Bestyrelsesmedlemmer kender til, hvor tidskrævende det er at få informationer ud til alle beboere - bl.a. fordi der ofte skal bruges flere forskellige kommunikationsformer, og fordi beboernes kontaktinformationer ikke altid er opdateret.
Hvordan kan bestyrelsens arbejde gøres lettere og kommunikationen gøres bedre internt i boligforeningen? Det kan der være flere løsninger på, men ProBo samler al kommunikationen omkring ejendommen ét sted og er den mest udbredte løsning i Danmark med knap 4.000 boligforeninger tilknyttet.
En simpel løsning med mange muligheder
Når vi taler kommunikation og en ejendom, så er det ikke kun noget, der sker mellem bestyrelsen og beboerne, men det involverer også f.eks. jeres administrator, vicevært, lejere, revisor, bankrådgiver, byggetekniske rådgivere m.m. Alle disse parter kan gives adgang til løsningen, så kommunikationen bliver langt nemmere.
Alle disse parter kan gives adgang og på sikker vis, og med højeste niveau af respekt for personoplysninger, benytte samme tjeneste til kommunikation, så f.eks. beboere ikke behøver oprette sig i et hav af forskellige tjenester, hvor nogle f.eks. også ser på brugernes data som deres forretningsgrundlag.
“Når vi taler kommunikation og en ejendom, så er det ikke kun noget, der sker mellem bestyrelsen og beboerne”
Der sker dagligt udskiftning af beboere, og her spiller beboernes kommunikationsløsning også en central rolle, når tilflyttede skal lære naboerne at kende, læse husorden og referater, kende regler for internet i foreningen eller hvornår affaldsbeholderne tømmes.
Spar tid med bestyrelsesarbejdet
Som del af bestyrelsen vil man spare meget tid ved at bruge et effektivt værktøj til kommunikation med beboerne. Med ProBo er alle beboere automatisk listet direkte fra administrators oversigt over beboere. Løsningen håndterer både at invitere beboerne til at oprette sig og hjælpe dem, der har brug for det. De enkelte beboere vedligeholder selv egne kontaktinformationer, og dermed har beboeren både indsigt i, hvad der er registreret, og bestyrelsen slipper for opgaven med at opdatere en liste (som også kan være problematisk at opbevare på forsvarlig vis i forhold til lovgivningen om persondata).
Løsningen indeholder også et modul til viceværtens opgavestyring, så viceværten kan blive inviteret og håndtere styringen af opgaver herfra.
De fleste ejendomme får alle behov dækket
Alle beboere får en digital postkasse og kan skrive beskeder til andre beboere uden personlige kontaktinformationer deles. Bestyrelsen har en særskilt indbakke til rådighed kun for bestyrelsens korrespondance, og denne indbakke bevares henover skiftende bestyrelser. Bestyrelsen kan tillige følge med i ejendommens økonomi, udvikling af forbrug, sammenligne udvalgte omkostninger på tværs af lignende ejendomme og ganske let og sikkert også foretage godkendelse af egne udlæg samt fakturaer til ejendommen.
Har ejendommen faciliteter, som f.eks. fælleslokale, som beboerne kan booke, så sættes det også op og klares via løsningen, hvor der også kan holdes afstemninger, deles billeder af begivenheder, oprettes grupper til udvalg indenfor særlige interesseområder mv.
Dokumentarkivet giver automatisk adgang til alle ejendommens nøgledokumenter døgnet rundt - bestyrelsen skal intet gøre, og beboere får automatisk notifikation om nye dokumenter. Endelig kan ProBo benyttes som ejendommens hjemmeside, så ejendommen kan profileres på en offentlig hjemmeside tilgængelig for alle, også uden login.
Det man siger, er man selv
Mange af folkene bag ProBo har i årtier udført frivilligt bestyrelsesarbejde og kender derfor til de opgaver og udfordringer, som bestyrelsesarbejdet giver. Den viden er taget med i de efterhånden 10 års udvikling, der ligger bag ProBo. Med de mange år på markedet er løsningen let og overskueligt, og alle kan bruge den – og i de tilfælde hvor en bruger oplever ”knas”, så findes teamet i ProBo-support, som hjælper alle brugere på mail eller telefon og med alt fra at opdatere browseren, taste et @ eller til undervisning af bestyrelsen over f.eks. video.
“De enkelte beboere vedligeholder selv egne kontaktinformationer
”
Intet besvær med at skulle downloade en app
Vi er generelt meget digitale i Danmark, og derfor har langt de fleste beboere uden videre mulighed for at gøre fuldt brug af ProBo. Det har de blandt andet, fordi løsningen er udviklet som en såkaldt webapp og dermed f.eks. ikke skal downloades og installeres på telefon eller tablet. Løsningen kan bruges, hvis blot jeres beboere kan gøre brug af nettet i øvrigt og f.eks. læse nyheder, benytte webbank eller sende en mail.
Ikke-digitale beboere kan også være med
Vi ved, at omkring 4 % af beboerne ikke har forudsætningerne for at kunne gøre brug af digitale tjenester generelt. I kommunikationsløsningen kan beboere derfor have en pårørende tilmeldt på deres vegne, der så varetager den digitale kommunikation for beboeren. Derudover kan Probo integreres i en opgangsskærm, så de ikke-digitale beboere med skærmen nemt kan blive opdateret alligevel og f.eks. se vigtige oplysninger fra bestyrelsen.
Personoplysninger
ProBo indeholder kun det, der kaldes almindelige personoplysninger; navn, adresse, mailadresse og evt. mobilnummer (så beboeren kan modtage sms fra bestyrelsen). Administrator kan også indhente ID-oplysning fra bestyrelsesmedlemmer, og i modsætning til andre tjenester har kun bestyrelse samt ejendomsadministrator adgang til at benytte personoplysningerne og kun til kommunikation.
Artiklen er skrevet af Christian Ringbæk, Partnere, salg og forretningsudvikling, Prosedo.
Både denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.