Engang imellem er det en god idé at forholde sig til, hvorfor man er bestyrelsesmedlem i en andels- eller ejerforening, og hvad målet med en bestyrelse i foreningen egentlig er.

Bestyrelsens opgave er at virkeliggøre foreningens formål og tage de initiativer, der i den forbindelse er påkrævet. Det store aktiv i en andels- og ejerforening er foreningens ejendom. Det er ikke uvæsentligt, i hvilken stand ejendommen bliver holdt. Derfor skal bestyrelsen også kigge på de vedligeholdelsesopgaver, der er brug for på ejendommen og selvfølgelig reagere hurtigt, hvis der opstår en skade på ejendommen.

Hvordan sikrer man, at ejendommen har det godt?

En opdateret vedligeholdelsesplan er altid et godt redskab. Ikke kun til at styre foreningens økonomi, men også for andelsboligforeninger, der skal forholde sig til andelskronen med rettidig omhu!

Når man skal gennemføre en byggesag i andels- og ejerforeninger, så er det en god idé ikke blot at komme frem til, at foreningen f.eks. skal have et nyt tag. Det er en god idé, at man bruger foreningens tekniske rådgiver ved alt, hvad der vedrører det byggetekniske. I den forbindelse kunne man også se på, om det giver mening at give de øverste lejligheder mulighed for at knopskyde, eller om man hellere skal lave nye selvstændige lejligheder, fælleslokaler eller en tagterrasse. En kombination er også en mulighed, men elevatorer er heller ikke en dårlig idé, så beboerne kommer derop.

Et så simpelt forslag rummer meget, og der er meget at holde styr på. Man får ikke et erstatningsansvar som bestyrelse, såfremt man ikke undersøger muligheden for f.eks. knopskydninger, men en del beboere vil nok mene, at det er bestyrelsens ansvar at undersøge sådanne ting.

“Det er en god idé, at man bruger foreningens tekniske rådgiver ved alt, hvad der vedrører det byggetekniske”

Rådgivers ansvar

Ofte vil man i den forbindelse bruge sin nuværende administrator som rådgiver, der også vil bistå foreningen som byggesagsadministrator. Men er dette nu også den rette? Ofte vil det være en god idé, at man bruger en rådgiver, som har erfaring med lignende projekter - uanset hvilken rådgiver man taler om. Derved bør den grundige undersøgelsesproces op til generalforsamlingen også blive nemmere for bestyrelsen.

Inden en vedtagelse på generalforsamlingen er det vigtigt, at man drøfter projektet med: Foreningen, teknikeren, advokaten, bank/realkredit, valuaren (kun ved andelsboligforeninger) og evt. foreningens revisor i andelsboligforeninger

Det er vigtigt, at de enkelte kommer med deres del til indkaldelsen. Husk, det handler om samspil, da de hver især skal levere deres!

Hvordan vælger vi den rette rådgiver?

Når man nu skal vælge sin rådgiver, så handler det indledningsvis om kemi og faglighed. Men der er også forskel på ansvar og den forsikringsdækning, som den enkelte rådgiver har. Ofte spørger man ikke sin administrator om deres forsikringsdækning.

Når jeg er ude for at undervise bestyrelser om ansvar, har jeg aldrig mødt et bestyrelsesmedlem, der kan oplyse om deres administrators forsikringsdækning. Rådgivere har normalt et 10-årigt forældelsesansvar, men flere forsøger at begrænse deres ansvar, både når det kommer til beløb og løbeperiode. Vil man gerne have rådgivere, der ønsker at begrænse deres ansvar? Nej vel! Og vil man gerne have en rådgiver, der ikke vil dække et tab ved dennes rådgivning svarende til det tab, som andels- og ejerforeningen har fået? Nej vel! Men de fleste gør det alligevel, fordi det ikke er noget, som de er opmærksomme på, eller også bliver de besnakket, når det kommer op.

“Ofte spørger man ikke sin administrator om deres forsikringsdækning”

Ansvar til generalforsamling

Hvert år har andels- og ejerforeninger generalforsamlinger, og ofte føler nogle, at det er lige meget, hvem der bliver dirigent. Kravet, der kan stilles til f.eks. en advokat kontra en administrator, er ej heller det samme.

