Mange boligforeninger vælger at outsource en række af opgaverne til en administrator. Men I kan spare penge ved at ansætte en dedikeret person til at varetage opgaverne.
Foto: Henrik Nyborg
I ejerforeningen Peblingegaarden på Nørre Søgade, der består af 98 lejligheder fordelt på tre opgange, er der også rigeligt at se til. De har både altaner, elevator, parkeringskælder med elektriske porte, fællesvaskeri, og hvad man ellers kunne forestille sig, der hører til i en boligforening i hjertet af København. Men med mange goder følger også mange reparationer og meget vedligeholdelsesarbejde.
Høje omkostninger og utilfredse beboere
Da Henrik Nyborg sad i bestyrelsen, undrede han sig over, hvor højt foreningens omkostningsniveau var, sammenlignet med den service de fik. Der var i øvrigt en generel følelse af utilfredshed, der spredte sig i foreningen, som bestyrelsen så sig nødsaget til at forholde sig til.
Økonomimodel der giver overblik
Behovet for at outsource opgaver i mange foreninger er forståeligt. Der er meget at holde styr på for bestyrelsen, som varetager opgaverne frivilligt. Men Henrik Nyborg fandt en anden løsning, der har givet foreningen væsentlige besparelser. Han udviklede i sin tid en økonomimodel, der også kan anvendes af andre foreninger, som ønsker at få et overblik over, hvad de eventuelt kan spare, når de insourcer opgaver i stedet for at outsource til et eksternt administrationsselskab. Og det er jo netop det, som de fleste boligforeninger gør.
“Behovet for at outsource opgaver i mange foreninger er forståeligt ”
Fra outsourcing til insourcing
Formålet var blandt andet, at stoppe alle de fordyrende mellemled og småregninger der forekommer i mange boligforeninger. Boligforeningerne kan ikke fratrække momsen, så selv de mange småting kan i løbet af et år blive til store omkostninger. Endvidere er det vigtigt, at der er ordentlig kontrol, med det arbejde der udføres og de tilhørende fakturaer. Henrik Nyborg meldte sig ud af bestyrelsen på grund af habilitetsregler og blev i stedet bestyrelsessekretær og tog ansvaret for ejendommen. »Det har medført, at vi har sparet en masse penge, nedsat fællesudgifterne og fået et meget højt serviceniveau«, udtaler han.
Undgå unødvendige udgifter
I ejerforeningen Peblingegaarden har man gennemgået alle omkostningsarter, og man har opnået besparelser stort set hele vejen rundt. For at nævne et enkelt eksempel var de elektriske hejseporte til parkeringskælderen meget dyre i drift. Det viste sig, at de ofte hoppede ud af gear, når for eksempel skraldemænd pressede porten op. Hver gang det skete, ringede administrator til portfirmaet, som kom ud og fiksede det - og derefter sendte en regning med kørsel, timeløn og moms. Det skete mange gange i løbet af et år i foreningen, og derfor blev det hurtigt en betydelig driftsudgift. En udgift som nu er sparet væk, da foreningen selv fikser problemet. Det første år sparede foreningen rundt regnet 400.000-500.000 kroner, hvorefter de satte fællesudgifterne ned og opnåede en ny stabilitet. Foreningen har sænket omkostningsniveauet med omkring 25-30%. »Det har givet økonomisk plads til gode istandsættelsesarbejder, hvorved vi har opnået et betydeligt kvalitetsløft«, siger Henrik Nyborg.
Økonomiske og sociale fordele
For foreningen har insourcing af opgaver optimeret boligforeningen - både økonomisk, servicemæssigt og socialt. »Ved at have manden-på-pladsen er vi langt mere synlige for beboerne, og opgaverne bliver klaret hurtigere, fordi vi springer mange mellemled over«, siger Henrik Nyborg. I foreningen bliver der ikke kun taget hånd om tingene, når skaden er sket. For eksempel sørger de for løbende at tjekke, at alle installationer er velfungerende, at alt det elektriske fungerer, at vaskeriet er rent og i orden, og at udendørs planter bliver passet. Det har stor værdi for foreningen og dens beboere, mener Henrik Nyborg. »Når tingene fungerer, så bliver alle tilfredse, venlige og udadvendte - det giver en helt anden positiv tone og ånd i boligforeningen«, understreger han.
“Foreningen har sænket omkostningsniveauet med omkring 25-30%”
Ikke udelukkende selvadministrerende
Foreningen varetager i dag selv hele administrationen og al ejendomsservice. Kun en begrænset del af opgaverne udføres af håndværkere, og det skyldes, at der er grænser for, hvad man må udføre selv. Og naturligvis er der også visse ting, man ikke selv kan. Endvidere har bestyrelsen sikret sig ved at lade opkrævninger, betalinger, bogføring og ejerskiftesager foretages af et eksterne bureau, ligesom regnskab udføres af revisor. Det er en streg, som foreningen har trukket i sandet, for at undgå at hverken bestyrelsen eller bestyrelsessekretær Henrik Nyborg, kan blive beskyldt for at have adgang til pengekassen.
Det er med til at sikre en tillidsfuld og sund boligforening - både økonomisk og socialt.
Ønsker I at høre mere om insourcing og økonomimodellen, kan Henrik Nyborg kontaktes på nyborg.henrik@gmail.com eller telefon: 26 32 49 88
Både denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.
Skrevet af Emma Rose Hansson, skribent hos Min Boligforening