Der er mange processer at holde styr på, når man som forening står overfor en byggesag. For hvordan kan man egentlig sikre, at alt forløber som det skal?

Byggesager – hvor begynder man?

Alle ejendomme bør have en vedligeholdelsesplan, der løbende opdateres. I andelsboligforeninger er det et bilag til regnskabet, der skal godkendes på den årlige generalforsamling. I ejerforeninger kan det være mere frivilligt, om man vil lave en.

På generalforsamlingen bør man have et punkt, hvor bestyrelsen foreslår større opgaver som facaderenovering og tagomlægning eller vinduesudskiftning/renovering. Hvis vedtægterne ikke forlanger et kvalificeret (to tredjedeles flertal) flertal, kan punktet vedtages med simpelt flertal af de fremmødte. Det bør fremgå, hvad udgiften beløber sig til, og hvordan finansieringen skal ske - dette kan være via opsparing, grundfond, fælleslån eller endelig kontant betaling af ejerne eller andelshaverne. Man kan ofte have brug for en byggekredit undervejs. I så fald skal banken også inddrages tidligt. Hvis man allerede har et overslag over udgiften, kan dette anføres i indkaldelsen. Ellers skal der afsættes midler til, at en byggerådgiver laver et forprojekt og indhenter priser oftest i licitation.

“Alle ejendomme bør have en vedligeholdelsesplan, der løbende opdateres”

Undgå at være forpligtet af laveste bud

Ved licitation bør det anføres, at bygherrer ikke er forpligtet til at tage laveste bud. Således kan man tage den, der er bedst på visse opgaver frem for andre. Nogle gange kan man forhandle med de bydende, hvis man af priserne kan se, at én er dyrere end andre på nogle poster. Administrator og teknisk rådgiver laver herefter en rådgiver- og entrepriseaftale med den, der vandt licitationen.

Fredede ejendomme

Mange fredede bygninger har fået en handlingsplan foræret af Kulturstyrelsen, som kan bruges som vejledning i forhold til, hvilken rækkefølge vedligeholdelsesopgaverne skal tages. Er ejendommen fredet eller kræver renoveringen byggetilladelse, laver administrator eller byggerådgiver en ansøgning. Ofte kan man søge om tilskud fra Kulturstyrelsen eller Energistyrelsen samtidig.

Hvordan sikrer man en god byggeproces?

Selve byggeriet er ikke noget, man nødvendigvis skal glæde sig til. Det er støjende, larmende og oftest på umulige tidspunkter. Så er man advaret! Men med god kommunikation og hyppige byggemøder, hvor en fra bestyrelsen og rådgiver samt evt. administrator er med, får I det alle lettere. Byggemøde holdes som regel en gang ugentligt - oftest i en skurvogn tæt på ejendommen. Kaffen er ikke god, men møderne er nødvendige for at få drøftet alle problemer undervejs. Der skal også aftales, om der er ekstraarbejder, og om noget skal udgå af entreprisen (såkaldt +/- regnskab).

Regnskaber har betydning for valuarvurdering

Efter en mangelgennemgang laver administrator det endelige regnskab, der viser hvad der i alt blev forbrugt, og hvad der skal opkræves af ejerne eller optages lån for. I andelsboligforeninger skal man huske at nævne vedligeholdelser og renoveringer i året overfor en evt. valuar, så dette kan medtages i DCF-modellen, som påvirker valuarvurderingen i enten negativ eller positiv retning. Er der udlejning i ejendommen, skal der også indgives regnskab til Grundejernes Investeringsfond, hvor man kan søge midler tilbage.

“Er ejendommen fredet eller kræver renoveringen byggetilladelse, laver administrator eller byggerådgiver en ansøgning om byggetilladelsen”