Så på generalforsamlingen hvor vi skal vedtage vores tagprojekt, er det så ligegyldigt, hvem der bliver dirigent? Nej. Dirigenten skal være opmærksom på, hvad der skal til for at vedtage projektet. Det er ikke det samme, der skal til i de enkelte foreninger! Allerede her skal bestyrelsen være opmærksom på det ansvar, som dirigenten har. Derfor er en god idé at overlade dirigentrollen til f.eks. advokaten.

Hvad bør kigges igennem efter generalforsamling?

To sager er ikke ens, men ofte skal foreningen efter generalforsamlingen have bistand til:

· Aftalen med teknikeren

· Juridisk bistand vedrørende udbudsmaterialet

· Udfærdigelse af entreprisekontrakt

· Gennemgang af garantier

· Tegning af forsikringer

· Økonomisk styring og varsling af evtuelle lejere

· Juridisk rådgivning under byggeriet, herunder vurdering af berettigelsen af ekstraregninger

· Udarbejdelse af byggeregnskab

Bestyrelsens ansvar

Såfremt projektet vedtages, så er det bestyrelsens ansvar, at projektet bliver gennemført inden for den ramme, der gives på generalforsamlingen. Kan bestyrelsen blive ansvarlig og eventuelt erstatningsansvarlig, såfremt projektet ikke gennemføres? Svaret er ja.

Den første aftale, som bestyrelsen skal se på, er, om, og i givet fald hvem, der skal benyttes som byggesagsadministrator. Hvad bør det koste? Tænker de fleste sikkert, men glemmer det måske vigtigste - nemlig hvad man får for pengene, og hvad byggesagsadministratorens ansvar er? Her kan det være en fordel at kigge på, hvad andre kan levere, eller f.eks. lade byggesagen blive administreret af en ekstern advokat.

Såfremt forsikringerne ikke tegnes, er det bestyrelsens ansvar. Men såfremt det fremgår af aftalen med byggesagsadministrator, at det er noget, som advokaten skal sørge for, så er det denne, der får ansvaret og dermed regningen, såfremt der kommer et tab.

Foreningen kan tabe penge

For en del år siden kom en bestyrelse til mig. De havde fået gennemført en byggesag, men der var mange mangler. Teknikeren var gået konkurs og entreprenøren ligeså. Entreprenøren havde fået stillet en garanti på sædvanlig vis, men denne kunne ikke dække manglerne.

Fokus kom herefter til at gå på byggesagsadministratoren og teknikken, der altså var gået konkurs. Aftalen med byggesagsadministrator gik I store træk ud på alene bistand til betaling af regninger. Under min gennemgang faldt jeg ud af, at der ikke engang havde været tegnet entrepriseforsikring/all-risk og udvidelse af eksisterende bygningspolice, for så vidt angår brand og storm. Tænk, hvis der var sket en skade! Teknikeren havde endvidere en forsikring, der alene havde en dækning på 2,5 mio. kroner. En del af dækningssummen var der allerede taget af grundet andre ansvarssager. Foreningen fik en dækning på cirka 1,4 mio. kroner, selvom der var mangler for cirka 10 mio. kroner. Altså et tab på cirka 8,6 mio. kroner for foreningen.

“Såfremt projektet vedtages, så er det bestyrelsens ansvar, at projektet bliver gennemført inden for den ramme, der gives på generalforsamlingen.”

Men hvordan kunne det gå så galt?

Foreningen havde ikke fået en ordentlig rådgivning – det giver sig selv. Foreningen burde have haft en klar aftale om, hvad byggesagsadministratoren stod for og ikke stod for. I forhold til teknikeren, så burde man have haft drøftet, om der skulle have været tegnet en projektansvarsforsikring, og i forhold til entreprenøren skulle man nok havde haft stillet garantier på 15% af entreprisesummen inklusive moms fremfor eksklusive moms.

Da bestyrelsen troede, at alt var løst, og foreningen så skulle drøfte, hvorledes de fik lukket hullet, var der en beboer, der spurgte ind til bestyrelsens ansvar, herunder økonomisk. Bestyrelsen havde en bestyrelsesansvarsforsikring på kr. 1,5 mio kroner. Måske skulle man så begynde her. Medmindre man har lagt det hele over til en advokat, der sørger for alt, så bør man i forbindelse med byggesager som bestyrelse tegne en bestyrelsesansvarsforsikring svarende til projektets udgift. Og måske en besvigelsesforsikring på det samme beløb.

Artiklen er skrevet af Nicholas Wantzin, Advokat & indehaver, Wantzin Ejendomsadvokater.

Denne og andre artikler kan læses i Håndbogen for Min Boligforening 2021.

