De fleste ejendomsadministratorer er eksperter i – ja, administration! Men hvis der opstår problemer i jeres forening, kan den langvarige relation og tillid til netop administrator være afgørende for, om I får den rigtige rådgivning.
Et byggeprojekt kan gå i hårdknude. Udfordringer med en beboer, som ikke overholder vedtægterne, kan blive svære at håndtere på en sober måde. Og den årlige generalforsamling kan synes næsten uoverskuelig med en gruppe kritiske beboere i salen.
Der er mange problemstillinger, som bestyrelser i ejer- og andelsforeninger søger hjælp til hos deres ejendomsadministrator. Men hvor de gængse problematikker med husleje, digitalt overblik over dokumenter eller salg af lejligheder kører snorlige de fleste steder, kan der være stor forskel på den rådgivning, man bliver tilbudt, når noget brænder på.
Som i mange andre situationer i livet er det altid en fordel at kende hinanden godt, når det uforudsete opstår, og det kan derfor være utrolig vigtigt, at man populært sagt har ”kemi” med sin administrator. At man gennem et stykke tid har lært hinanden at kende, så man kan tale om stort og småt.
“Som i mange andre situationer i livet er det altid en fordel at kende hinanden godt, når det uforudsete opstår.”
Selv dét at skrue på rør og omfavne de særheder, der følger med en gammel ejendom, kræver et kontinuerligt bekendtskab. Det samme gør sig gældende med de rådgivere, man benytter på andre områder.
Hvis man eksempelvis jævnligt skifter ud blandt dem, man konsulterer, for at vurdere ejendommens stand, vil de gode råd hele tiden blæse i en ny retning – det har derfor stor værdi at beholde de samme rådgivere over en årrække. De færreste andelsboligforeninger skifter valuar hvert år, for det giver ikke mening.
Men at den samme valuar eller rådgiver følger med på sidelinjen og ser, hvordan ejendommen, vedligeholdelsesplanen og økonomien udvikler sig – dét giver mening!
Direktør Bjørn Weber, Controller Kim Frausing, teamleder Helena Højvang og personaleansvarlig Ida Gudmundsson.
Prioriter at møde hinanden
Hvordan opstår så den gode og langvarige relation mellem en bestyrelse og et administrationshus? Ja, først og fremmest kan geografisk nærhed og en personlig kontakt have stor betydning. En kop kaffe på administrators kontor eller to minutters ekstra sludder i telefonen om løst og fast, når nu man alligevel har hinanden - og vel at mærke med den samme person hver gang.
Det er essentielt at lære sin administrator og vedkommendes personlighed at kende. Og fra den anden side af bordet er det et plus, at der bliver prioriteret tid til, at administratorerne lærer deres bestyrelser og foreninger at kende for at undgå at starte fra scratch hver gang.
“Det giver sig selv, at en relation også er betinget af, at man ikke som forening bliver mødt af en ny administrator i tide og utide, fordi den gamle har skiftet job.
”
Det giver sig selv, at en relation også er betinget af, at man ikke som forening bliver mødt af en ny administrator i tide og utide, fordi den gamle har skiftet job. Et ejendomsadministrationsfirma, hvor de ansatte trives og er glade for deres job, er at foretrække.
Set fra bestyrelsernes side kan det være en fordel og den rigtige prioritering, at man for eksempel tager sig tid til at deltage i nogle af de arrangementer, der er målrettet bestyrelser. Ikke kun for at blive klogere på bestyrelsesarbejdet og få viden om den nyeste lovgivning på området, men også for at møde ligesindede.
Måske møder du en bestyrelses-fælle fra naboejendommen, som vil dele sin trappevasker med dig eller kan fortælle om erfaringerne fra deres tagprojekt. Måske finder du ud af, at din nabos administrator faktisk har stor erfaring med lige netop dét problem, der fylder allermest hos jer lige nu.
I de gode gamle dage havde en Ejendomsadministrator fingrene i hvert et bilag for sine foreninger og i øvrigt færre foreninger at tilgodese. Der var hyppig og personlig kontakt og god tid til at hjælpe med det fornødne. I dag er en stor del af arbejdet digitaliseret til alles fordel, og de fleste administratorer har en del foreninger i kundekartoteket. Derfor bliver den personlige kontakt og rådgivning mere betydningsfuld, for når tiden samtidig er mere knap hos bestyrelserne, stiller det større krav til, at problemer løses effektivt i et tilfredsstillende samarbejde med administrator.
Find ud af, om administrator er rigtig for jer:
Har I kemi med administrator? Føler I jer forstået og taget alvorligt?
Er der tid til andet end det mest basale?
Er der mulighed for rådgivning, hvis I skal i gang med en byggesag?
I den forbindelse er det et stort plus at have den samme kontaktperson gennem årene, så man som bestyrelse får tid til at beskæftige sig med det, der var årsag til, at man i sin tid blev valgt ind i bestyrelsen – nemlig at sikre en velfungerende forening, hvor majoritetens behov tilgodeses, og de relevante projekter og planer følges til dørs.
Artiklen er skrevet af Bjørn Weber, direktør og partner, ØENS Ejendomsadministration.
Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.