tilpasset deres individuelle behov.

Nr. 8 - Netværksøkonomi

I gamle dage stod en virksomhed alene i kampen om at øge omsætning og overskud mod konkurrenter. I fremtiden er det i samarbejdet med andre, at værdierne opstår – mange vil mene, at det faktisk allerede er sådan i dag. Efter årtusindeskiftet er brugernetværk på internettet eksploderet: Facebook har i dag over 1000 millioner brugere og YouTube over 250 millioner. Google anvender netværksprincipper, som skaber mere præcise søgninger. Professionelle anvender netværk til at fremme egen karriere. IBM indgår i innovations- og videndelingsnetværk med andre virksomheder, hvilket sparer dem ca. 1 milliard dollars på årsplan til udvikling. Vi står stærkere sammen, end vi gør alene. Vi kan drage nytte af andres erfaringer, og vi kan have en økonomisk fordel ud af at samle eksempelvis indkøb.

Nogle boligforeninger deler allerede i dag vicevært med naboejendommen, for på den måde at få et bedre produkt og en lavere pris. Tilsvarende løsninger ser vi på indkøb af ejendomsforsikringer, banksamarbejder og tilsvarende.

Nr. 10 - Velstand

Både udviklingslande og de rige lande vil opleve vækst i den personlige velstand. Vi bliver rigere og rigere – det personlige rådighedsbeløb bliver større og større. Den øgede vækst betyder nye forbrugsmønstre og større forventninger til livskvalitet og kvalitet generelt. Det gælder naturligvis også forventningerne til vores boliger, ejendommens stand og udseende samt til de udenoms- og fællesfaciliteter, som der er i boligforeningen.

Nr. 9 - Urbanisering

Vi flytter til byen. De store byer bliver større og større, mens landområderne vil blive tyndere befolket. I 2030 forventer vi at mangle 60.000 boliger i København. Til gengæld vil vækstraten i Vestjylland være enten meget lille eller decideret negativ, med den største negative befolkningstilvækst i Ringkøbing, Skjern, Struer, Skive og Lemvig på næsten 15%.

Afrunding

Med fremtidsforskernes løfte om, at vi alle bliver rigere, er vi kommet igennem de 10 megatrends. Og sammen med dette løfte, må vi altså også være klar til at udfordre og forandre måden vi tænker på, og måden vi administrerer og driver en boligforening.

Om nogle år vil der sikkert stadigt være nogen, som sidder i sofaen og ser flow-tv, mens alle andre streamer for at få deres mediebehov dækket. Det positive i disse megatrends er, at der også bliver bedre plads til den individuelle måde at leve og indrette sig på.

Konsekvenserne af urbaniseringen er øget fokus på udbygning af infrastruktur og bolig samt vedligeholdelse af sunde levemiljøer. Desuden skaber den et forhøjet pres på de traditionelle levemåder, familiestrukturer og kulturelle værdier.

På kort sigt vil du opleve, at prisen på din bolig stiger, fordi byggeriet ikke kan følge med efterspørgslen på flere boliger. De centrale områder i København vil opleve de største prisstigninger. Der er en kraftig tendens til, at mennesker søger til større byer. Dertil kommer, at befolkningstilvæksten fortsætter – også i Danmark.

Artiklen er skrevet af Carsten Volden, Adm. direktør hos Sjeldani Boligadministration