Hvornår skal man bruge en rådgiver? Det skal man alle de gange, hvor man ikke selv ved nok, eller har tid, til at udføre arbejdet selv.

At sidde i en bestyrelse er ikke noget, der bare kræver tid, det er også noget, der medfører et ansvar. Derfor er det en god idé, at få tilknyttet en rådgiver, når det er nødvendigt. Ikke blot for at spare tid og penge, men også for at sørge for at der bliver taget ansvar.

Vælg en rådgiver der passer til jeres forenings behov

I julen talte jeg med Sine, der er formand i en af vores foreninger. En forening, som Wantzin Ejendomsadvokater (tidligere Grubbe Advokater) stiftede for cirka 20 år siden. Jeg spurgte hende om, hvorfor de bliver hos os.

»Fordi I passer til os, passer på vores forening, og til en god pris«, svarede Sine. Og det er væsentligt, når man skal vælge rådgiver eller administrator. At det er en, der passer til netop jeres forenings behov - både når det kommer til service og prisniveau.

“En god rådgiver eller administrator bidrager til en sund forening”

Foreningsarbejdet skal helst være så simpelt og gnidningsfrit som muligt, og det kan den rigtige rådgiver eller administrator bidrage til at opnå.

En god rådgiver eller administrator bidrager til en sund forening. »I er gode til at finde andre rådgivere til os. Vi havde tidligere en tekniker, som vi selv fandt, der ikke forstod os«, fortalte Sine og fortsatte, »I fandt en anden tekniker, der kunne tale, så vi forstod det, men også en som ikke anbefalede noget, som vi ikke havde brug for. Der er flere grunde til, at foreningen er sund, at økonomien er god, at ejendommen bliver holdt i god stand, og at der er en generel god stemning, og hovedårsagen ligger ofte i at have kompetente rådgivere omkring sig«.

Men hvordan finder man så den rigtige rådgiver eller administrator?

To foreninger er ikke ens, så hvad er jeres behov? Dette spørgsmål stiller jeg typisk foreninger, som kontakter mig for at få et tilbud på ejendomsadministration. Tre overordnede punkter går dog typisk igen:

Service. Det vil sige reaktionstid fra faste kontaktpersoner – bliver telefonen taget og kommer der svar?
Er de svar der kommer rigtige? Mange gange kommer rådgivning fra ansatte, der ikke er uddannet.
Overholdes fristerne?

Få tilknyttet en advokat til jeres forening og undgå problemer

Det siges, at to ejendomsadministrationer ikke er ens. Og nej, det er de ikke, da de ansatte er forskellige. Men i virkeligheden er der ikke så stor forskel. Bortset fra en håndfuld, så bruger alle ejendomsadministrationer administratorer, måske med en jurist/advokat i huset, som de kan spørge, såfremt det er nødvendigt, eller kunden ønsker det. Udfordringen er, at det ikke bør være kunden, der bestemmer, hvornår man skal have en advokat inde over. Kunden kan ofte ikke se, om der er et problem eller ej.

Hvis nu alle forespørgsler fra foreninger kommer igennem en advokats hænder, og forespørgsler på generalforsamlinger bliver behandlet af en advokat, så holder man nemmere en forening ude af problemer.

Foreninger, der betaler lidt mere i det årlige administrationshonorar for at have en advokat tilknyttet henvendelserne, sparer penge i det lange løb ved at holde foreningen ud af problemer. Dette har ikke kun medført en økonomisk besparelse på lang sigt, men også en tidsmæssigt besparelse samt færre konflikter i foreningen.

“Ved at bruge en advokat får man konkret, individuel rådgivning, der passer til den enkelte sag”

Hvem skal sidde med vores forening?

Mange gange er det sælgeren eller ejeren for de respektive ejendomsadministrationer, der kommer ud. Men som forening kan I godt kræve at møde jeres kontaktpersoner!

Taler vi for eksempel om byggesager, betaler mange foreninger 3-6% i byggesagsadministration for standardkontrakter uden anden rådgivning. Foreninger skal ikke være en standardvare. Ved at bruge en advokat får man konkret, individuel rådgivning, der passer til den enkelte sag, til et fast honorar eller på timebasis. Og man kan sagtens bruge en anden advokat, end den som ejendomsadministrationen måtte samarbejde med.

Artikel er skrevet af Nicholas Wantzin, Indehaver, Wantzin Ejendomsadvokater.

Både denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.

Bestyrelsens ansvar i byggesager